Цели проекта

Учреждению была необходима информационная система, которая позволила бы оперативно консолидировать регламентированную отчетность по всем территориальным подразделениям и головному вузу. Кроме того, для получения необходимых объемов государственного финансирования требовалось обеспечить точное соблюдение плана финансово-хозяйственной деятельности во всех 26 филиалах. Несоблюдение план - факта могло привести к негативным последствиям: при недорасходе денежных средств в одном отчетном периоде вуз получает меньшую сумму в следующем. Перерасход же чреват штрафами.

Ситуация до внедрения

В ряде филиалов бухгалтерская и налоговая отчетность формировалась в электронных таблицах. Отчеты всех подразделений поступали сотруднику головного вуза и сводились вручную. Поскольку в каждом филиале использовалось множество внутренних форм, обработка всей поступающей информации требовала значительных трудозатрат. Особую сложность представляла подготовка консолидированной декларации НДС, а также сводной отчетности по потреблению топливно-энергетических ресурсов (ТЭР). Кроме того, сотрудникам из удаленных филиалов приходилось привозить отчеты на бумаге и электронных накопителях в Москву для проверки бухгалтерами головного вуза. Университет был вынужден оплачивать эти командировки.

Уникальность и инновационность проекта

В РЭУ им. Г.В. Плеханова в "1С:Свод отчетов" из 1С:БГУ поступают данные, необходимые для формирования налоговой отчетности, например, сводной декларации по НДС. В "1С:Своде отчетов" консолидируются самые объемные разделы декларации НДС - разделы 8-12: Книга покупок, Книга продаж, Дополнительные листы книги покупок, Дополнительные листы книги продаж, Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, которые затем выгружаются на сайт ФНС. В результате время подготовки сводной декларации вуза сократилось с одного-двух рабочих дней до 10-20 минут.

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Результаты проекта

В университете введены новые стандарты заполнения отчетности. В системе задан перечень отчетных форм, которые обязан сдавать каждый филиал, а также критерии оценки правильности заполнения отчетов. Это помогает контролировать предоставление филиалами полного комплекта отчетности и снижает риски возникновения ошибок: пока бухгалтер из территориального подразделения не введет корректные данные, программа не примет сведения в консолидированную форму вуза. "1С:Свод отчетов" интегрирован с решением "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" редакции 1 и 2 (далее - 1С:БГУ): отчетность, сформированная в 1С:БГУ филиалами, выгружается через веб-интерфейс в единую базу "1С:Свод отчетов", где производится проверка и консолидация данных. Это упростило и ускорило сбор и обработку информации от подразделений учреждения. При этом университет не тратит средства на командировки сотрудников для сдачи отчетности.

Упрощено получение сводного отчета в бумажном и электронном виде. Подготовка сводной отчетности вуза ускорилась в 3 раза:

• Система позволяет формировать как сводный отчет по одной форме, так одновременно несколько сводных отчетов по разным формам. Появилась возможность задавать список филиалов и критерии отбора филиалов для консолидации данных. Бухгалтерия головной площадки теперь сама задает алгоритм создания сводного отчета.
• Контрольные соотношения позволяют провести внутриформенный и межформенный контроль показателей исходной и консолидированной отчетности. Контроль применяется как для проверки отчетов текущего периода, так и для сверки данных отчетов за разные отчетные периоды. Предусмотрена комплексная проверка отчетов с использованием всех видов контроля и проверка по определенным видам контроля. Также предусмотрена возможность контроля непосредственно при загрузке отчетов подведомственных учреждений в информационную базу. Протокол проверки содержит расшифровку показателей отчетности с их наглядным сравнением в экранной форме отчета. При этом исключены случайные ошибки в вычислениях: все показатели рассчитываются по формулам, заложенным в протоколе отчета.
• Для анализа финансового состояния учреждений программа позволяет формировать аналитические и статистические выборки на основе консолидированных данных. В аналитических выборках можно отбирать и группировать реквизиты отчетов и учреждений. В итоге руководство вуза и структурных подразделений в любой момент имеет доступ к необходимой информации.

Все это помогло усилить контроль за исполнением плана финансово-хозяйственной деятельности во всех филиалах университета. Ранее реальные расходы филиалов зачастую превышали расходы по плану ФХД. Теперь руководство может следить за расходами уже на этапе планирования. В итоге было обеспечено стабильное исполнение плана ФХД во всех 26 территориальных подразделениях вуза. Кроме того, автоматизированная консолидация бухгалтерской отчетности головной организации и филиалов позволила университету избежать найма как минимум трех новых сотрудников бухгалтерии. Это экономит около 480 человеко-часов в месяц или 5760 человеко-часов в год.

1С:Свод отчетов

Архитектура решения и масштаб проекта

В 2014-2015 году учебное заведение, которое по состоянию на начало 2014 года имело 3 территориальных подразделения, было укрупнено. В его состав вошли три вуза: Саратовский государственный социально-экономический университет, Российский государственный торгово-экономический университет, Московский государственный университет экономики, статистики и информатики. В итоге общее число филиалов РЭУ имени Г.В. Плеханова достигло 26-ти.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

нет