![](/images/winner_logo.png)
![](/upload/iblock/a08/a08371f888a3428b1c9f5c33afa41e73.png)
- Документооборот (ECM)
![](/upload/iblock/95f/95fc3d883a78ce3801127a8cf70252f2.jpg)
Цели проекта
Основные цели внедрения Электронного Архива: повышение эффективности бизнес-процессов в части формирования Электронного Архива по лизинговым и арендным сделкам, обеспечение контроля наличия и верификации документов, сокращение времени на поиск документов, создание структурированного и упорядоченного электронного архива документов. В рамках проекта также реализована возможность быстрого подбора документов и формирование отчетности для проверяющих и надзорных органов.
- Организация структурированного и упорядоченного хранения электронных документов по лизинговым и арендным сделкам в едином хранилище;
- Обеспечение сохранности информации, надежное хранение документов, в том числе в разных форматах;
- Соблюдение режима конфиденциальности доступа к документам, информации ограниченного доступа и безопасности данных. Управление правами доступа к электронным документам в соответствии с внутренними регламентами компаний, входящих в контур внедрения;
- Поддержка жизненных циклов и актуальности состояний документов;
- Ведение регистрации и учета всех данных по документам;
- Повышение качества обработки документов, минимизация ошибок, снижение операционных и репутационных рисков.
- Повышение уровня удовлетворенности пользователей за счет представления удобного инструмента для быстрых и эффективных действий по работе с документами организации.
- Быстрый и расширенный поиск информации по документам, получение необходимой управленческой и аналитической информации о документах.
- Возможность массовой выгрузки электронных документов из Архива с требуемыми параметрами.
- Интеграция с учетными системами компании.
- Формирование статистических и отчетных форм.
- Отсутствие прироста численности персонала при существенном росте объемов бизнеса и документов.
Ситуация до внедрения
АО ВТБ Лизинг – один из ведущих игроков лизинговой отрасли России, является частью Корпоративно-инвестиционного бизнеса Группы ВТБ – лидера на рынке инвестиционно-банковских услуг в России.
ООО "ФинансБизнесГрупп" — одна из ведущих универсальных лизинговых компаний России, которая является дочерней компанией АО ВТБ Лизинг. ООО "ФинансБизнесГрупп" является одним из лидеров в сегменте лизинга подвижного состава, предоставляя в лизинг различные виды железнодорожного транспорта.
ВТБ Лизинг также финансирует приобретение легкового, грузового и специализированного автотранспорта, телекоммуникационного, медицинского, промышленного и нефтегазового оборудования, а также морских и речных судов.
![](/upload/medialibrary/ed7/zohmahuc9tx3d8irff04j7q85rk6gd00.jpg)
![](/upload/medialibrary/60c/qgonu0d3xc4x3yot9fqksvfx8m9q3lhc.jpg)
Каждую лизинговую сделку сопровождает большой объем документов, сопутствующих сделке и напрямую связанных с предметом договора - в общей сложности до более 23 000 сопровождающих документов. Структурировать такое количество документов – нетривиальная задача, с которой мастерски справились архивисты группы компаний АО ВТБ Лизинг, сформировав в файловом хранилище единую структуру папок для каждой сделки. Но файловое хранилище не было интегрировано с основными операционными системами, все типовые операции по обработке документов осуществлялись сотрудниками архива в ручном формате. Некоторые документы необходимо было обрабатывать очень оперативно, чтобы предоставить доступ к ним участвующим в сделке сторонам, но из-за ручного труда это было весьма затруднительно.
Еще один сложный и трудозатратный момент – работа по запросам налоговых органов. В довольно сжатые сроки необходимо было вручную подобрать в файловом хранилище полный пакет документов, выгрузить файлы и составить опись документов. На поиск и подбор документов в хранилище требовалось достаточно много времени. Поэтому создание цифрового архива стало насущной потребностью компании, что позволило бы оптимизировать процессы по работе с документами. Существенным требованием было сохранить древовидную структуру хранилища, созданную сотрудниками архива.
На момент первой очереди внедрения электронного архива в АО ВТБ Лизинг уже существовало решение СЭД "1С:Документооборот". Это же решение было использовано ранее для структурированного хранения документов в блоке Автолизинг. Поэтому выбор конфигурации для электронного архива корпоративного блока ВТБ Лизинг, а после ООО "ФинансБизнесГрупп" был очевиден.
Уникальность и инновационность проекта
Особенностью данного проекта стала реализация следующих функций:
1. Карточка документа является основным навигационным элементом системы. Досьеобразующий документ формирует под собой дерево сделки, из карточки которого доступны все подчиненные документы и сопутствующие сделке файлы.
2. При создании нового документа Система автоматически выстраивает структуру папок хранения подчиненных документов, а механизм загрузки данных из учетной системы распределяет документы по нужным папкам.
3. В электронном архиве реализовано два способа хранения документов по сделкам:
1) В реестре внутренних документов
2) В файловом хранилище
И в том и другом случае документы/файлы группируются в список разделов, идентичный древовидной структуре сделки.
4. Также уникальной особенностью проекта стал объем перенесенных исторических документов. В ходе внедрения и тиражирования исполнителем выполнена миграция, а заказчиком произведена выверка более 750 000 документов.
Публикации о проекте
Результаты проекта
- Перевод хранения всей документации с файлового сетевого ресурса в автоматизированную систему Электронный архив. Все документы, созданные или зарегистрированные в системе электронного архива, хранятся в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам.
- Оптимизация процессов обработки документов (поиск, регистрация, верификация). Повысилась прозрачность учета документов, сократилось время на работу с документами, для руководителей имеется возможность контроля исполнительской дисциплины сотрудников в части работы с документами.
- Автоматизация процессов массовой выгрузки документов по запросам налоговых органов и ежеквартального подбора документации по возмещению НДС. Предусмотрено информирование системой о недостающих или некорректно выгруженных файлах. Документы предоставляются в любом объеме и в указанный срок. Уменьшение времени на подбор документов влечет сокращение времени на передачу документов по запросу, а также экономит трудовые ресурсы. Предусмотрена дальнейшая интеграция с системой налогового мониторинга.
- Интеграция системы 1С:Документооборот и системы Хомнет, разработка универсальных интеграционных сервисов, которые позволяют подключать новые системы к Электронному архиву без доработок на стороне ЭА.
- Появление удобного инструмента для быстрых и эффективных действий по работе с документами организации. Система позволяет осуществлять быстрый и расширенный поиск информации по электронным документам, получать актуальные данные по документу. Оптимизация времени на поиск документов и изменение его статуса в системе
- Возможность размещения и хранения не только скан-образов бумажных документов, но и электронных документов, подписанных ПЭП и КЭП. Предусмотрен процесс автоматической передачи и хранения электронных документов в системе.
- Наличие данной платформы дает возможность для дальнейшего развития ЭДО. Внедрение Электронного архива – большой шаг на пути к полной цифровизации.
-
1С:Документооборот КОРП
:
- Электронный архив
Архитектура решения и масштаб проекта
- Настроено 92 вида документов.
- Разработан механизм формирования дерева файлов для доступа к файлам сделки из карточки любого документа досье.
- Унифицирован алгоритм поиска и создания документов и файлов как из реестра документов/файлового хранилища, так и из регистрационной карточки любого документа досье сделки.
- Разграничены права пользователей по группам доступа.
- Разработаны статистические и контрольные отчеты по документам и файлам.
- Разработан отчет по документам для выгрузки в Федеральную налоговую службу.
- Подготовлены инструкции для архивистов и пользователей по работе с системой.
- Проведено обучение ключевых пользователей архива.
Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование
Принтер печати штрих-кода Zebra TT GC420 без диспенсера, Сканер Symbol DS2208-SR.
![](/upload/iblock/444/gmbghr9lha4phtr5u8y0vvbhzuat8nyl.png)
![](/upload/iblock/205/ofano2trfl4x199f778kq8lcm2bougvj.png)
![](/upload/iblock/bb0/cgazh24ck5m74xcb37y6bo40x1atcwrg.png)
![](/upload/iblock/63a/58cz4565f6k721s12coerdut8dbaa3zl.png)
![](/upload/iblock/360/01fklaz5m0izwu9hvj9lu2xs98j221ts.png)
![](/upload/iblock/0db/emo1glcoyqer677yxnz4y8i06892dkpa.jpg)
![](/upload/iblock/c49/03b0uzajcqbpm9ocdhzsjwjgfhe8q49s.png)
![](/upload/iblock/7db/k2501m2lf8nuqygia3gscye0bv5x6tya.jpg)
![](/upload/iblock/274/tik2fy325jswus3uf4f5e34b09w4uiue.png)
![](/upload/iblock/d06/1zvc2d9zan2xcw54iyjnrnjd4mcynwks.jpg)
![](/upload/iblock/010/28a3u6ow5syzs6kn7igeegi15x0133sv.png)
![](/upload/iblock/0a3/05bbqrcow6e0zh14tn461ur1nkl6ye62.png)
![](/upload/iblock/594/26b8ojpzvj4uln9o8e00zlz8jjoh26qe.png)
![](/upload/iblock/fd0/s3jon3asw3lyjmiwotqiwu7fxp29ila1.png)
![](/upload/iblock/82c/3half9t6uah1ebb1eeisw7mcwdb37s13.png)
![](/upload/iblock/2c5/t1z6sw57bb875ulktpqvgvgjulnjkzd0.jpg)
![](/upload/iblock/834/8dcagt4315jjyby0q4o3vci7swa84qf0.png)
![](/upload/iblock/0a7/3p0gfvjgn80o6384kj9gidk2k48t3a1j.png)
![](/upload/iblock/f15/000prnp19t7mkym7qagfmxk1d59s973l.png)
![](/upload/iblock/307/fjbla6h1he528uz1e6q3ikjo1jqzxfs0.png)
![](/upload/iblock/a42/g3ebzrcnm2hx54rv6cd8q7601csbpj2g.gif)
![](/upload/iblock/6a1/lzvhflk690hdl59wszcz79b1vtopof67.png)
![](/upload/iblock/6f6/pnkc1enurfojm409ujdvqvzdy91zaomi.png)
![](/upload/iblock/bd8/o5qcavorfc5xh0100o23nv6pnhxp00h2.jpg)
![](/upload/iblock/504/f2ulzpkfwveohc2o7a7s0zbw7ad6q2b5.png)
![](/upload/iblock/989/6wgnbuvpy7o1lbd9v7420euyi605ny7a.jpg)
![](/upload/iblock/c51/4qco5fbp5eb9dgebp7s7qs27yd2bhg97.jpg)
![](/upload/iblock/ed7/j6ev5ewlsn2xf1ulbhch7jjmu7x0h9kb.jpg)
![](/upload/iblock/91a/1k33b61nt8ii2jx5fpe39sfg5o0fwa1i.jpg)
![](/upload/iblock/c9c/uw9gldj7pzwbfxl8bjbqwqe39lkbg5a7.png)
![](/upload/iblock/d87/s85tl49xoafalyq8w7266k37nwj8gmph.png)
![](/upload/iblock/ef0/4zi8prpcy8jx7sqo79nigyk8skz6pe3x.jpg)
![](/upload/iblock/60f/uljur055rj5p4e5ypkojlrlpmevpxy13.png)
![](/upload/iblock/388/dzyqi6n78pzs9i1y1v65fsqkba2f2bxw.png)
![](/upload/iblock/61a/4gh2d2rxd3r0ayg13k3iavpjwmxyb86q.png)
![](/upload/iblock/d48/23bc37wx2cappq7dnps8n1zkfqf54ul0.jpg)
![](/upload/iblock/d35/91mu18jtpd15h82dtgbr2ixh1w4ktxw4.png)