Цели проекта

Автоматизировать процессы контроля исполнения лимитов ДДС по всем бизнес-единицам холдинга по направлению "производство и переработка":

• Получить инструменты установки и корректировки лимитов ДДС по ЦФО в информационной системе с использованием маршрутов согласования.
• Выполнять контроль исполнения лимитов ДДС автоматически в единой информационной системе.
• Получить полную отчетность об исполнении лимитов ДДС в единой информационной системе.

Автоматизировать процессы управления планируемыми оплатами по всем бизнес-единицам холдинга по направлению "производство и переработка":

• Ускорить процессы согласования всех планируемых исходящих платежей, за счет выполнения согласования в единой информационной системе. Уйти от согласования планируемых платежей на бумаге.
• Получить инструмент оперативного планирования всех денежных потоков - платежный календарь и формирование реестров платежей по компаниям Группы направления "производство и переработка" в единой информационной системе.
• Получать полную отчетность о планируемых и фактических движениях денежных средств в единой информационной системе в онлайн-режиме.

Ситуация до внедрения

Компания "Молвест" - российский производитель и переработчик молока с 50-летней историей.

Деятельность компании включает в себя 2 направления деятельности: сельское хозяйство и переработка.

ПАО Молочный комбинат "Воронежский" и АО "Молвест" - компании направления переработка. Персонал завода выполняет функции кураторов и финансовых контролеров соответствующих подразделений, входящих в холдинг: производственных площадок (заводов) и обособленных подразделений АО "Молвест".

"Молвест" перерабатывает более 500 000 тонн молока в год и выпускает около 250 наименований молочной продукции 8 торговых марок: "Вкуснотеево", "Молвест", "Felicita", "Нежный возраст", "Фруате", "Иван Поддубный", "Волжские просторы" и "Кубанский хуторок".

География проекта:
Производственные площадки, входящие в холдинг: Молочный завод Ульяновск (юр лицо), Сыркомбинат Тихорецкий (юр лицо), Хохольский молочный завод - филиал МКВ, Калачеевский сырзавод - филиал МКВ, Маслодел (Саратов) (юр лицо), МЗ Богучар (юр лицо), Фирма Малыш (юр лицо), МЗ Верхнемамонский(юр лицо), Новохоперск – филиал МКВ.

АО "Молвест" включает обособленные подразделения (представительства) в городах: Тихорецк, Краснодар, Ростов-на-Дону, Курск, Липецк, Москва, Санкт-Петербург, Волгоград, Ульяновск, Тольятти, Саратов.

• Контроль лимитов в части казначейства крайне затруднен, так как не автоматизирован, выполняется вручную по разным направлениям расходов разными службами, сопровождается большим объемом ручного труда (план-факт – в excel).
• Процессы казначейства не автоматизированы, что приводит к:
  • Высоким трудозатратам финансового отдела и бухгалтерии - на проведение рутинных операций.
  • Высоким трудозатратам инициаторов платежей – на подписание у всех согласующих бумажного эквивалента заявки на оплату/корректировки лимитов - служебной записки. После передачи в оплату инициатор не имеет возможности самостоятельно отслеживать статус исполнения платежа.
  • Рискам несвоевременной оплаты из-за длительного процесса согласования.
  • Бухгалтерский учет разделен между двумя базами 1С:УПП, нет возможности в единой базе увидеть все движения ДС по холдингу.

До старта проекта было проведено предпроектное обследование процессов бюджетирования, казначейства и управленческого учета. По его результатам – подготовлено проектное решение с дорожной картой проекта и описанием задач и результатов по каждой стадии. Проект было решено стартовать с наиболее критичных для Заказчика процессов – казначейства.

В качестве подготовительного этапа был разработан план обмена между двумя базами 1С:УПП и базой 1С:Управление холдингом – для загрузки в 1С:Управление холдингом необходимой НСИ. Работы были начаты 23.07.21 и полностью завершены - 23.11.21. Внедрение можно было выполнить значительно раньше, но потребовалось почти 2 месяца для обработки дублей справочников в базах УПП. И все же, перенос даты внедрения по интеграции НСИ не повлиял.

Уникальность и инновационность проекта

В ходе проекта, с целью адаптации продукта под процессы Заказчика были произведены доработки системы:

• Доработан механизм назначения заместителей – добавлена возможность назначать заместителей для любого пользователя с установкой даты окончания замещения.
• На базе типового отчета разработан отчет об истории согласования документов, выводящий в том числе текущий этап согласования и его исполнителя.
• Реализовано уменьшение лимитов ДДС по операциям взаимозачетов.
• Реализована возможность отбора заявок на оплату в платежном календаре при создании реестра платежей по ключевым реквизитам: статья ДДС, Контрагент, банковский счет.
• Для целей передачи документов Заявка на оплату в базы 1С:УПП на форму Заявки на оплату добавлена возможность указать ЦФО плательщика, отличающегося от ЦФО планирования.
• Доработана логика проведения документов Корректировка лимитов – до завершения согласования документа лимит резервируется и только после окончания согласования становится доступным к использованию.
• Доработано оповещение на почту о поступившей задаче согласования – добавлены дополнительные данные согласуемого документа, передача вложенных файлов, история согласования документа с визами предыдущих согласующих.
• Для удобства пользователей – на форме документа Операционный план по виду опер добавлена возможность указания суммы резервирования лимита ДДС в валюте отличной от валюты управленческого учета и планового курса по ней для пересчета в валюту управленческого учета.
• Разработана возможность переноса лимита ДДС между годами.
• Разработан механизм автоматического создания и заполнения документов операционного планирования движений ДС (недельный план платежей) на основании созданных заявок на оплату с сохранением связи для целей анализа в отчетности об исполнении оперативных планов.
• Разработан механизм контроля заполнения аналитик статей ДДС при проведении Заявки на оплату в зависимости от ЦФО планирования с гибкой настройкой параметров контроля в пользовательском режиме. Этот механизм позволяет получать требуемую детализацию по статьям ДДС в управленческой отчетности по одним ЦФО без выделения новых статей ДДС или заполнения ненужной по другим ЦФО аналитики статей ДДС.
• Разработан механизм оперативных остатков ДС на банковских счетах для работы с платежным календарем.

Публикации о проекте

• Автоматизация управленческого учета и бюджетирования в компании Молвест на базе 1С:Управление холдингом

• Внедрение "1С:Управление холдингом" в ПАО Молочный комбинат "Воронежский"

Результаты проекта

По итогу выполнения работ по стадии автоматизации процессов казначейства заказчик получил следующие ключевые результаты:

• Все лимиты ДДС (до нужной глубины аналитики) помесячно вносятся в единую информационную систему. Здесь можно оперативно отслеживать использование лимитов ДДС по всем бизнес-единицам компании и оперативно управлять ими.
• Все планируемые платежи бизнес-единиц проходят инициацию и согласование в единой базе - "1С Управление холдингом", ред. 3.1. Это позволило полностью отказаться от согласования служебных записок на бумаге в части изменений лимитов по бюджету и планируемых платежей.
• В единой базе "1С Управление холдингом", ред. 3.1 можно сформировать отчетность по планируемым платежам, исполнению лимитов ДДС и фактическим платежам по всем бизнес-единицам компании.

1С:Управление холдингом :
• Казначейство, процессы и согласование, планирование и контроль

Архитектура решения и масштаб проекта

В ходе проекта в базе "1С:Управление холдингом" были автоматизированы следующие процессы по всем бизнес-единицам компании:

• Управление лимитами ДДС:

• • Установка лимитов БДДС (пока вручную и с помощью обработки загрузки из шаблона в excel, внедрение подсистемы бюджетирования запланировано далее в ходе проекта);
  • Корректировка лимитов (перенос, увеличение);
  • Перераспределение лимитов между аналитиками учета лимитов;
  • Резервирование лимита БДДС под конкретный договор.

• Управление планируемыми платежами:
  

• • Формирование заявок на оплату по всем бизнес-единицам компании осуществляется в единой базе. Это позволило аккумулировать всю информацию о планируемых (запрашиваемых инициаторами) платежах, а также истории их согласования в единой базе. Часть Заявок на оплату создается в 1С:Управление холдингом автоматически по создаваемым в базах 1С:УПП нетиповым документам планируемых платежей за сырье.
  • Настроены сложные (от 53 до 363 элементов этапов универсальных процессов в настроенных маршрутах согласования, с различными условиями перехода, с использованием настроенных источников данных и расширенной адресацией) маршруты согласования Заявок на оплату, корректировок лимитов, оперативных планов, реестров платежей. Доработаны оповещения о поступившей задаче на почту – выведены все необходимые для принятия решения данные, включая приложенные к Заявке на оплату файлы.
  • Разработана ролевая модель с ограничением доступа к объектам по внедренным процессам в зависимости от разрешенных пользователю группы доступа ЦФО, Организации, статьи ДДС.

Для целей проекта разработана интеграция между информационными системами 1С:УПП и 1С:Управление холдингом:

• Реализована выгрузка согласованных к оплате Заявок на оплату в две базы 1С:УПП – по базе учета организации.
  • Заявка на оплату после согласования реестра платежей в 1С:Управление холдингом регистрируется на обмен в 1С:УПП.
  • При загрузке в УПП – создается документ "Платежное поручение исходящее" для дальнейшего дополнительного согласования (с использованием согласования в мобильном приложении telegram) и выгрузки в клиент-банк. ППИ доработана – добавлены реквизиты связанной заявки на оплату и оплачиваемой платежной позиции заявки.
  • Реализована загрузка факта платежей по банку и кассе из 2 баз 1С:УПП в базу 1С:Управление холдингом. Выгрузка платежей в клиент-банк и загрузка выписки из клиент-банка осуществляется на стороне баз 1С:УПП. После проведения загруженной выписки банка, проведенные документы выписки с обменом передаются в базу Управление холдингом. Таким образом, в базе 1С:Управление холдингом меняется состояние исполнения платежных позиций, появляется информация для отчетности по движению ДС по всему холдингу, исполнению запланированных платежей.
  • На базе типовых отчетов разработан ряд пользовательских отчетов по планируемому и фактическому движению ДДС с ограничением прав доступа в соответствии с доступами по ролевой модели.