![](/images/winner_logo.png)
![](/upload/iblock/a08/a08371f888a3428b1c9f5c33afa41e73.png)
- Документооборот (ECM)
![](/upload/iblock/af1/af196a696df6c2577f9cfddfffebe353.jpg)
Цели проекта
Основная цель проекта - развитие единого информационного пространства по процессам административного документооборота на базе комплекса современных ИТ-решений за счет решения следующих задач:
- уменьшение временных затрат на передачу документов между исполнителями и руководством, а также между отделами;
- упрощение и ускорение процесса создания и оформления документов, без потери качества;
- уменьшение вероятности потери документов благодаря централизованному хранению информации и ее надежной защите от несанкционированного доступа;
- упрощение аудиторской проверки благодаря возможности быстрого доступа к всей необходимой информации;
- возможность создания электронных архивов документов, что значительно упростит и ускорит работу со старыми документами и уменьшит затраты на их хранение.
![](/upload/medialibrary/615/05eu73z7uh7nudcz0m2iuw3ecfb75wwn.jpg)
Перед началом проекта был проведен анализ существующих документопотоков группы компаний и на основании этого анализа была разработана методология, которая стала основой частного технического задания.
В результате были определены функциональные блоки, требующие автоматизации и определена приоритетность.
Прототип системы включал в себя следующие блоки:
- Входящие документы: добавлен реквизит «Ответственный исполнитель» и автоподстановка «Ответственный за обработку резолюции», участвующие в маршрутизации документа.
- Исходящие документы: добавлен инструмент заявки на создание нового контрагента при создании документа, при этом подписание и отправка письма не задерживается, если нужного контрагента нет в базе; добавлена вкладка «Доп. согласующие» в форме документа, в этой вкладке пользователь может указать согласующих и выбрать порядок согласования; автоматизирован выбор бланка организации при указании организации; настроена авторегистрация, автозаполнение бланка регистрационным номером, датой регистрации и визуализацией ЭП, и автоматическая конвертация документа в PDF после подписания УКЭП; автоматизировано заполнение номенклатуры дел и списание в дело после окончания процесса.
- Табели учета рабочего времени: настроена интеграция с «1С:Зарплата и управление персоналом», реализована визуализация подписей и автоконвертация в PDF, процесс согласования и подписания происходит в «1С:Документооборот».
- Информационно-справочные документы: унифицированы маршруты движения документов за счет скриптов и условий маршрутизации (с 40 до 5 видов); добавлены вкладки «Доп. согласующие» и «Лист ознакомления» в форме документа; доработан выбор бланка в зависимости от темы обращения; настроена авторегистрация, автозаполнение бланка регистрационным номером, датой регистрации, визуализацией ПЭП и автоматическая конвертация документа в PDF; доработана вставка табличной части виз согласования в бланк документа; автоподписание документа автором.
Ситуация до внедрения
Угледобывающий холдинг «Колмар» объединяет промышленные предприятия по добыче и переработке коксующихся углей, расположенные на территории Нерюнгринского района Республики Саха (Якутия), а также сбытовые и логистические структуры. Горно-обогатительные комплексы «Денисовский» и «Инаглинский» являются якорными резидентами территории опережающего социально-экономического развития «Южная Якутия». По итогам 2022 года компания вошла в топ-5 производителей коксующегося угля среди угледобывающих предприятий России. В компании трудятся 6,3 тысячи человек.
На начальном этапе была сформирована уникальная команда специалистов, которые принимали непосредственное участие в организации движения документов на предприятии и знали о проблемах и трудностях не понаслышке.
На момент начала реализации проекта, были выявлены следующие основные проблемы, которые необходимо было устранить:
- потеря времени из-за необходимости пересылки бумажных документов между городами;
- долгий поиск требуемых документов;
- утрата документов;
- большие сроки обработки документов.
Для устранения этих проблем и достижения поставленных целей, было принято решение внедрить систему электронного документооборота. Внедрение позволит создать эффективные механизмы управления бизнес-процессами, снизить количество процессов, связанных с бумажной документацией, и обеспечить быстрый доступ к актуальным данным. Была необходима единая информационная система, удобная для сотрудников всех управляемых обществ, учитывающая специфику каждого предприятия и динамичность законодательства.
Такой системой стал 1С:Документооборот, так как данная система вписывается в уже имеющийся ИТ-ландшафт предприятия, в учетном поле которого центральное место занимают продукты 1С, обладает широкими возможностями по интеграции, стоимость и скорость внесение изменений в систему минимальна среди других конкурирующих систем. Плюсом также было то, что в штате компании уже имелись технические специалисты 1С, способные доработать систему.
Уже привычный для большинства офисных сотрудников страны интерфейс и основные механизмы взаимодействия продуктов 1С снижают затраты на обучение персонала функциональности нового ИТ-сервиса к минимуму. Мобильное приложение значительно сократит задержки и ускорит процесс принятия решений: быстрый и удобный доступ к информации о бизнес-процессах и документах позволит принимать решения быстрее и с большей точностью.
Уникальность и инновационность проекта
- Большое количество юридических лиц, входящих в контур внедрения — 8.
- Разница в часовых поясах — 6 часов.
- Маршруты движения документов унифицированы за счет скриптов и условий маршрутизации, количество маршрутов сокращено с 40 до 5 видов.
- Использование динамической роли маршрутизации.
- Уникальные автоподстановки и дополнительные условия на языке 1С.
- Дополнительные вкладки «Доп. согласующие» и «Лист ознакомления» в форме документа.
- Реализовано создание заявки на создание нового контрагента при создании исходящего документа.
- Автоматизировано заполнение номенклатуры дел и списание в дело.
- Автоматизирован выбор бланка организации при указании организации.
- Реализовано уведомление при постановке задач недействительным сотрудникам.
- Реализовано уведомление при постановке дублирующих задач.
- Реализован сервис быстрой вставки штампов в документы форматов jpeg, png, pdf без замедлений, потери качества и увеличения объёма файла.
- Система интегрирована в корпоративную шину для отражения событий документооборота в смежных системах «в реальном времени». Типовая бесшовная интеграция используется только для интерфейсной части библиотеки интеграции с документооборотом, типовое обновление НСИ регламентными заданиями не используется.
- Реализована трансляция отсутствий из «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Бухгалтерия» в «1С:Документооборот», с возможностью автоматического создания делегирования.
- Реализована система автоматического переименования файлов вложений, созданных по шаблону, аналогично подобному механизму в «1С:Документооборот» редакции 3.
- «1С:Документооборот» редакция 2.1 интегрирован с «1С:Корпоративный инструментальный пакет 8» и внутренней корпоративной системой мониторинга и аналитики Kolmar X-Vision.
Публикации о проекте
Дополнительная информация к описанию проекта
- сокращение операционных расходов на бумагу: 75 %;
- сокращение затрат на оргтехнику и расходные материалы: 15%;
- сокращение трудозатрат: 10%.
Результаты проекта
Система электронного документооборота позволяет не только экономить деньги и время, но и серьезно улучшать качество работы компании в целом. Никогда не было так легко отслеживать состояние всех документов в режиме реального времени. Более того, система электронного документооборота улучшает взаимодействие между сотрудниками, позволяет быстрее и точнее решать поставленные задачи и повышает общий уровень доверия в коллективе. Все работают в одном ритме и нет никаких задержек! Всё это «Колмар» достиг благодаря системе электронного документооборота - прогрессивной, удобной и столь необходимой в нашем быстро меняющемся мире.
Начальник отдела «Канцелярия» Зубенко Татьяна Алексеевна:
«Канцелярия вздохнула с облегчением, как только началась работа в системе электронного документооборота! Значительно сократилось время на обработку документов и поручений, появилась возможность отслеживать ход работы с документом, повысился контроль исполнительской дисциплины, случаи утери документов свелись к нулю. Весь коллектив только осваивает основы работы в системе, но плюсы уже налицо».
В результате проекта компания получила:
- возможность удаленной работы с документами из любой точки мира с помощью интернет-браузера и мобильного приложения;
- улучшение взаимодействия между всеми структурами компании и повышение уровня доверия между сотрудниками;
- возможность быстрого доступа к истории изменений документов, что позволяет быстро и точно отслеживать изменения и появление ошибок, а также контролировать работу сотрудников;
- повышение экологической безопасности благодаря сокращению бумажного документооборота;
- повышение исполнительской дисциплины вследствие автоматизации процессов постановки задач и автоматизации контроля исполнительской дисциплины;
- улучшение контроля и управление доступом сотрудников к документам в целях обеспечения информационной безопасности;
- повышение качества и оперативность принятия решений;
- возможность перехода на полноценный (безбумажный) электронный документооборот.
![](/upload/medialibrary/721/cwcp52rtd4lae8qer5dfxq9xzbt9a01w.jpg)
Количественные результаты проекта:
![](/upload/medialibrary/50c/zgovtmfruf0rh4hmdpp242rnu4rldj9r.jpg)
Заместитель генерального директора - Исполнительный директор, Ширяев Сергей Николаевич:
«Настоящей проблемой для нашей компании был процесс, связанный с внутренним бумажным документооборотом между производственными подразделениями и головным офисом. Внедренная информационная система помогла решить проблемы обмена документами благодаря автоматизации процессов. Теперь всё работает как часы, рассмотрение и визирование документов значительно ускорилось. Также, мне как руководителю, не нужно держать в голове сроки и задачи подчинённых, чтобы их контролировать, система обо всём напомнит автоматически».
-
1С:Документооборот КОРП
:
- информационно-справочные документы (ИСД)
- входящие документы
- исходящие документы
- табели учёта рабочего времени
- реестры платежей
- тендерная документация
Архитектура решения и масштаб проекта
Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП», редакция 2.1.
Документооборот органично вписывается в общую архитектуру корпоративной информационной системы. Система развернута во внутренних ЦОД компании.
Пользователи могут подключиться к системе тремя способами:
1. Тонким клиентом через RDS, как из внутренней сети, так и из внешней используя RDS-шлюз.
2. Веб-клиентом браузером из внутренней сети.
3. Мобильным приложением из внутренней и внешней сети.
Из интернета доступно только API мобильного приложения за реверс-прокси, в целях безопасности.
Серверная ОС на кластере 1С: MS Windows.
СУБД: MS SQL Server Standard.
Вложения расположены на отдельном, синхронно реплицируемом между центрами обработки данных, файловом хранилище.
Система подключена к стандартным на предприятии системам резервного копирования и мониторинга (Kolmar X-Vision).
- авторегистрация;
- автоподписание документа автором;
- автоматическое создание формы визуализации документа со штампами ЭП;
- автоматическое направление задач и многое другое.
- Бизнес-процессы.
- Формы визуализации.
- НСИ.
Продукты 1С, внедрённые в ходе проекта: 1С:Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1.
Начальник управления информационных технологий, Ибрагимов Валерий Владимирович:
«В нашей компании документооборот был довольно сложным и неэффективным процессом, который отнимал много времени и ресурсов. Но когда мы, совместно с ООО «1С-КПД», внедрили 1С:Документооборот, все изменилось - теперь у нас есть автоматизированная система, которая позволяет нам контролировать всю документацию, быстро находить нужные документы и упрощать процессы документооборота. В наших планах продолжать развитие электронного документооборота в компании, проводить реинжиниринг текущих бизнес процессов и внедрять другие продукты 1С».
Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование
- kPDF Toolkit: внутренний веб-сервис для работы с PDF, который вставляет штампы;
- Foxit QuickPDF: резервная библиотека, которая работает с PDF, в случае если есть проблемы со связью с kPDF Toolkit;
- ImageMagic: утилита для работы с изображениями, которая вставляет штампы во вложения типа jpeg, png, tiff.
- Monaco Editor: библиотека для JavaScript – редактор кода с подсветкой, используется как редактор скриптов для подсистемы аналитики и мониторинга;
- PinkRabbitMQ: открытая внешняя компонента для взаимодействия с брокером RabbitMQ по протоколу AMQP из платформы нативно.
![](/upload/iblock/bb0/cgazh24ck5m74xcb37y6bo40x1atcwrg.png)
![](/upload/iblock/989/6wgnbuvpy7o1lbd9v7420euyi605ny7a.jpg)
![](/upload/iblock/d48/23bc37wx2cappq7dnps8n1zkfqf54ul0.jpg)
![](/upload/iblock/d35/91mu18jtpd15h82dtgbr2ixh1w4ktxw4.png)
![](/upload/iblock/240/3tsmqzpjpify42eh0esq9f6rslhy3j6v.jpg)
![](/upload/iblock/88a/lvqyi4m8xdbcigoq3l9ejv1iitaz0b8x.png)
![](/upload/iblock/446/5u3hz9qrqjwkzi4dkkboms0v5wu8hoqa.png)
![](/upload/iblock/510/ivrzzy7yqecis0apsn76oxiz5w2pl7s9.png)
![](/upload/iblock/425/fbevv00w7eaceswjmw2hbvvjvqvheyna.png)
![](/upload/iblock/aee/a8ndix9hj01fpza90r5o49cusmlur1lg.png)
![](/upload/iblock/528/socldd506t9wqw6uz5f8bbw3nktr1sle.png)
![](/upload/iblock/26a/8kx4u1fcggi87lfen42hjo4ywkg5r6c3.png)
![](/upload/iblock/436/vzricb6yftqk4lyec2syalbhswyk1u2g.png)
![](/upload/iblock/565/67095wue95dpd55a3b506gr5xirz9hjc.png)
![](/upload/iblock/e78/k4wmkvvsq8v34swb8pf4fwqcqx2nag0q.png)
![](/upload/iblock/63a/58cz4565f6k721s12coerdut8dbaa3zl.png)
![](/upload/iblock/360/01fklaz5m0izwu9hvj9lu2xs98j221ts.png)
![](/upload/iblock/0db/emo1glcoyqer677yxnz4y8i06892dkpa.jpg)
![](/upload/iblock/c49/03b0uzajcqbpm9ocdhzsjwjgfhe8q49s.png)
![](/upload/iblock/7db/k2501m2lf8nuqygia3gscye0bv5x6tya.jpg)
![](/upload/iblock/274/tik2fy325jswus3uf4f5e34b09w4uiue.png)
![](/upload/iblock/d06/1zvc2d9zan2xcw54iyjnrnjd4mcynwks.jpg)
![](/upload/iblock/010/28a3u6ow5syzs6kn7igeegi15x0133sv.png)
![](/upload/iblock/0a3/05bbqrcow6e0zh14tn461ur1nkl6ye62.png)
![](/upload/iblock/594/26b8ojpzvj4uln9o8e00zlz8jjoh26qe.png)
![](/upload/iblock/fd0/s3jon3asw3lyjmiwotqiwu7fxp29ila1.png)
![](/upload/iblock/a49/okgsyjq5i43ua10jb3xajpivgp5nrinh.png)
![](/upload/iblock/82c/3half9t6uah1ebb1eeisw7mcwdb37s13.png)
![](/upload/iblock/2c5/t1z6sw57bb875ulktpqvgvgjulnjkzd0.jpg)
![](/upload/iblock/834/8dcagt4315jjyby0q4o3vci7swa84qf0.png)
![](/upload/iblock/0a7/3p0gfvjgn80o6384kj9gidk2k48t3a1j.png)
![](/upload/iblock/f15/000prnp19t7mkym7qagfmxk1d59s973l.png)
![](/upload/iblock/307/fjbla6h1he528uz1e6q3ikjo1jqzxfs0.png)
![](/upload/iblock/a42/g3ebzrcnm2hx54rv6cd8q7601csbpj2g.gif)
![](/upload/iblock/6a1/lzvhflk690hdl59wszcz79b1vtopof67.png)
![](/upload/iblock/6f6/pnkc1enurfojm409ujdvqvzdy91zaomi.png)
![](/upload/iblock/bd8/o5qcavorfc5xh0100o23nv6pnhxp00h2.jpg)
![](/upload/iblock/504/f2ulzpkfwveohc2o7a7s0zbw7ad6q2b5.png)
![](/upload/iblock/c51/4qco5fbp5eb9dgebp7s7qs27yd2bhg97.jpg)
![](/upload/iblock/ed7/j6ev5ewlsn2xf1ulbhch7jjmu7x0h9kb.jpg)
![](/upload/iblock/91a/1k33b61nt8ii2jx5fpe39sfg5o0fwa1i.jpg)
![](/upload/iblock/c9c/uw9gldj7pzwbfxl8bjbqwqe39lkbg5a7.png)
![](/upload/iblock/d87/s85tl49xoafalyq8w7266k37nwj8gmph.png)
![](/upload/iblock/ef0/4zi8prpcy8jx7sqo79nigyk8skz6pe3x.jpg)
![](/upload/iblock/60f/uljur055rj5p4e5ypkojlrlpmevpxy13.png)
![](/upload/iblock/388/dzyqi6n78pzs9i1y1v65fsqkba2f2bxw.png)
![](/upload/iblock/61a/4gh2d2rxd3r0ayg13k3iavpjwmxyb86q.png)