- Документооборот (ECM)
Цели проекта
Потребность во внедрении системы автоматизации документооборота была обусловлена следующими причинами:
- Необходимость рационализации процессов и процедур работы с документами, в т.ч. совершенствование контроля исполнения документов, передачи документов между сотрудниками, хранения бумажных и электронных документов.
- Наличие пробелов в процессах получения и обработки документов разных видов, как следствие – потери документов при их передаче между участниками документооборота.
- Необходимость пересмотра распределения ответственности структурных подразделений, участвующих в процессах документооборота Компании.
Построение системы управления документами – это комплекс мероприятий, направленных на такую организацию документных процессов, чтобы на этапе автоматизации, получить максимальную отдачу от информационной системы. ИС не должна закрепить те ошибки, которые неизбежно накапливаются в деловых процессах любого предприятия. Рационализация документных процессов до внедрения СЭД позволит значимо увеличить производительность труда на предприятии, поэтому перед внедрением "1С:Документооборота" был реализован методический проект по оптимизации документных процессов, проведенный по авторской методологии фирмы "1С".
Методическая часть проектных работ включала в себя следующие мероприятия:
- Оценка готовности Компании к автоматизации документных процессов и использованием "1С:Документооборота 8 КОРП".
- Выработка рекомендаций по рационализации документооборота и подготовке документных процессов Компании к автоматизации.
- Проектирование целевой модели документооборота с учетом типового функционала "1С:Документооборота 8 КОРП", требований российского законодательства и лучших практик в сфере управления документами.
В перечень исследованных документопотоков и систем документации вошли:
- документопоток входящих документов;
- документопоток исходящих документов;
- документопоток внутренних документов:
- организационные документы;
- распорядительные документы;
- информационно-справочные документы;
- кадровые документы, договорные документы;
- финансово-бухгалтерские документы;
- планово-отчетные документы;
- производственно-технические документы.
Конечный результат исследования документных процессов виделся в оценке готовности Компании к внедрению электронного документооборота, выработке рекомендаций по рационализации документооборота и подготовке документных процессов Компании к автоматизации.
Заказчиком проекта внедрения были Административный директор и IT-департамент. Перед ними стояла задача подготовить документные процессы к переходу на новый продукт "1С:Документооборот".
Ситуация до внедрения
Российская строительная компания, в которой проводились работы по оптимизации документных процессов, входит в число лидеров по реализации работ нефтегазового и электроэнергетического комплекса, промышленного и гражданского строительства, EPC-контрактов и проектирования. Объекты Компании расположены по всей территории Российской Федерации: от самых северных до самых южных границ в республике Саха (Якутия) и Краснодарском крае, Ленинградской области и Красноярском крае, ЯНАО и Хабаровском крае. В Компании работает более 15 000 сотрудников.
Оценивая ситуацию до внедрения, можно сделать вывод, что работа с документами в Компании не была организована должным образом:
- актуальной инструкции по делопроизводству не было;
- работа с отдельными видами документов и документопотоками были регламентированы в самостоятельных локальных нормативных актах, составленных Управлением процессов и методик Компании;
- контроль исполнения документов организован не был;
- номенклатура дел велась в центральном офисе и на местах;
- в Компании было организовано два архива: для управленческой и научно-технической документации.
Работа с документами велась с использованием электронной почты. Сотрудник создавал проект документа, распечатывал его, подписывал, сканировал и отправлял адресату по электронной почте. При этом бумажный экземпляр документа уничтожался. Адресат, получив скан-копию документа, также распечатывал его, ставил личную подпись в ходе подписания или согласования, сканировал и перенаправлял дальше по электронной почте. Бумажный экземпляр снова уничтожался. Такая организация работы была обусловлена тем, что работа большинства сотрудников Компании связана с разъездами и передать документ на согласование или подписание в краткие сроки было довольно сложно.
Таким образом, состояние автоматизации процессов документооборота до начала проекта можно охарактеризовать следующим образом:
- Недостаточная емкость, скорость и надежность работы имеющейся информационной системы, используемой для хранения документов Компании.
- Неполный охват этой системой всех категорий документов Компании.
- Высокая информационная фрагментарность бизнес-процессов появления / создания и использования документов Компании.
Уникальность и инновационность проекта
Для решения поставленной задачи – реализовать сквозной и прозрачный документооборот между подразделениями Компании, было решено провести детальную предварительную проработку документных процессов до начала настроек информационной системы. В результате методических работ должно быть разработано проектное решение, направленное:
- на использование типового функционала системы;
- корректировку действующих процессов с учетом законодательных и нормативно-правовых требований;
- рационализацию действующих процедур (унификация видов документов, сокращение избыточных или ошибочных действий в процессах обработки документов).
Особенностью методических работ стал значительный объем первичных данных, полученных методологами в ходе обследования документооборота Компании. Для сбора и обработки такого объёма данных применяется методика фирмы "1С".
Организационная структура Компании представляет собой многоуровневое дерево: 97 отделов, подчиненные 7 дирекциям, удаленные подразделения (строительные площадки).
Методологическую основу исследования составили структурный, сравнительный и системный методы для обработки, анализа собранных данных, а также опрос, как метод сбора данных.
Метод опроса использован для получения первичной информации от непосредственных участников документных процессов Компании. В качестве инструмента опроса применялось интервьюирование представителей подразделений – ключевых участников документооборота.
Основное достоинство использованного метода сбора первичной информации: данные собираются в строгом соответствии с точными целями исследовательской задачи (подготовка документных процессов к автоматизации).
Методология сбора данных является авторской разработкой фирмы "1С".
- Сбор данных произведен в формате протоколов интервью согласованных с участниками встреч. Рамки обследования (функциональные области и перечень обследуемых подразделений) были определены условиями договора.
- Структурный метод анализа данных использован для определения видового состава документов Компании, структуры документных процессов Компании, выявления взаимосвязи документных процессов, бизнес-процессов и направлений деятельности.
- Сравнительный метод анализа данных использован для выявления общих и особенных черт при анализе видов документов и документных процессов.
- Системный метод анализа данных использован для формализации процессов.
Такой подход позволил упростить представление и описать сложные процессы управления за счет их последовательного разделения на процедуры, функции, работы и операции. Подобное разделение служит условием создания функциональных требований к информационной системе. Для анализа локальных нормативных актов Компании использовались такие методы, как обобщение, анализ и синтез.
Методологи провели интервьюирование 38 структурных единиц Компании и составили 43 протокола интервью (400 страниц протоколов). Все интервью проводились по заранее подготовленным сценариям. Каждый протокол был формализован и согласован с интервьюируемым, чтобы избежать разногласий и недопонимания.
Оптимизация документооборота была направлена на сокращение количества маршрутов обработки документов – их унификации, а также составлению оптимального перечня видов документов. Для автоматизации работы с входящими документами было предложено выделить большее количество видов документов, так как виды документов определяют автоматизированные маршруты обработки и настройки прав доступа. Маршрутизация входящей корреспонденции была автоматизирована с учетом выявленных в ходе обследования маршрутов обработки, привязанных к виду документа. Такая автоматизация маршрутов не нарушила существующий порядок, но снизила риски ошибочной маршрутизации, а также ускорила процедуру обработки входящей корреспонденции.
Было предложено отказаться от практики использования в оперативной работе оригиналов документов. Оперативную работу следует вести с электронным образом документа в СЭД. Оригинал должен быть сразу помещен на хранение на этапе регистрации и не передаваться между подразделениями в ходе принятия решения по этому документу (согласование, утверждение, ознакомление, исполнение). В этом случае сокращаются риски утери оригиналов документов.
Для автоматизации работы с исходящими документами также потребовалось выделение большего количества видов документов, так как виды документов определяют автоматизированные маршруты обработки и настройки прав доступа. Исходящие документы были классифицированы по направлениям деятельности и тематикам. К каждому виду исходящего документа был разработан шаблон, который на этапе автоматизации был привязан к маршруту обработки документа. Процедуры согласования, подписания, регистрации и отправки исходящих документов проходили вне СЭД. Теперь все процедуры автоматизированы.
Работа с договорной документацией уже была автоматизирована в сторонней системе, которая не поддерживает разграничения прав. Однако часть договоров не должна быть доступна всем, поэтому такие договоры было решено перенести в "1С:Документооборот". На базе "1С:Документооборота" был сформирован единый электронный ресурс для хранения электронных образов договоров и обеспечено необходимое ограничение прав доступа к электронным образам договоров.
Для решения двух основных проблем в работе с финансово-бухгалтерскими документами в СЭД, выявленных в ходе обследования (согласование документов по электронной почте с неоднократным сканированием и несвоевременная передача оригиналов первичных учетных документов в подразделение ДБиНУ) было предложено автоматизировать все рабочие процедуры совместной работы. При этом было исключено из процессов многократное сканирование и передача документов по электронной почте.
Автоматизация работы с планово-отчетными и производственно-техническими документами в СЭД направлена на ускорение процедур совместной работы и организации единого файлового хранилища для этих документов. Для этого все внутренние планово-отчетные и производственно-технические документы, срок хранения которых не превышает 10 лет, было рекомендовано перевести в электронный вид с отказом от бумажной формы. Российское законодательство разрешает такой подход.
Автоматизация документных процессов предполагает перевод части документов полностью в электронный вид. Для этого необходимо установить правовой статус электронных документов: выбрать вид электронной подписи, используемый в разных управленческих ситуациях, включить в инструкцию по делопроизводству разделы о бумажном и электронном документообороте.
Организация документооборота невозможна без четкого разграничения, кто за какой участок деятельности несет ответственность. В связи с этим рекомендуется разработка приказа «О распределении ответственности».
Публикации о проекте
Дополнительная информация к описанию проекта
Планами дальнейшего развития системы предусмотрено подключение к корпоративной системе электронного документооборота подразделений Компании, которые не были включены в рамки проекта.
Кроме того, планируется организация тиражирования системы на удаленные подразделения и представительства.
Результаты проекта
Фирмой «1С» и компанией «Аксиома-Софт» совместно были выполнены следующие работы: 1. Описаны действующие процессы документооборота Компании; 2. Даны рекомендации по улучшению процедур работы с документами для подготовки Компании к автоматизации. 3. Сформирована целевая модель документооборота в разрезе:
- работы с входящей и исходящей корреспонденцией;
- распорядительной деятельности Компании;
- протокольных мероприятий (заседаний и совещаний);
- работы с информационно-справочными документами;
- контроля исполнительской дисциплины;
- хранения бумажных документов.
Компанией "Аксиома-Софт" была выполнена настройка "1С:Документооборот 8 КОРП" в соответствии с проектным решением. Автоматизированы следующие процессы:
- ведение номенклатуры дел;
- учет и хранение документов;
- обработка входящей/исходящей документации;
- обработка распорядительной документации;
- автоматизация бизнес-процессов по направлениям деятельности.
В результате рационализации документооборота были достигнуты следующие результаты:
- унифицирован видовой состав используемых документов (количество видов документов сократилось с 88 до 50);
- предложена иная классификация видов документов для удобства стандартизации документооборота;
- часть документов переведена в электронный вид;
- выстроена система контроля исполнительской дисциплины;
- рационализированы маршруты обработки документов (исключены избыточные действия, сокращено количество маршрутов обработки с 370 до 100).
В целом рационализация документооборота была направлена на сокращение операционных рисков, которые связаны с неадекватными внутренними процессами, работой информационных систем и действиями сотрудников.
Важным результатом автоматизации документооборота стал тот факт, что в Компании уменьшилось количество потерянных документов, ускорились процессы согласования документов, увеличилась скорость поиска необходимых документов.
-
1С:Документооборот
:
- Делопроизводство
- Учет и хранение документов
- Ведение номенклатуры дел
- Автоматизация бизнес-процессов
Архитектура решения и масштаб проекта
Масштаб проекта определялся разветвлённой организационной структура Компании, в которую входит 97 отделов, подчиненные 7 дирекциям. Во главе Компании стоят президент, вице-президент и генеральный директор. Помимо центрального офиса в Москве, компания на момент обследования имела 40 строительных площадок.
Количество пользователей СЭД – 2500.
Объектом исследования стали ключевые участники документооборота в Компании: 38 структурных подразделений. Предмет исследования – все документные процессы Компании.
Объем документооборота за 2016 год составил примерно 40 000 документов. При этом наблюдается тенденция к его росту.
При выборе системы электронного документооборота был учтен многолетний успешный опыт использования программных продуктов на базе "1С:Предприятие 8". Компанией было принято решение о построении корпоративной системы документооборота на базе продукта "1С:Документооборот 8 КОРП". Дополнительными критериями в пользу выбора данного программного продукта стали:
- Методическая поддержка программного продукта, уже зарекомендовавшая себя на ИТ-рынке.
- Оптимальная стоимость внедрения и сопровождения.
- Возможность использования имеющихся в Компании лицензий "1С:Предприятия 8".
- Существующая IT-инфраструктура.
- Гибкость, масштабируемость, возможность доработки функций под специфику Компании.
Партнером по внедрению программного продукта, методологической поддержке и консультационным услугам была выбрана компания "Аксиома-Софт" – официальный партнер фирмы "1С", Центр компетенции по документообороту. "Аксиома-Софт" имеет многолетний опыт ведения крупных корпоративных проектов и хорошо зарекомендовала себя в области внедрения решений на платформе "1С:Предприятие".
Одной из отличительных особенностей программного продукта "1С:Документооборот 8" является качественное и обширное методическое сопровождение проектов внедрения систем электронного документооборота. Фирмой "1С" разработана методика постановки документооборота: от аудита текущих процессов работы с документами до проектирования целевой модели системы управления документами, соответствующей потребностям предприятия. Методика положительно зарекомендовала себя и успешно применяется на российских предприятиях. Методические услуги были оказаны строго по методике фирмы "1С": "1С:Методология управления документами".