Цели проекта

1. Организовать совместную работу сотрудников в части подготовки:
   • Организационно-распорядительной документации;
   • Информационно-справочной документации;
   • Договорной документации;
   • Входящей и исходящей корреспонденции.
2. Организовать учет мероприятий и проектов на предприятии.
3. Произвести интеграцию с существующими системами на предприятии в разрезе сотрудников и контрагентов.
4. Создать модуль по управлению хранилищем нормативно-технологической документации, включающий в себя:
   • электронное хранилище и связанный с ним бумажный архив;
   • механизм Заявок по передаче и выдаче документов из центрального хранилища с использованием мобильного устройства и технологии QR-кодирования;
   • систему отчетности для получения оперативной информации о документах и состоянии хранилища в целом (о местонахождение документа в масштабах предприятия, сроках действия, хранения и ликвидации документов).
5. Сократить время на подготовку и согласование документов, поиск нужной информации.
6. Сократить издержки на бумажный документооборот.
7. Повысить уровень исполнительской дисциплины.

Ситуация до внедрения

Компания АО "Шереметьево-Карго" один из крупнейших грузовых терминалов московского авиаузла. Производственные мощности компании позволяют обслуживать все грузы, перевозимые через аэропорт Шереметьево.

Компания постоянно внедряет в производство инновационные технологии и задает стандарты по обслуживанию грузов. Перед компанией стояли задачи по переходу с действующей системы электронного документооборота на современный программный продукт в области автоматизации делопроизводства, с возможностью интеграции с другими информационными системами в компании.

Предпосылками к модернизации стали:

• Недружелюбный интерфейс системы и функциональность, не отвечающая требованиям компании;
• Дефицит консультантов и специалистов поддержки на рынке СЭД;
• Сложности в развитии программного продукта.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальность проекта заключается в создании на базе программного продукта "1С:Документооборот" модуля, автоматизирующего работу сотрудников центрального хранилища нормативно-технологической документации.

В рамках создания модуля был разработан удобный инструмент по обработке заявок на передачу и выдачу документов из центрального хранилища с применением мобильного устройства и технологии QR-кодирования.

Благодаря используемым технологиям существенно снизились временные издержки при обработке заявок и стало возможным однозначное определение местоположения документа в компании, истории его перемещения. Сотрудники центрального архива получили возможность получения оперативной информации о сроках действия, хранения, ликвидации документов.

Публикации о проекте

• 1С:Документооборот помогает навести порядок в компании АО Шереметьево-Карго

Результаты проекта

В процессе внедрения программного продукта "1С:Документооборт" были настроены базовые модули системы и интеграция с существующими системами в компании. По описанным бизнес-процессам были настроены маршруты обработки организационно-распорядительной, договорной, административной и лицензионно-разрешительной документации.

Были автоматизированы процессы в части подготовки технических и технологических документов, документов системы менеджмента качества, охраны труда, по обеспечению безопасности, настроен учет исходящей и входящей корреспонденции.

В рамках выполнения работ по автоматизации процессов архивного делопроизводства был разработан удобный инструмент по управлению процессами передачи и выдачи документов с применением мобильного устройства и технологии QR-кодирования.

Предоставлена возможность контроля за местонахождением документов, сроками их действия и хранения в рамках компании. На текущий момент автоматизировано порядка 100 рабочих мест.

Проведено обучение сотрудников компании и разработаны инструкции по эксплуатации системы. Намечен план дальнейшего развития системы. Уже сейчас система "1С:Документооборот КОРП" помогает руководству повышать исполнительскую дисциплину сотрудников, получать оперативную информацию по подготовке документов и отчетность по выполнению поручений.

Для сотрудников, задействованных в подготовке документов, большим плюсом является прозрачность этих бизнес-процессов и ускорение их прохождения, для архивариусов и делопроизводителей – возможность получения информации о местонахождении документов и их актуальности.

Благодаря внедренной системе "1С:Документооборот КОРП" и проведенной работе по автоматизации делопроизводства в компании удалось добиться следующих результатов:

• сократились издержки на бумажный документооборот на 15%;
• сократилось время на поиск нужной информации на 25%;
• ускорилось уведомление исполнителей о задачах и поручениях за счет организации; совместной работы сотрудников на 20%;
• сократилось время на подготовку и согласование документов на 15%.

1С:Документооборот

Архитектура решения и масштаб проекта

Масштаб проекта в цифрах:

• Всего было автоматизировано 100 рабочих мест, общее количество пользователей базы порядка 400 сотрудников;
• Настроено 170 видов документов и 104 процесса их обработки;
• Интеграция с двумя учетными системами.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Сервер (MS Windows Server, MS SQL Server), рабочие станции пользователей, мобильные устройства пользователей, принтеры этикеток (для печати qr-кодов).