

- Управление эффективностью государственного учреждения
- Документооборот (ECM)


Цели проекта
- Перевод в электронный вид всех видов документов агентства, по которым такой перевод соответствует действующему законодательству РФ и локальным нормативным правовым актам.
- Запуск ЮЗДО с контрагентами.
- Максимально возможное использование электронной подписи для подписания документов.
- Организация и автоматизация работы с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла.
- Стандартизация и унификация процессов документооборота.
- Снижение операционных рисков компании.
- Уменьшение количества ошибок и несогласованности действий между структурными подразделениями.
- Сокращение сроков согласования и сроков передачи документов между подразделениями.
- Повышение уровня контроля исполнительской дисциплины.
- Сокращение времени на поиск документов.
- Сокращение затрат на расходные материалы (бумага, картриджи) за счет минимизации бумажного документооборота.
Ситуация до внедрения
ТАСС – ведущее государственное информационное агентство России, основано в 1904 году.
Ежедневно ТАСС выпускает около 3 тыс. сообщений и в среднем 700 фото- и видеоматериалов от собственных корреспондентов в России и за рубежом, формируя целостную и объективную картину событий. Подписчикам доступна широкая линейка из 70 новостных лент и тематических сервисов на русском, английском, испанском, французском, китайском и арабском языках.
Медиабанк ТАСС, один из крупнейших на пространстве СНГ, насчитывает более 42,6 млн единиц контента. Это современные фото и видео от корреспондентов ТАСС в России и за рубежом, инфографика, архивные снимки с начала ХХ века, а также материалы партнеров агентства.
Ежегодно ТАСС проводит более 1,5 тыс. пресс-мероприятий. Их участники – политические лидеры России и иностранных государств, представители крупнейших российских и зарубежных компаний, деятели культуры, науки и спорта.
До внедрения "1С:Документооборот" в агентстве использовалось несколько систем для работы с документами. Регистрация документов была децентрализована, что усложняло оценку по количеству входящих и исходящих документов в целом по организации. Работа с документами в каждом отделе велась по своим правилам, одни и те же документы могли иметь разные маршруты обработки.
- отсутствие единой структуры хранения документов;
- дублирование справочной информации;
- поиск документов требовал больших затрат времени и ресурсов.
Уникальность и инновационность проекта
Особенностью внедрения единой Системы Электронного Документооборота для агентства являются:
- Уникальная интеграция с внутренней системой бюджетирования, казначейства.
- Автоматическая конвертация шаблонов в архивный формат (подготовка к Архиву долговременного хранения).
- Автоматическое добавление в документ Регистрационного номера и Даты в момент подписание электронной подписью.
- Асинхронная передача данных по документу с использованием бесшовной интеграции.
- Возможность произвольного размещения визуализации штампа электронной подписи.
- Разработка уникальной формы листа согласования.
- Интеграция с внутренним мобильным приложением.
- Подключение облачной подписи в 1С:Документооборот для подписания документов.
- Использование для бесшовной интеграции JWT-токенов.
- Разработка сервисов по автоматическому созданию кадровых документов в 1С:Зарплата и управление персоналом.
- Возможность обмена с операторами юридически значимого электронного документооборота (ЮЗДО).
Публикации о проекте
- В ТАСС подвели итоги внедрения системы электронного документооборота
- 1С-КПД реализовала проект по внедрению электронного документооборота в информационном агентстве России ТАСС
- Реализован проект по внедрению электронного документооборота в информационном агентстве ТАСС
- 1С-КПД реализовала проект по внедрению электронного документооборота в информационном агентстве России ТАСС
- 1С-КПД реализовала проект по внедрению электронного документооборота в информационном агентстве России ТАСС
- 1С-КПД реализовала проект по внедрению электронного документооборота в информационном агентстве России ТАСС
- Реализован проект по внедрению электронного документооборота в информационном агентстве ТАСС
Дополнительная информация к описанию проекта
В рамках проекта:
- Проведен анализ существующей в организации системы документооборота.
- Проведен анализ соответствия фактического состояния работы с документами внутренним нормативным документам заказчика, регламентирующим документооборот.
- Проведено интервьюирование сотрудников структурных подразделений.
- Определены границы автоматизации с их обоснованием, аудит существующей ИТ-инфраструктуры в части информационных систем на платформе "1С:Предприятие 8".
- Подготовлен отчет об обследовании существующего документооборота в ИТАР-ТАСС.
- Оценены работы по интеграции электронного документооборота в существующую ИТ-инфраструктуру заказчика в части информационных систем на платформе "1С:Предприятие 8".
- Внесены предложения по дооборудованию ИТ-инфраструктуры в части информационных систем на платформе "1С:Предприятие 8".
- Подготовлено техническое задание по автоматизации бизнес-процессов обработки документов в электронном виде и созданию архива электронных документов в ИТАР-ТАСС на платформе "1С:Предприятие 8", в части подготовки автоматизации данных бизнес-процессов
Результаты проекта
Внедрение единой СЭД позволило организовать и автоматизировать работу с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла.
Основной функционал системы включает возможность создания, изменения, хранения и маршрутизации документов, а также ряда сервисных возможностей (поиск, классификация, обмен с внешними контрагентами и пр.).
"1С:Документооборот" на базе "1С:Предприятие", обеспечил:
- перевод в электронный вид всех видов документов, который соответствует действующему законодательству РФ и локальным нормативным правовым актам;
- сокращение сроков согласования документов;
- ведение единой справочной информации;
- использование почтового клиента по выполнению задач в рамках обработки документов (согласование, исполнение, ознакомление и прочее);
- снижение операционных рисков компании (оптимизированы процессы и минимизированы ошибочные действия сотрудников);
- улучшение показателей исполнительской дисциплины;
- повышение удобства работы с СЭД;
- обмен с операторами юридически значимого электронного документооборота (ЮЗДО).
Количество автоматизированных бизнес-процессов – 150
Количество видов документов – 135
Количество документов, создаваемых ежедневно – 150
Количество обученных пользователей - 500
-
1С:Документооборот КОРП
Архитектура решения и масштаб проекта
- Интеграция с "1С:Зарплата и управление персоналом" по справочникам НСИ, автоматическое создание пользователей на основании приемов на работу физических лиц, внутренним документам (командировки, отпуска, работа в выходной и сверхурочные работы и т.д.).
- Интеграция с "1С:Бухгалтерия" по договорам/дополнительным соглашениям/иной договорной документации/согласиям на использование контента/информация по бюджетам, проектам, заявкам на оплату, первичной бухгалтерской документации.
- Импорт исторических данных из BPM-системы: справочники НСИ, входящие, исходящие и внутренние документы.
- Интеграция со сторонней системой ЭДО.
- Аутентификация посредством JWT-токенов в "1С:Бухгалтерия".
- Интеграция со сторонней API, возможность использования электронной подписи с мобильного устройства.
- Конвертация файлов в архивный формат PDF/A.
Масштаб проекта обусловлен тем, что организация крупная и уже давно ведёт свою деятельность. Проект по улучшению документооборота является комплексным для агентства.









































