Цели проекта

Другой важной целью проекта стало предоставление отчетности собственникам и топ-менеджерам компании по принятым стандартам управленческого учета и МСФО. Новая информационная система должна была бюджетировать и получать МСФО отчетность и сравнивать план с фактом, предоставляя доступ к одним данным всем заинтересованным. Перед менеджментом также стояли задачи четко обозначить зоны ответственности сотрудников в процессах бюджетирования, оптимизировать ввод и обработку данных, исключив дублирование данных и сократив время.

Ситуация до внедрения

Видение компании - быть ведущей сервисно-торговой компанией на рынках СНГ. Основные цели бизнеса "Ферронордик Машины" - увеличение доли рынка и упрочение своих позиций в СНГ, расширение регионов присутствия, развитие новых направлений бизнеса, стабильный экономический рост. Для успешной реализации этих целей руководство должно получать актуальные данные о финансовом состоянии бизнеса, эффективно управлять распределением бюджетов, контролировать расходование денежных средств.

Компания использует в работе три продукта: "1С-Рарус:АльфаАвто", "1С:Зарплата и управление персоналом", "1С:Бухгалтерия 8". Однако к 2017 году финансовый и управленческий учеты не были взаимосвязаны с существующими информационными системами.

Финансовая отчетность компании к 2017 году не была прозрачной: менеджмент не владел информацией о том, как формировались отчеты и как получались конкретные цифры. Пользователи делали отчеты по разным методологиям и получали разные результаты. В итоге отчеты требовали постоянных корректировок, отсутствие единой методологии и единого формата отчетности приводило к большим временным затратам и спорам. Для сопоставления данных бизнес-пользователи вынуждены были просить финансовый отдел выполнять доработки и совершать дополнительные манипуляции. Расчеты из разных систем и разными способами делали невозможной объективизацию системы материальной мотивации сотрудников. Частая необходимость в дополнительных манипуляциях приводила к внеурочной работе, что снижало лояльность сотрудников и дестабилизировало обстановку, особенно в региональных представительствах. У менеджмента не было возможности оценить реальную загрузку людей на местах.

Процесс бюджетирования в компании не был автоматизирован: пользователи работали с Excel файлами и собирали данные вручную. Развитие новых направлений и открытие новых офисов делали подготовку отчетности более сложной, время на отчеты росло. Финансовые данные в компании были доступны всем, кто имел доступ к итоговым отчетным файлам, что не соответствовало политике безопасности на предприятии. Информация о плановых движениях денежных средств, фактической ситуации, лимите, бюджете - все было разрозненно, велось в отдельных файлах.

Сложилась ситуация, при которой финансовый отдел отвечал и за финансовую, и за управленческую отчетность. Если специалисты по каким-то причинам не ввели данные, управленческая отчетность отсутствовала. При этом обеспечение первичными документами также являлось заботой финансового отдела, а не инициатора процесса. Такая обстановка приводила к высочайшей загрузке специалистов финансового отдела рутинными операциями и ручным вводом данных, в результате управленческий учет не был оперативным. Минимальный срок планирования был годовым, а пересмотр бюджета был невозможен. Управленческий учет фактически равнялся учету по МСФО за исключением трудоемких проводок и не отражал реальной картины. Закрытие периода могло растягиваться до 7 календарных дней с необходимостью внеурочной работы, в среднем занимало 5 рабочих дней. Отсутствие четких границ ответственности приводило к тому, что часть функций вообще не реализовывалась.

Механизмы учета на предприятии рождались хаотично, не коррелируя с общим развитием компании. Детальная информация об источниках формирования цифр от конечного числа до первичного документа не была доступна. Назрела необходимость скорейшей оптимизации учетных процессов компании.

Уникальность и инновационность проекта

Менеджмент компании теперь владеет объективной картиной о финансовой ситуации в любой момент времени и может планировать деятельность не только на год, но и на квартал и полугодие с пересмотром бюджета при необходимости. Быстрое получение информации по всей компании, включая регионы, помогло эффективно управлять ценообразованием. Все это позволило руководству оперативно принимать верные решения.

Финансовые данные находятся в безопасности благодаря различным правам доступа и исключения рисков утери данных. Программа доступна в 80 офисах компании. Описаны алгоритмы сбора данных, формирования отчетности, контроля результатов. Оптимизирована загрузка финансового отдела, что повлияло не только на эффективность работы сотрудников, но и благоприятно сказалось на атмосфере в коллективе. Обеспечена оперативность управленческого учета. Акцент на простоте и универсальности помог избежать саботажа на предприятии, система сразу стала эксплуатироваться в полном объеме.

Срок реализации проекта - 6 месяцев - является уникальным на рынке для осуществления реальной, рабочей автоматизации процессов бюджетирования и МСФО со сложной интеграцией, настройкой прав доступа, обеспечением высокой производительности и оптимизацией бизнес-процессов предприятия.

Сегодня благодаря новой системе компании легче развивать новые направления и увеличивать долю рынка, наращивать объемы бизнеса в регионе СНГ.

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Дополнительная информация к описанию проекта

Результаты проекта

• Четкая методология формирования отчетности и сбора данных, унификация финансово-учетных процессов и реинжиниринг процессов бюджетирования сделали финансовый учет полностью прозрачным и исключили необходимость регулярных корректировок и уточнений. Автоматизация функции подготовки и обработки данных полностью решила проблему несоответствия данных менеджмента и финансовой службы. Автоматизация процесса бюджетирования в 6 раз сократила время на формирование отчетности. Создана единая платформа, объединяющая всю информацию по компании. Упорядочены и доработаны бизнес-процессы, связанные с бюджетированием и МСФО, а также с контролем движения денежных средств. Промежуточные пересылки информации, дублирование информации и дополнительные манипуляции полностью исключены.
• Пересмотр и актуализация бюджетов стали не только возможны в любой момент времени, но и удобны. Реализованы планирование в иностранной валюте и возможность построения 3-х летнего или долгосрочного бюджета на основе допущений. Реализована работа с индексным планированием и возможность изменения как данных в сценарном планировании, так и индексации в сценарном планировании.
• Управленческий учет стал самостоятельным процессом, коррелирующим с требованиями МСФО и включающим длинные проводки. Теперь управленческая отчетность отражает реальную картину на предприятии. Можно построить отчет на любой день любого периода. Формирование упрощенных отчетов сделало возможным быстрое получение информации в любой момент времени. Руководство всегда владеет информацией о количестве проданных единиц в конкретный период до 1 дня, о размере выручки в этот период, о количестве проданных машин в регионах и маржинальности сделок. Стало возможным получение детальной информации об источниках формирования цифр от конечной цифры до первичного документа. Процессы учета появляются упорядоченно и эволюционируют вместе с развитием компании.
• Ручные операции при вводе данных и подготовке отчетности были минимизированы, что сократило время на закрытие периода в 3 раза: до 3 дней. Подготовка управленческой отчетности занимает ежемесячно 2 дня против прежних 4-5-ти. На 3-й день месяца топ-менеджмент всегда имеет на руках данные о финансах бизнеса.
• Автоматизированы транзакции, отсутствующие в РСБУ. Существующие в системе справочники актуализированы, дубли и служебные записи ликвидированы. Точность информации в системе доведена до 100%. Организована корректная работа с НСИ с созданием и централизацией группы НСИ.
• Введенные бюджеты автоматически уходят на контроль для сопоставления факта с планом.
• Настроено 112 удобных форм отчетов, понятные топ-менеджменту и наглядно представляющие информацию благодаря возможностям визуализации. Разработаны формы, объединяющие данные для региональных представительств.
• Начисление бонусов для представительств и конкретных сотрудников, в том числе по системе KPI, стало унифицированным и связанным с едиными финансовыми показателями. Материальная мотивация больше не вызывает вопросов внутри компании. Менеджмент получил инструмент для оценки реальной загрузки людей, занятых в финансово-учетных процессах. Рабочее время этих сотрудников было оптимизировано, внеурочная работа - практически исключена, даже во время закрытия периода. Реорганизована работа сотрудников с одними данными. Четко обозначены зоны ответственности участников бизнес-процессов, которые теперь регламентированы. Существенно увеличилась лояльность коллектива к работодателю.
• Полностью реализовано требование бизнеса получить простую в использовании единую систему, работающую быстро и без сбоев, с легкой технической поддержкой. Понятная логика работы в системе с простым интерфейсом и возможностью индивидуальных пользовательских настроек, акцент на простоте и универсальности помогли избежать внутреннего саботажа на предприятии, и система сразу стала эксплуатироваться в полном объеме. Ключевые пользователи обучены, разработаны инструкции по корректной работе с данными и работе в системе. Обеспечено удобное техническое сопровождение системы и ее масштабируемость. Благодаря этому компания смогла реализовывать функцию поддержки своими силами, не привлекая сторонние организации.
• Созданы и распределены роли пользователей с различными уровнями доступа к информации.
• Обеспечена высокая производительность системы с многопользовательским режимом.
• Снижен срок подготовки консолидированной отчетности 63%
• Сокращены ошибки отчетности 96%.

1С:Консолидация :
• Бюджетирование, финансовое планирование
• Управленческий учет
• Учет по МСФО

Архитектура решения и масштаб проекта

Для автоматизации работы 568 сотрудников используется одна информационная база данных — НСИ для "1С:Бухгалтерия" и "1С:Консолидация". Информационные системы работают в клиент-серверном варианте на базе MS SQL. Нормативно-справочная информация имеет централизованный и унифицированный характер. Добавление и реорганизация элементов производится однократно (исключается дублирование ввода) и в одной базе данных.

Внедренная система "1С:Консолидация" позволяет оперативно формировать консолидированную отчетность по МСФО по любому заданному периметру подразделений за любой выбранный период. Формы отчетов включают все детали аналитики, необходимые как собственникам, так и сторонним финансовым структурам.

За счет унификации оперативного обмена данными, аналитики на базе единой НСИ, полноты и достоверности информации решение "1С:Консолидация" помогло оптимизировать и улучшить процесс, напрямую влияющий на качество принятия как внутренних управленческих решений, так и решений внешних финансовых учреждений.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование