Цели проекта

Ситуация до внедрения

Специализированное монтажно-эксплуатационное учреждение Томской области с 1976 года отвечает за дорожные знаки и светофоры. Именно силами СМЭУ введена система управления дорожным движением одна из первых в стране. СМЭУ является частью Департамента транспорта, дорожной деятельности и связи Томской области. В настоящее время в сфере обслуживания СМЭУ Томской области находится 122 светофорных объектов и 17 474 дорожных знака в Томске и в районах Томской области.

46 лет все документы СМЭУ Томской области велись на бумаге. Следовательно они хранились непосредственно на территории СМЭУ – в кабинетах сотрудников, а по истечению времени переносились в архив. В общей сложности бумажный архив документов занимает 3 кв.метра. Содержание такого архива несет за собой большие затраты, а находить документы сложно. Руководители понимают, что дальше эти затраты будут только расти.

Но вести электронный архив недостаточно. Как в бюджетной организации, внутренние документы требовали согласования и подписания у ответственных и руководителей различных уровней. Документы могли затеряться или вовсе потерять свою актуальность из-за больших сроков согласования. Требовалось сделать весть процесс более прозрачным и сократить сроки на подписание документов.

Именно поэтому СМЭУ приняли решение автоматизировать документооборот внутри учреждения. Юрисконсульт организации, ответственный в СМЭУ за автоматизацию документооборота, обратился в томский филиал компании "1С:Первый Бит" с этой задачей. И 6 декабря 2022 года "1С:Первый Бит" и СМЭУ начали совместный проект по автоматизации внутреннего документооборота на базе решения "1С:Документооборот государственного учреждения".

Уникальность и инновационность проекта

Важной особенностью проекта были сроки внедрения. Необходимо было закончить и запустить промышленную эксплуатацию до конца года – за 3 недели. Это ограничение требовало скорректировать классический план внедрения. Действовать нужно было быстро, но при этом сохранить тоже качество работы, что и на других проектах внедрения "1С:Документооборот" в "1С:Первом Бите". Например, в Газпром метанол.

В первую очередь специалист по 1С:Документообороту собрал типы документов в СМЭУ, которые должны быть в системе: договор, приказ, служебная записка, положение, распоряжение, регламент, соглашение, входящие и исходящее письмо.

Для каждого документа, совместно с ответственным за автоматизацию документооборота со стороны клиента, прописали маршруты, по которым должны двигаться эти документы. Прописали кто должен согласовывать, подписывать и просто ознакомиться с каждым типом документов.

Этап моделирования мы проводили на тестовой базе и совместили его с обучением. Специалист 1С:Первого Бита по 1С:Документооборот выполнила настройку системы: занесла необходимые виды документов, маршруты обработки документов, права доступа пользователей.

И все эти этапы показывали ключевому пользователю — ответственному за документооборот в СМЭУ. В процессе демонстрации, ключевой пользователь вносил правки в настроенные процессы и обучался работе в 1С:ДГУ

К концу моделирования у СМЭУ появился выделенный сервер для 1С:ДГУ. После чего специалист 1С:Первого Бита перенес на клиентский сервер базу с 1С:ДГУ со всеми выполненными настройками.

Теперь уже настроенную и развернутую систему тестировали на рабочих задачах уже сотрудники СМЭУ. Ответственный за документооборот у клиента работал в программе сам и обучал остальных сотрудников. Во время тестирования появлялись вопросы, с которыми обращались в 1С:Первый Бит. Наши специалисты не просто отвечали на вопросы, а проводили обучение по каждому вопросу и показывали, как это делать в программе клиента.

27 декабря программа 1С:Документооборот государственного учреждения была полностью запущена. С января все сотрудники СМЭУ Томской области создавали, согласовывали и подписывали внутренние документы в 1С.

Публикации о проекте

• Внедрение ПП "1С:Документооборот государственного учреждения 8" в ОГКУ "Специализированное монтажно-эксплуатационное учреждение Томской области"

Результаты проекта

1. Внедрили 1С:Документооборот государственного учреждения за 16 дней. Все сотрудники Специализированного монтажно-эксплуатационного учреждения Томской области работают с документами непосредственно в программе.
2. Сократили трудозатраты на согласование документов на 50%.
3. Сократили затраты на содержание дополнительного бумажного архива примерно на 30% (в перспективе).
4. Повысили исполнительскую дисциплину, поскольку вся работа с документами стала прозрачной. Изначально в целях проекта это не стояло, но результат стал виден сразу и оценивается в примерно 20-30%.
5. Изначально не все сотрудники смогли быстро начать работать с программой, но сейчас сокращение трудозатрат на делопроизводство оценивается на 15-20%.

1С:Документооборот государственного учреждения

Архитектура решения и масштаб проекта

Характеристики аппаратного обеспечения (сервера):

Модель CPU: 1 процессор, 6 ядер, базовая частота 3,5

Объем ОЗУ: 16 ГБ

Объем жестких дисков: 2256 ГБ

Перечень программного обеспечения (на сервере):

Установленная ОС и разрядность: UBUNTU 64

Тип установленной СУБД: PostgresSQL

Конфигурация "1С:Документооборот государственного учреждения".

Количество пользователей: 32.