![](/images/winner_logo.png)
![](/upload/iblock/ee2/ee2131fb712e5af286a8b0cdcefcad0a.png)
- Управление эффективностью государственного учреждения
- Документооборот (ECM)
![](/upload/iblock/fb9/fb93626bf44c6ae20eb4dee560a7b6ca.jpg)
Цели проекта
- Снижение "потерь" документов. Цифровизация бизнес-процессов взаимодействия отделов и отдельных сотрудников.
- Обеспечение достоверности, целостности и актуальности согласуемой информации.
- Уменьшение времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов.
- Повышение эффективности исполнения заданий и документов сотрудниками Университета.
- Снижение количества бумажных документов.
Ситуация до внедрения
Адыгейский государственный университет — высшее учебное заведение в городе Майкопе — столице Республики Адыгея. История Адыгейского государственного университета начинается в 1940 году, когда в г. Майкопе был открыт Учительский институт, ставший в 1952 году Адыгейским педагогическим институтом, а в 1993 году — государственным университетом. В настоящее время АГУ является ведущим учебным и исследовательским центром Республики Адыгея, в котором ежегодно учатся более 7,5 тысяч студентов, из которых 2 тысячи – иностранцы. Помимо более 90 образовательных программ, Университет занимается научной деятельностью, а также обучением школьников.
- Затруднение в обмене документами между сотрудниками и преподавателями, что приводило к задержкам в работе и недопониманию.
- Невозможность быстро получать и передавать информацию о студентах. Как итог – проблема в отсутствии необходимой информации о студентах.
- Несогласованность в работе, так как каждый сотрудник мог использовать свою систему хранения документов и информации, не было единого хранилища и прозрачной системы.
- Риск потери или повреждения документов, которые хранились на бумажных носителях.
- Длительное время и большие затраты на обработку документов, так как необходимо выполнять ручную работу по их анализу и хранению.
- Отсутствие возможности быстро получать отчеты и статистические данные о работе образовательного учреждения, что затрудняло планирование и управление его деятельностью.
- Риск нарушения конфиденциальности информации, так как бумажные документы могли быть доступны третьим лицам.
- Отсутствие автоматизации процессов, связанных с обработкой документов, что приводило к ошибкам и потере времени на рутинные задачи.
Задача была амбициозной, а главное – оперативной. В сентябре и октябре 2021 года было проведено обследование бизнес-процессов Университета. По результатам проведенных встреч, анализа регламентов, проработки маршрутов обработки документов было сформировано техническое задание на внедрение системы.
Уникальность и инновационность проекта
На первый взгляд проект является «типичной» историей автоматизации, однако есть ряд причин обратить на него особое внимание:
- Быстрый результат – работа с корреспонденцией и организационно-распорядительной документацией стартовала спустя всего 3 месяца после старта проекта.
- Масштабное обучение – во время ввода в эксплуатацию было проведено обучение 200 слушателей, на практических примерах продемонстрирована работы в системе электронного документооборота.
- Автоматизация процессов "с нуля" – новая система электронного документооборота объединила все подразделения и пользователей, ранее не работавших в единой системе.
- Использование новых возможностей платформы "1С:Предприятие" – в рамках проекта сотрудники Университета активно начали использовать Систему взаимодействия: переписки, видеозвонки. А также полностью осуществлен переход на использование Электронной Подписи.
- Масштабирование – в ходе проекта подключались всё новые процессы, а также не охваченные подразделения и кафедры. Подключение новых участников проходило быстро, т.к. изначальные настройки были гибкими и позволили расширять охват автоматизации.
- Импортозамещение – проект использует исключительно отечественное и свободно распространяемое программное обеспечение: конфигурации на платформе "1С:Предприятие", СУБД PostgreSQL, ОС для серверов и клиентских компьютеров Astra Linux.
Публикации о проекте
Результаты проекта
- Обработка входящих документов осуществляется систематизировано, по фиксированным цепочкам.
- Подготовка и обработка исходящих документов – документы проходят цикл согласования, утверждения и регистрации намного быстрее, чем те же процессы, которые проходят на бумажном носителе.
- Подготовка и обработка внутренних документов (приказов по основной деятельности, образовательных документов, научных документов) – уменьшился поток документов на бумажном носителе, все процессы (рассмотрение, исполнение) отображаются в системе электронного документооборота, облегчился поиск документов. Появилась возможность ознакомить с распорядительными документами практически всех сотрудников Университета в максимально короткие сроки.
- Использование электронной подписи (ЭП): рассмотрение и обработка документов осуществляется с помощью ЭП. Визуализация штампа электронной подписи наносится на документы.
- Контроль исполнения документов и поручений (на базе механизма Мероприятий) – процесс позволяет контролировать практически весь документооборот Университета, появилась возможность выявить неэффективных сотрудников.
- Подготовка, согласование и утверждение договорных документов – процесс позволяет намного быстрее согласовать и подготовить договор.
- Подготовка, согласование и утверждение образовательных документов с использованием средств бесшовной интеграции.
- Подготовка, согласование и утверждение научных документов.
- Доработка интерфейса и функционала программного продукта для повышения комфортности работы в системе:
- регистрационные номера для мероприятий;
- модификация формы и функциональности формы "На контроле";
- Работа с загрузкой входящей корреспонденции из почтовых клиентов;
- модификация очередности задач в рамках одного этапа, для автоподстановок возвращающий несколько пользователей;
- автозаполнение регистрационных данных документа на файлах визуализации ЭП.
За неполный год эксплуатации системы накоплена следующая статистика по группам документов:
- договоры – 2683 экземпляра;
- приказы по образовательной деятельности – 2426 экземпляров;
- приказы по основной деятельности – 2002 экземпляра;
- служебные документы – 1920 экземпляров;
- научные приказы – 116 экземпляров.
-
1С:Документооборот государственного учреждения
:
- Работа с входящими документами
- Работа с исходящими документами
- Работа с внутренними документами
- Работа с процессами и задачами
- Работа с мероприятиями
- Работа с проектами
- Работа с электронной подписью
- Интеграция с 1С:Университет
Архитектура решения и масштаб проекта
Проект реализован на базе конфигурации "1С:Документооборот государственного учреждения" редакции 2.1, с осуществленными доработками согласно требованиям.
- В "1С:Университет ПРОФ" создаются приказы по образовательной деятельности.
- После создания приказы отправляются на согласование – все маршруты настроены в "1С:ДГУ", там же доступны печатные формы согласуемых приказов.
- После завершения согласования результат отправляется из "1С:ДГУ" в "1С:Университет ПРОФ".
![](/upload/iblock/7db/k2501m2lf8nuqygia3gscye0bv5x6tya.jpg)
![](/upload/iblock/594/26b8ojpzvj4uln9o8e00zlz8jjoh26qe.png)
![](/upload/iblock/c9c/uw9gldj7pzwbfxl8bjbqwqe39lkbg5a7.png)
![](/upload/iblock/0db/emo1glcoyqer677yxnz4y8i06892dkpa.jpg)
![](/upload/iblock/9fa/ny8rw2ihrwwp3tcorp44vpstuc3prrsx.png)
![](/upload/iblock/ef0/4zi8prpcy8jx7sqo79nigyk8skz6pe3x.jpg)
![](/upload/iblock/c49/03b0uzajcqbpm9ocdhzsjwjgfhe8q49s.png)
![](/upload/iblock/205/ofano2trfl4x199f778kq8lcm2bougvj.png)
![](/upload/iblock/bb0/cgazh24ck5m74xcb37y6bo40x1atcwrg.png)
![](/upload/iblock/63a/58cz4565f6k721s12coerdut8dbaa3zl.png)
![](/upload/iblock/360/01fklaz5m0izwu9hvj9lu2xs98j221ts.png)
![](/upload/iblock/274/tik2fy325jswus3uf4f5e34b09w4uiue.png)
![](/upload/iblock/d06/1zvc2d9zan2xcw54iyjnrnjd4mcynwks.jpg)
![](/upload/iblock/010/28a3u6ow5syzs6kn7igeegi15x0133sv.png)
![](/upload/iblock/0a3/05bbqrcow6e0zh14tn461ur1nkl6ye62.png)
![](/upload/iblock/fd0/s3jon3asw3lyjmiwotqiwu7fxp29ila1.png)
![](/upload/iblock/a49/okgsyjq5i43ua10jb3xajpivgp5nrinh.png)
![](/upload/iblock/82c/3half9t6uah1ebb1eeisw7mcwdb37s13.png)
![](/upload/iblock/0a5/bczjcqrqsluy3wagqm2r33xlct5tn3j0.jpg)
![](/upload/iblock/2c5/t1z6sw57bb875ulktpqvgvgjulnjkzd0.jpg)
![](/upload/iblock/834/8dcagt4315jjyby0q4o3vci7swa84qf0.png)
![](/upload/iblock/0a7/3p0gfvjgn80o6384kj9gidk2k48t3a1j.png)
![](/upload/iblock/f15/000prnp19t7mkym7qagfmxk1d59s973l.png)
![](/upload/iblock/307/fjbla6h1he528uz1e6q3ikjo1jqzxfs0.png)
![](/upload/iblock/a42/g3ebzrcnm2hx54rv6cd8q7601csbpj2g.gif)
![](/upload/iblock/6a1/lzvhflk690hdl59wszcz79b1vtopof67.png)
![](/upload/iblock/6f6/pnkc1enurfojm409ujdvqvzdy91zaomi.png)
![](/upload/iblock/bd8/o5qcavorfc5xh0100o23nv6pnhxp00h2.jpg)
![](/upload/iblock/504/f2ulzpkfwveohc2o7a7s0zbw7ad6q2b5.png)
![](/upload/iblock/989/6wgnbuvpy7o1lbd9v7420euyi605ny7a.jpg)
![](/upload/iblock/c51/4qco5fbp5eb9dgebp7s7qs27yd2bhg97.jpg)
![](/upload/iblock/ed7/j6ev5ewlsn2xf1ulbhch7jjmu7x0h9kb.jpg)
![](/upload/iblock/659/ypun0e41f7g89ftepwgzuz3q0fq9lylq.png)
![](/upload/iblock/91a/1k33b61nt8ii2jx5fpe39sfg5o0fwa1i.jpg)
![](/upload/iblock/60f/uljur055rj5p4e5ypkojlrlpmevpxy13.png)
![](/upload/iblock/388/dzyqi6n78pzs9i1y1v65fsqkba2f2bxw.png)
![](/upload/iblock/232/kxvegscir2anodfix18bsfcmcc0dnweu.png)
![](/upload/iblock/61a/4gh2d2rxd3r0ayg13k3iavpjwmxyb86q.png)
![](/upload/iblock/d48/23bc37wx2cappq7dnps8n1zkfqf54ul0.jpg)
![](/upload/iblock/d35/91mu18jtpd15h82dtgbr2ixh1w4ktxw4.png)