Цели проекта

Цель проекта внедрения программного решения "1С:TMS Логистика. Управление перевозками" и интеграции его с корпоративными системами предприятия для снятия рисков остановки системы и ограничений её возможностей по доработке и развитию, согласно имеющимся задачам автоматизации бизнес-процессов. Программное решение собственной разработки, ранее автоматизирующее процесс логистики предприятия, уже не могло отвечать возросшим требованиям к системе учёта.

Задачи проекта:

• переход на новое ПО без остановки процесса доставки и управления транспортными потоками;

• интеграция нового ПО в текущую информационную систему предприятия (порядка 30 различных видов интеграций и протоколов обмена);

• модификация и оптимизация целевой системы под особенности отраслевого учёта процессов управления транспортной логистики (учёт оборота палет, фиксация данных кросс-докинга и данных по челночным перевозкам, поддержка двух типов доставки – палетная доставка в собственную розничную сеть (без пересчета товара при погрузке и разгрузке) и валовая доставка с экспедиторами сторонним клиентам);

• создание инструментов для расчета стоимости рейсов и оценки эффективности различных способов доставки;

• создание специализированных автоматизированных рабочих мест и удобных пользовательских интерфейсов для работы с указанным выше функционалом и с учетом большого количества данных (до 5000 заявок на доставку) и требованиям к скорости выполнения операций (секунды).

Ситуация до внедрения

Корпоративная информационная система учёта Торговой сети "Аникс" на момент старта проекта состояла из большого количества разрозненных систем и блоков, которые сложились по принципу лоскутной автоматизации. Многие системы разрабатывались и внедрялись как независимые, однако с ростом компании потребовалась их постепенная интеграция в общее информационное пространство и способы этой интеграции были на каждом шаге очень разнообразными и технически неоптимальными (например, между двумя системами часть данных могли передаваться через текстовые файлы, часть через сообщения электронной почты, часть через прямые SQL запросы).

Для целей автоматизации функций транспортной логистики использовалась система собственной разработки (внутреннее название "Диспетчерская") на базе языка программирования Delphi и СУБД MySQL. Разработка этой системы началась более 15 лет назад и изначально предполагала не очень сложный функционал, но за 15 лет он очень сильно вырос, хотя и строился на основе идей, заложенных в начале 2000-х годов.

В итоге к началу проекта сложилась ситуация, которая показала ряд ограничений и проблем, критичных для дальнейшего развития компании и ее общей информационной системы:

• отсутствие компетентных специалистов на рынке региона (Алтайский край), способных поддерживать и дорабатывать данную специализированную программу;
• устаревшая платформа и архитектура, которые не позволяют применять современные технические средства (смартфоны, доступ через браузер) и типовые возможности интеграции с другими современными продуктами.
• сложившиеся особенности архитектуры программы не дают возможности создавать дополнительный функционал, необходимый для развития компании и оптимизации бизнес-процессов; многие необходимые изменения потребуют полного пересмотра внутренней архитектуры, что равноценно разработке нового продукта с нуля.

Кроме того, в процессе обсуждения и выбора продукта на замену, с текущей поддержкой системы начала складываться критическая ситуация в связи с тем, что ключевой специалист предупредила о том, что не сможет продолжить работу и в ближайшей перспективе уходит в декретный отпуск и в дальнейшем хотела бы сменить специализацию на "1С".

Уникальность и инновационность проекта

Ключевая особенность проекта – очень глубокая переработка типового решения "1С:TMS Логистика. Управление перевозками" под особенности бизнес-процессов предприятия. Одной из важнейших задач при адаптации конфигурации была доработка функционала рабочих мест диспетчеров и аналитиков.

При принятии такого решения было учтено, что данный продукт не используется для сдачи никакой отчетности, не требует каких-либо регулярных обновлений с точки зрения изменения законодательства и используется компанией для решения исключительно внутренних задач. После анализа типовых возможностей и интерфейсов стало понятно, что они сильно уступают старому решению собственной разработки как по функциональности, так и по удобству. Применяемые в старом решении подходы к отображению информации и инструментам ее обработке позволяли диспетчерам принимать решения и выполнять большинство операций в кратчайшее время. Этот подход был повторен и при адаптации типового решения.

Одна из существенных доработок связана с необходимостью объединения нескольких адресов контрагентов в одну точку доставки. Данная особенность связана с разными юридическими лицами клиентов для алкогольной и неалкогольной продукции.

Рабочее место диспетчера было разработано в процессе выполнения проекта фактически заново и является полностью нетиповым. Оно позволяет:

• Одновременно оперировать информацией о текущих рейсах, их составе и маршруте, ожидающих заявках к распределению. Изначально диспетчер оперирует заказами клиентов, а после наборки товара на складе, заказы обновляются по данным расходных накладных. У весового товара плановые и фактические весо-габаритные характеристики отличаются, диспетчер имеет возможность проконтролировать подобную ситуацию и, при необходимости, изменить транспортное средство.

• Ручное создание дополнительных заданий на перевозку между торговыми точками.

• Генерация заданий на перевозку груза и рейсов по шаблонам.

• Создание заявок на транспортные средства в транспортную компанию, входящую в холдинг. Отправка заявок по почте. Изменение статуса заявки на ТС при изменении рейса для повторного согласования диспетчерами транспортной компании.

• Печатные формы "Маршрутные листы" – для розничной сети, для оптовых клиентов, для рейсов поставки, настройка нетиповой двухсторонней печати.

• Расчет плановых расстояний, времени, времени погрузо-разгрузочных работ по алгоритму Дейкстры (кратчайший путь обхода вершин графа).

• Автоматическая подстановка контрольных точек – отдых, заправка, перекатка палет из прицепа в кузов.

• Автоматическое определение температурных режимов в зависимости от типа номенклатуры задания на перевозку груза.

• Функционал для управления местом отгрузки на РЦ – очереди, ворота, линии.

• Функционал для проверки клиентского и складского комплекта документов с помощью сканеров штрих-кода.

• Различные отборы по распределительным центрам, поиск по распределенным и ожидающим распределение документам, отображение в режиме дерева ожидающих заданий и заданий в рейсе, полноэкранный режим, колонка для индикации не набранных заказов, желтая раскраска план/факт.

• Работа с кросс-докингом. За каждым клиентом закреплен конкретный пункт отгрузки, но ассортимент не всегда дублируется на этих пунктах. Поэтому, для части клиентов товар доставляется сначала с одного пункта отгрузки до его основного пункта, а затем уже другим рейсом непосредственно до клиента.

• Работа с челночными рейсами. В связи с тем, что в крупных городах запрещено движение грузового транспорта, из пункта отгрузки выезжают два автомобиля – крупногабаритная фура и малогабаритный челнок. Фура останавливается около въезда в город, а товар до торговых точек развозит челнок.

• Отчет по планируемым рейсам в эту торговую точку, возможность добавить выделенное задание в рейс из отчета.

• Отчет по фактическому времени прохождения точки маршрута, загрузка данных из 3 источников: база транспортной компании, склады, розничные точки.

• Отчет по другим рейсам автомобиля и история изменения задания на перевозку груза.

• Отправка электронной почты в торговые точки с информацией о времени доставки и весо-габаритных характеристиках груза (информация необходима для планирования занятости грузчиков).

В исходной системе Заказчика было два отдельных рабочих места для различных типов доставки (для валовой доставки с экспедиторами и для палетной доставки без пересчета товара при погрузке и разгрузке), однако при проектировании новой системы было предложено совместить их и сделать одно универсальное с расширенным функционалом, но без потери удобства использования.

Так же проведена автоматизация работы аналитиков службы логистики. Для них была разработана подсистема тарификации рейсов – на момент внедрения эта подсистема отсутствовала в типовом решении и только планировалась к разработке. Были созданы инструменты гибкого внесения тарифов за работу транспорта и экспедиторов, автоматизированы механизмы расчета суммы транспортных затрат по рейсу и распределения затрат по торговым точкам с двумя алгоритмами – для валовой доставки по весу и для палетной доставки по палетоместам.

В рамках выполнения проекта потребовалась разработка дополнительной подсистемы для формирования актов выполненных работ, в ней были созданы печатные формы актов и счетов на оплату.

Кроме основных рабочих мест в системе были созданы дополнительные АРМы и интерфейсы:

1) Рабочее место для диспетчеров транспортной компании, входящей в холдинг:

• Просмотр заявок на транспортное средство, выгрузка заявок в базу сторонней транспортной компании;
• Функционал для предоставления списков свободного транспорта.

2) Рабочее место сотрудника склада:

• Рабочее место для внесения факта подготовки палет, печати паспортов палет, формирование печатных форм "Нарезка по складам" и "Задание на смену";
• Автоматический расчет планового количества палет по весо-габаритным характеристикам груза;
• Реализована возможность внесения паллет на точку доставки для алкогольного склада, группировка клиентов по точке доставке.

3) Автоматизация работы бухгалтеров – ревизоров:

• Создано рабочее место для проверки маршрутных листов, загрузка подтверждений факта доставки товара из розничных точек, настройка сканеров штрих-кода;
• Реализовано рабочее место для проверки алкогольных накладных и разделов Б;
• Создан отчёт по должникам – долги экспедиторов, долги магазинов.
• Разработано рабочее место для отправки электронной почты по задолженностям в розничные магазины.

Публикации о проекте

• Автоматизация процессов транспортной логистики в крупной продуктовой компании ООО "Прайд-А" (торговая сеть "Аникс") с помощью конфигурации "1С:TMS Логистика. Управление перевозками"

Результаты проекта

Проект внедрения "1С:TMS Логистика. Управление перевозками" прошёл без простоев предприятия. Как результаты проекта можно выделить:

1. Предприятие получило новый инструмент автоматизации транспортной логистики, способный "расти" и развиваться под задачи бизнеса.

2. Сняты ограничения по реализации новых автоматизированных рабочих мест. В новую учётную систему полностью переведена работа всех диспетчеров (проведено тщательное тестирование и оптимизация АРМ диспетчера, как самого "узкого" с точки зрения производительности и удобства использования функционала);

3. Реализована сложная система интеграции с корпоративными системами, закрывающая имеющиеся учётные задачи предприятия, и имеющая потенциал развития (более 30 точек и механизмов интеграции);

4. Оптимизирована работа с возвратной тарой. Ранее ввод палет происходил в 3 различных подсистемы без интеграций и с возможными ошибками ручного ввода данных, сейчас – один раз в одну систему; в связи с прозрачностью учета возвратной тары сокращены затраты предприятия по недостаче тары на 15%.

5. Для повышения скорости обработки данных по доставке и отображения их в корпоративной учётной системе, проведено объединение рабочих мест для работы с палетной и валовой доставкой. Благодаря объединению рабочих мест скорость, выполнение операций диспетчерами ускорилась на 15%.

6. В результате использования открытой и современной платформы "1С:Предприятие 8" сократились затраты на поддержку программного продукта приблизительно на 20%.

1С:TMS Логистика. Управление перевозками :
• Диспетчеризация грузоперевозок
• Подключение торгового оборудования
• Расчет и аналитика транспортных затрат
• Учет возвратной тары
• Ревизия документооборота

Архитектура решения и масштаб проекта

В качестве замены текущего продукта был выбран программный продукт "1С:TMS Логистика. Управление перевозками". После анализа типовой версии стало понятно, что несмотря на то, что у клиента имеется потребность в ряде дополнительных функциональных возможностей, данный продукт вполне может быть взят в качестве базиса, на котором в дальнейшем будут реализованы все необходимые функции.

В данный момент на предприятии параллельно проходит проект замены учетных систем на базе "1С:Предприятие 7.7" и "1С:Бухгалтерия КОРП" на единую систему управленческого учета на базе "1С:ERP". В связи с этим, а также по причини сложившейся критической ситуации с поддержкой было принято решение в рамках процесса перехода на новый программный продукт выделить две фазы:

1. Проектная: замена системы с полным повторением (но с техническим перепроектированием) текущего функционала и сохранением текущей архитектуры интеграции, единоразовый и резкий переход на новый программный продукт.
2. Процессная: непрерывная доработка и внедрение нового функционала и оптимизация схемы интеграции с учетом внедрения "1С:ERP" в уже внедренном программном продукте.

Обе фазы предполагают доработку типового функционала решения "1С:TMS", поскольку на предприятии очень много уникальных бизнес процессов и требований, которые уже автоматизированы в рамках старой системы. Но первая фаза более критичная, так как при переходе ничего не должно остановиться, весь функционал должен быть готов и проверен, все интеграции должны быть реализованы и отлажены. Постепенный переход на новый продукт невозможен как по техническим, так и по организационным причинам.

В рамках второй фазы возможен итерационный подход и постепенная реализация нового функционала.

После реализации первой фазы (проектной), структура учётной системы предприятия включает в себя:

• "1С:TMS Логистика. Управление перевозками" для планирования доставок и учета рейсов;
• Система учета распределительных центров и оптовой торговли на базе "1С:Предприятие 7.7" (в настоящее время идёт переход на "1С:ERP Управление предприятием 2");
• Система управленческого учета на базе "1С:Бухгалтерия 3 КОРП";
• Система учета транспорта собственной транспортной компании "БТС";
• WMS-система стороннего вендора;
• Система учета розничной торговли собственной торговой сети на базе "1С:Предприятие 8";
• Система учета розничной торговли собственной франчайзинговой сети на базе "1С:Предприятие 7.7".

В ходе проектной фазы автоматизированы следующие функции:

• Диспетчеризация грузоперевозок;
• Расчет и аналитика транспортных затрат;
• Учет возвратной тары;
• Ревизия документооборота (маршрутные листы, алкогольные ТТН);
• Подключение торгового оборудования.

Переход был выполнен одномоментный, также был исключён ручной перенос данных, данные из старой системы в новую были перенесены автоматически.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

ТСД, сканеры штрихкодов