Цели проекта

• Минимизация бумажного документооборота;
• Повышение уровня доступности СЭД для сотрудников ФГУП "Почта России";
• Обеспечение бесперебойной работы СЭД в соответствии с согласованными функциональными характеристиками;
• Обеспечение сквозных процессов обработки документов (рассмотрение, согласование, исполнение и т.д.) на всех уровнях организационной структуры ФГУП "Почта России";
• Повышение скорости обработки документов в СЭД;
• Обеспечение контроля исполнительской дисциплины по выполнению регламентированных операций в рамках автоматизированных бизнес-процессов.

Ситуация до внедрения

ФГУП "Почта России" имеет статус федерального почтового оператора, предоставляет услуги почтовой связи на всей территории Российской Федерации и по всему миру. "Почта России" обслуживает десятки миллионов клиентов в год. В составе предприятия работают Аппарат управления предприятием, 86 филиалов, более 1000 обособленных структурных подразделений, около 42 тыс. отделений почтовой связи.

С 2014 года ФГУП "Почта России" реализует реформу, нацеленную на повышение операционной эффективности, конкурентоспособности, технологичности и клиентоориентированности. Стратегия реформирования, в частности, предполагает преодоление "лоскутной" автоматизации бизнес-процессов, переход от бумажной отчетности и документооборота к электронным.

В мае 2016 года ФГУП "Почта России" приняло решение модернизировать действующую СЭД, созданную в 2011 году с целью централизованного учета документов аппарата управления предприятием (АУП). К 2016 году число пользователей СЭД АУП составило 1300 человек, в то время как она была рассчитана на 500-800 пользователей. Работа системы была нестабильна, производительность снизилась, инциденты нарушения работоспособности системных процессов и процессов согласования фиксировались ежедневно. Кроме того, к 2016г. сформировалась необходимость согласования внутренних документов "Почты России" между всеми структурными подразделениями, включая филиалы, почтамты и макрорегионы. Таким образом, требовалось создание новой архитектуры СЭД, выбор новой платформы, обеспечение возможности работы не менее 40 тыс. пользователей.

Уникальность и инновационность проекта

ЕСЭД "Почты России" охватывает Аппарат управления предприятием, 86 региональных филиалов, более 1000 обособленных структурных подразделений на всей территории Российской Федерации.

Особенность проекта "Почты России" по внедрению единой системы электронного документооборота заключается в беспрецедентном масштабе созданной СЭД, к системе подключены 36 000 рабочих мест во всех регионах РФ (см. раздел "Масштаб и архитектура системы") и их количество увеличивается.

Кроме того, в рамках проекта решены уникальные технологические задачи:

Для организации оперативного обмена документами с регионами были разработаны уникальные механизмы обмена данных, которые обеспечивают не только регулярный оперативный обмен, но и имеют 10-кратный запас производительности на случаи внеплановых массовых рассылок документов по регионам.

Также реализован ряд механизмов, направленных на повышение пользовательского удобства, гибкости и точности выполнения операций с документами. Например:

• механизм параллельного редактирования документов, который дает возможность одновременно вносить корректировки и видеть комментарии коллег в режиме реального времени;
• механизм формирования отдельных поручений (например, для разных сотрудников) по пунктам приказа или распоряжения;
• возможность фиксировать управленческие уровни сотрудников и подразделений, на этой основе – создавать и применять правила коммуникации;
• гибкая настройка делегирования в разрезе видов документов и видов задач, которая, например, дает возможность хранить запись о том, была ли задача выполнена заместителем руководителя или его помощником (помощник только вносит записи, выступает "руками" руководителя);
• механизм эскалации задач: позволяет не прерывать обработку документа, если к очередному этапу обработки у сотрудника изменилась (или изменится) позиция или сотрудник отсутствует;
• тематики документов – универсальный классификатор, позволяющий настраивать уникальные маршруты обработки документов, отличные от общих правил;
• протокол разногласий – механизм эскалации спорных замечаний на вышестоящего руководителя для принятия решения;
• реализована возможность применения электронной подписи при работе с мобильным приложением с использованием внешней компоненты RuToken.

Публикации о проекте

• Видеоролик о проекте на ПМЭФ

Результаты проекта

• Обеспечена бесперебойная работа ЕСЭД "Почты России" в соответствии с заданными функциональными характеристиками;
• Реализованы сквозные бизнес-процессы обработки документов (рассмотрение, согласование, исполнение и т.д.) на всех уровнях организационной структуры ФГУП "Почта России": как в аппарате управления предприятием, так и в региональных подразделениях вплоть до почтамтов;
• Обеспечена децентрализованная регистрация входящей и исходящей корреспонденции и обращений граждан;
• Увеличена доля безбумажного документооборота (35% документов переведены в электронный вид);
• Повышена скорость обработки документов в СЭД в сравнении с обработкой бумажных
• Сокращена нагрузка на работников за счет автоматизированной поддержки операций по работе с документами;
• Повышена исполнительская дисциплина за счет контроля сроков исполнения поручений, а также сбора аналитики и отчетности по факту исполнения регламентированных операций в рамках автоматизированных бизнес-процессов;
• Обеспечена возможность развития системы (увеличение количества пользователей, расширение функциональности) с сохранением заданной производительности.

Экономический эффект от внедрения (%):

• сокращение бумажного документооборота на 35%;
• повышение скорости обработки документов в подразделениях (за счет автоматизации процессов обработки, в том числе - применения электронной подписи, обмена данными с другими системами, использования мобильного доступа, а также за счет систематизации видов документов и оптимизации операций, выполняемых с ними) на 10%;
• повышение скорости обмена документами между структурными подразделениями на 10%;
• сокращение затрат времени на поиск и подбор документов на 50%;
• рост исполнительской дисциплины (за счет своевременного контроля, ведения отчетов в разрезе пользователей, бизнес-процессов, видов документов) на 20%.

1С:Документооборот КОРП

Архитектура решения и масштаб проекта

Техническая архитектура

Функциональная архитектура

Реализована смешанная архитектура. Наличествуют центральная система и региональные серверные группы, обеспечивающие:

• надежность системы: возможность работы пользователей сохраняется даже при нарушении каналов связи или выходе из строя серверов;
• сохранение скорости работы при возрастании объема пересылаемых документов за счет возможности горизонтального и вертикального масштабирования;
• масштабирование автоматизированных в СЭД бизнес-процессов с уровня АУП на уровни макрорегионов, филиалов, почтамтов;
• децентрализованную регистрацию документов.

Система развернута в аппарате управления предприятием (АУП) и более 1000 региональных подразделениях "Почты России" по всей стране.

Дневная аудитория ЕСЭД - 18 000 пользователей, в общей сложности к системе подключены 36 000 сотрудников.

В ЕСЭД ежедневно формируется 5000 новых документов, что составляет более 1 млн документов в год (входящая и исходящая корреспонденция, обращения граждан, ОРД, СЗ, протоколы, поручения, договоры, закупки и пр.)

Состав выполненных работ:

• Обследование, анализ, классификация и категоризация видов документов ФГУП "Почта России" и бизнес-процессов по их обработке, формирование рекомендаций по их переводу в СЭД.
• Обследование и модернизация существующих бизнес-процессов согласования документов в СЭД АУП, использовавшейся ранее.
• Обследование и формирование предложений по оптимизации существующих в АУП, филиалах и почтамтах бизнес-процессов документооборота.
• Разработка Общей методологии документационного обеспечения управления ФГУП "Почта России".
• Проектирование архитектуры системы.
• Настройка в системе процессов согласования документов: ОРД, договорной документации, закупочной документации, коммерческих условий и других видов документов с использованием функциональности:
  • электронной подписи;
  • мобильного клиента.
• Настройка отчетов по контролю исполнительской дисциплины в разрезе автоматизируемых бизнес-процессов, операций, загрузки пользователя и т.д.
• Создание ролевой модели пользователей СЭД.
• Создание механизма временного замещения пользователей СЭД.
• Разработка, согласование "юзабилити" и интерфейсов СЭД.
• Организация хранения легитимных исторических данных организационной структуры. Реализация механизмов перевода пользователей и их документов в условиях полного или частичного изменения организационной структуры ФГУП "Почта России".
• Перенос данных из ранее используемой СЭД.
• Интеграция с внутренними информационными системами ФГУП "Почта России" (6 систем).

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Система спроектирована на платформе "1С:Предприятие 8 КОРП" в совокупности с системным программным обеспечением Windows Server 2012 R2, и СУБД с открытым исходным кодом PostgreSQL.