Цели проекта

В рамках сотрудничества ГК "Грейн Холдинг" c "1С-Рарус" реализован портфель проектов с целью комплексной цифровизации задач холдинга.

Цели сформулированы для каждого реализованного проекта.

Цели проекта разработки архитектуры и дорожной карты ERP-системы холдинга:

• собрать, систематизировать и расставить приоритеты клиентских требований. На основе выявленных требований:
  • Выбрать программные продукты из линейки "1С:Предприятие 8" в качестве базовых продуктов с учетом пожеланий минимальной адаптации;
  • Определить количество информационных баз и взаимосвязи между ними;
  • Разработать порядок замены используемых программ на новые.

Цели внедрения информационной системы управления централизованной нормативно-справочной информацией с использованием "1С:Управление холдингом 8":

• Изменить подход к аналитическому пространству холдинга для:
  • безопасности регистрации и изменения чувствительных данных через изменение точки ввода стратегически важной информации;
  • единства информации;
  • исключения дублирования ввода;
  • нормализации НСИ и ведению "чистых данных".

Цели внедрения "1С:ERP Управление предприятием", включая модуль "1С:CRM. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2" в ООО "Торговый дом "Русский хлеб":

• Получить полное досье клиента компании в единой точке;
• Повысить достоверность и прозрачность информации по отгрузкам;
• Стандартизировать и унифицировать процессы по площадкам отгрузки;
• Получить прослеживаемость данных от первичного заказа клиента до оформления корректировок и анализа рекламаций.

Цели автоматизации количественно-качественного учета хлебобулочного производства с использованием "1С:ERP Управление предприятием" и "1С:Хлебобулочное и кондитерское производство 2. Модуль для 1С:ERP" в ООО "Русский хлеб":

• Борьба с издержками производства и учет брака;
• Планирование выпуска продукции на основе анализа продаж с учетом акций торговых сетей;
• Контроль выполнения производственного заказа в условиях динамически меняющегося плана продаж и короткого производственного цикла;
• Контроль выхода готовой продукции и количественно-качественный учет;
• Унификация процессов четырех хлебобулочных заводов с использованием лучших практик группы и отрасли.

Цели автоматизация доставки заказов в группе компаний "Грейн Холдинг":

• Оперативное управление и планирование доставок;
• Прозрачность учета работы автотранспорта;
• Снижение затрат на перевозки;
• Сокращение времени простоев;
• Оперативное получение необходимой аналитической отчетности, уменьшение времени принятия управленческих решений;
• Роботизация рутинных действий, высвобождение времени сотрудников на приоритетные задачи.

Цели внедрения системы электронного документооборота в ГК "Грейн Холдинг":

• Организовать учет договоров;
• Реализовать в информационной базе возможность управления процессами обработки счетов и договоров;
• Получать оперативную отчетность по состоянию договоров и приложений к ним.

Цели по автоматизации взаиморасчетов с персоналом и кадрового учета в ГК "Грейн Холдинг":

• Создание системы расчета начислений по заработной плате и кадровый учет с минимальными изменениями функционала типовой конфигурации "1С:Зарплата и управление персоналом";
• Обеспечение работы пользователей ООО Торговый дом "Русский хлеб" и ООО "Русский хлеб" в единой централизованной базе данных "1С:Зарплата и управление персоналом";
• Ведение кадрового учета и расчета заработной платы в новой информационной базе "1С:Зарплата и управление персоналом" с января 2021 года.

Ситуация до внедрения

ГК "Грейн Холдинг" представляет собой вертикально интегрированный Холдинг, основанный в 1997 году. Предприятие осуществляет полный цикл собственного производства муки торговой марки "Рязаночка" и хлебобулочных изделий "Русский хлеб". Холдинг объединяет 4 завода по производству хлебобулочных изделий и мельницы, на которых работает более 1200 сотрудников.

Объем производства составляет свыше 1700 тонн высококачественной муки и 250 тонн хлебобулочных изделий в сутки, что позволяет компании занимать лидирующие позиции на рынке центральной России.

Развитие холдинга с одной стороны и высококонкурентный рынок с другой требуют от "Грейн Холдинг" оперативно реагировать на факторы внешней среды и внутренних процессов:

• Колебание цен на сырье побуждает оперативно анализировать сырьевую себестоимость продукции;
• Рост предложений на рынке хлебобулочных изделий и частые акции торговых сетей требуют гибкого управления маржинальностью готового изделия для оперативного принятия решений;
• Управление процессами холдинга требует оперативного контроля цепочки "Заказано - Отгружено", а также динамического мониторинга показателей по ключевым местам процессов для управления рисками;
• Гибкая работа с контрагентами, клиентским опытом и контроль за работой с важнейшими клиентами компании требуют наличия программы для управления отношениями с клиентами;
• Позиционирование хлебобулочных изделий как низкомаржинальной и социально значимой продукции требует от производителя постоянной борьбы с издержками - сокращение прямых и косвенных потерь в процессе производства;
• Растущие требования к качеству как со стороны конечного потребителя, так и со стороны торговых сетей и государства требуют организации прослеживаемости партий сырья и готовой продукции.

Началом сотрудничества стало обращение группы компаний "Грейн Холдинг" в "1С-Рарус" для улучшения автоматизации и получению новой цифровой платформы.

Формирование сводной управленческой отчетности по предприятиям холдинга было осложнено различиями методологии учета и структуры информационных систем, большим объемом ручных операций в электронных таблицах, что негативно отражалось на цифрах BI-системы.

В качестве учетных программ использовались "1С:Управление производственным предприятием" и собственные разработки на платформе "1С:Предприятие 8", развивавшиеся исторически разрозненно. Существующий ИТ-ландшафт использовал сложные многочисленные обмены разноплатформенных решений. В Холдинге не было единой методологии выполнения процессов, работа с дебиторской задолженностью требовала серьезной проработки.

• Получить набор готовых цифровых решений для автоматизации холдинга.
• Решить правовые вопросы использования продукта в холдинге со снижением фискальных рисков и возможностью сдавать в аренду программные продукты аффилированным предприятиям из группы компаний.
• Приобрести необходимые лицензии в единой поставке.

Уникальность и инновационность проекта

В ходе определения концепции проекта принято решение о построении целевой ИТ-архитектуры и реализации дорожной карты портфеля проектов, что позволило сконцентрировать экспертизу, проектный опыт, управляемость во всех автоматизируемых областях и выполнить работы в сжатые сроки.

Проектной командой "1С-Рарус" выполнены:

• Концептуальное проектирование ERP-системы холдинга с определением архитектуры и порядка замены унаследованных программных решений.

Портфель проектов в цифрах: 6 проектов выполнялись параллельно, 7 программных решений заменены на 3, запуск в промышленную эксплуатацию 8 проектов выполнен за 1,5 года в условиях графика работы заказчика 24х7. Проектная команда со стороны "1С-Рарус" – 70 человек, со стороны заказчика – 2 сотрудника IT-отдела и ключевые бизнес-пользователи;

• Внедрение информационной системы управления централизованной нормативно-справочной информацией с использованием "1С:Управление холдингом 8";

Централизованно 11 справочников, 20 тыс. точек доставки, 1 тыс. контрагентов, перенесены данные из исторических систем с проведением нормализации. Создан отдел централизованной НСИ – 2 человека;

• Внедрение "1С:ERP Управление предприятием", включая модуль "1С:CRM. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2" в ООО "Торговый дом "Русский хлеб";

Запуск выполнен при режиме работы заказчика 24х7, в информационной системе ежедневно обрабатывается до 10 тыс. заказов, ведется учет работы 40 торговых представителей, анализируется 30 тыс. точек продаж конкурентов.
Работа менеджеров по продажам централизована в единой базе данных, в которой обеспечена прослеживаемость от изначального заказа клиента до вычерков и корректировок клиентами - порядка 40 менеджеров продаж по различным направлениям. Упрощен расчет ключевых показателей эффективности менеджеров, таких как средний чек, средний тоннаж по заказу клиента и другие.

• Внедрение "1С:ERP Управление предприятием", включая модуль "1С:Хлебобулочное и кондитерское производство 2. Модуль для 1С:ERP" в ООО "Русский хлеб".

Учтены особенности бизнеса заказчика - работа 24х7, один цикл - 3 часа, срок годности продукции 3 суток, до 100 позиций SКU.

• Автоматизация доставки заказов в группе компаний "Грейн Холдинг" на базе решения "1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП".

Информационная база развернута на 4 производственных площадках, ежедневно обеспечивается доставка свыше 8000 заказов. Ведется учет 350 единиц транспортных средств;

Выполняется маршрутизация транспорта "последней мили".

• Внедрение "1С:Документооборот 8 КОРП" для группы компаний.

Отражено 10 маршрутов согласования. Проектная документация согласована в электронном виде с помощью "1С:Документооборота";

• Внедрение "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" для группы компаний в части ООО "Русский хлеб" и ООО "Торговый дом "Русский хлеб".

Проект охватил управление 1200 сотрудниками, выполняется расчет 49 начислений;

• Организация и внедрение центра компетенций заказчика на базе конфигурации "Управление ИТ-отделом";

Организована 1 база знаний по 1С, линия поддержки 24х7, 6 консультантов 1С, 3295 тикетов в SD за время ОПЭ.

Публикации о проекте

• Цифровизация бизнес-процессов

• Шаг к цифровой трансформации в компании "Грейн Холдинг" с использованием "1С"
• Шаг к цифровой трансформации в компании "Грейн Холдинг" с использованием "1С:CRM. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2"
• Автоматизация управления перевозками на базе ПП "1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП"
• Шаг к цифровой трансформации в компании "Грейн Холдинг" с использованием "1С:Корпорация"
• Шаг к цифровой трансформации в компании "Грейн Холдинг" с использованием программного продукта "1С:Управление холдингом 8"
• Шаг к цифровой трансформации в компании "Грейн Холдинг" с использованием ПП "1С:Хлебобулочное и кондитерское производство. Модуль для 1С:ERP"

Результаты проекта

Результаты сформулированы для каждого реализованного проекта.

Результаты проекта разработки архитектуры и дорожной карты ERP-системы холдинга:

• Проектная документация, обеспечивающая прослеживаемость бизнес-требований и выбранной архитектуры ERP-системы холдинга;
• Снижены риски возврата к доработкам программ после внедрения;
• Дорожная карта проектов с этапами работ;
• Подготовлены рекомендации по управлению ERP-системой со стороны заказчика.

В результате внедрения информационной системы управления централизованной нормативно-справочной информацией с использованием "1С:Управление холдингом 8"

Проектная команда "1С-Рарус" разработала:

• архитектуру централизации мастер-данных в целевой системе;
• методики и правила нормализации информации, интеграции мастер-данных;
• пореквизитный состав централизации.

В результате проекта внедрения "1С:ERP Управление предприятием", включая модуль "1С:CRM. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2" в ООО "Торговый дом "Русский хлеб" заказчик получил новую цифровую платформу, позволяющую:

• Формировать план-факт продаж и рассчитывать КПЭ менеджеров продаж по видам продукции, SKU, торговым точкам с учетом акций и цен;
• Формировать и анализировать клиентский опыт в части работы клиента с компанией, внедрять лучшие практики площадок;
• Накапливать базу знаний по работе с клиентами по площадкам и регионам присутствия – CRM;
• Рассчитывать средний чек по заказам в разрезе веса, стоимости, ассортимента продукции по клиенту, бизнес-регионам, менеджерам, конкретным торговым точкам и другой аналитике;
• Анализировать цепочку "Заказано – Отгружено" для управления уровнем клиентского сервиса;
• Контролировать приход денег и анализировать дебиторскую задолженность;
• Планировать маржинальность сделок на основе таких параметров как прямая себестоимость готовой продукции, затраты на логистику, маркетинговые и прочие издержки, а также показателей динамики цен конкурентов, уходимости товара с полки магазина, планируемых объемов продаж и других;
• Вести бухгалтерский и налоговый учет в единой базе с оперативным учетом, повышая качество и скорость появления первичных документов в регламентированном учете.

В результате автоматизации количественно-качественного учета хлебобулочного производства с использованием "1С:ERP Управление предприятием" и "1С:Хлебобулочное и кондитерское производство 2. Модуль для 1С:ERP" в ООО "Русский хлеб" заказчик получил новую цифровую платформу, позволяющую:

• Планировать и прогнозировать выпуск продукции с учетом планов продаж и планов маркетинговых акций;
• Анализировать отклонения производственных планов и заданий;
• Списывать сырье на конкретные производственные заказы, обеспечивая прослеживаемость готовой продукции;
• Контролировать выполнение суточных планов в оперативном режиме;
• Контролировать списание сырья в производство;
• Инвентаризировать запасы и выпуск при передаче смены;
• Вести учет перемещений сырья и готовой продукции между собственными заводами холдинга;
• Анализировать загрузку производственных мощностей в разрезе производственных линий.

В результате автоматизация доставки заказов в группе компаний "Грейн Холдинг" информационная база "1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП" используется на 4 производственных площадках, ежедневно доставляется свыше 8000 заказов. Ведется учет 350 единиц транспорта. Внедренное цифровое решение для бизнеса позволило повысить эффективность работы службы доставки.

Результаты внедрения системы электронного документооборота в ГК "Грейн Холдинг":

• В "1С:Документооборот КОРП" отражен бизнес-процесс работы с документами, начиная с подготовки проекта, многоуровневого согласования до сдачи на хранение подписанного заказчиком экземпляра;
• Обеспечено единое цифровое хранилище сопутствующих файлов, например, шаблоны договоров заказчика, текстовые пожелания и комментарии контрагентов, а также внутренние файлы с информацией, необходимой для принятия решения согласующими лицами;
• Часть полей электронного документа заполняется автоматически по утвержденным стандартам, это облегчает дальнейший поиск и снижает трудоемкость заведения информации;
• С помощью инструмента "Вопросы по задаче" возможно запросить уточняющую информацию по договору и повторить цикл согласования. Каждый из этапов работы отражен статусом, поэтому отследить состояние договора или счета занимает минимум времени и усилий;
• В информационной базе "1С:Документооборот КОРП" ведется работа со счетами поставщиков. Процесс передачи информации для оплаты и согласование происходит прозрачно и быстро. Упростился механизм взаимодействия между сотрудниками разных структурных подразделений;
• Разработан инструмент ввода договора в учетную систему по завершении согласования в "1С:Документооборот КОРП" и заполнения необходимых реквизитов.

Результаты автоматизации взаиморасчетов с персоналом и кадрового учета в ГК "Грейн Холдинг":

• "1С:Зарплата и управление персоналом" – это централизованная программа кадрового учета и расчета заработной платы. В единой информационной базе получена консолидированная информация по сотрудникам холдинга;

• Осуществляется управление организационной структурой и штатным расписанием;

• Вводятся и хранятся личные данные сотрудников, реализовано автоматическое формирование необходимых обязательств и соглашений;

• Оформляются требуемые формы трудовых договоров и дополнительных соглашений;

• Ведется миграционный учет иностранных работников;

• В части учета рабочего времени реализовано отображение графиков работы, в том числе время начала и окончания рабочего дня, перерывов для приема пищи. Формируются табели учета рабочего времени;

• Реализовано планирование и учет отпусков. Формируются печатные формы и отчетность по отпускам. Выполняется автоматическая рассылка уведомлений о приближающихся отпусках в соответствии с графиком;

• Оформляются и автоматически выводятся на печать гражданско-правовые договоры и акты выполненных работ;

• Выполняются контрольные процедуры перед расчетом заработной платы, в том числе, контроль назначения плановых начислений, контроль наличия табелей по сотруднику;

• В 1С:ЗУП рассчитываются начисления и удержания, НДФЛ, страховые взносы. Формируются ведомости на выплату в рамках зарплатного проекта и выполняются перечисления на личные счета сотрудников. Сделана выгрузка реестров перечислений зарплаты по формату банка;

• Ведется учет и зачет авансовых платежей по НДФЛ с иностранных граждан. Учет перечислений НДФЛ в разрезе регистраций в налоговых органах по нескольким ведомостям. Учет возвратов НДФЛ при перечислении НДФЛ;

• Формируется регламентированная отчетность. Выполняется предварительная проверка отчетности по региональным обособленным подразделениям. Консолидация информации в единый отчет по Холдингу;

• Ведется учет подбора персонала - регистрация вакансий, учет кандидатов, отражение решений о приеме на работу;

• Проектной командой "1С-Рарус" реализована отправка регламентированной отчетности с контролирующими органами с использованием сервиса "1С-Отчетность";

• Выполнено разграничение прав доступа для разных групп пользователей;

• Настроен обмен с используемыми базами "1C:ERP" по каждой организации, в том числе с блоком "Казначейство";

• Реализована выгрузка элементов справочника физических лиц в учетные системы "1C:ERP" и "1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП".

1С:Корпорация

1С:ERP Управление предприятием :
• Управление персоналом (HRM)
• Управленческий учет

1С:Зарплата и управление персоналом КОРП :
• Расчет зарплаты

1С:Документооборот КОРП

1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП

1С:Хлебобулочное и кондитерское производство 2. Модуль для 1С:ERP

1С:CRM. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2 :
• Управление продажами

Архитектура решения и масштаб проекта

На основе анализа нескольких тысяч бизнес-требований заказчика разработана целевая функциональная, интеграционная и техническая архитектура программных решений. Для принятия решения использовалась система баллов и весов, дающая общий результат оценки с очищенными от статистических погрешностей данными.

Заказчик получил детальный анализ функций целевой ИТ-архитектуры с учетом заданных им приоритетов и убедился в корректности выбора.