Цели проекта

Цель - сокращение сроков и повышение точности формирования отчетности, предоставление отчетности руководству и акционерам, в соответствии с требованиями МСФО и инструкциями акционера на 3-й рабочий день периода, следующего за отчетным.

Ситуация до внедрения

Avito — самый популярный сайт объявлений в России и второй по величине в мире. Ежемесячная аудитория Avito составляет более 33 млн пользователей.

Задача по сокращению сроков формирования отчетности напрямую была связана с необходимостью повышения управляемости компанией, имеющей разветвленную территориально-географическую структуру. Причиной для автоматизации процесса "быстрого закрытия" (Fast Close) в Avito послужила необходимость в предоставлении отчетности руководству и акционерам на 3-ий рабочий день периода, следующего за отчетным. На старте проекта автоматизирован бухгалтерский учет, реализована модель трансформации отчетности МСФО. Закрытие РСБУ выполняется на 15-17 календарный день месяца, трансформация МСФО плюс 2 дня.

В качестве основы для автоматизации "быстрого закрытия" был выбран уже используемый в Avito программный продукт "1С:Управление холдингом 8" - новое комплексное решение класса CPM (Corporate Performance Management), разработанное на инновационной высокопроизводительной технологической платформе "1С:Предприятие 8.3".

Уникальность и инновационность проекта

Проект внедрялся в компании, имеющей разветвленную территориально-географическую структуру. В учете "Avito" отражаются разнородные данные, распределенные во времени и территориально, которые необходимо было привести к "единому знаменателю" в максимально короткие сроки.

До старта проекта по автоматизации быстрого закрытия отчетного периода по МСФО бизнес Avito не имел полного набора требований к системе. В связи с этим встала задача выбрать технологию управления проектом, которая обеспечит управляемость при отсутствии полноты требований. Ранее был опыт ведения проекта по каскадной технологии, в условиях отсутствия полноты требований. Зачастую это не позволяло достичь поставленных целей и приводило к срыву сроков. Для осуществления проекта интегратором была предложена и успешно реализована методология SCRUM.

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Дополнительная информация к описанию проекта

В планах дальнейшего развития системы расширение доступного количества аналитик (более 5) для учета расходов в МСФО.

Результаты проекта

В результате автоматизации процесса быстрого закрытия отчетного периода по МСФО в компании Avito:

• Подготовка отчетности осуществляется в сжатые сроки в соответствии с требованиями МСФО и инструкциями акционера;
• Компания Avito начала получать отчётность на 2-й день после завершения периода;
• Процесс подготовки отчетности стал прозрачным;
• Создана инфраструктура для формирования отчетности по МСФО в установленные сроки;
• Снижен риск ошибок, связанных с ручным сбором информации;
• Повышена управляемость компании, имеющей разветвленную территориально-географическую структуру.

1С:Управление холдингом :
• Учет по МСФО

Архитектура решения и масштаб проекта

1. Разработана единая концепция доработки подсистемы, которая фиксирует общую целевую архитектуру, бизнес-требования и функциональные требования к подсистеме;
2. После разработки и согласования концепции, производство велось Производственными циклами (ПЦ) продолжительностью один месяц.
3. Каждый ПЦ состоял из этапов определения плана, постановки задач, разработки, передачи результатов.
4. При планировании следующего ПЦ происходило уточнение, переопределение приоритетов и изменение списка задач, если это было необходимо для достижения целей проекта. Таким образом, планирование происходило как в рамках ранее определенного списка задач, так и с учетом возможного уточнения информации о предмете автоматизации.
5. Результатом каждого ПЦ являлось обновление для системы. Решение об обновлении продуктивной базы системы по итогам ПЦ принималось совместно - AVITO и интегратором.

"Нулевой" производственный цикл проекта

1. Исследован существующий процесс подготовки отчетности.
2. Проанализированы разделы учета, обеспечивающие существенные "временные лаги" в сборе данных для трансформации.
3. Сформулированы требования по доработке существующей информационной системы или бизнес-процессов.
4. Сформировано базовое (концептуальное) видение подсистемы.

• Прогнозные начисления по заработной плате;
• Автоматизация отражения начислений по закупкам;
• Реализация прогнозных начислений по закупкам;
• Параллельный учет;
• Формирование отчетности;
• Корректировка прогнозов.

Базовые проектные решения

1. Принято решение организовать параллельные регистры для отражения данных для целей быстрого закрытия.
2. Часть данных подготавливается по отдельным алгоритмам в соответствии с МСФО по рекомендациям и инструкциям акционера, другая часть поступает из бухгалтерского учета.
3. Для перекладки применяется модель трансформации, основанная на типовых механизмах 1С:Управления холдингом.

Закрытие месяца Fast close

Разработан отдельный инструментарий быстрого закрытия МСФО, реализующий требования акционеров по снижению трудоемкости отражения наиболее существенных в компании начислений.

Прогнозные начисления по заработной плате

• Выявлено, что закрытие периода в системе 1С:ЗУП выполняется на 3-й рабочий день месяца, следующего за отчетным;