Цели проекта

РУДН является участником национальной программы 5-100.

Цель Проекта 5-100 — улучшить позиции группы ведущих российских университетов на глобальном рынке образовательных услуг и исследовательских программ.

Выполняя задачи программы 5-100, РУДН развернул 40 проектов развития. Для прозрачного управления этими стратегическими проектами была нужна современная информационная система. Также руководство университета нуждалось в упорядочивании административной работы: сотни документов и рутинных операций могли быть сокращены с помощью цифровизации.

Задачи проекта:

• Решение операционных задач.
• Унификация выходных форм документов.
• Унификация процессов движения документов.
• Сокращение времени на подготовку документов.
• Увеличение прозрачности движения документов по процессу.
• Установка сроков выполнения каждого этапа жизненного цикла документа.
• Повышение доступности документов.
• Обеспечение работы пользователей из любой географической точки.
• Повышение прозрачности и управляемости стратегических проектов развития университета.
• Облегчение организации, проведения и распространения решений собраний различного типа.
• Повышение результативности управления поручениями.

Ситуация до внедрения

Российский университет дружбы народов был основан 5 февраля 1960 года.

Сегодня РУДН — один из лучших российских университетов, входит в мировые рейтинги THE, QS и RUR.

РУДН — первый университет в России, который получил 5 звезд в 5 категориях рейтинга QS Stars.

Объединяя знанием людей разных культур, РУДН формирует лидеров, которые завтра сделают мир лучше.

РУДН — сложный административный организм, структура которого включает институты, факультеты, кафедры, научные объединения, центры и лаборатории, филиалы в других городах. Действует система довузовского и послевузовского образования, куда входит аспирантура, докторантура и ординатура.

Университет ведет активную международную работу, поддерживая связи с зарубежными образовательными и научными центрами. Всего в составе РУДН — более 1000 административных единиц, связанных вертикально и горизонтально.

Сложная, разноплановая деятельность университета требует эффективного управления сквозными и локальными процессами, в которые вовлечены тысячи участников. Для этого используются различные инструменты учета и управления.

По мере развития видов деятельности и технологий университет внедрил программное обеспечение разной функциональности, от разных вендоров. Ключевыми продуктами для интегрированного управления деятельностью университета стали программы платформы "1С:Предприятие":

Также использовались другие информационные системы на различных платформах.

Согласованная работа тысяч людей стала важным условием для роста и развития университета.

Работа по старинке — с передачей бумаг из рук в руки, телефонными согласованиями, долгими паузами между этапами принятия решений — ограничивала РУДН в его стремлении в будущее.

Идея автоматизации управленческой, административной и образовательной деятельности, включая документооборот организации была инициирована и поддерживается ректором университета, академиком Владимиром Михайловичем Филипповым и руководством вуза.

Уникальность и инновационность проекта

Публикации о проекте

• Автоматизация учета на базе программы "1С:Документооборот государственного учреждения 8" в ФГАОУ ВО "РУДН"

Дополнительная информация к описанию проекта

Результаты проекта

Управление документооборотом

Ежегодно в университете создается и утверждается более 75 тысяч приказов различного типа и десятки тысяч других документов. В результате автоматизации:

Учет и хранение документов

В результате внедрения программного продукта "1С:Документооборот государственного учреждения 8" университет обеспечен единой базой данных хранения документов. Электронная база документов и бумажный архив дубликатов, сохранения которого требует законодательство, объединены с помощью технологии штрихкодирования.

Сотрудники университета, независимо от их должности и территориального расположения, могут быстро найти необходимый документ, используя его идентификационные признаки.

Интеграция СЭД с прочими информационными базами Университета

Одна из задач внедрения "1С:Документооборот" — объединить в единой системе потоки документов, генерируемые в разных информационных базах университета. На сегодняшний день выполнена интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятие":

1С:Документооборот государственного учреждения :
• Приказы
• Служебные записки
• Протоколы
• Заявки
• Управление мероприятиями

Архитектура решения и масштаб проекта