Цели проекта

• Автоматизация процесса согласования и оплаты расходов для головной организации Заказчика, включающего 3 бизнес-процесса:
  • согласование Запроса на расход;
  • согласование Договора;
  • согласование Заявки на оплату;
• Интеграция внедряемой системы с информационными системами Заказчика ("1С:Хомнет Лизинг", "1С:Консолидация", "1С:Зарплата и управление персоналом");
• Передача знания по настройкам модулей ПО специалистам Заказчика (ключевым пользователям и администраторам Системы);
• Разработка механизмов и настройка Системы с учётом специфики бизнеса Заказчика (при необходимости – с внесением изменения в типовую конфигурацию).

Ситуация до внедрения

АО "ВТБ Лизинг" - ведущая лизинговая компания. Занимает лидирующие позиции в сегменте лизинга легковых и коммерческих автомобилей, грузового и пассажирского транспорта, спецтехники и самоходных машин для субъектов крупного, среднего и малого предпринимательства. "ВТБ Лизинг" является частью Корпоративно-инвестиционного бизнеса Группы "ВТБ" – лидера на рынке инвестиционно-банковских услуг в России. Политика расходов АО "ВТБ-Лизинг" применяется всеми структурными подразделениями компании. Следовательно, имеет место разделение прав доступа к той или иной информации.

Известно, что "1С:Документооборот" предоставляет возможность разграничения прав доступа ко всем данным информационной базы. У сотрудников есть доступ ко всем данным, необходимым для выполнения их должностных обязанностей. При этом сотрудники не видят лишней информации, которая может препятствовать своевременному выполнению задач.

Протоколируются все действия сотрудников, связанные с получением или изменением информации. Можно установить ограничение на то, какие пользователи могут подключаться через Интернет, а какие - нет. Обеспечивается высокий уровень защищенности и защиты персональных данных благодаря разграничению прав и аудита доступа к данным.

Уникальность и инновационность проекта

Для маршрутизации документов разработана система автоматической настройки маршрутов согласования в зависимости от различных факторов:

• в разрезе MIR-кодов (MIR-код – условная маркировка организационной единицы предприятия, для аккумулирования информации по различным финансовым показателям);
• условная маршрутизация в зависимости от суммы документа;
• условная маршрутизация в зависимости от подразделений инициатора документа и др.

Публикации о проекте

• Внедрение и адаптация автоматизированной системы "1С:Document Management 8" в АО ВТБ Лизинг

Результаты проекта

1. Автоматизирован процесс согласования финансовых документов;
2. Снижено время согласования финансовых документов;
3. Повышен уровень исполнительской дисциплины;
4. Повышен уровень контроля изменений документов при согласовании.

Эффект от внедрения

1С:Документооборот КОРП :
• Внутренние документы
• Процессы и задачи обработки документов
• Учет и хранение документов

Архитектура решения и масштаб проекта

Архитектура системы является централизованной, т.е. серверная часть системы располагается только в центральном офисе Заказчика. Для доступа территориально удаленных пользователей может использоваться интернет и другие каналы связи, организуемые Заказчиком.

Автоматизировано 1917 рабочих мест.

Настроены 4 вида документов:

1. запрос на расход денежных средств (Request);
2. форма согласования договора (ФСД);
3. договор;
4. заявка на оплату денежных средств (Invoice);

Настроены 4 маршрута:

1. запрос цены;
2. согласование цены;
3. согласование договора;
4. согласование оплаты.

Для маршрутизации документов разработана система автоматической настройки маршрутов согласования в зависимости от различных факторов:

• в разрезе MIR-кодов (MIR-код – условная маркировка организационной единицы предприятия, для аккумулирования информации по различным финансовым показателям);
• условная маршрутизация в зависимости от суммы документа;
• условная маршрутизация в зависимости от подразделений инициатора документа и др.;