- Документооборот (ECM)
Цели проекта
Цели проекта:
- повысить эффективность корпоративного управления и сократить расходы на документооборот;
- сократить длительность согласования документов подразделениями компании;
- организовать совместную работу представителей различных подразделений с внутренней документацией предприятия;
- сократить долю ручного труда при работе с документами и снизить влияние человеческого фактора (потеря документов, невыполнение поручений).
Задачи проекта:
- создать единое корпоративное информационное пространство для работы с документами на базе "1С:Документооборот 8 КОРП для Казахстана";
- ввести единые стандарты работы с документами;
- заменить бумажный документооборот электронным.
Ситуация до внедрения
Компания "Oil Construction Company" выполняет большой комплекс строительно-монтажных работ, начиная с нулевого цикла и заканчивая сдачей объекта в эксплуатацию, в нефтепромысловых объектах Республики Казахстан. Предприятие образовано на основе объединения трёх крупных предприятий акционерного общества "Мангистаумунайгаз". На сегодняшний день в компании трудятся 1880 чел, эксплуатируется более 450 ед. техники, что выводит её в число крупнейших организаций строительного профиля в Мангистауской области.
До начала проекта в компании документы хранились в бумажном варианте, а также на локальных компьютерах. Согласование документов сотрудниками различных структурных единиц организации и выдача поручений осуществлялись в ручном режиме или посредством электронной почты. Отследить движение документов было очень затруднительно. Документы могли быть потеряны в потоке входящей, исходящей и внутренней документации. Новое руководство компании "Oil Construction Company" эта ситуация не устраивала, поэтому была поставлена задача найти более технологичные и эффективные методы коммуникации.
Уникальность и инновационность проекта
Проект был одним из первых проектов в Республике Казахстан, выполненных на базе программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП для Казахстана".
К специфическим особенностям проекта можно отнести сложность деятельности организации (множество видов деятельности) и территориальную распределенность структурных единиц.
Также в рамках проекта были разработаны специализированные формы, которые позволяют упростить процесс освоения программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП для Казахстана" даже для тех пользователей, которые никогда не работали в информационных системах "1С:Предприятие 8".
Формы и шаблоны видов документов позволяют за минимальное количество кликов осуществить запуск документа в обработку.
Публикации о проекте
Результаты проекта
Компания "Oil Construction Company" автоматизировала процессы учёта и регистрации входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, а также контроля исполнения поручений. Построена система электронного документооборота в компании.
Построенная система, позволила:
- минимизировать ручной труд,
- сократить расходы на документооборот,
- повысить производительность труда,
- повысить качество контроля исполнительской дисциплины.
Основные количественные результаты проекта:
- сокращение времени согласования распорядительных документов и служебных записок в 20 раз,
- ускорение поиска необходимых документов более, чем в 25 раз.
"Внедрение СЭД на базе "1С:Документооборот КОРП для Казахстана" даёт нам уверенность в том, что мы используем самые современные и эффективные средства автоматизации, присутствующие на рынке, - резюмирует Канат Сейдахметов, директор группы по информационным технологиям "Oil Construction Company". - Использование такого управленческого инструмента позволяет нам осуществлять полный контроль над задачами организации и исполнительской дисциплиной сотрудников. Подобная автоматизация ускоряет принятие управленческих решений, упрощает разработку и согласований документов, позволяет перейти на новый уровень коммуникаций в организации, а также обеспечивает централизованное и надежное хранение всей информации компании".
-
1С:Документооборот
Архитектура решения и масштаб проекта
Для построения системы электронного документооборота в ТОО "Oil Construction Company" был выбран программный продукт "1С:Документооборот 8 КОРП для Казахстана".
Автоматизированы следующие участки:
- входящая и исходящая корреспонденция;
- организационно-распорядительные документы;
- номенклатура дел;
- служебные записки;
- контроль исполнения.
При подписании электронных документов используется электронно-цифровая подпись. При этом используются элетронно-цифровые подписи, выдаваемые публичным удостоверяющим центром - государственной корпорацией "Правительство для граждан".
Предприятие имеет довольно сложную территориально-распределённую структуру, в проекте задействованы следующие структурные единицы:
- центральный офис в г.Актау;
- Каламкасское строительно-монтажное управление;
- Жетыбайское строительно-монтажное управление;
- Актауский строительно-монтажный участок;
- управление транспорта и специальной техники;
- база производственного обеспечения;
- участок электро-монтажных работ.
Поэтому для обеспечения доступа всех пользователей к информационной системе была построена инфраструктура, при которой пользователи офиса подключаются к ЭДО посредством локальной сети, удалённые пользователи с хорошим каналом связи подключаются к ЭДО посредством веб-браузера, а удалённые пользователи со слабым каналом связи подключаются к ЭДО с помощью мобильного приложения "1С:Документооборот" ред 2.1. Архитектура системы представлена на рисунке.
Всего было автоматизировано 370 рабочих мест.
Рис. Техническая архитектура системы электронного документооборота ТОО "Oil Construction Company"
Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование
Сервер (MS Windows Server, MS SQL Server), рабочие станции пользователей, мобильные устройства пользователей