Цели проекта

Ситуация до внедрения

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования "МИРЭА - Российский технологический университет" (РТУ МИРЭА) сегодня является одним из лидеров в области подготовки высококвалифицированных специалистов для быстро развивающихся наукоемких отраслей науки и техники: телекоммуникаций, информационных и компьютерных технологий, автоматики, кибернетики, радиотехники и электроники, химии и биотехнологий.

РТУ МИРЭА сегодня – это более 50 базовых кафедр при научно-исследовательских институтах РАН, конструкторских бюро и на высокотехнологичных предприятиях Московского региона. Профессорско-преподавательский коллектив Университета включает 21 академика и члена-корреспондента Российской академии наук, а также более 280 членов других, в том числе международных, академий и научных обществ.

В Институте международного образования Университета проходят подготовку более 800 иностранных студентов из 66 стран. РТУ МИРЭА развивает разнообразные формы довузовской подготовки, активно ведет профориентационную работу. При Университете работают вечерняя физико-математическая школа, в состав которой входят более 20 филиалов подшефных школ Московского региона и подготовительные курсы.

Раньше в вузе работа велась в разрозненных системах. Обмен данными между конфигурациями был реализован частично или отсутствовал, часть данных пользователи вносили вручную. Многообразие и специфика видов деятельности вуза, изменяющееся законодательство требовали изменить систему, обеспечивающую ведение документооборота, бухгалтерского, финансового и кадрового учета. Основной предпосылкой проекта стало моральное устаревание систем, невозможность оперативно реагировать на изменения законодательства и потребности руководства.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальность проекта заключается в масштабности. Налажена интеграция между системами 1С:Документооборот государственного учреждения (1С:ДГУ), 1С:Бухгалтерия государственного учреждения (1С:БГУ), 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения (1С:ЗКГУ). Также в ходе проекта произошел отказ от бумажных носителей, настроены электронные подписи сотрудникам. В результате отказа от избыточного бумажного документооборота вуз стал более экологичным.

Публикации о проекте

• Автоматизация деятельности "РТУ МИРЭА" на базе ПП "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8"
• Автоматизация кадрового учета и расчета стипендий в "РТУ МИРЭА" с помощью ПП "1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения"
• Автоматизация деятельности "РТУ МИРЭА" на базе ПП "1С:Документооборот государственного учреждения 8"

Результаты проекта

Выполненные работы:

• В 1С:ДГУ настроены все виды входящих, исходящих и внутренних документов:
• Обращения граждан;
• Письма входящие;
• Отчётность;
• Письма исходящие;
• Приказы/распоряжения;
• Протоколы;
• Служебные записки, справки.

• В 1С:ДГУ настроены бизнес-процессы по всем видам документов: рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, поручение. Модифицирован интерфейс работы с задачами: отражены история выполнения задач, приложенные файлы.
• Реализован механизм совместительства, когда у пользователя может быть несколько подразделений.
• Разработан обмен физическими лицами из 1С:ЗКГУ и пользователями в 1С:ДГУ с целью актуализации пользователей и данных о совместительстве в документообороте. Пользователь добавляется в 1С:ДГУ при наличии электронной почты в 1С:ЗКГУ. Разработан обмен кадровыми приказами между 1С:ЗКГУ и 1С:ДГУ для согласования и подписания документов.
• Доработана система контроля исполнения.
• Доработана работа с номенклатурой дел: ее можно автоматически загрузить из файлов, и она автоматически заполняется в зависимости от типа документа. Документы автоматически попадают в дело.
• В шаблонах процессов реализована возможность отправки на доработку на любом этапе согласования.
• Внедрена подсистема работы с электронными подписями: подписание документов при помощи электронных подписей, формирование файла визуализации со штампом в формате PDF и папки в формате zip документом и файлом в формате Sig для проверки подписи.
• Реализован механизм автоматического делегирования при создании отсутствия в 1С:ДГУ.
• Реализованы механизмы согласования документов "Договор (расходный)", "Договор (доходный)", "Договор на участие в конкурсе" в 1С:ДГУ.
• Реализован механизм формирования документа "Резервирование денежных средств" на основании документа "Договор (расходный)" из 1С:ДГУ. Документ формируется финансистами, когда договор приходит им на согласование. Таким образом осуществляется резервирование денег под будущий договор.
• Реализован механизм формирования и согласования документа "Заявка на платеж" в 1С:ДГУ. Документ формируется на основании документа "Договор (расходный)". В "Заявке на платеж" возможно указать ссылку на документ "Заявление на оплату" из 1С:БГУ, при этом происходит автоматическое заполнение реквизитов в 1С:ДГУ.
• Разработаны обмены структурой предприятия между 1С:БГУ-1С:ДГУ, 1С:БГУ-1С:ЗКГУ.
• Настроен учет МОЛ в документообороте. Сейчас можно смотреть остатки по подразделениям, выполнять списание.
• Настроено ведение контроля оплат, просрочки по документам договорного блока.
• В документообороте ведется закупочная деятельность от момента создания заявки на закупку инициатором закупки до момента проведения экспертизы и актов ответственным за договор.
• Проведено обследование текущих бизнес-процессов учреждения по бухгалтерскому и управленческому учету.
• Проведено обследование процесса подготовки, формирования плановой потребности учреждения в разрезе по подразделениям.
• Проведены работы по проектированию подсистем будущей единой системы, реализованной на базе "1С:Бухгалтерия государственного учреждения", ред. 2.0.
• Разработаны механизмы для регистрации счетов на оплату от поставщиков, резервированию средств по договорам для оперативного и корректного анализа остатков по договорам, а также для автоматизированного заполнения расчетно-платежных документов.
• Реализованы механизмы для автоматизированной корректировки данных бюджета.
• Разработаны права доступа, настроено разграничение по группам доступа в соответствии с выполняемыми функциями для пользователей.
• Настроены интерфейсы, отчеты, формы списка документов в соответствии с выполняемыми пользователями задачами.
• Разработаны механизмы обмена данными по сотрудникам, подразделениям и должностям между бухгалтерской и зарплатной конфигурациями.
• Организовано поддержание форматов обмена с СУФД, форматов выгрузки и форм регламентированной бухгалтерской и налоговой отчетности в актуальном состоянии.
• Организован контроль корректного ведения учета в программе для предотвращения накопления ошибок и значительных расхождений при сдаче отчетности.
• Сделана настройка прав доступа по совмещениям и выводам оклада для кадровиков.
• Разработаны печатные формы кадровых приказов, трудовых договоров, справок и дополнительных соглашений.
• Доработан механизм штатного расписания, реализованы необходимые отчеты по штатному расписанию по формам РТУ МИРЭА.
• Разработан отчет "Дорожная карта", доработаны отчеты в органы статистики.
• Доработан механизм расчета и списания резервов отпусков. Реализовано списание отпусков, выданных авансом.
• Разработаны выгрузки в файл для перечисления заработной платы и загрузки лицевых счетов на открытие в банки с поддержкой актуальности формата файлов для банков.
• Настроена синхронизация бухгалтерских проводок, данных управленческого учета.
• Реализована выгрузка данных из ЗКГУ для формирования в БГУ расчетно-платежных документов на перечисление зарплаты и налогов по зарплате в разрезе необходимых аналитик.
• Реализован механизм создания в БГУ расходных кассовых ордеров на основании ведомостей на выплату депонентов по стипендии и зарплате.
• Создана система для расчета стипендий студентов.
• Разработана загрузка данных по студентам, приказам и назначениям стипендий из сторонней системы в РТУ МИРЭА по контингенту учащихся.
• Организован автоматизированный расчет стипендий и сумм НДФЛ обучающихся.
• Разработана новая подсистема по розничным продажам в соответствии с потребностями автоматизации учета на местах оказания услуг по дополнительным направлениям "Страйкбольный клуб", "Фотостудия", "Лаборатория анализа воды".
• Разработана подсистема для приема оплаты студентов и абитуриентов для возможности упрощения, ускорения процесса приема безналичной оплаты с одновременным отражением в бухгалтерском учете.
• Доработан блок по закрытию и распределению накладных и общехозяйственных расходов с учетом особенностей учреждения: проценты накладных, распределение в соответствии со списком, приоритеты закрытия.
• Доработана консоль руководителя для получения оперативной информации по доходам и расходам по учреждению в целом и по подразделению, по статистическим данным по сотрудникам (возраст, ученая степень, ученое звание), по среднесписочной численности, для мониторинга показателей средней зарплаты по категориям персонала.
• Доработан налоговый учет для возможности корректировки расходов в зависимости от коэффициента платной деятельности для закрытия расходов с учетом наличия этапов у доходных направлений.
• Разработана подсистема для учета деятельности по физкультурно-оздоровительному комплексу: составление и печать договоров по утвержденным формам РТУ МИРЭА, выставление актов со спецификацией, формирование отчетов для анализа задолженности.

Результаты:

1С:Бухгалтерия государственного учреждения

1С:Зарплата и кадры государственного учреждения

1С:Документооборот государственного учреждения

Архитектура решения и масштаб проекта

Архитектура проекта реализована путем ведения бухгалтерского и управленческого учета в единой базе "1С:Бухгалтерия государственного учреждения", ред. 2.0.

Кадровый учет и расчет заработной платы ведется в единой базе "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения", ред. 3.1. Расчет стипендии ведется в отдельной базе.

Документооборот ведется в единой системе "1С:Документооборот государственного учреждения".