Цели проекта

• Снизить время и трудозатраты на формирование итоговой отчетности по претензионно-исковой работе и договорам.
• Повысить исполнительскую дисциплину юридических служб и ответственных служб в 6 Филиалах и 3 Дочерних обществах.
• Повысить оперативность получения информации о состоянии претензий, исков, договоров.
• Ускорить процедуры согласования проектов исходящих претензий и исков.
• Повысить оперативность получения информации об оплате по претензиям, искам и договорам.
• Снизить риски потери информации, связанной с претензиями, исками и договорами.

Ситуация до внедрения

ООО "АРГОС" – одна из крупнейших компаний России, оказывающих полный спектр сервисных работ и услуг на рынке нефтегазовой отрасли страны. Компания состоит из 6 филиалов и 3 дочерних обществ, в которых работает более 9 000 сотрудников.

ООО "АРГОС" входит в состав 500 крупнейших компаний России (РБК-500) и работает на лицензионных участках ПАО "ЛУКОЙЛ", ОАО "Газпром нефть", ОАО "НК "Роснефть", ПАО АНК "Башнефть" и других нефтегазовых компаний.

В компании ежегодно заключается свыше 5 000 договоров и более 2 000 дополнительных соглашений и спецификаций, ежедневно более 500 сотрудников участвуют в процессах документооборота и согласования документов. При этом ежегодно фиксируется около 400 входящих/исходящих претензий и исков, возникающих в результате нарушений условий договоров.

Ранее работа с претензиями и исками не была автоматизирована. Учёт документов велся на бумаге и в электронных таблицах. Возникали трудности с качественным и своевременным отслеживанием жизненного цикла договоров, претензий по ним, ведением реестра неблагонадежных контрагентов. Поскольку управление филиалами и дочерними обществами осуществляется удаленно, много времени уходило на сбор данных и формирование ежегодной итоговой отчетности по договорам, претензиям и искам. Временные затраты на составление отчетов составляли около 20 рабочих дней. В связи с этим информация об отчетах поступала в ЦАУ (центральный аппарат управления) несвоевременно.

Компания нужадалась в информационной системе, которая позволила бы упорядочить работу с договорами, консолидировать данные (документы и нормативно-справочную информацию) 6 филиалов и 3 дочерних обществ, упростить и ускорить формирование итоговой отчетности по договорной и претензионно-исковой работе, ускорить процедуры согласования, снизить риски потери информации.

Уникальность и инновационность проекта

В ООО "АРГОС" в едином информационном пространстве организован учет договоров, претензий и исков. Снижен риск потери информации и сокращено время поиска документа до 2-х минут. Время на формирование итоговой отчетности по договорам, претензиям и искам сократилось с 20 до 1-2 рабочих дней.

Внедренная система "1С:Управление холдингом 1.3" позволила консолидировать данные (документы и НСИ) 6 филиалов и 3 дочерних обществ в ЦАУ.

В ходе проекта были автоматизированы два основных блока: договорная работа и претензионно-исковая работа.

Публикации о проекте

• Автоматизация учета на базе ПП "1С:Управление холдингом 8" в ООО "АРГОС"

Результаты проекта

• Новая система объединила работу шести филиалов и трех дочерних обществ компании. Организован оперативный учет и хранение более 5000 ежегодно заключаемых договоров. Все сопутствующая документация — дополнительные соглашения, спецификации, претензии и иски, протоколы разногласия и спецификации — хранятся в электронном виде в карточке договора и доступны всем задействованным в работе с этими документами сотрудникам. На поиск нужного документа в электронном архиве уходит не более 2 минут. Снижен риск утери документов. Срок подготовки ежегодной отчетности по договорной и претензионно-исковой работе подразделений уменьшился с 20 до 1-2 дней.

• Настроен обмен данными о договорах и контрагентах между «1С:Управление холдингом» и с учетными системами подразделений. Это позволило унифицировать нормативно-справочную информацию и обеспечить ее своевременное обновление во всех подразделениях компании. В результате качество договорной и претензионно-исковой работы повысилось, исключены разночтения и неточности в документах.

• Оптимизировано согласование документов. В компании договора и другие документы согласовываются в 2 этапа: внутри филиала и далее с ЦАУ. Автоматизация ускорила обмен информацией между всеми участниками процесса. В системе настроены маршруты согласования, обновленные данные по каждому документу поступают в центральное управление каждый час. Сроки согласования документов между филиалами и ЦАУ сократились с 14-30 до 1-3 дней.

• В системе доступна вся связанная с договорами информация — история работы, сроки исполнения обязательств, сведения об участниках, спорных вопросах и т.п. Это помогает сотрудникам ЦАУ оперативно контролировать платежную дисциплину, взаиморасчеты, условия оплат по договорам, вовремя принимать административные решения, оценивать надежность клиентов.

В системе реализованы отчеты, которые помогают руководству оперативно контролировать договорную и претензионно-исковую работу каждого подразделения компании. Это исключило организационные ошибки. Повысился уровень исполнительской дисциплины в компании.

"Система "1С:Управление холдингом" помогла нам упорядочить ежедневную работу с сотнями важных документов — договорами, спецификациями, претензиями, исками. Обмен данными между центральным аппаратом управления и удаленными подразделениями многократно ускорился, вся актуальная информация о договорной и претензионно-исковой деятельности в любой момент времени доступна в системе. Снижен риск утери важной для компании информации. Повысилась исполнительная дисциплина" — отметила Соколова Ирина Владимировна, заместитель генерального директора по правовым вопросам ООО "АРГОС".

1С:Управление холдингом :
• Управление договорами
• Консолидация отчётности и бизнес-анализ
• Интеграция и управление мастер-данными

Архитектура решения и масштаб проекта

• 5500 человеко-часов
• 500 автоматизированных рабочих мест
• 9 дочерних обществ и филиалов в разных регионах России

Использована технологии распределенной информационной базы данных (РИБ) между филиалами, дочерними обществами и ЦАУ ООО "АРГОС" г. Самара.

Использование РИБ позволило создать территориально распределенные системы на основе идентичных конфигураций "1С:Управление холдингом" и автоматически раз в час переносить изменения данных. Изменения конфигурации переносятся раз в неделю в полуавтоматическом режиме. В качестве режима работы информационной базы на платформе "1С:Предприятие 8.3" в ЦАУ ООО "АРГОС" г. Самара используется клиент-серверный режим работы с трехзвенной архитектурой: клиент "1С:Предприятие 8" – сервер "1С:Предприятие 8" – сервер базы данных на MS SQL Server.