Цели проекта

Задачи:

1. Проработать методологическую базу внедрения.
2. Выполнить необходимы настройки и доработки "1С:документооборота".
3. Внести положений об использовании "1С:Документооборота" в существующие нормативно-методические документы.
4. Подготовить эксплуатационную документацию и провести обучение пользователей с учетом решаемых ими задач и специфик использования "1С:документооборота".
5. Обеспечить двухуровневую техническую поддержку на период опытной эксплуатации.

Ситуация до внедрения

До принятия решения об использовании "1С:Документооборот" официальный документооборот в ПАО "НМТП" велся в бумажном виде. При этом в прошлом предпринимались две неуспешные попытки внедрения системы электронного документооборота (СЭД) на базе зарубежных продуктов.

Основными причинами неудач признано отсутствие предварительной методологической проработки проектов внедрения, ограниченные возможности по сопровождению и развитию выбранных систем, трудоемкость интеграции с другими используемыми информационными системами.

С появлением на рынке СЭД решения на платформе "1С:Предприятие", которая обеспечивает сравнительно легкую интеграцию с другими информационными системами ПАО "НМТП" на этой платформе ("1С:Управление производственным предприятием", "1С:Государственные и муниципальные закупки"), компания приняла решение о запуске нового проекта по внедрению тиражного программного продукта "1С:Документоооброт". При этом было принято решение уделить значительное внимание методологическому обеспечению компании к внедрению СЭД.

Уникальность и инновационность проекта

В части автоматизация закупочного документооборота

Карта закупочного процесса — простой, наглядный инструмент, позволяющий оперативно отслеживать состояние процесса закупки в целом, наличие необходимых документов и их состояние, осуществлять переход к связанным документам, создавать и отправлять в обработку необходимые документы.

Специальная форма презентации в карточке мероприятия, позволяет удобно представлять повестку мероприятия на проекторе или мониторе. Возможно указать постоянных участников мероприятия, голосования по пунктам повестки, а также проводить мероприятия заочно с индивидуальным голосованием.

Механизм согласования со снятием замечаний и согласованием актуальной версии, который автоматически исключает ситуацию, когда кто-либо из согласующих не увидел последнюю измененную версию документа и уменьшает время согласования за счет возможности отрабатывать замечания раздельно, т.е. только с тем согласующим, которые их дали, а не каждый раз со всеми.

Сравнение версий файлов прямо из карточки задачи согласования и подсветка файлов, измененных на предыдущих этапах согласования.

Создание и заполнение договоров из типовых форм.

В части автоматизации документационного обеспечения управления

Встроенный почтовый клиент используется как автоматизированное рабочее место для обработки всей входящей корреспонденции: и бумажной, и электронной. Бумажные документы маркируются штрихкодом, сканируются (в том числе пакетно) и отправляются на специальный адрес электронной почты, на этот же адрес автоматически переадресуются электронные документы, поступающие на публичный корпоративный адрес электронной почты.

Механизм контроля движения бумажных оригиналов документов между подразделениями, который в отличие от типового журнала передачи, является децентрализованным — оригинал документа может свободно перемещаться между подразделениями, его возврат в исходное подразделение не обязателен.

Механизм отложенных задач — исполнитель может отложить любую задачу, одновременно оповестив об этом автора задачи, а также, при желании, установить для себя напоминание. Список отложенных задач доступен из типовой формы "Задачи мне".

Публикации о проекте

• Крупнейший порт России меняет СЭД зарубежного вендора на "1С:Документооборот"

• Внедрение ПП "1С:Документооборот КОРП" в ПАО "НМТП"

Результаты проекта

Качественные результаты проекта

Выполнен переход из предыдущей СЭД в "1С:Документооборот 8 КОРП" — обработка приказов, технических заданий на закупку, договоров.

Взаимодействия подразделений по вопросам закупочных процедур переведены в электронную форму, при этом процессы формализованы и оптимизированы. Закупочная документация — 17 видов документов со сложными взаимосвязями — полностью переведена в электронный вид.

Реализован с помощью типового механизма бесшовной интеграции между системами "1С", используемыми в компании, исключен двойной ввод, работа "в разных окнах" сведена к нулю.

Значительно расширен и активно используется функционал проведения мероприятий. В частности добавлена возможность проведения голосования по пунктам повестки в том числе заочного, а также возможность пригласить к участию в мероприятии сторонних участников по электронной почте непосредственно из карточки мероприятия.

Регистрация и последующая обработка входящей корреспонденции полностью переведены в "1С:Документооборот 8 КОРП". Также полностью переведены в электронный вид подготовка и отправка исходящей корреспонденции и служебная переписка, за исключением документов, ведение которых в бумажном виде предусмотрено законодательством.

Разработана и введена в действие новая редакция корпоративной инструкции по делопроизводству, которая, явно предписывает работу в "1С:Документооборот 8 КОРП" и регламентирует ведение электронного документооборота. Также даны рекомендации по актуализации прочей локальной нормативно-методической документации с учетом ведения электронного документооборота.

Количественные результаты проекта

• Более чем в 4,5 раза сократились сроки проведения закупок товарно-материальных ценностей.
• Количество просроченных задач составляет менее 0,2%.
• Количество постоянно работающих пользователей — 240.
• Общее количество пользователей — 1100.

1С:Документооборот :
• Закупочный документооборот
• Управление договорами
• Управление мероприятиями
• Управление документами
• Управление бизнес-процессами
• Архив финансовых документов
• Архив документов подразделений
• Интеграция с решениями на платформе «1С:Предприятие»

Архитектура решения и масштаб проекта

Внедренное решение на базе "1С:Документооборот 8 КОРП" на первом этапе проекта объединило части закупочного процесса в "1С:Управление производственным предприятием" и "1С:Государственные и муниципальные закупки", став его ключевым звеном.

При этом были сохранены привычные для многих пользователей принципы работы, например, инициализация закупки товарно-материальных ценностей в "1С:Управление производственным предприятием".

С другой стороны, была достигнута определенная гибкость при создании и обработке документов — один и тот же документ может быть создан в одной системе и автоматически продублирован в другой ("1С:Документооборот 8 КОРП" и "1С:Управление производственным предприятием", "1С:Документооборот" и "1С:Государственные и муниципальные закупки") с установлением необходимых связей и передачей значимых данных, также обработка документа может производится одновременно в разных системах ("1С:Документооборот" и "1С:Управление производственным предприятием"), при этом сохраняется целостность процесса. Также на первом этапе был внедрен и успешно апробирован функционал проведения мероприятий.

На втором этапе проекта были в полном объеме автоматизированы функции документационного обеспечения управления: работа с входящей и исходящей корреспонденцией, внутренняя служебная переписка.