Цели проекта

Ситуация до внедрения

"Сибирский государственный медицинский университет" — отраслевой лидер в сфере здравоохранения и третий в рейтинге лучших медицинских вузов России. На сегодняшний день в вузе обучаются более 8,5 тысяч студентов из 61 региона России и 39 стран.

До начала работы над проектом цифровая система СибГМУ представляла собой лоскутную автоматизацию части бизнес-процессов на базе разнородных программных решений. Связь между ними отсутствовала или осуществлялась за счет сервисов интеграции с периодическим обменом данными, из-за чего происходила задержка их обработки.

Основные проблемы:

• отсутствие единой системы взаимодействия с различными целевыми аудиториями (школьник, абитуриент, студент, выпускник, сотрудник, пациент);
• отсутствие интеграции между различными программными продуктами;
• временной ресурс сотрудников расходовался менее эффективно;
• отсутствие единой мастер-системы сбора, хранения, обработки данных.

Уникальность и инновационность проекта

Для решения перечисленных задач была выбрана платформа "1С:Предприятие 8". При помощи программного продукта "1С:Университет ПРОФ" были разработаны новые программные модули по автоматизации процессов вуза, в частности система KPI сотрудников.

Все решения "1С" ("1С:Университет", "1С:Документооборот", "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения", "1С:Бухгалтерия государственного учреждения") были доработаны под процессы медицинского университета с учетом отраслевой специфики, настроена интеграция.

За 2022 год удалось добиться 100% доступа студентов и сотрудников к системам. Были созданы:

• единая система личные кабинетов со 100% доступом студентов и сотрудников к системам;

• портал дополнительного образования;

• HR-портал;

• календарь мероприятий;

• портфолио студентов;

• единая система заявок;

• личное портфолио научного сотрудника.

Система личных кабинетов интегрирована с решениями "1С" и внутренними системами университета. Это единое информационное пространство для всех категорий пользователей — сотрудников, студентов, преподавателей, заказчиков целевого обучения, родителей (в случае несовершеннолетних), для сотрудников клиник.

Через программы и системы в СибГМУ налажено взаимодействие с различными целевыми группами — от абитуриентов до сотрудников. Например, пациенты могут получать информацию или воспользоваться медицинскими услугами через специальный сайт клиник. Коммуникация со студентами проводится через мобильное приложение и образовательную платформу "МедКласс". Для большинства целевых групп доступен корпоративный портал, где для каждого пользователя создан личный кабинет с разным функционалом.

В целях внедрения системы личных кабинетов необходимо было реализовать комплексный подход к системе авторизации пользователей, с использованием данных системы кадрового учета "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения", "1С:Университет" и службы каталогов Microsoft Active Directory. В системах учета настроены матрицы ролей пользователей и систем, средства Active Directory используются для ведения единой авторизации во всех системах. Доработка систем на базе "1С" и на других платформах, позволила реализовать сквозную авторизацию в информационных системах вуза. На основании кадровых событий, приказов по движению контингента пользователям присваиваются соответствующие доступы в системы, данные об этом передаются в Active Directory и используются для организации доступа в системы вуза. Эти данные передаются в СКУД для управления доступом на территории вуза.

Публикации о проекте

• Цифровая инфраструктура СибГМУ
• Маркетплейс дополнительного образования СибГМУ
• Новый мир СибГМУ. Как перенести сервисы для целевых аудиторий в цифровое пространство?

• Цифровой университет в ФГБОУ ВО СИБГМУ МИНЗДРАВА РОССИИ на платформе "1С"
• Разработка личных кабинетов и интеграция с внутренними системами университета
• Создание комплекса учета проживания студентов и автоматизации процессов начисления оплаты за проживание в общежитиях в ФГБОУ ВО СИБГМУ МИНЗДРАВА РОССИИ

Результаты проекта

В результате цифровизации у СибГМУ появились веб-сервисы, личные кабинеты, сайты онлайн-консультаций, мобильное приложение и электронный документооборот. Многие роли пользователей сервисов пересекаются: студент может быть ученым, врач — преподавателем, родитель — пациентом и т.д. Пользователи могут быстро сориентироваться и найти нужную информацию.

Внедрение программного продукта "Личный кабинет" позволило достичь основной цели — повышения эффективности работы университета.

У целевой аудитории появился доступ к цифровым сервисам. Благодаря этому с сотрудников университета была снята нагрузка по выполнению рутинных задач. В целом, качество предоставляемых услуг повысилось. Качество коммуникации с пользователями улучшилось, поскольку были выстроены каналы получения обратной связи.

Полный список результатов:

• Внедрено несколько крупных функциональных блоков, каждый из которых состоит из одной или нескольких подсистем.

• Внедрено несколько (более десяти) подсистем общего пользования (например, подсистема безопасности).

• Разработано и внедрено несколько (более пяти) новых подсистем (например, "Общежития", "Договоры", "Научные достижения").

• Для автоматизации ранее не автоматизированных бизнес-процессов вуза разработано и внедрено в деятельность системы более 30 новых документов, более 50 новых справочников, более 80 новых регистров.

• Разработано более 50 сервисных обработок разного назначения.

• Потребителей информации, генерируемой системой, пользователей, взаимодействующих с системой посредством веб-личных кабинетов или сервисов коммуникации — более 15000 человек: абитуриенты, подающие заявления через личные кабинеты, получающие сведения о приеме, заключающие дистанционно договоры (более 10 000 человек), сотрудники вуза, заключающие договоры найма, получающие сведения в личном кабинете, взаимодействующие в части учебного процесса (более 1000 человек), студенты вуза, взаимодействующие в части учебного процесса, заключившие договоры обучения и найма, получающие услуги и т. п. (более 10 000 человек) и иные категории потребителей информации.

Структура и принципы взаимосвязи в пределах контура проекта:

• Обеспечено бесшовное взаимодействие функциональных блоков в части генерации данных и обмена данным. Реализован жесткий контроль над точками получения и редактирования данных (структура потоков данных между функциональными блоками представлена на иллюстрации).

• Внедрены надежные механизмы верификации и контроля над целостностью данных, включая получаемые данные из внешних систем.

• Внедрены механизмы контроля доступа к данным, генерации и редактирования данных.

Проведена интеграция с информационными системами и информационными порталами вуза:

• Официальный сайт вуза — выгрузка актуальных данных для информирования пользователей.

• "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" — обмен сведениями о договорах, начислениях и платежах.

• "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения" — обмен сведениями о сотрудниках вуза, штатных ставках, договорах ГПХ, временных отсутствиях и др.

• Система личных кабинетов (сотрудники, ППС и НПР, студенты, слушатели ДПО) — обмен актуальными данными с учетными системами ВУЗа.

• ЛК Сотрудника — обмен сведениями о распределении поручений, кадровыми и расчетными данными и др.

• ЛК Студента — обмен сведениями о студенте и обучении, сведения о договорах (реквизиты, платежи, начисления, задолженности) и др.

• ЛК ППС и НПР — обмен сведениями о научной деятельности и достижениях, публикациях, фиксирование успеваемости и т.п.

• Система электронного документооборота — обмен сведениями о приказах, движении приказов, состоянии приказов, ответственных, обмен скан-копиями документов и т.д.

• СКУД — обмен сведениями о физлицах, состоянии обучения и проживания, доступных для посещения территориях и т.д.

• CRM — выгрузка сведений об абитуриентах, их заявлениях, состоянии абитуриентов и иные сведения.

• Moodle — интеграция в части ДПО, из отдельного ЛК пользователь бесшовно переходит туда для прохождения курсов.

• Онлайн-консультации и сайты клиник.

1С:Университет :
• АРМ сотрудников приемной комиссии
• АРМ учебно-методического управления
• АРМ научно-исследовательского отдела
• Личный кабинет сотрудника (API)
• Личный кабинет студента (API)
• Личный кабинет преподавателя (API)
• Личный кабинет заказчика (API)
• Личный кабинет выпускника (API)
• KPI сотрудников и преподавателей

Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках внедрения модели "Цифровой университет" и реализации программы стратегического академического лидерства "Приоритет 2030" предстояло решить следующие задачи по внедрению ПП "1С:Университет ПРОФ" как мастер-системы, по разработке портала по управлению, развитию системы личных кабинетов и интеграции с внутренними системами университета:

1. Осуществить внедрение доработанной под процессы системы "1С:Университет ПРОФ".
2. Разработать раздел личного кабинета "Портфолио студента" во внутренних системах университета.
3. Разработать раздел личного кабинета студента "Справки".
4. Разработать сервис электронных заявок, интегрированных в информационную систему "Личные кабинеты СибГМУ" для функционала администратора и персонала.
5. Разработать портал для управления персоналом и личный кабинет соискателя, а также модули «Электронные ознакомления» и «Согласование заявок посетителей» для информационной системы «Личные кабинеты СибГМУ».
6. Перенести сведения бухгалтерского учета, кадрового учета и данных для расчета заработной платы в единую информационную систему.
7. Исключить двойной ручной ввод данных.
8. Обеспечить единое информационное пространство бухгалтерского учета.
9. Отслеживать истории начислений и оплат.
10. Оплачивать услуги в онлайн режиме.
11. Просматривать профиль (основную информацию о себе), расчетные листы, портфолио, новости, календарные мероприятия, расписания, успеваемость, рейтинг, показатели эффективности, статистику.
12. Оперативно отправлять заявления, обращения, заявки и получать уведомления.
13. Получать доступ к локальным нормативным актам по общей деятельности и прочее.

Для предоставления данных о научных достижениях и публикациях в личные кабинеты проведена доработка "1С:Университет". В системе настроен сбор показателей по научной деятельности, диссертационной, в рамках грантов и публикации. На основании этих данных, в том числе, происходит расчет показателей эффективности сотрудников. Подсистема расчета показателей была разработана отдельно, показатели рассчитываются и аккумулируются на основании данных нескольких систем, как на базе платформы "1С", так и на других платформах.

Предложенная и реализованная в ходе проекта модель цифрового университета:

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Рабочее место:

• Операционная система: Windows 10
• Тактовая частота: 2100 МГц
• Количество процессоров: 1
• Объем оперативной памяти: 8192 Мб
• Объем дисковой подсистемы: 500 Гб