Цели проекта

Цель: Создание единой базы товарной номенклатуры, клиентской и договорной базы для ведения складских, производственных и торговых операций.

Задачи:

• разработать эффективный механизм резервирования товаров под заказ и формирования оптимальных партий товара;
• обеспечить возможность отслеживать сроки исполнения заказов;
• автоматизировать планирование закупок под заказы клиентов;
• оптимизировать цепочку задач, обеспечивающих своевременную отгрузку товаров со склада
• повысить скорость формирования пакета отгрузочных документов;
• организовать систему создания и ведения документации в едином формате;
• обеспечить возможность формирования печатных форм типовых документов, установив корпоративный формат;
• обеспечить возможность контроля ведения договоров и сроков их действия;
• организовать строгий и эффективный единый формат учета всей номенклатуры продукции, находящейся в процессе производства, на складе и готовящейся к отгрузке заказчикам
• минимизировать трудоемкость и сроки обработки информации по текущей деятельности;
• обеспечить автоматизацию процессов учета, планирования, обучения сотрудников, контроля и формирования аналитической отчетности по охране труда в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь;
• разработать функционал для отражения валютных операций, покупки валюты по кросс-курсу и ее правильного учета;
• организовать автоматическое формирование отчетности в едином формате за определенный временной отрезок в различных разрезах для принятия управленческих решений.

Ситуация до внедрения

ООО "Фурнитур-ВУ" – крупнейшее на территории СНГ предприятие, специализирующееся на производстве и поставках фурнитуры для обувной, швейной, галантерейной промышленности, комплектующих для производства обуви. Продукция предприятия соответствует критериям высочайшего качества, выпускается по уникальным технологиям на оборудовании мирового уровня. В состав предприятия входят отделы: производственный, продаж и маркетинга, логистики и снабжения.

До внедрения проекта на предприятии отсутствовала единая информационная система с данными всех подразделений предприятия, открытая для доступа сотрудникам с соответствующими правами.

Учет на предприятии осуществлялся разрозненно в программах "1С:Торговля и Склад 7.7", "1С:Бухгалтерия 7.7", "1С:Управление торговлей 8", что препятствовало эффективному взаимодействию управлению производством, складом, взаимоотношением с клиентами, продажами. Как результат – расхождения данных и несогласованность работы отделов.

Использование существующих механизмов ведения в единой базе оперативного учета хозяйственных операций РФ и РБ (пересчет оборотов в валюте BYN в управленческую валюту EUR через RUB) приводило к возникновению курсовой разницы и искажению управленческой отчетности.

Информационное взаимодействие между отделами происходило в ручном режиме. Создание, хранение и учет печатных документов осуществлялось бессистемно либо отсутствовало. Имело место дублирование либо искажение информации о номерах и сроках заказов и совершение ошибок из-за человеческого фактора.

Отсутствовал контроль ведения договоров – юрист не был включен в общую инфосистему и работал только с бумажными версиями, обратная связь с отделом продаж не всегда находила своевременное отражение в "1С:Управление торговлей".

Причина несвоевременных отгрузок товара – разные учетные системы с различными данными об остатках, точных наименованиях.

Резервирование как функция осуществлялась в "1С:Управление торговлей 8", а складские остатки и выписка товаров – в "1С:Торговля и Склад 7.7". В программах отсутствовал функционал учета в единых единицах измерения, с учетом грузовых мест.

До внедрения проекта автоматизация бизнес-процессов на предприятии была недостаточно развита, некоторые необходимые процессы отсутствовали, другие были лишними и/или усложненными. Стояла проблема временных потерь от установления взаимосвязей между структурными отделами. Руководство не всегда обладало реальной картиной состояния производственных процессов, которая позволяла бы вовремя принимать управленческие решения.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальность проекта определили:

• Широкий ассортимент и проблема учета номенклатуры товарной продукции предприятия. Стояла задача создать единую формулу ведения учета номенклатуры по всем необходимым параметрам во всех структурных подразделениях предприятия, исключить при обмене данными проблемы с идентификацией и ошибки при формировании реальных остатков (пересорт).

• Исходный уровень автоматизации бизнес-процессов на предприятии. (недостаточное или полное отсутствие автоматического взаимодействия между отделами). Была поставлена задача: оптимизировать взаимодействие, повысить оперативность обмена информацией, четко разграничить права пользователей системы.

• Полное отсутствие регламента делопроизводства. Была внедрена эффективная система документооборота, которая позволила ускорить обмен документами между отделами, сократить время ведение делопроизводства по договорам, усилить контроль выполнения поручений.

• Необходимость оптимизации процессов. Был выявлен ряд форм с данными, которые подготавливались в Excel. Была разработана внешняя обработка, позволяющая загружать данные в формате .xls в ERP. В итоге произошла оптимизация во всех отделах предприятия и повысилась скорость и точность выполнения процессов.

• Ошибки в формировании финансовой управленческой отчетности в EUR по белорусской структуре. Разработан и внедрен функционал, позволяющий по хозяйственным операциям в валюте РБ рассчитывать эквивалент в управленческой валюте по отношению к курсу валюты РБ. Финансовая управленческая отчетность в EUR по белорусской структуре формируется без искажений, поскольку BYN пересчитывается в EUR напрямую по курсам НБРБ.

В результате внедрения проекта проведено полное моделирование бизнес-процессов в соответствии с заложенной в продукте методологией "1C". Были пересмотрены схемы, обеспечивающие своевременную отгрузку товаров со склада, схемы резервирования товаров под заказ, формирования оптимальных партий товара, взаимодействия с клиентами.

Через 6 месяцев после начала работ, система ERP была запущена в промышленную эксплуатацию, к ней были подключены 36 сотрудников.

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:ERP " на предприятии ООО "Фурнитур-ВY"

Результаты проекта

1. Процесс контроля, информационная и аналитическая функции, функция обратной связи, создание отчетности и обеспечение сохранности собственности осуществляются в единой системе. Сотрудники всех отделов и подразделений, взаимодействующие в ходе бизнес-процесса, напрямую работают с этой системой.

2. Автоматизированы оперативный учет, формирование отчетности отделов и общей отчетности предприятия с учётом специфики производственного цикла и большого количества наименований выпускаемой продукции.

3. Внедрен функционал по расчету эквивалента в национальной валюте и в валюте управленческого учета по отношению к валюте РБ в документах и отчетах следующих подсистем: казначейство, закупки, склад, продажи, производство, финансовый результат и контроллинг.

4. Для всех отделов предприятия регламентировано ведение в едином порядке учета номенклатуры по всем необходимым параметрам, реализован набор свойств и дополнительных реквизитов. Автоматизировано построение необходимых отчетов по движению и учету товарной продукции в разрезе складов, видов и т.д.

5. Увеличилась скорость проведения инвентаризации, при этом свелось к минимуму возникновение ошибок с идентификацией товарной продукции и формировании реальных остатков.

6. Сократилась скорость резервирования товаров под заказ и формирование оптимальных партий товара.

7. Вероятность ошибок при работе с данными сведена к минимуму, благодаря введению регламента, определяющего порядок ведения нормативно-справочной информации.

8. Благодаря программе обмена данными, исключена повторность ввода информации в случаях передвижения продукции на разных этапах деятельности предприятия, а также между "1С:Бухгалтерией" и "1С:Торговля и Склад". Сокращены трудозатраты персонала.

9. Уведомительные и контрольные механизмы переведены в автоматический режим, что максимально организовало работу сотрудников и увеличило продуктивность работы.

10. Бумажный документооборот сокращён, что снизило ежедневные трудозатраты персонала на ввод информации. Исходя из потребностей клиентов, созданы шаблоны документации.

11. На фабрике отлажены процессы в бухгалтерском и управленческом учете, складской логистике, делопроизводстве. Организован четкий рабочий процесс. Каждый участник качественно выполняет свои обязанности в установленные сроки. Всё работает на результат. В результате у руководства появилась возможность сбора, обобщения, анализа информации для своевременного решения задач, повышения эффективности деятельности и распределения ресурсов компании.

1С:ERP Управление предприятием :
• Склад и доставка
• Закупки
• Продажи

Архитектура решения и масштаб проекта

Используется клиент-серверный вариант работы с использованием тонкого клиента платформы "1С:ERP". База данных конфигурации размещена на сервере MS SQL.

Количество автоматизированных рабочих мест: 36.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

сервера на аутсорсинге