Цели проекта

"Управлять растущим бизнесом, ориентируясь на отчетность, которую мы получаем через 20 дней после окончания месяца,... без возможности видеть финансовый результат наших действий в режиме реального времени - это все равно что ехать на автомобиле вперед, а смотреть в зеркало заднего вида".

(Генеральный директор ООО "СПЛАТ ГЛОБАЛ" Е.Демин)
В связи с развитием компании и принятой стратегией активного выхода на международные рынки, необходимостью изменений в концепции управления в сторону интегрированного бизнес-планирования, в ООО "СПЛАТ ГЛОБАЛ" было принято решение об открытии проекта с целью:

• Внедрить современную информационную систему класса ERP как единую систему ведения и планирования операций; Реализовать в системе возможность моделирования сценариев деятельности и оценки экономического эффекта в режиме реального времени. Обеспечить возможность получения данных о деятельности компании на внешних рынках (более 60 стран) в одной системе, формировать консолидированную финансовую отчетность, унифицированную для всех стран.
• Провести комплексную автоматизацию и оптимизацию всех функций, в т.ч. планирования, продаж, производства, закупок, доставки до клиента, финансов, казначейства.
• Повысить эффективность труда сотрудников не менее чем на 5% за счет сокращения рутинных операций.
• Оптимизировать существующую ИТ-инфраструктуру.

На этапе планирования проекта был проведен выбор между системами системами двух крупнейших зарубежных ERP-вендоров, и "1С:ERP Управление предприятием" по критериям:

• функциональность,
• стоимость внедрения и владения,
• возможность покупки отдельных модулей и гибкость развития системы.

Как оптимальный был выбраны решения платформы "1С:Предпритие": "1С:ERP Управление предприятием 2" в связке с продуктами "1C:Документооборот", "1С:Управление Холдингом" и "1С:WMS Логистика. Управление складом".

Ситуация до внедрения

ООО "СПЛАТ-ГЛОБАЛ" - российская, динамично развивающаяся компания. Ведущий разработчик и производитель продукции в категориях ухода за полостью рта, бытовой химии и косметики, занимающий порядка 18% рынка в этой категории. Продукция марки SPLAT представлена на рынках более 60 стран мира, среди которых: Россия, Украина, Белоруссия, Казахстан, Азербайджан, Латвия, Турция, Китай Великобритания.

Стратегия компании начиная с 2013 года связана с активным международным развитием. Каналы дистрибуции - гипермаркеты, супермаркеты, национальные торговые сети, «магазины у дома», аптеки. На территории РФ 80% продаж производится через национальные торговые сети. Есть собственное производство, имеющее сертификат соответствия международным стандартам GMP Cosmetics, ISO 9001 и научная лаборатория для исследований и создания уникальных продуктов. В холдинге работает более 2000 сотрудников.
Необходимость проекта:

К началу проекта в январе 2017 года, в компании назрела необходимость трансформации информационной системы, связанная с потребностью бизнеса в получении всех оперативных данных в «едином информационном поле» и построении сквозных процессов планирования. Необходимо было быстрее реагировать на изменения рынка, иметь гибкий инструмент моделирования, what-if симуляций и анализа. Корпоративная информационная система состояла из нескольких разноплатформенных систем и локальных баз данных, не интегрированных между собой. Основной учет ведется в системе "1С:Управление производственным предприятием", но существующая система не отвечает стратегии развития компании, так как:

• Отсутствует планирование продаж, производства и закупок как единой цепочки поставок. Частые изменения планов сложно обеспечить вручную, увеличиваются риски недопоставки продукции и нарушения контрактных условий с крупными сетями;
• Отсутствует система управления промо-объемами и бюджетом предоставленных скидок, который составляет значительную долю товарооборота компании. Данные ведутся в персональных файлах менеджерами и не используются при планировании в автоматическом режиме. Рост продуктового портфеля компании и увеличение количества разновидностей продукции для разных стран создает сложности оперативного учета производства и логистики. Не ведется оперативный производственный учет;
• Не автоматизирована работа лаборатории и службы качества на протяжении всего производственного цикла в соответствии с требованиями GMP Cosmetics, ISO 9001;
• Не используется система бюджетирования. Большая часть аналитических отчётов по планированию и финансовому учету строится в Excel. Отсутствует возможность получить финансовые данные в разрезе страны, региона, бренда;
• Нет системы для консолидации данных о деятельности представительств в других странах, весь учет ведется в Excel, данные головной офис получает нерегулярно.

Условия и сложности:

Проект был инициирован и проходил в условиях серьезных организационных изменений в компании в очень сжатые сроки, учитывая масштабность задач. За 2 года существенно изменились требования к результатам проекта, появились новые стейкхолдеры. Было принято решение о выполнении проекта силами внутренних ресурсов ИТ дирекции с привлечением экспертов из других подразделений, что должно было обеспечить скорость и гибкость реакции при переходе, а также наращиванию экспертизы внутри компании. В итоге в проекте приняли участие около 300 сотрудников, не считая команды разработчиков.С одной стороны, это хорошо сказалось на повышении уровня компетенций и взаимодействия сотрудников. Но с другой стороны, налаживание кросс-функциональных связей, управление и координация потребовали большего количества времени, чем планировалось.

Так же были сложности в коммуникации, приоритетах и вовлеченности сотрудников. Так как работа велась параллельно с текущей деятельностью, на протяжении всего времени сохранялся риск срыва сроков и превышения бюджета проекта. Проектная документация была минимизирована, так как функциональные требования менялись многократно. Таким образом методология управления проекта сочетала и классическую методологию waterfall и agile, который довольно сложно применить к разработке на "1С". Переход со старой системы на "1С:ERP" осуществлялся с разработкой большого количества интеграций с другими системами и без остановки регулярной деятельности. Основной сложностью этого периода явилась проработка механизма одновременного перехода на новую систему работы производства, отдела закупок, отдела планирования, логистики, отдела по работе с клиентами и бухгалтерии. Переход был произведен с 01 января 2018 года.

Уникальность и инновационность проекта

1. Команда. Проект реализовывался силами внутренней команды компании при методологической поддержке компании "1С-Рарус". На протяжении 16 месяцев необходимо было совмещать проектную деятельность и поддержку работы 200 сотрудников в системе "1С Управление производственным предприятием". Основной фокус был направлен на автоматизацию бизнес-процессов, а не отдельных операций или рабочих мест.

2. Создание собственных подсистем.

На протяжении проекта были созданы 4 подсистемы в контуре ERP для автоматизации процессов, которые до этого велись в Excel: "Система учета товарных знаков", "Система учета лабораторных исследований", Система учета промоакций "Promo Tool", Система управления цепочкой поставок "Supply Tool”. В них работают около 250 пользователей.

3. Исполнение.

Исполнение проекта был разделено на 2 этапа:

• 1 этап. (январь 2017-апрель 2018) "Перевод всех подразделений в "1С:ERP" и отказ от применения старой системы "1С:Управление производственным предприятием".
• 2 этап. "Развитие системы ERP, реализация и внедрение новых продуктов". (май 2018-январь 2019).

Дополнительная информация к описанию проекта

Результаты проекта

Внедрена единая ERP-система "нового типа", в которой работают все структурные подразделения предприятия в соответствии с целями проекта. Организовано единое информационное пространство для ведения операций, документооборота и финансового анализа в рамках всего холдинга.

Основной состав и итоги работ 1 этапа:

• Внедрение системы "1С:WMS Логистика". Автоматизировано порядка 100 рабочих мест. Организован учет товарно-материальных ценностей в разрезе партий, складов, сроков хранения партий. В системе производится формирование и контроль загрузки склада. На производстве автоматизированы процессы движения сырья и материалов вплоть до загрузки в рабочий центр.
• Внедрение подсистемы "Казначейство". Введено управление денежными средствами и кредитным портфелем холдинга, применение платежного календаря, контроль лимитов дебиторской задолженности и лимитов отгрузок в случае неоплаты предыдущих заказов.
• Внедрение подсистемы "Закупки". Значительно доработан и внедрен функционал обеспечения потребностей компании. Менеджер по закупкам в online режиме получает информацию об изменениях потребностей производства и других подразделений (с учетом остатков на складах, заказов поставщикам, страховых запасов, аналогов номенклатуры), что позволяет раньше принимать решения, связанные с изменением потребностей. Реализован новый функционал по учету заявок на вывоз товара от поставщиков. Система предоставляет функционал по управлению и контролю заказами поставщикам (более 2000 позиций ежемесячно), заявками на вывоз, оперативной отправке заказов и заявок поставщикам.
• Внедрение подсистемы "Производство". Компания производит более 500 торговых наименований и более 10 млн штук продукции ежемесячно. Операционный цикл автоматизирован и отражается в ERP в online режиме.Это позволяет контролировать выполнение производственного плана и итоги работы смен. Разработана и внедрена процедура распределения еженедельного графика производства до уровня смены с учетом факторов оптимальной загрузки рабочих центров, доступности ресурсов, количества и длительности переналадок оборудования.
• Регламентированный учет. Переведен бухгалтерский учет по группе компаний в "1С:ERP Управление предприятием 2" из "1С:Управление производственным предприятием". Автоматизированы процессы сбора закрывающих документов, контроля производственных операций,применен функционал ВГО, что особенно актуально в условиях холдинга.
• Внедрение подсистемы "Продажи и отдел по работе с клиентами". Автоматизирован учет заказов клиентов, процессы обработки и отслеживания статусов заказов в связке с системой "1С:WMS Логистика. Управление складом"; Значительно доработан механизм предоставления скидок. Ведется прогнозирование дефицита складских остатков на ежедневной основе.
• Внедрение подсистемы "Управление ремонтами". Ведется учет графиков работы рабочих центров, планируется и фиксируется выполнение технического обслуживания, плановых и внеплановых ремонтов, ограничения по работе производственных мощностей. Данные об ограничениях в связи с ремонтами используются в системе планирования.
• Автоматизация лаборатория и службы качества в соответствии с требованиями GMP. Ведутся в электронном виде результаты исследований и контроля качества продукции и производства, возможно проследить партию готовой продукции от закупки сырья до отгрузки клиенту.
• Автоматизация учета товарных знаков. Учитывая продажу продуктов компании более чем в 60 странах мира, особенно важно было организовать учет государственной регистрации товарных знаков в странах реализации продукции, контроль оплаты, контроль ввода в эксплуатацию.Выполнена интеграция с подсистемой бухгалтерского учета.
• Внедрение подсистемы "Учета кадров и расчета заработной платы". Автоматизированы процессы: кадровое делопроизводство; выплаты заработной платы; ведения договоров ГПХ и договоров займов; ведения штатного расписания. Реализованы собственные функциональные блоки: учет оценки персонала; учет курсов обучения; KPI на производстве.

Основной состав и итоги работ 2 этапа:

• "Бюджетирование и консолидация". Внедрены процессы сбора и фиксации бюджетов по группе компании и их консолидация в системе "1С:Управление Холдингом", а также сбора данных о фактической деятельности и контроль исполнения бюджета .
• "Документооборот". Автоматизированы процедуры согласования документов компании. Кроме того реализован электронный архив, позволяющий в автоматическом режиме привязывать бумажные копии оригиналов документов к документам в системе.
• В течение 2-го этапа, команда проекта разработала и внедрила 2 уникальных продукта "Supply Tool" и "Promo Tool".

"Supply Tool" - система для управления цепями поставок. В системе производятся расчеты для поддержания оптимального страхового запаса в сырье и готовой продукции, планируется загрузка производства помесячно\понедельно\посменно с учетом ограничений. Для этого реализованы следующие модели:

• Модель трансформации прогнозного плана продаж из месячного в недельный с учетом: исторических данных по продажам, динамики фактических отгрузок; данных по промо акциям из Promo Tool, экономического региона: РФ, СНГ, EMEA, Китай и т.д.;
• Модель формирования плана запасов и производства готовой продукции. Учитывает следующие ограничения: запасы готовой продукции в границах min-max, остаточный срок годности, страховой запас, цикличность производства, партия производства, кратность выпуска полуфабрикатов;
• Модель формирования плана производства по спецификациям с учетом смены дизайнов упаковки готовой продукции и перехода с одного сырья на другое при изготовлении полуфабрикатов. Учитывает следующие ограничения: план смены дизайнов, план перехода по сырью;
• Модель обеспечения потребностей. Учитывает следующие ограничения: запасы товаров на наших складах, заказы поставщикам, страховые запасы на наших складах, страховые запасы на складах поставщиков, запасы, заказы, страховые запасы аналогов номенклатуры.

"Promo Tool" - система для контроля объемов продукции и коммерческих условий по крупным сетям в разрезе каналов продаж для проведения промоакций, а также для использования данных о промо объемах в целях планирования и прогнозирования (200 АРМ). Для этого реализован следующий функционал:

• Ввод командой продаж данных о планируемых промо активностях с online контролем ключевых показателей эффективности акции;
• Согласование плановых и фактических данных по промо активностям;
• Контроль изменения согласованных данных о промо активностях;
• Автоматизированное создание и предоставление скидок в заказах покупателей;
• Формирование данных необходимой структуры для смежных подсистем "Планирование продаж", "Supply Tool";
• Набор аналитических отчетов и процедур, позволяющих контролировать работу по предоставлению скидок территориальными менеджерами, оценивать эффективность проведенной акции, превышение запланированных объемов промо.

1С:ERP Управление предприятием :
• Централизованное казначейство
• Управление продажами
• Управление производством
• Управление закупками
• Управление складом и запасами
• Управление затратами и расчет себестоимости
• Управление персоналом и расчет заработной платы
• Бухгалтерский и налоговый учет
• Бюджетирование и финансы
• Мониторинг и анализ показателей деятельности
• Управление ремонтами

1С:Документооборот

1С:WMS Логистика. Управление складом

1С:Управление холдингом

Архитектура решения и масштаб проекта

Комплекс внедренных систем 1С реализован на основе трехуровневой архитектуры: клиент, сервер приложений, сервер баз данных. С целью гибкого управления процессами разработки, внедрения и поддержки комплекса систем организовано несколько сред:

• Продуктивная среда - предназначен для промышленной эксплуатации;
• Тестовая среда - предназначен для тестирования существующих и новых функциональных возможностей, проведения нагрузочного тестирования.
• Среда разработки - для доработки существующих и разработки новых функциональных возможностей.

Масштаб проекта:

• Общее число автоматизированных рабочих мест: 700.
• Количество одновременно работающих пользователей: 350.
• Количество вводимых документов в месяц: около 100 000.

Архитектура информационной системы

Для управления всеми процессами группы компаний SPLAT используется единая информационная система, состоящая из тесно интегрированных компонент.