![](/upload/iblock/388/dzyqi6n78pzs9i1y1v65fsqkba2f2bxw.png)
![](/upload/iblock/ee2/ee2131fb712e5af286a8b0cdcefcad0a.png)
- Документооборот (ECM)
![](/upload/iblock/b6f/b6f238f75588154d151a288f56495262.jpg)
Цели проекта
- Сократить срок на согласование и подписание документов.
- Сократить затраты на содержание бумажного архива.
- Внедрить программное обеспечение за 3 недели.
Ситуация до внедрения
Специализированное монтажно-эксплуатационное учреждение Томской области с 1976 года отвечает за дорожные знаки и светофоры. Именно силами СМЭУ введена система управления дорожным движением одна из первых в стране. СМЭУ является частью Департамента транспорта, дорожной деятельности и связи Томской области. В настоящее время в сфере обслуживания СМЭУ Томской области находится 122 светофорных объектов и 17 474 дорожных знака в Томске и в районах Томской области.
46 лет все документы СМЭУ Томской области велись на бумаге. Следовательно они хранились непосредственно на территории СМЭУ – в кабинетах сотрудников, а по истечению времени переносились в архив. В общей сложности бумажный архив документов занимает 3 кв.метра. Содержание такого архива несет за собой большие затраты, а находить документы сложно. Руководители понимают, что дальше эти затраты будут только расти.
Но вести электронный архив недостаточно. Как в бюджетной организации, внутренние документы требовали согласования и подписания у ответственных и руководителей различных уровней. Документы могли затеряться или вовсе потерять свою актуальность из-за больших сроков согласования. Требовалось сделать весть процесс более прозрачным и сократить сроки на подписание документов.
Именно поэтому СМЭУ приняли решение автоматизировать документооборот внутри учреждения. Юрисконсульт организации, ответственный в СМЭУ за автоматизацию документооборота, обратился в томский филиал компании "1С:Первый Бит" с этой задачей. И 6 декабря 2022 года "1С:Первый Бит" и СМЭУ начали совместный проект по автоматизации внутреннего документооборота на базе решения "1С:Документооборот государственного учреждения".
![](/upload/medialibrary/13e/vzi6gke5w7he92g7pkp7pi22e8p14ooz.jpg)
Уникальность и инновационность проекта
Важной особенностью проекта были сроки внедрения. Необходимо было закончить и запустить промышленную эксплуатацию до конца года – за 3 недели. Это ограничение требовало скорректировать классический план внедрения. Действовать нужно было быстро, но при этом сохранить тоже качество работы, что и на других проектах внедрения "1С:Документооборот" в "1С:Первом Бите". Например, в Газпром метанол.
В первую очередь специалист по 1С:Документообороту собрал типы документов в СМЭУ, которые должны быть в системе: договор, приказ, служебная записка, положение, распоряжение, регламент, соглашение, входящие и исходящее письмо.
Для каждого документа, совместно с ответственным за автоматизацию документооборота со стороны клиента, прописали маршруты, по которым должны двигаться эти документы. Прописали кто должен согласовывать, подписывать и просто ознакомиться с каждым типом документов.
Этап моделирования мы проводили на тестовой базе и совместили его с обучением. Специалист 1С:Первого Бита по 1С:Документооборот выполнила настройку системы: занесла необходимые виды документов, маршруты обработки документов, права доступа пользователей.
И все эти этапы показывали ключевому пользователю — ответственному за документооборот в СМЭУ. В процессе демонстрации, ключевой пользователь вносил правки в настроенные процессы и обучался работе в 1С:ДГУ
К концу моделирования у СМЭУ появился выделенный сервер для 1С:ДГУ. После чего специалист 1С:Первого Бита перенес на клиентский сервер базу с 1С:ДГУ со всеми выполненными настройками.
Теперь уже настроенную и развернутую систему тестировали на рабочих задачах уже сотрудники СМЭУ. Ответственный за документооборот у клиента работал в программе сам и обучал остальных сотрудников. Во время тестирования появлялись вопросы, с которыми обращались в 1С:Первый Бит. Наши специалисты не просто отвечали на вопросы, а проводили обучение по каждому вопросу и показывали, как это делать в программе клиента.
27 декабря программа 1С:Документооборот государственного учреждения была полностью запущена. С января все сотрудники СМЭУ Томской области создавали, согласовывали и подписывали внутренние документы в 1С.
Публикации о проекте
Результаты проекта
- Внедрили 1С:Документооборот государственного учреждения за 16 дней. Все сотрудники Специализированного монтажно-эксплуатационного учреждения Томской области работают с документами непосредственно в программе.
- Сократили трудозатраты на согласование документов на 50%.
- Сократили затраты на содержание дополнительного бумажного архива примерно на 30% (в перспективе).
- Повысили исполнительскую дисциплину, поскольку вся работа с документами стала прозрачной. Изначально в целях проекта это не стояло, но результат стал виден сразу и оценивается в примерно 20-30%.
- Изначально не все сотрудники смогли быстро начать работать с программой, но сейчас сокращение трудозатрат на делопроизводство оценивается на 15-20%.
-
1С:Документооборот государственного учреждения
Архитектура решения и масштаб проекта
Характеристики аппаратного обеспечения (сервера):
Модель CPU: 1 процессор, 6 ядер, базовая частота 3,5
Объем ОЗУ: 16 ГБ
Объем жестких дисков: 2256 ГБ
Перечень программного обеспечения (на сервере):
Установленная ОС и разрядность: UBUNTU 64
Тип установленной СУБД: PostgresSQL
Конфигурация "1С:Документооборот государственного учреждения".
Количество пользователей: 32.
![](/upload/iblock/504/f2ulzpkfwveohc2o7a7s0zbw7ad6q2b5.png)
![](/upload/iblock/ec4/hn7o88gdue7wtblayxj2ubggmlbmmzsv.png)
![](/upload/iblock/d3a/b3lcqglndojkwdijppi52qjsirbka069.jpg)
![](/upload/iblock/3e1/14ucql9r92u42vixoh6xc5r0ylfblmnb.jpg)
![](/upload/iblock/7ff/gxseh1i4wj0npaf042w855euqr07u4bp.png)
![](/upload/iblock/801/nro2isj5qgp8rzqxx175tai41ed8e4pr.png)
![](/upload/iblock/90d/3rr8id3k8mwh3lketm04xjwbgj935gio.jpg)
![](/upload/iblock/2be/p68o6nyhf2ikqe319xjntlalen8adz93.png)
![](/upload/iblock/205/ofano2trfl4x199f778kq8lcm2bougvj.png)
![](/upload/iblock/bb0/cgazh24ck5m74xcb37y6bo40x1atcwrg.png)
![](/upload/iblock/63a/58cz4565f6k721s12coerdut8dbaa3zl.png)
![](/upload/iblock/360/01fklaz5m0izwu9hvj9lu2xs98j221ts.png)
![](/upload/iblock/0db/emo1glcoyqer677yxnz4y8i06892dkpa.jpg)
![](/upload/iblock/c49/03b0uzajcqbpm9ocdhzsjwjgfhe8q49s.png)
![](/upload/iblock/7db/k2501m2lf8nuqygia3gscye0bv5x6tya.jpg)
![](/upload/iblock/274/tik2fy325jswus3uf4f5e34b09w4uiue.png)
![](/upload/iblock/d06/1zvc2d9zan2xcw54iyjnrnjd4mcynwks.jpg)
![](/upload/iblock/010/28a3u6ow5syzs6kn7igeegi15x0133sv.png)
![](/upload/iblock/0a3/05bbqrcow6e0zh14tn461ur1nkl6ye62.png)
![](/upload/iblock/594/26b8ojpzvj4uln9o8e00zlz8jjoh26qe.png)
![](/upload/iblock/fd0/s3jon3asw3lyjmiwotqiwu7fxp29ila1.png)
![](/upload/iblock/a49/okgsyjq5i43ua10jb3xajpivgp5nrinh.png)
![](/upload/iblock/82c/3half9t6uah1ebb1eeisw7mcwdb37s13.png)
![](/upload/iblock/2c5/t1z6sw57bb875ulktpqvgvgjulnjkzd0.jpg)
![](/upload/iblock/834/8dcagt4315jjyby0q4o3vci7swa84qf0.png)
![](/upload/iblock/0a7/3p0gfvjgn80o6384kj9gidk2k48t3a1j.png)
![](/upload/iblock/f15/000prnp19t7mkym7qagfmxk1d59s973l.png)
![](/upload/iblock/307/fjbla6h1he528uz1e6q3ikjo1jqzxfs0.png)
![](/upload/iblock/a42/g3ebzrcnm2hx54rv6cd8q7601csbpj2g.gif)
![](/upload/iblock/6a1/lzvhflk690hdl59wszcz79b1vtopof67.png)
![](/upload/iblock/6f6/pnkc1enurfojm409ujdvqvzdy91zaomi.png)
![](/upload/iblock/bd8/o5qcavorfc5xh0100o23nv6pnhxp00h2.jpg)
![](/upload/iblock/989/6wgnbuvpy7o1lbd9v7420euyi605ny7a.jpg)
![](/upload/iblock/c51/4qco5fbp5eb9dgebp7s7qs27yd2bhg97.jpg)
![](/upload/iblock/ed7/j6ev5ewlsn2xf1ulbhch7jjmu7x0h9kb.jpg)
![](/upload/iblock/91a/1k33b61nt8ii2jx5fpe39sfg5o0fwa1i.jpg)
![](/upload/iblock/c9c/uw9gldj7pzwbfxl8bjbqwqe39lkbg5a7.png)
![](/upload/iblock/d87/s85tl49xoafalyq8w7266k37nwj8gmph.png)
![](/upload/iblock/ef0/4zi8prpcy8jx7sqo79nigyk8skz6pe3x.jpg)
![](/upload/iblock/60f/uljur055rj5p4e5ypkojlrlpmevpxy13.png)
![](/upload/iblock/61a/4gh2d2rxd3r0ayg13k3iavpjwmxyb86q.png)
![](/upload/iblock/d48/23bc37wx2cappq7dnps8n1zkfqf54ul0.jpg)
![](/upload/iblock/d35/91mu18jtpd15h82dtgbr2ixh1w4ktxw4.png)