Цели проекта

• Укрепление исполнительской дисциплины;
• Сокращение трудозатрат и ускорение согласования и поиска документов;
• Повышение качества планирования и контроля за движением финансовых потоков;
• Достижение прозрачности бизнес-процессов;
• Ускорение формирования аналитической отчетности в различных разрезах;
• Разработка и соблюдение единого регламента работ для всех предприятий холдинга;
• Сохранение конфиденциальности документов.

В дополнение к вышеперечисленным целям внедрения СЭД в рамках проекта должны были быть решены две дополнительные задачи:

• Организация управления ремонтами авиационных агрегатов на базе СЭД "1С:Документооборот" и CRM (с последующим тиражированием на другое предприятие холдинга для управления ремонтами рулевых винтов вертолетов семейства Ми);
• Повышение качества планирования и контроля казначейских операций за счет создания в СЭД "1С:Документооборот" подсистемы "Казначейство".

Ситуация до внедрения

Группа компаний АО "ММЗ "Вперед", включающая предприятия АО "ОКБ "Кристалл", ООО МФ "Вимант", АО "СМЗ" и АО "АВЭКС", занимается производством и послепродажным обслуживанием авиаагрегатов и парашютных систем. Имеет опыт разработки и изготовления изделий для других отраслей промышленности.

В связи с объединением ряда компаний в единый управленческий контур возникла необходимость в унификации, регламентации и повышении прозрачности их бизнес-процессов с их последующей автоматизацией. Для достижения поставленных целей потребовался инструмент, позволяющий осуществлять промежуточный и итоговый контроль состояния документов и задач, управлять развитием бизнес-процессов и предоставлять руководству информацию для оперативного принятия управленческих решений. Также одной из важных задач являлась оптимизация процессов "Казначейства" и повышение прозрачности процессов ремонта агрегатов.

Уникальность и инновационность проекта

На базе "1С:Документооборот" удалось создать нетиповой для этой системы казначейский и ремонтный функционал, который уже доказал свою эффективность на практике:

• повысилось качество планирования и контроля потока денежных средств;
• сократилось время на согласование и исполнение платежей;
• партнеры АО "ММЗ Вперед" получили эффективные инструменты для контроля исполнения заявок по ремонту авиагрегатов;
• созданный функционал тиражируется на другие предприятия холдинга.

Публикации о проекте

• Видеоотзыв клиента о проекте

• Автоматизация предприятия АО "ОКБ "КРИСТАЛЛ" на базе программного продукта "1С:Предприятие 8 КОРП. ERP Управление предприятием 2 + Документооборот"

Дополнительная информация к описанию проекта

• повышение исполнительской дисциплины: 40%
• повышение мотивации сотрудников: 40%
• сокращение сроков согласования документов: 20%

Результаты проекта

Автоматизированы учет и хранение входящей и исходящей корреспонденции, договорной документации, работа с организационно-распорядительными и внутренними документами (доверенности, гарантийные письма и т.д.), первичной финансовой и бухгалтерской документацией.

На 90% удалось отказаться от использования бумажного документооборота, что позволило снизить риски ошибок пользователей, повысить скорость работы и сформировать структурированный электронный архив с развитой системой поиска. Появилась возможность штрихкодирования и использования поточного сканирования документов.

Согласование более 25 видов документов переведено в электронный вид. Разработаны регламенты и оптимизированы маршруты согласования, стандартизированы действия пользователей при работе с документами. Это существенно ускорило обработку документов и ускорило их согласование в 2,5 раза. Разработка подробных пользовательских инструкций и проектной документации положила начало формированию базы знаний, что облегчает обучение вновь принятых сотрудников.

Созданы инструменты контроля и анализа исполнения поручений для руководителей предприятия. Удалось отказаться от ведения бумажных журналов, в которых вручную фиксировались поставленные задачи. В результате сократилось время на формирование отчетов о загрузке сотрудников, соотношении исполненных и неисполненных поручений (в том числе выполненных с нарушением срока). Это позволило существенно повысить исполнительскую дисциплину в коллективе и вывести управление предприятием на новый уровень.

Оптимизирована работа с договорной документацией. Специалистами 1С-Рарус был разработан конструктор протоколов разногласий, в котором согласующие лица могут указать имеющиеся замечания к тем или иным пунктам договора и предложить их новую редакцию. По итогам анализа сводного протокола разногласий сотрудник, ответственный за процедуру согласования, принимает решение, какие из замечаний необходимо учесть и автоматически формирует окончательную форму протокола. Это значительно снижает трудозатраты на подготовку документов и повышает скорость согласования документов.

Разработанная подсистема "Казначейство" позволила снизить нагрузку на финансовый отдел, повысить качество контроля и планирования потоков денежных средств. Пользователи получили возможность работать в единой системе как при согласовании заявок на расходование денежных средств, так и при их оплате. Существенно повысилась оперативность согласования и исполнения платежей, качество контроля их обоснованности. Это улучшило платежную дисциплину предприятия без роста сопутствующих трудозатрат.

Ежедневное формирование реестра платежей в СЭД позволило интегрировать его с учетной системой. По итогам согласования реестра создаются платежные поручения, которые с помощью бесшовного обмена экспортируются в 1С:Бухгалтерия и оплачиваются. Для осуществления расчетов в рамках государственного оборонного заказа система позволяет выгружать подтверждающие документы-основания в электронный архив для предоставления в уполномоченный банк.

Внедрение нетиповой подсистемы управления ремонтами позволило клиентам в личном кабинете CRM-системы оформлять заявки на текущий или капитальный ремонт авиационного агрегата, а также отслеживать и контролировать их исполнение. Информация с сайта передается в "1С:Документооборот", где автоматически создается задача куратору ремонтных процессов с вложенной в нее заявкой. Куратор заполняет карточку проекта ремонта и указывает ключевую информацию: имя и контакты руководителя проекта, заказчика, плановую дату начала и завершения, состояние, состав проектной команды, номер изделия и т.д. Все дальнейшие этапы выполнения ремонтных работ запускаются в системе автоматически в зависимости от заполненных реквизитов и прозрачны для клиентов.

1С:Документооборот :
• Управление проектами
• Управление договорной работой
• Входящие и исходящие документы

1С:ERP Управление предприятием

Архитектура решения и масштаб проекта