Цели проекта

В рамках мероприятий по централизации функций бухгалтерского и налогового учета в Общий центр обслуживания (ОЦО) Центра обслуживания бизнеса ПАО "Татнефть" необходимо было реализовать единую автоматизированную систему, которая объединила бы процессы предоставления первичных учетных документов от производственных служб структурных подразделений Компании и их обработки Центром бухгалтерского и налогового сопровождения ОЦО. Также в рамках развития электронного документооборота необходимо было реализовать инструменты и процессы по переходу на электронный документооборот по всем первичным учетным документам, как между структурными подразделениями, так и внутри структурного подразделения Компании.

Задачи

• Построение единого и структурированного хранилища документов;
• Автоматизация и унификация процессов предоставления и обработки документов;
• Контроль и мониторинг предоставления и обработки документов;
• Оперативный поиск и доступ к документам;
• Формирование отчетности;
• Надежность и безопасность хранения документов;
• Минимизация бумажного документооборота;
• Ведение единой номенклатуры дел.

Ситуация до внедрения

ПАО "Татнефть" – одна из крупнейших российских нефтяных компаний, вертикально-интегрированный холдинг. В составе производственного комплекса Компании стабильно развиваются нефтегазодобыча, нефтепереработка, нефтехимия, шинный комплекс и сеть АЗС. "Татнефть" также участвует в капитале компаний финансового (банковского и страхового) сектора.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальной чертой данного проекта является его технологическая и организационная реализация. Были разработаны WEB–сервисы, которые позволили автоматически установить взаимосвязь документа учетной системы с документом ЭХД с возможностью визуализации печатной формы первичного учетного документа. Синхронизация закрытия периодов учетной системы с системой ЭХД. Реализован функционал отображения сведений об установленных подписях в электронных документах при печати, для предоставления по запросу в налоговые органы. Реализацию данного проекта полностью осуществлялась внутренней командой специалистов Центра обслуживания бизнеса ПАО "Татнефть". Также отличительной чертой проекта является масштабность проекта, в контур которого вошли все структурные подразделения ПАО "Татнефть".

Результаты проекта

В результате реализации проекта была создана единая информационная система хранения электронных и скан-образов бумажных документов, в которой в режиме онлайн работают сотрудники и руководители подразделений Компании. Организован оперативный обмен первичными учетными документами от сотрудников производственных подразделений до центра бухгалтерского и налогового сопровождения ОЦО.

Ускорилось согласование документов, обеспечена адресная доставка документов до групп учета центра бухгалтерского и налогового сопровождения ОЦО. Объем бумажного документооборота был существенно сокращен, благодаря переходу на электронное согласование и подписание внешних и внутренних первичных учетных документов Компании с использованием УКЭП. Совокупный объем документов составил более 1 200 000 за 2018 год. Одновременно работающих до 2000 пользователей.

Информационная система "1С:Документооборот 8 КОРП" объединила процессы по работе с первичными учетными документами и комплексно обеспечила внутреннее взаимодействие между структурными подразделениями, стала системой корпоративного уровня, в целом повысила эффективность деятельности Компании.

1С:Документооборот :
• Управление документами
• Управление бизнес-процессами
• Архив финансовых документов
• Архив документов подразделений

Архитектура решения и масштаб проекта

Информационная система электронного хранилища документов (ЭХД) была реализована на базе эксплуатируемой конфигурации "1С:Документооборот 8 КОРП", где был реализован проект по организации электронного документооборота первичных учетных документов на базе "1С:Документооборот 8 КОРП", (https://eawards.1c.ru/projects/organizaciya-elektronnogo-dokumentooborota-pervichnyh-uchetnyh-dokumentov-na-baze-1s-dokumentooborot-8-korp-22195/).

Организационный контур проекта включал в себя все структурные подразделения Компании. Автоматизировано 6817 рабочих мест. Использованы иерархические справочники видов документов. Отражен полный жизненный цикл карточки документа ЭХД с момента формирования документа и до момента передачи в архив.