Цели проекта

Целью проекта было осуществление перехода на отечественную информационную систему с зарубежной.

Ситуация до внедрения

АО "Вюрт Северо-Запад" работает на Северо-Западе России и в Кировской области и является дочерней компанией международного концерна Вюрт.

• Ассортимент товаров включает более 60 000 наименований;
• В Северо-Западном федеральном округе работает 17 розничных магазинов, из них 5 в Санкт-Петербурге;
• Площадь склада 14 000 м2, в регулярном хранении 15 000 позиций.

• на складе организовано стеллажное хранение, количество паллето-мест – 5 000;
• среднее количество заказов на отгрузку в день – 300;
• со склада организована транспортная логистика до конечного потребителя, в магазины сети и в другие регионы.

До проекта компания АО "Вюрт Северо-Запад" работала в корпоративной информационной системе зарубежного производства.

Уникальность и инновационность проекта

В сжатые сроки – за 8 месяцев – в промышленную эксплуатацию запущен автоматизированный комплекс, состоящий из систем "1С:ERP Управление предприятием", "1С:WMS. Логистика. Управление складом", "1С:Документооборот 8 КОРП", "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" и "1С-Битрикс. Управление сайтом", с реализованными между ними интеграциями.

Во внедренных системах учтены особенности бизнес-процессов заказчика, проведена адаптация.

Одновременно с загрузкой номенклатуры выполнялась каталогизация товаров для интернет-магазина. Перенос выполнен с сохранением информации о статистике продаж, глубины анализа расчета среднесуточного потребления, рекомендаций по поддержанию запасов.

После загрузки номенклатуры отдельным этапом выполнялась загрузка дополнительных реквизитов товаров и сопоставление их с видами номенклатуры, заполнение значений дополнительных реквизитов.

Для более точного отражения взаимосвязей между компаниями-партнерами и контактными лицами, в 1С:ERP добавлен регистр "Контактные лица партнеров", в котором прописывается связь между контактным лицом, партнером и основным контактным лицом. Справочники "Партнеры" и "Контактные лица" при этом отсоединены друг от друга.

Продажи

Ключевой бизнес-процесс компании "Вюрт Северо-Запад" – продажи. Все продажи корпоративным и розничным клиентам учитываются в системе 1С:ERP в документе "Заказ клиента". "Заказ клиента" адаптирован под специфику работы компании, заполнение большинства полей в нем автоматизировано, добавлены аналитики для согласования цен и условий поставки, расчет плановых комиссионных для менеджеров. После выбора клиента в документе "Заказ клиента" автоматически заполняются следующие поля:

Масштаб цены отображается во всех документах, содержащих информацию о товарах:

Интернет-магазин для корпоративных клиентов и интеграция с 1С:ERP

Для корпоративных клиентов компании "Вюрт Северо-Запад" разработан интернет-магазин на платформе "1С-Битрикс. Управление сайтом. Бизнес". Задача интернет-магазина – предоставить возможность юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям оформлять заказы онлайн.

Интернет-магазин интегрирован с корпоративной системой 1С:ERP. Настроен обмен товарами, остатками товаров по складам, ценами и скидками, контрагентами и контактными лицами, адресами доставки. В корпоративную систему выгружаются заказы и передаются их статусы.

Согласование "Заказа клиента"

"Заказ клиента" проходит процедуру согласования. Для этого в системе создан механизм, работающий по определенному набору чек-листов, применяемых в соответствии с регламентом. Ключевые критерии проверки – цена товара, процент рентабельности, условия работы с клиентом.

Согласование может проходить в один или в два этапа – с промежуточным статусом "Коммерческое предложение".

Частично или полностью проверки заказа могут быть пройдены автоматически. Если все проверки пройдены автоматически, документ получает статус "К выполнению". Для остальных проверок существуют три уровня согласования.

В результате прохождения всех проверок в документе проставляется дата итогового согласования, заказ получает статус "К выполнению". Если менеджеру потребовалось внести изменения в заказ, его статус меняется на "Черновик" и происходит повторная процедура согласования.

Доработана автоматическая установка действия в Заказе (Резервировать, Отгрузить) в зависимости от наличия на складе и очередности согласования.

Интеграция 1С:ERP и 1С:WMS Логистика. Управление складом

Для обеспечения оперативности сборки и отгрузки заказов реализована интеграция систем 1С:ERP и 1С:WMS Логистика. Управление складом.

На товары, готовые к отгрузке, в системе 1С:ERP автоматически формируется "Расходный ордер" и отправляется в систему 1С:WMS. На основании "Расходного ордера" в 1С:WMS создается документ "Лист изъятия", а у "Расходного ордера" меняется статус в 1С:WMS и в 1С:ERP.

1С:WMS присылает в 1С:ERP номер грузового места, которое было использовано.

1С:ERP передает в 1С:WMS номер документа "Задание на перевозку", на основании которого в дальнейшем будет сформирован документ, содержащий полный список переданных в доставку товаров.

Отгрузка

Для ускорения централизованного оформления отгрузок в системе 1С:ERP доработан функционал АРМа "Накладные к оформлению":

• АРМ отображает связанные с отгрузкой "Расходные ордера" и зону доставки товаров
• Автоматически подбирает "Распоряжение", на основании которого выполняется отгрузка
• Фиксирует ошибку и не проводит реализацию, если не все отгружаемые позиции в наличии на складе
• Печатает комплекты документов в соответствии с требованиями клиента
• Формирует и печатает документы на перемещение товаров из центрального склада в магазины сети
• Формирует "Поручение экспедитору" для оформления доставки товаров в Сервисный центр

Транспортная логистика

Все производственно-складские операции отражены в системе 1С:WMS:

• Приемка товаров
• Выполняется на ПК. Весь товар или часть принимают в один виртуальный контейнер приемки. Если необходимо из большой поставки срочно принять некоторое кол-ва товара – то регистрируют несколько документов "Приемка" на основании одной ОП;
• Маркировка товаров, поступивших на склад;
• Автоматически создаётся документ "Маркировка". В него попадают только те товары, у которых в основной упаковке указан признак "Требуется маркировка", кол-во этикеток рассчитывается кратно основной упаковки;
• Созданы макеты: Этикеток для маркировки товаров, Этикеток для маркировки грузовых мест, Специальных этикеток для клиентов;
• Размещение товаров
• Размещение выполняется на ТСД. Процесс основан на рабочем потоке "Свободное перемещение товаров", работает по принципу "взять все" – "положить построчно". Во время раскладки на ТСД выводится информация о стандартной ячейке, остатках в других ячейках и специальных признаках (опасный артикул, MRP профиль). По мере завершения раскладки на ПК или на ТСД сотрудники завершают документ приемки, подтверждая тем самым, что весь товар находится в зоне хранения и доступен к изъятию;
• Отбор сырья и материалов для передачи на производство
• Задачи на отбор товара формируются с учетом следующих особенностей: сроки годности – сначала подбирается с более ранним сроком годности, анализируется на кратность паллете и при необходимости задания на отбор формируются из зоны резерва кратно паллете. Приоритетом для отбора служит зона Комплектации (это 0,1,2 ярусы склада). В случае отсутствия товара в этой зоне – отбор происходит поштучно из зоны Резерва. Также у сотрудников склада есть возможность непосредственно указать конкретную ячейку отбора для определённого товара;

• Отбор по заказам
• Разработана печатная форма сборочного листа "Лист изъятия" (содержит задачи на отбор).
• Доработана возможность автоматической печати "Листа изъятия" на принтере на красной или белой бумаге, в зависимости от срочности задания и направления отгрузки;
• Отбор товара на складе происходит вручную, без ТСД. Для этого разработана спец. печатная форма с указанием ячеек отбора. ЛИ (Листы изъятия = задачи на отбор) регистрируются на конкретного сборщика с помощью доработанного РМ "Отбор товара". Сборщики сканируют свой бейдж, а затем ШК на ЛИ. Реализован контроль полностью спланированных и уже взятых в работу ЛИ;
• Доработано рабочее место "Выдача заданий исполнителю на сборку": задачи на отбор регистрируются на конкретного сборщика, выполняется контроль полностью спланированных и уже взятых в работу сборочных листов;
• Контроль отгрузки и упаковка
• Все заказы собираются в зону контроля. Для этого этапа разработано специализированное АРМ Контроля и упаковки. С помощью этого АРМ выполняется закрытие отборов, подтверждение кол-ва собранного товара, создание, корректировка грузовых мест и печать этикеток грузовых мест, и при необходимости печать специальных этикеток для клиента, в случае если у товара ведется учет серийных номеров – реализована возможность их ввода при проверке собранного товара. Операции отбора и упаковки регистрируются на разных сотрудников, непосредственно выполнявших эти задания;
• Доработано рабочее место "Контроль и упаковка". С помощью этого рабочего места выполняется: закрытие отборов, подтверждение количества собранного товара, создание/ корректировка грузовых мест и печать этикеток грузовых мест, при необходимости печать специальных этикеток для клиента. В случае, если у товара ведется учет серийных номеров – реализована возможность их ввода при проверке собранного товара. Операции контроля и упаковки регистрируются на сотрудников, непосредственно выполнявших задание;
• Отгрузка готовой продукции покупателю
• С помощью ТСД сотрудники склада выполняют привязку посылок (Грузовых мест) к нужному рейсу. Для этого на ТСД настроены рабочие потоки, соответствующие каждому из используемых зон доставки. Грузовые места сортируются по зонам доставки и доступны для сканирования в соответствующих РП на ТСД. Имеется возможность как включить посылку в рейс, так и отложить. Отложенные посылки не попадают в текущий рейс по этому направлению и могут быть в дальнейшем добавлены в следующий рейс;
• Доработано мобильное рабочее место: Привязка посылок (грузовых мест) к нужному рейсу или исключение из рейса с помощью радиотерминала. Отложенные посылки не попадают в текущий рейс по этому направлению и могут быть в дальнейшем добавлены в следующий рейс. Операция "Свободное перемещение товара". Добавлен вывод дополнительной информации для раскладки товара в зону комплектации, без использования размещения (по просьбе Заказчика);
• Инвентаризация ячеек и контейнеров склада. Пересорт товаров;
• Подпитка. Используется два вида подпитки:
• Автоматическая – с интервалом раз в час. Товар подпитывается из зоны Резерва кратно паллете. Для этого заводится доп. упаковка – паллета. Подбор нужных ячеек происходит с учетом сроков годности
• Индивидуальная подпитка по конкретному артикулу. Товар подпитывается из зоны Резерва поштучно, остатки по ячейкам подбираются от меньшего к большему, при этом также учитываются сроки годности;
• Возврат товаров от покупателя.

Расширен функционал обмена данными между 1С:WMS и 1С:ERP: корректировка или отмена заказа на отгрузку синхронизируется с расходным ордером в 1С:ERP на каждой стадии процесса отбора-контроля-упаковки-помещения в рейс-отгрузки.

Также разработан отчет "Выработка сотрудников склада" для расчета заработной платы.

Запуск системы прошел без остановки работы склада.

Сервисный центр

В 1С:ERP разработана подсистема "Сервисный центр", в которой учитываются все операции по гарантийному и платному ремонту оборудования: от возникновения потребности до завершения ремонта.

В подсистеме оформляется "Задание на ремонт". В случае необходимости отправки оборудования в компанию для выполнения ремонта, оформляются поручения экспедитору на отправку со склада и на изъятие. Оборудование упаковывается и помечается соответствующей этикеткой. В сервисном центре происходит приемка оборудования и его проверка. Далее, в случае если оборудование подлежит гарантийному ремонту, оформляется его замена.

Если оборудование подлежит платному ремонту, в системе создается "Заказ клиента на ремонт", который проходит процедуру согласования. При необходимости временной подмены ремонтируемого оборудования, оформляется поручение экспедитору на отправку подменного инструмента. Далее в системе списываются материалы и услуги по проведенному ремонту. Отремонтированное оборудование отправляется клиенту в маркированной упаковке и на фиксированном грузовом месте. Возврат подменного инструмента также фиксируется в подсистеме "Сервисный центр".

Казначейство

В компании "Вюрт Северо-Запад" большой поток входящей документации, содержащей информацию о совершенных платежах. Система 1С:ERP доработана в части разнесения банковских платежей и загрузок банковских выписок, что позволило ускорить процесс обработки банковских документов и реализовать автоматическое связывание платежей с отгрузками.

Алгоритм перенесен из исторической системы и адаптирован с учетом перехода в 1С:ERP:

• Изменены алгоритмы определения хозяйственных операций по ИНН и тексту назначения платежа для поступления безналичных денежных средств. При загрузке банковской выписки система анализирует текст назначения платежа по количеству символов. В зависимости от количества символов и первой цифры, которая определяет тип документа. Для этого в исходящих документах (реализациях, возвратах, накладных и т.п.) изменена нумерация. Система ищет объект расчета, анализируя задолженности по клиенту и связанные документы. Плательщик может оплачивать выставленный счет, а в назначении платежа указывать номер реализации – оплата будет связана с задолженностью по реализации.
• Для закрытия взаиморасчетов по клиентам как по покупателям разработан АРМ "Поиск объектов расчетов". В АРМе отображаются все поступления, по которым не определены объекты расчетов. Разработанный АРМ позволяет выполнять поиск по полной или усеченной длине номера, указанного в назначении платежа, а также по первому символу.
• В АРМ добавлена закладка, содержащая все документы, которые система нашла в ходе выполнения обработки.

Значительная часть расчетов в "Вюрт Северо-Запад" проходит по эквайрингу. В системе 1С:ERP реализована возможность учета комиссии по эквайринговым операциям в соответствии с требованиями компании – в разрезе подразделений:

• Внедренная система анализирует банковский xml-файл, который содержит реквизиты по эквайринговым операциям, определяет сумму комиссии и автоматически соотносит эквайринговую операцию с документом "Реализация".
• Документ "Реализация" позволяет видеть доходы и расходы в разрезе подразделений, включая комиссии по оплатам и возвратам, которые вынесены в табличную часть.

Интеграция 1С:ERP и 1С:Документооборот 8 КОРП

Система "1С:Документооборот" автоматизирует две основные функции:

• Работа с договорами
• Ведение электронного архива документов

1С:Документооборот интегрирован с 1С:ERP в части:

• Передачи договоров
• Передачи информации о статусе возврата документов – получены ли подписанные документы от клиента

Интеграция 1С:ERP и 1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП

Расчет заработной платы и кадровый учет автоматизирован в системе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП. Настроен обмен данными с 1С:ERP по ФОТ и налогам c ФОТ котловым методом.

Публикации о проекте

• Оперативный запуск в промышленную эксплуатацию "1С:ERP Управление предприятием 2" в торговой компании "Вюрт Северо-Запад"
• Внедрение "1С:WMS Логистика. Управление складом" в торговой компании "Вюрт Северо-Запад"
• Внедрение "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП" в АО "Вюрт Северо-Запад"
• Внедрение "1С:Документооборот КОРП" в АО "Вюрт Северо-Запад"

Результаты проекта

• Переход на платформу "1С" выполнен в сжатые сроки, в автоматизированной системе запущены ключевые бизнес-процессы компании, что обеспечило её бесперебойную работу.
• В системе 1С:ERP полностью отражен процесс продажи – от поступления заказа до отгрузки товара.
• Реализован удобный механизм согласования заказов – внедренная система обеспечивает выполнение всех необходимых проверок.
• Создан прозрачный механизм расчета комиссионных для менеджеров;
• Максимально автоматизирована работа с отгрузочными документами – формирование всех комплектов документов происходит в один клик.
• Обеспечено автоматическое формирование и рассылка в транспортные компании документов на перевозку товаров, а также проверка готовности товаров к отгрузке.
• Ускорен процесс обработки банковских документов, реализовано автоматическое связывание платежей с отгрузками.
• Повысилась оперативность и качество отражения складских операций в системе, сократилось количество ошибок;
• Оперативный обмен данными между 1С:WMS и корпоративной информационной системой 1С:ERP обеспечивает взаимосвязь работы подразделений в ключевом бизнес-процессе компании;
• Внедренный автоматизированный комплекс позволяет компании поддерживать высокий уровень обслуживания клиентов, предоставляя им широкий ассортимент товаров в необходимом объеме и с соблюдением сроков поставки.

1С:ERP Управление предприятием :
• НСИ
• Ценообразование
• Согласование заказов клиентов
• Обеспечение потребности
• Закупки
• Транспортная логистика
• Продажи
• Сервисный центр
• Взаиморасчеты с контрагентами
• Казначейство
• Бухгалтерский и налоговый учет

1С:WMS Логистика. Управление складом :
• Складской учет на ячеистых складах

1С:Документооборот КОРП :
• Согласование договоров c клиентами
• Электронный архив

1С:Зарплата и управление персоналом КОРП :
• Расчет заработной платы и кадровый учет

Архитектура решения и масштаб проекта

В 1С:ERP настроена сложная ролевая модель: создано порядка 15-ти типов пользователей.

В ходе проекта настроены интеграции системы 1С:ERP с 1С:WMS Логистика. Управление складом, 1С:Документооборот КОРП, 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, 1С-Битрикс управление сайтом.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

• Терминалы сбора данных
• Термотрансферные принтеры этикеток
• Сканеры ШК, ККТ, банковский терминал