Цели проекта

1. Обеспечить оперативный сбор и контроль процесса передачи первичных документов от 84 учреждений, подведомственных министерству образования Красноярского края, в краевое государственное специализированное казенное учреждение по ведению бухгалтерского учета "Территориальная централизованная бухгалтерия" (далее - КГСКУ "ТЦБ") с использованием подсистемы "1С:Документооборот".
2. Реализовать четкое разделение функций в рамках сквозного бизнес-процесса кадрового учета и расчета начислений по физическим лицам в программном продукте "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения":

• по ведению кадрового учета с закреплением функции за сотрудниками учреждений, подведомственных министерству образования Красноярского края,
• по расчету начислений, выплатам физическим лицам и ведению отчетности с закреплением функции за работниками КГСКУ "ТЦБ".

Ситуация до внедрения

Министерство образования Красноярского края осуществляет государственную политику и нормативное правовое регулирование в сфере образования и науки, выполняет функции учредителя в отношении подведомственных организаций.

До старта проекта образовательные организации передавали документы в КГСКУ "ТЦБ" на бумажных носителях почтой или курьером, что накладывало следующие ограничения:

• Длительные сроки доставки не позволяли получить полный перечень первичных учетных документов для отражения в учете до критических точек сдачи отчетности.
• Контроль получения первичных документов со стороны сотрудников КГСКУ "ТЦБ" был затруднен и требовал дополнительных коммуникаций.
• Отсутствие регулярного систематического поступления документов не позволяло эффективно организовать процессы работы сотрудников КГСКУ "ТЦБ".
• КГСКУ "ТЦБ" несло расходы на организацию обработки и хранения документов на бумажных носителях.
• На основании оригиналов, поступавших от учреждений на бумажном носителе, в программном продукте "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения" оформлялись документы кадрового учета, необходимые для осуществления начислений, что увеличивало трудозатраты и нагрузку расчетчиков КГСКУ "ТЦБ" в период сдачи отчетности.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальность проекта обусловлена особенностями документооборота министерства образования Красноярского края, которые были учтены при автоматизации: в подведомственных учреждениях используется более 50 различных видов первичных документов и более 20 видов кадровых документов.

Ушакова Марина Николаевна, начальник отдела финансового учета и отчетности министерства образования Красноярского края:

"Новая подсистема логично встроена в существующую с 2020 года ведомственную информационную систему "Бюджетный учет системы образования". Автоматизация документооборота обеспечивает оперативный сбор первичных документов, контроль процесса сбора и передачи документов в "Территориальную централизованную бухгалтерию". В результате реализации проекта сократились трудозатраты сотрудников КГСКУ "ТЦБ", операционные и административные расходы, ускорилось получение управленческой отчетности".

Публикации о проекте

• Автоматизация документооборота в министерстве образования Красноярского края на базе продукта "1С:Документооборот КОРП"

Результаты проекта

• Автоматизировано 414 рабочих мест, из них 305 в учреждениях, подведомственных министерству образования Красноярского края, и 109 в КГСКУ "ТЦБ". Для 84 образовательных учреждений настроены автоматизированные рабочие места специалистов по кадровому учету.
• Четко разделены роли между сотрудниками подведомственных учреждений (ведение кадрового учета) и сотрудниками КГСКУ "ТЦБ" (ведение отчетности, расчет начислений и выплат физическим лицам), исключено дублирование операций.
• Автоматизировано движение 54 видов первичных учетных документов (авансовые отчеты, счета-фактуры, акты выполненных работ, требования-накладные и др.) и 24 вида кадровых документов (кадровые приказы, графики отпусков, табели учета рабочего времени и др.). Таким образом, решен вопрос сокращения расходов на транспортировку и хранение документов.
• Для создания дополнительной защиты безопасности и повышения достоверности данных реализовано подписание документов электронной подписью.
• Создана функция контроля исполнительской дисциплины со стороны руководителя КГСКУ "ТЦБ" с помощью отчетов: "Справка об исполнительской дисциплине", "Задачи в работе", "Неотработанные документы" и др.
• Оптимизированы бизнес-процессы ведения кадрового учета, расчета и выплаты начислений, подготовки отчетности, позволяющие снизить нагрузку на сотрудников КГСКУ "ТЦБ" в период отчетности.
• 90% первичных учетных документов поступают в срок, что обеспечивает качественную подготовку и сдачу отчетности.

1С:Документооборот КОРП

Архитектура решения и масштаб проекта

Архитектура ведомственной информационной системы "Бюджетный учет системы образования"