Цели проекта

Основная цель проекта - развитие единого информационного пространства по процессам административного документооборота на базе комплекса современных ИТ-решений за счет решения следующих задач:

• уменьшение временных затрат на передачу документов между исполнителями и руководством, а также между отделами;
• упрощение и ускорение процесса создания и оформления документов, без потери качества;
• уменьшение вероятности потери документов благодаря централизованному хранению информации и ее надежной защите от несанкционированного доступа;
• упрощение аудиторской проверки благодаря возможности быстрого доступа к всей необходимой информации;
• возможность создания электронных архивов документов, что значительно упростит и ускорит работу со старыми документами и уменьшит затраты на их хранение.

Перед началом проекта был проведен анализ существующих документопотоков группы компаний и на основании этого анализа была разработана методология, которая стала основой частного технического задания.

В результате были определены функциональные блоки, требующие автоматизации и определена приоритетность.

Прототип системы включал в себя следующие блоки:

Ситуация до внедрения

Угледобывающий холдинг «Колмар» объединяет промышленные предприятия по добыче и переработке коксующихся углей, расположенные на территории Нерюнгринского района Республики Саха (Якутия), а также сбытовые и логистические структуры. Горно-обогатительные комплексы «Денисовский» и «Инаглинский» являются якорными резидентами территории опережающего социально-экономического развития «Южная Якутия». По итогам 2022 года компания вошла в топ-5 производителей коксующегося угля среди угледобывающих предприятий России. В компании трудятся 6,3 тысячи человек.

На начальном этапе была сформирована уникальная команда специалистов, которые принимали непосредственное участие в организации движения документов на предприятии и знали о проблемах и трудностях не понаслышке.

На момент начала реализации проекта, были выявлены следующие основные проблемы, которые необходимо было устранить:

• потеря времени из-за необходимости пересылки бумажных документов между городами;
• долгий поиск требуемых документов;
• утрата документов;
• большие сроки обработки документов.

Для устранения этих проблем и достижения поставленных целей, было принято решение внедрить систему электронного документооборота. Внедрение позволит создать эффективные механизмы управления бизнес-процессами, снизить количество процессов, связанных с бумажной документацией, и обеспечить быстрый доступ к актуальным данным. Была необходима единая информационная система, удобная для сотрудников всех управляемых обществ, учитывающая специфику каждого предприятия и динамичность законодательства.

Такой системой стал 1С:Документооборот, так как данная система вписывается в уже имеющийся ИТ-ландшафт предприятия, в учетном поле которого центральное место занимают продукты 1С, обладает широкими возможностями по интеграции, стоимость и скорость внесение изменений в систему минимальна среди других конкурирующих систем. Плюсом также было то, что в штате компании уже имелись технические специалисты 1С, способные доработать систему.

Уже привычный для большинства офисных сотрудников страны интерфейс и основные механизмы взаимодействия продуктов 1С снижают затраты на обучение персонала функциональности нового ИТ-сервиса к минимуму. Мобильное приложение значительно сократит задержки и ускорит процесс принятия решений: быстрый и удобный доступ к информации о бизнес-процессах и документах позволит принимать решения быстрее и с большей точностью.

Уникальность и инновационность проекта

1. Большое количество юридических лиц, входящих в контур внедрения — 8.
2. Разница в часовых поясах — 6 часов.
3. Маршруты движения документов унифицированы за счет скриптов и условий маршрутизации, количество маршрутов сокращено с 40 до 5 видов.
4. Использование динамической роли маршрутизации.
5. Уникальные автоподстановки и дополнительные условия на языке 1С.
6. Дополнительные вкладки «Доп. согласующие» и «Лист ознакомления» в форме документа.
7. Реализовано создание заявки на создание нового контрагента при создании исходящего документа.
8. Автоматизировано заполнение номенклатуры дел и списание в дело.
9. Автоматизирован выбор бланка организации при указании организации.
10. Реализовано уведомление при постановке задач недействительным сотрудникам.
11. Реализовано уведомление при постановке дублирующих задач.
12. Реализован сервис быстрой вставки штампов в документы форматов jpeg, png, pdf без замедлений, потери качества и увеличения объёма файла.
13. Система интегрирована в корпоративную шину для отражения событий документооборота в смежных системах «в реальном времени». Типовая бесшовная интеграция используется только для интерфейсной части библиотеки интеграции с документооборотом, типовое обновление НСИ регламентными заданиями не используется.
14. Реализована трансляция отсутствий из «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Бухгалтерия» в «1С:Документооборот», с возможностью автоматического создания делегирования.
15. Реализована система автоматического переименования файлов вложений, созданных по шаблону, аналогично подобному механизму в «1С:Документооборот» редакции 3.
16. «1С:Документооборот» редакция 2.1 интегрирован с «1С:Корпоративный инструментальный пакет 8» и внутренней корпоративной системой мониторинга и аналитики Kolmar X-Vision.

Публикации о проекте

• Внедрение 1С:Документооборот в ООО «УК «КОЛМАР»

Дополнительная информация к описанию проекта

Результаты проекта

Система электронного документооборота позволяет не только экономить деньги и время, но и серьезно улучшать качество работы компании в целом. Никогда не было так легко отслеживать состояние всех документов в режиме реального времени. Более того, система электронного документооборота улучшает взаимодействие между сотрудниками, позволяет быстрее и точнее решать поставленные задачи и повышает общий уровень доверия в коллективе. Все работают в одном ритме и нет никаких задержек! Всё это «Колмар» достиг благодаря системе электронного документооборота - прогрессивной, удобной и столь необходимой в нашем быстро меняющемся мире.

Начальник отдела «Канцелярия» Зубенко Татьяна Алексеевна:

«Канцелярия вздохнула с облегчением, как только началась работа в системе электронного документооборота! Значительно сократилось время на обработку документов и поручений, появилась возможность отслеживать ход работы с документом, повысился контроль исполнительской дисциплины, случаи утери документов свелись к нулю. Весь коллектив только осваивает основы работы в системе, но плюсы уже налицо».

В результате проекта компания получила:

• возможность удаленной работы с документами из любой точки мира с помощью интернет-браузера и мобильного приложения;
• улучшение взаимодействия между всеми структурами компании и повышение уровня доверия между сотрудниками;
• возможность быстрого доступа к истории изменений документов, что позволяет быстро и точно отслеживать изменения и появление ошибок, а также контролировать работу сотрудников;
• повышение экологической безопасности благодаря сокращению бумажного документооборота;
• повышение исполнительской дисциплины вследствие автоматизации процессов постановки задач и автоматизации контроля исполнительской дисциплины;
• улучшение контроля и управление доступом сотрудников к документам в целях обеспечения информационной безопасности;
• повышение качества и оперативность принятия решений;
• возможность перехода на полноценный (безбумажный) электронный документооборот.

Количественные результаты проекта:

Заместитель генерального директора - Исполнительный директор, Ширяев Сергей Николаевич:

«Настоящей проблемой для нашей компании был процесс, связанный с внутренним бумажным документооборотом между производственными подразделениями и головным офисом. Внедренная информационная система помогла решить проблемы обмена документами благодаря автоматизации процессов. Теперь всё работает как часы, рассмотрение и визирование документов значительно ускорилось. Также, мне как руководителю, не нужно держать в голове сроки и задачи подчинённых, чтобы их контролировать, система обо всём напомнит автоматически».

1С:Документооборот КОРП :
• информационно-справочные документы (ИСД)
• входящие документы
• исходящие документы
• табели учёта рабочего времени
• реестры платежей
• тендерная документация

Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП», редакция 2.1.

Документооборот органично вписывается в общую архитектуру корпоративной информационной системы. Система развернута во внутренних ЦОД компании.

Пользователи могут подключиться к системе тремя способами:

1. Тонким клиентом через RDS, как из внутренней сети, так и из внешней используя RDS-шлюз.

2. Веб-клиентом браузером из внутренней сети.

3. Мобильным приложением из внутренней и внешней сети.

Из интернета доступно только API мобильного приложения за реверс-прокси, в целях безопасности.

Серверная ОС на кластере 1С: MS Windows.

СУБД: MS SQL Server Standard.

Вложения расположены на отдельном, синхронно реплицируемом между центрами обработки данных, файловом хранилище.

Система подключена к стандартным на предприятии системам резервного копирования и мониторинга (Kolmar X-Vision).

Начальник управления информационных технологий, Ибрагимов Валерий Владимирович:

«В нашей компании документооборот был довольно сложным и неэффективным процессом, который отнимал много времени и ресурсов. Но когда мы, совместно с ООО «1С-КПД», внедрили 1С:Документооборот, все изменилось - теперь у нас есть автоматизированная система, которая позволяет нам контролировать всю документацию, быстро находить нужные документы и упрощать процессы документооборота. В наших планах продолжать развитие электронного документооборота в компании, проводить реинжиниринг текущих бизнес процессов и внедрять другие продукты 1С».

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование