Цели проекта

Основная цель Московского Политеха в направлении цифровизации: Обеспечение системной модернизации ключевых бизнес-процессов деятельности и коммуникации с участниками бизнес-процессов за счет адаптированного применения лучших управленческих практик и использования лучших инструментов для автоматизации деятельности вуза.

обеспечение системной модернизации бизнес-процессов, связанных с учебным процессом, а также ряда других процессов за счет внедрения программного решения "1С:Университет ПРОФ" и его интеграции в существующий ИТ-контур Московского Политеха.

В ходе выполнения проекта на разных стадиях были сформулированы промежуточные цели и определены ключевые задачи, за счет достижения и решения которых планировалось достичь основной цели комплексного проекта.

Ключевые цели проекта:

• Унификация делопроизводства;
• Консолидация данных и учета в единой системе;
• Систематический учет валидных и верифицированных данных;
• Упрощение инструментов обработки данных, повышение качества учета аналитических данных;
• Упрощение документооборота, планомерный отказ от работы с бумажными носителями;
• Повышение удовлетворенности обучающихся и сотрудников вуза за счет автоматизации бизнес-процессов и создания инструментов коммуникации.

Ключевые задачи проекта:

• Универсализация и регламентирование формирования документации, реализация механизмов бесшовной интеграции с системами документооборота вуза;
• Разработка удобных сервисов для студентов, сотрудников и других лиц;
• Внедрение механизмов валидации и верификации действий пользователей и обработки данных;
• Автоматизация процессов без необходимости использования бумажных носителей;
• Автоматизация ранее не автоматизированных процессов;
• Создание единой информационной среды для предоставления сервисов в личных кабинетах;
• Минимизация рутинных ручных операций посредством комплексного учета во внедряемой системе;
• Расширение возможностей аналитики данных;
• Разработка надежных инструментов формирования регламентной отчетности и обмена данными с регуляторами;
• Интеграция с комплексом информационных систем вуза.

Ситуация до внедрения

Московский политехнический университет - многопрофильное высшее учебное заведение, флагман проектного образования в России, основан в 1865 году. Головное подразделение вуза находится в городе Москве, имеет 6 филиалов в разных городах России. Учредителем университета является Министерство науки и высшего образования РФ. В Московском Политехе обучается более 18,5 тысяч студентов (включая более 1700 иностранных студентов из более чем 65 стран мира) более чем по 275 образовательным программам. Организационную и образовательную деятельность обеспечивают более 2000 сотрудников и преподавателей.

До начала работ объект автоматизации в границах текущего проекта представлял собой лоскутную автоматизацию части бизнес-процессов на базе группы разнородных программных решений. Связь между отдельными программными решениями отсутствовала или осуществлялась за счет сервисов интеграции с периодическим обменом данными, не являлась бесшовной, что приводило к задержке обработки данных.

В модели учета данных имелись разные точки ввода данных одного и того же типа без использования механизмов их синхронизации и валидации в разных программных решениях (например, персональные данные физических лиц), что приводило к необходимости их ручного дублирования, рассинхронизации данных, появления противоречивых данных. Часть процессов была полностью не автоматизирована (например, ЛК Абитуриента), а для учета данных использовался бумажный учет или стандартные табличные редакторы (например, учет проживающих в общежитиях).

Часть автоматизированных процессов требовала модернизации и приведения в соответствие с федеральными и локальными нормативными актами (например, приемная комиссия).

Отсутствовала автоматизированная интеграция с некоторыми федеральными информационными системами (например, интеграция с ГИС СЦОС).

Уникальность и инновационность проекта

В ходе реализации проекта были проанализированы лучшие практики автоматизации вузов в части организации образовательного процесса. В результате анализа была спроектирована и внедрена уникальная система управления, которая не имеет аналогов. Остановимся далее на ключевых особенностях проекта.

Любой крупный современный вуз из перечня тех, которые мы привыкли считать "флагманскими" или "ведущими", помимо основной задачи "обучение студентов" должен решать множество сопутствующих управленческих и организационных задач. От того, насколько эффективно и быстро вуз решает эти задачи, во многом зависит оценка деятельности организации со стороны контролирующих органов и потребителей образовательных услуг. Дефицит ресурсов (трудовых и финансовых), а также тенденция к их сокращению приводят к необходимости решения задач по оптимальному их расходованию. Единственным эффективным способом решения множества задач в условиях дефицита ресурсов является комплексная автоматизация процесса, а показателем эффективности уже является не количество пользователей системы, а количество решаемых задач этими пользователями. В Московском Политехе удалось за счет организационной модернизации бизнес-процессов и их комплексной автоматизации существенно увеличить количество решаемых задач на одного пользователя, увеличить эффективность деятельности организации, а также перераспределить высвободившиеся ресурсы в пользу улучшения качества оказываемых услуг для конечных потребителей. Например, сотрудники вместо необходимости выполнения рутинных трудоемких операций (которые теперь автоматизированы) могут уделить больше времени взаимодействию со студентами и решению задач коммуникационных; преподаватель вместо необходимости заполнения и подписания бумажных ведомостей может подписать ведомость через мобильное устройство с помощью ЭЦП и уделить больше времени качеству образовательного процесса: все это неизбежно приводит к повышению удовлетворенности потребителя качеством услуг.

Современный вуз - это сложно организованная крупная организация со множеством видов деятельности и подразделений, ответственных за эту деятельность. Даже в вопросах, которые касаются только студентов, существует множество крупных задач: обучение, информирование, заключение договоров, учет льгот, проживание и т.д. Для оперативного получения всей информации, которая касается студента, например, при формировании отчетов или принятии решения по студенту, возникает необходимость всегда иметь все данные "под рукой". В Московском Политехе удалось разработать уникальную систему, которая в одном программном продукте позволяет решать все вопросы, касающиеся студента, без необходимости использовать комплекс разных решений и не переключаться между ними: например, вопросы кадрового учета контингента студентов решать не в кадровой системе, вопросы учета договоров и финансового учета – не в системе бухгалтерского учета, вопросы проживания и учета материальных ценностей – не в системах управления имуществом и гостиницей, вопросы документооборота - не в системе документооборота и т.д.. Таким образом пользователь во внедренном программном продукте, не обращаясь к разным программным продуктам, получил необходимый функционал множества программных продуктов и может в ней выполнить эффективно свои должностные обязанности и получить консолидированные данные в любых разрезах.

На конкурентном рынке образовательных услуг существует множество брендов вузов, которые известны качеством образования (качеством услуг). Потому следующей важной задачей вуза является повышение маркетинговой привлекательности и увеличения удовлетворенности потребителей не только качеством образования. Вуз должен быть современным и удобным для потребителя. Потому следующим шагом в построении успешной деятельности Московского Политеха было расширение удобных сервисов для потребителей и предоставление возможности потребителю управлять различными аспектами взаимодействия уже с первых контактов с вузом. И чем проще и понятнее для потребителя будет осуществляться такая коммуникация, тем более привлекательным будет бренд для потребителя при принятии решения по выбору вуза. Именно для этого в ходе проекта был внедрен ряд сервисов и дополнительных возможностей для потребителей уже с этапа подачи заявления в вуз. Реализована уникальная система коммуникации, которая позволяет абитуриенту без посещения вуза или других локаций в личном кабинете подать заявление на поступление, заключить договор и получить скидку, выбрать желаемое для проживания общежитие, подать комплект обязательных справок и подписать ознакомления с правилами, выбрать банк для стипендиальной карты и т.д. А в итоге ему остается только приступить к образовательному процессу, приехать и сразу заселиться в общежитие, получить банковскую карту и стипендию.

Работа вуза – это необходимость взаимодействия небольшого числа пользователей, принимающих решения, и небольшого числа операторов обработки данных работать с большим количеством потребителей (абитуриентов, студентов, преподавателей, проживающих и т.д.), быстро обрабатывать данные и принимать решение. При работе с большим количеством обращений, заявлений и предоставленными данными на эффективность обработки данных могут повлиять даже небольшие сложности в работе с системой. Например, в период приемной кампании сотрудникам надо обработать десятки тысяч заявлений за короткий период, поэтому любое дополнительное действие пользователя в системе приводит к существенной утечке ресурсов. В ходе реализации проекта была продумана и внедрена система максимального снижения необходимых действий пользователя при выполнении многократно повторяющихся действий: где возможно, было снижено число "необходимых кликов", данные заполняются максимально автоматизировано и не требуют повторного ввода, разработаны системы комбинаций повторяющихся действий пользователя, которые приводят к максимально быстрому вводу и обработки данных. Таким образом была повышена эффективность действий пользователей, а также снижено количество необходимых трудозатрат для получения конечного результата.

Отдельно отметим, что в ходе реализации проекта было внедрено множество уникальных и инновационных решений, как в части построения модели бизнес-системы на глобальном и стратегическом уровне, так и на прикладном уровне работы пользователей. Данные решения также играют огромное значение и выделяют внедренную систему из многих.

Несмотря на широкий спектр функциональных возможностей, множества интеграций и огромного числа структурных подразделений вуза, решающих большой перечень задач, а также больших потоков информации для систем подобного класса в контуре внедренного решения удалость добиться стабильной и надежной работы системы и обеспечения надежности данных.

Публикации о проекте

• Цифровизация образовательного процесса в Московском политехническом университете

Результаты проекта

На этапе предпроектного анализа были определены методические и технологические задачи для наиболее эффективного внедрения. В ходе реализации проекта были решены нестандартные архитектурные, интеграционные и инфраструктурные задачи, была обеспечена модернизация и адаптация всех элементов системы для удобства пользователей, проведена глубокая интеграция внедряемого решения с действующими в вузе системами. По итогам реализации проекта были достигнуты все планируемые цели и решены поставленные задачи, а также ряд задач, возникших в ходе реализации проекта.

Отметим ключевые организационные результаты проекта:

• Усовершенствованные организационные принципы и технологии управления основными процессами деятельности;
• Обеспечение системного подход к управлению;
• Системные подходы к планированию и контролю деятельности вуза;
• Единая система и единое информационное пространство, обеспечивающее регламент работы с оперативными и аналитическими данными, подлежащими учету и обработке;
• Получение масштабируемого решения, получение возможности включения в единое информационное пространство филиалов и других подразделений вуза;
• Обеспечение высокого уровня надежности и безопасности функционирования единого информационного пространства;
• Оперативное обновление информации и работа со всегда актуальной информацией;
• Исключение двойного ввода данных, сокращение операционных расходов;
• Отсутствие рисков при интеграции с информационными системами;
• Перераспределение трудовых ресурсов из "исполнителей" в "управленцев" за счет максимальной унификации и автоматизации бизнес-процессов (смена деятельности по "выполнению операций" на "планирование и контроль за выполнением");
• Реализация удобных для потребителей сервисов из любой точки мира через Личные кабинеты;
• Возможность систематизации работы по информированию потребителей и взаимодействию с потребителями.

Отметим, что полученный опыт в ходе реализации проекта лег в основу проектирования следующих шагов по усовершенствованию системы и разработке новых функциональных возможностей в информационной системе Московского Политеха.

Была достигнута ключевая цель – цифровая трансформация. В этой части был достигнут серьезный результат, а не решение отдельных прикладных задач.

1С:Университет :
• Подсистема организации и проведения приемной кампании
• Портал вуза. Личный кабинет поступающего
• Подсистема управления студенческим составом
• Подсистема планирования учебного процесса
• Подсистема формирования профессорско-преподавательского состава и распределения учебных поручений
• Подсистема работы с договорами и стипендиями
• Подсистема управления кампусом вуза
• Подсистема воинского учета
• Подсистема формирования дипломов и приложений
• Подсистема управления аспирантурой
• Подсистема формирования структуры университета
• Подсистема составления расписания учебных занятий
• Подсистема разграничения доступа
• Подсистема хранения файлов

Архитектура решения и масштаб проекта

Количественные характеристики проекта:

Структура и принципы взаимосвязи в пределах контура проекта:

Проведена интеграция с 10 информационными системами и информационными порталами вуза:

Проведена интеграция с внешними федеральными и иными информационными системами, проводится регулярная актуализация обмена по обновленным спецификациям:

Схема проекта: структура внедренного решения, потоки данных во внедренном решении, взаимосвязь с внешними информационными системами

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Используется инфраструктура на мощностях арендуемых в ЦОД. Сервера 1С и СУБД организованы на базе MS Windows Server, MS SQL Server, PostgreeSQL.