Цели проекта

1. Цифровизация бизнес-процессов предприятия;
2. Повышение производительности труда;
3. Снижение трудозатрат на подготовку документов, на обмен документами внутри компании;
4. Повышение качества оформления документов внутри компании;
5. Сокращение сроков оформления документов;
6. Обеспечение многопользовательской работы с документами – создание, редактирование, поддержка версионности, поиск документов, заполнение документов по шаблону и автоматический запуск бизнес-процессов в работу.

Ситуация до внедрения

Компания ООО "Промрукав" торгово-производственная организация, с 1999 года динамично развивающаяся на рынке кабеленесущих систем. На данный момент является ведущим производителем кабеленесущих систем, а также широкого ассортимента товаров для прокладки и дополнительной изоляции электрических коммуникаций.

Деятельность компании нацелена на освоение новых направлений, сохранение и дальнейшее увеличение достигнутых объёмов производства, повышение качества выпускаемых изделий. ООО "Промрукав" движется вперёд, чутко реагируя на пожелания и потребности заказчиков.

С 2017 года в своей работе предприятие использовало программный продукт "1С:Документооборот КОРП" редакция 2.1. Ситуацию до старта проекта можно охарактеризовать как отсутствие полного электронного документооборота, частично реализованы механизмы обмена документами внутри компании, однако присутствует по-прежнему бумажный документооборот. К 2022 году количество пользователей увеличилось, запросы на автоматизацию документооборота появлялись все чаще, производительность работы снижалась. Таким образом было принято решение внедрить новый программный продукт, который обеспечит бесперебойную работы системы электронного документооборота и будет отвечать запросам пользователей для полной автоматизации документооборота компании.

Уникальность и инновационность проекта

При выполнении работ по разработке системы электронного документооборота был использован весь основной функционал программного продукта "1С:Документооборот КОРП" редакции 3.0. Всего произведено порядка 20 доработок системы. Большая часть доработок связана автоматизацией бизнес-процессов внутри "1С:Документооборот КОРП" редакции 3.0, а часть разработок усовершенствует использование системы электронного документооборота:

1. Заявки внутри подразделений компании. Настроены тематики документов, благодаря которым гибко настроены маршруты действий по заявкам в подразделения компании.
2. Модуль Информации, в котором сотрудники компании видят основные новости компании, дни рождения коллег, а также отсутствие на рабочем месте.
3. Модуль Сотрудники, благодаря которому каждый пользователь системы может получить информацию о коллеге (номер телефона, руководитель, подразделение). Данная форма умеет находить сотрудника не только по фамилии, но и по должности и телефону.
4. Модуль быстрых переходов, благодаря которому создание документов доступно пользователям по кнопкам с начальной страницы.
5. Доработка модуля "Мероприятия" - существует возможность перенести из предыдущего мероприятия только те пункты протокола, которые ранее были не исполнены.
6. Доработка формы работы с задачами ("Задачи мне", "Задачи от меня", "Все задачи"). Добавлена группировка по сроку исполнения задачи по месяцам.

Результаты проекта

1. Успешно внедрена система электронного документооборота "1С:Документооборот КОРП" ред. 3.0, благодаря которой в компании автоматизированы бизнес-процессы:
   • Работа с документами (служебные документы, входящая документация, нормативные документы); · Согласование договоров, контрактов и соглашений;
   • Контроль выполнения поручений;
   • Создание единого электронного архива документов.
2. Настроена интеграция "1С:Документооборот КОРП" с "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП".

За время проекта:

1. Снизилось время на обработку документов и прохождения бизнес-процессов.
2. Проведено обучение порядка 250 пользователей.
3. Соблюдены сроки и бюджет проекта.

1С:Документооборот КОРП :
• Управление контрагентами
• Управление договорами
• Почтовый клиент
• Внутренний документооборот
• Библиотека стандартных подсистем

Архитектура решения и масштаб проекта

Используется клиент-серверная архитектура с использованием тонких клиентов. Используются серверы IIS. Развернут сервер взаимодействия 1С для общения внутри "1С:Документооборот КОРП", а также для работы с Ботом Ася. Архитектура основана на системе электронного документооборота со взаимодействием с другими корпоративными информационными системами.

Масштаб проекта: внедрение системы электронного документооборота, охватывающей около 50 различных подразделений с общим количеством пользователей около 250 человек.