Цели проекта

АО "Областной аптечный склад" – один из крупнейших поставщиков продукции медицинского назначения в Уральском регионе. Цель "ОАС" – повысить конкурентоспособность и эффективность работы компании. Для достижения этой цели были поставлены следующие задачи:

1. Создать единое информационное пространство на основе комплексной информационной системы (далее КИС)

2. С помощью КИС повысить эффективность финансового планирования.

Ситуация до внедрения

АО "Областной аптечный склад" имеет широкую сеть розничных продаж и оптовый бизнес, работает с государственными учреждениями и логистикой.

Областной аптечный склад регулярно пополняет ассортимент лекарственных средств новыми высокотехнологичными препаратами, разработанными ведущими фармацевтическими компаниями мира. Все препараты, включая не лекарственные средства, БАДы, проходят жесткий контроль, который гарантирует качество и безопасность всех товаров, поступающих на прилавки аптек. Закупки, снабжение и управление отношениями с поставщиками являются важными функциями работы компании, требующими автоматизации наряду с остальными процессами.

Развитие устойчивых позиций на рынке также требует новых инструментов для управления продажами, финансового планирования и управленческого анализа.

Используемые ранее учетные системы осложняли развитие бизнеса. Во-первых, каждое подразделение вело учет в своей системе и они не были синхронизированы между собой, что влекло ряд сложностей:

• Первичная информация и отчеты также формировались в разных системах, в том числе в ручном режиме в электронных таблицах без дальнейшего сопоставления.

• Информация в бухгалтерском и оперативном учетах продаж различались.

Бюджетирование велось в произвольном формате, без привязки к системам учета и договорам.

Во-вторых, были не достаточно автоматизированы или вовсе не были автоматизированы важные бизнес-процессы:

• Бухгалтерский учет, расчет операционной и чистой прибыли велись без аналитических раскрытий.

• Вручную производились: план-фактный анализ подразделений, анализ прибыльности или убыточности аптек, анализ использования объектов недвижимости.

• Сценарный анализ данных, учет и распределение затрат по видам бизнеса, планирование и учет физических показателей расходов, факторный анализ.

Предприятию стала необходима единая информационная система, с помощью которой планировалось:

• Повысить оперативность обмена информацией между подразделениями.

• Обеспечить однозначность, прозрачность и целостность информации. Исключить влияние человеческого фактора на качество информационного взаимодействия.

• Внедрить инструмент финансового планирования, в основе которого лежит делегирование финансового управления на Центры финансовой ответственности (ЦФО)

• Обеспечить контроль расходов компании.

• Обеспечить снижение уровня рисков.

• Повысить гибкость и приспособляемость к изменениям.

Для решения поставленных задач была выбрана система "1С:Управление холдингом".

Уникальность и инновационность проекта

Автоматизировано планирование финансовой деятельности крупной аптечной сети из 300 торговых точек. Планирование производится с минимальным вовлечением ручного труда на основе статистических данных и с применением прогнозных сценариев развития продаж и соответствующих бюджетов закупок.

Для этого в единую бюджетную модель объединили несколько различных баз данных, часть которых не входила в группу "1С". Обеспечено централизованное ведение НСИ по 15 аналитическим измерениям. Получена возможность оценивать факторы, влияющие на выполнение планов и достижения целей компании. Разработаны и реализованы уникальные инструменты управления.

Например, индивидуальные механизмы распределения затрат с возможностью управления изменениями в процессе работы; универсальные механизмы отчетов, позволяющие сохранять неограниченное количество вариантов отчетных форм; механизмы управления активами; алгоритмы плановых и фактических калькуляций.

Публикации о проекте

• Видео по проекту в АО "Областной аптечный склад"
• Retail.ru: “1С-Рарус” автоматизировал финансовое планирование в крупнейшей сети аптек Урала
• Описание проекта на TAdviser.ru
• Club.CNews: “1С-Рарус” автоматизировал финансовое планирование в крупнейшей сети аптек Урала"
• News.myseldon.com: "1С-Рарус" автоматизировал финансовое планирование в сети аптек Урала

• Внедрение "1С:Управление холдингом 8" в АО "Областной аптечный склад"

Результаты проекта

Ключевые результаты проекта:

• Создано единое информационное пространство на основе КИС, котором подсистемы обмениваются данными в постоянно.

• Каждое подразделение получает информацию в удобном для него виде, с необходимым уровнем аналитики.

• Автоматизированы задачи по закупкам, снабжению и управление отношениями с поставщиками в части финансового управления
  

• Настроено бесшовное взаимодействие системы бюджетирования с подсистемой договоров, в том числе учитывающих отношения с поставщиками, с учетом сценарного и проектного управления. 
  

• Разработаны универсальные аналитические отчеты с пакетным формированием фильтров и позволяющие сохранять неограниченное количество вариантов отчетных форм (более 200 отчетных форм по продажам).

• Пользователи могут возможностью расшифровывать отчеты до состояния первичных документов. Специализированные отчеты рассылаются автоматически всем заинтересованным сотрудникам.

• Руководители получили инструменты мониторинга и KPI на основе аналитических панелей, графиков и диаграмм.

• Выросла эффективность финансового управления.

• Ответственность по управлению бюджетами передана из планово-экономического отдела в ЦФО. Каждый ЦФО имеет возможность планировать деятельность подразделений, в режиме реального времени анализировать исполнение бюджетов, проводить факторный анализ и получать максимально полезную информацию.

• Обеспечена возможность сценарного планирования годового бюджета: оптимистичного (пессимистичного) плана, прогнозного сценария.

• Автоматизирован план-фактный анализ.

• Обеспечен расчет операционной и чистой прибыли, а также рентабельности каждого вида бизнеса.

• Получен факторный анализ доходов и расходов, который позволяет управлять конкретными элементами бизнес-процессов для повышения эффективности бизнеса.

• Большая часть статей расхода рассчитывается на основе правил определения затрат, алгоритмы по каждой статье определены бизнесом.

• Обеспечено гибкое планирование и бюджетирование с использованием предустановленных автоматических правил заполнения бюджетных форм и бланков, а также статистических данных прошлых лет, договорных условий.

• Внедрены инструменты и механизмы:
  • управления активами (собственными и арендованными);
  • планирования и контроля эффективного использования объектов недвижимости;
  • планирования, контроля и анализа инвестиционных проектов, направленных на развитие бизнеса.

1С:Управление холдингом :
• Интеграция и управление НСИ
• Бюджетирование и централизованное казначейство
• Управление продажами
• Управление активами
• Консолидация управленческой отчетности и бизнес-анализ
• Управление договорами

Архитектура решения и масштаб проекта

Количество автоматизированных рабочих мест: 300

Внедренные подсистемы продукта:

• Интеграция и управление НСИ
• Продажи
• Бюджетирование
• Управление активами
• Бизнес-анализ
• Договоры и проекты
• Отчетность.