Цели проекта

Основными целями создания СЭД являлись:

1. Обеспечение контроля над юридически и организационно значимыми документами Компании.
2. Сокращение времени цикла согласования документов и ознакомления с ними.
3. Сокращение трудозатрат на документооборот.
4. Создание инструмента отчётности для управления по целям.

Ситуация до внедрения

Группа компаний "Аптечная сеть 36,6" - уже более 20 лет является национальным лидером в области розничной торговли товарами для красоты и здоровья. "Аптечная сеть 36,6" сочетает в себе грамотно подобранный ассортимент, справедливое соотношение цены и качества, легкодоступное месторасположение аптек и высокий уровень обслуживания, которое соответствует ведущим европейским стандартам. Группа компаний объединяет более 1300 аптечных организаций в Москве, Московской области, Санкт-Петербурге и Ленинградской области.

Ранее учет автоматизированных в ходе Проекта процессов велся без единого инструмента, с использованием электронной почты и иных средств, что существенно затрудняло контроль исполнения и повышало влияние человеческого фактора.

Уникальность и инновационность проекта

1. Система развёрнута не только в офисе, но и поддерживает работу полевых сотрудников, обеспечивая их необходимой информацией и является платформой для обратной связи с офисом и руководителями.
2. В системе реализован контроль полномочий по всем процессам посредством процесса управления доверенностями.
3. Система охватывает все виды деятельности Группы компаний и используется всеми подразделениями.
4. В рамках интеграции с внешними системами Система обеспечивает выполнение следующих функций:
   • Получение и обработка нормативно-справочной информации из системы "1С:ЗУП" (подразделения, должности, пользователи), необходимой для ведения базы пользователей в системе "1С:Документооборот КОРП" и отслеживания их полномочий.
   • Передача договорных документов и связанной справочной информации после согласования в системе "1С:Документооборот КОРП" в систему управления НСИ для дальнейшей передачи в существующие учетные системы.

Публикации о проекте

• АО "Аптечная сеть 36,6" при поддержке компании Infosuite успешно ввела в эксплуатацию систему электронного документооборота на базе конфигурации "1С:Документооборот КОРП"

Результаты проекта

1. Автоматизированная и прозрачная работа всех юридических лиц с входящими, исходящими, внутренними (приказы, распоряжения, доверенности и т.п.) нормативными документами;
2. Четко регламентированные и прозрачные процессы согласования договорной и закупочной документации;
3. Возможность оперативного контроля исполнения поручений;
4. Организация электронного архивного хранения;
5. Автоматизировано более 60 видов документов.

1С:Документооборот КОРП :
• Управление документами
• Управление процессами
• Доверенности
• Работа с договорными документами
• Проектный учет
• Закупочная документация
• Организационно-распорядительная документация по фармацевтическому порядку
• Документация для открытия и закрытия аптечных учреждений

Архитектура решения и масштаб проекта

Помимо доработок основного функционала конфигурации, была выполнена работа по созданию, печатных форм, загрузке исторических данных.

Разработка осуществлялась в соответствии с согласованным планом приоритетности задач.

Рамками проекта предусмотрена автоматизация восьми юридических лиц ГК "Аптечная сеть 36,6" и более 1200 рабочих мест на платформе "1С:Предприятие". В соответствии с этими рамками, проведено обучение пользователей, осуществлена разработка пользовательской документации, загружены исторические данные по всем юридическим лицам, входящим в организационные рамки проекта, загружены в единую базу, настроена интеграция с внешними системами. На момент окончания проекта работа более 600 пользователей ведется в едином информационном пространстве, доступ к хранимым в системе сведениям чётко разграничен, а возможности работы с системой с точки зрения отдельного сотрудника зависят от роли, определённой для него в системе.