![](/images/winner_logo.png)
![](/upload/iblock/977/97704ac1bb8c3ed81b83243cd6e6ea27.png)
- Документооборот (ECM)
![](/upload/iblock/277/27766a1c7074ef9f4d32a7eed6397d60.jpg)
Цели проекта
- Повысить качество подготовки закупочной документации.
- Сократить сроки проведения закупок.
- Повысить прозрачность закупочных процедур.
- Повысить исполнительскую дисциплину (в том числе в части предоставления отчетности по 223-ФЗ).
- Обеспечить достоверность и прозрачность процесса согласования.
- Сократить бумажный документооборот.
- Сократить трудозатраты на обработку ходящей корреспонденции.
- Обеспечить единую среду работы с документами.
Задачи:
- Проработать методологическую базу внедрения.
- Выполнить необходимы настройки и доработки "1С:документооборота".
- Внести положений об использовании "1С:Документооборота" в существующие нормативно-методические документы.
- Подготовить эксплуатационную документацию и провести обучение пользователей с учетом решаемых ими задач и специфик использования "1С:документооборота".
- Обеспечить двухуровневую техническую поддержку на период опытной эксплуатации.
Ситуация до внедрения
До принятия решения об использовании "1С:Документооборот" официальный документооборот в ПАО "НМТП" велся в бумажном виде. При этом в прошлом предпринимались две неуспешные попытки внедрения системы электронного документооборота (СЭД) на базе зарубежных продуктов.
Основными причинами неудач признано отсутствие предварительной методологической проработки проектов внедрения, ограниченные возможности по сопровождению и развитию выбранных систем, трудоемкость интеграции с другими используемыми информационными системами.
С появлением на рынке СЭД решения на платформе "1С:Предприятие", которая обеспечивает сравнительно легкую интеграцию с другими информационными системами ПАО "НМТП" на этой платформе ("1С:Управление производственным предприятием", "1С:Государственные и муниципальные закупки"), компания приняла решение о запуске нового проекта по внедрению тиражного программного продукта "1С:Документоооброт". При этом было принято решение уделить значительное внимание методологическому обеспечению компании к внедрению СЭД.
Уникальность и инновационность проекта
В части автоматизация закупочного документооборота
Карта закупочного процесса — простой, наглядный инструмент, позволяющий оперативно отслеживать состояние процесса закупки в целом, наличие необходимых документов и их состояние, осуществлять переход к связанным документам, создавать и отправлять в обработку необходимые документы.
Специальная форма презентации в карточке мероприятия, позволяет удобно представлять повестку мероприятия на проекторе или мониторе. Возможно указать постоянных участников мероприятия, голосования по пунктам повестки, а также проводить мероприятия заочно с индивидуальным голосованием.
Механизм согласования со снятием замечаний и согласованием актуальной версии, который автоматически исключает ситуацию, когда кто-либо из согласующих не увидел последнюю измененную версию документа и уменьшает время согласования за счет возможности отрабатывать замечания раздельно, т.е. только с тем согласующим, которые их дали, а не каждый раз со всеми.
Сравнение версий файлов прямо из карточки задачи согласования и подсветка файлов, измененных на предыдущих этапах согласования.
Создание и заполнение договоров из типовых форм.
В части автоматизации документационного обеспечения управления
Встроенный почтовый клиент используется как автоматизированное рабочее место для обработки всей входящей корреспонденции: и бумажной, и электронной. Бумажные документы маркируются штрихкодом, сканируются (в том числе пакетно) и отправляются на специальный адрес электронной почты, на этот же адрес автоматически переадресуются электронные документы, поступающие на публичный корпоративный адрес электронной почты.
Механизм контроля движения бумажных оригиналов документов между подразделениями, который в отличие от типового журнала передачи, является децентрализованным — оригинал документа может свободно перемещаться между подразделениями, его возврат в исходное подразделение не обязателен.
Механизм отложенных задач — исполнитель может отложить любую задачу, одновременно оповестив об этом автора задачи, а также, при желании, установить для себя напоминание. Список отложенных задач доступен из типовой формы "Задачи мне".
Публикации о проекте
Результаты проекта
Качественные результаты проекта
Выполнен переход из предыдущей СЭД в "1С:Документооборот 8 КОРП" — обработка приказов, технических заданий на закупку, договоров.
Взаимодействия подразделений по вопросам закупочных процедур переведены в электронную форму, при этом процессы формализованы и оптимизированы. Закупочная документация — 17 видов документов со сложными взаимосвязями — полностью переведена в электронный вид.
Реализован с помощью типового механизма бесшовной интеграции между системами "1С", используемыми в компании, исключен двойной ввод, работа "в разных окнах" сведена к нулю.
Значительно расширен и активно используется функционал проведения мероприятий. В частности добавлена возможность проведения голосования по пунктам повестки в том числе заочного, а также возможность пригласить к участию в мероприятии сторонних участников по электронной почте непосредственно из карточки мероприятия.
Регистрация и последующая обработка входящей корреспонденции полностью переведены в "1С:Документооборот 8 КОРП". Также полностью переведены в электронный вид подготовка и отправка исходящей корреспонденции и служебная переписка, за исключением документов, ведение которых в бумажном виде предусмотрено законодательством.
Разработана и введена в действие новая редакция корпоративной инструкции по делопроизводству, которая, явно предписывает работу в "1С:Документооборот 8 КОРП" и регламентирует ведение электронного документооборота. Также даны рекомендации по актуализации прочей локальной нормативно-методической документации с учетом ведения электронного документооборота.
Количественные результаты проекта
- Более чем в 4,5 раза сократились сроки проведения закупок товарно-материальных ценностей.
- Количество просроченных задач составляет менее 0,2%.
- Количество постоянно работающих пользователей — 240.
- Общее количество пользователей — 1100.
-
1С:Документооборот
:
- Закупочный документооборот
- Управление договорами
- Управление мероприятиями
- Управление документами
- Управление бизнес-процессами
- Архив финансовых документов
- Архив документов подразделений
- Интеграция с решениями на платформе «1С:Предприятие»
Архитектура решения и масштаб проекта
Внедренное решение на базе "1С:Документооборот 8 КОРП" на первом этапе проекта объединило части закупочного процесса в "1С:Управление производственным предприятием" и "1С:Государственные и муниципальные закупки", став его ключевым звеном.
При этом были сохранены привычные для многих пользователей принципы работы, например, инициализация закупки товарно-материальных ценностей в "1С:Управление производственным предприятием".
С другой стороны, была достигнута определенная гибкость при создании и обработке документов — один и тот же документ может быть создан в одной системе и автоматически продублирован в другой ("1С:Документооборот 8 КОРП" и "1С:Управление производственным предприятием", "1С:Документооборот" и "1С:Государственные и муниципальные закупки") с установлением необходимых связей и передачей значимых данных, также обработка документа может производится одновременно в разных системах ("1С:Документооборот" и "1С:Управление производственным предприятием"), при этом сохраняется целостность процесса. Также на первом этапе был внедрен и успешно апробирован функционал проведения мероприятий.
На втором этапе проекта были в полном объеме автоматизированы функции документационного обеспечения управления: работа с входящей и исходящей корреспонденцией, внутренняя служебная переписка.
![](/upload/tmp/5c7ecd3074a0.jpg)
![](/upload/iblock/731/72u2ve279ahcxkslopgc9w06jf21pugm.jpg)
![](/upload/iblock/38b/38b9125cf3edf07d03c1eee2f335dd12.png)
![](/upload/iblock/daf/daf5a88ae53157ae7a3f60dfc44eda14.jpg)
![](/upload/iblock/3cd/3cd040a383b9ec55cf8324240e43f695.png)
![](/upload/iblock/0ea/i3qoc3bwqqrvfqya4si1lgpol84rjj8i.jpg)
![](/upload/iblock/42f/42f685096405057ee4ec960872363937.jpg)
![](/upload/iblock/6ec/6ec9b16d31672c02aa4b51740975cc56.png)
![](/upload/iblock/072/0727cf33c52f16bad2e4ef3568e46db6.jpg)
![](/upload/iblock/cb7/cb7a664fcd6541e294fff14c715c378d.png)
![](/upload/iblock/2a8/2a8f350beb5bd03505d4bd0a58596e65.jpg)
![](/upload/iblock/542/5423c2f03cc81298bf36fb53b3fdeee9.jpg)
![](/upload/iblock/969/969945fe55437a71ad87083f16ca3d08.jpg)
![](/upload/iblock/476/47616e1b49cfebf6931867cb50534c75.gif)
![](/upload/iblock/ff6/ff6df66c6491264ac6f8c2ec69a5c628.png)
![](/upload/iblock/a10/a10fb01c2e56c24f764c483c787bdf4f.jpg)
![](/upload/iblock/445/4455e51281cbbd4db66f0e32590623d0.jpg)
![](/upload/iblock/595/59553388cde4cd005d16c0936c9b93ad.png)
![](/upload/iblock/a29/a29779c32035a59eac1925496d5fd519.jpg)
![](/upload/iblock/b88/b88da292919a1e00142e45e4e33f892c.png)
![](/upload/iblock/3e1/m8z413p75xmkmv6x745w5c2u890cqu1n.png)
![](/upload/iblock/b60/b6061e42dfe65bf5bfb5fa393db49b5b.jpg)
![](/upload/iblock/700/700d04bde4153bd21b1afafed8ba018b.jpg)
![](/upload/iblock/f2b/f2b996518927d099b2518ac20a417dc7.jpg)
![](/upload/iblock/c73/c734382803ed2391546ab91250818b9b.jpg)
![](/upload/iblock/330/33019107525d1d54bc83d59edaf42216.png)
![](/upload/iblock/3f1/3f168ed618ded224c27f08427fba0ebc.jpg)
![](/upload/iblock/958/958f8835209a993f994d9ffd07e28c20.jpg)
![](/upload/iblock/dda/dda193380db9a120468e5e193fbc0387.jpg)
![](/upload/iblock/721/721be048ca4f8198c0f84891fb62f818.png)
![](/upload/iblock/33a/33a8552f8b3ae6f995cd0055a1a424ea.jpg)
![](/upload/iblock/693/693fb531137caab159eccdd3cb558fa4.png)
![](/upload/iblock/c2d/c2df1c5f789afea35a2f486b6ebeb5e4.png)
![](/upload/iblock/e16/e16df9e550144f8e100de00c9dfe6073.png)
![](/upload/iblock/70f/70fe2ce44b2386b62d1b210dbb17bb89.jpg)
![](/upload/iblock/e18/e188df59a522fa33afee9f9b70888c98.png)
![](/upload/iblock/bb0/bb029fc083fd83f4d4a4c274853a76b4.png)
![](/upload/iblock/1df/1df4030c784156ab522e8dabea477a6a.jpg)
![](/upload/iblock/d86/d8622386cb772b9582df140e4de22b0d.jpeg)
![](/upload/iblock/572/o4z17svwdrhrb3iyyz9g1d8yyrt0hwx8.jpg)
![](/upload/iblock/301/301bc81a80a64323abbc352f2259b21f.png)
![](/upload/iblock/c73/c732386f2944ace5ed24cb0e00b339b5.jpg)
![](/upload/iblock/b31/b314ca2b20911e4f9ac6c550d8e5d4b3.png)
![](/upload/iblock/473/473745d18ffc8caa8299929fd2906131.gif)
![](/upload/iblock/e88/e884006d35953439cc69e4d32b16e83d.jpg)
![](/upload/iblock/104/1042b392cca22f75084d836fed80673c.gif)