Цели проекта

• Обеспечение внедрения и эффективной поддержки единой для всех структурных единиц Предприятия единой учетной политики.
• Обеспечение единообразия способов предоставления данных в соответствии с единой учетной политикой, действующими нормами законодательства в сфере карового учета и расчета заработной платы.
• Реализация эффективных процедур информационного обмена между структурными единицами Предприятия, а также с взаимодействующими государственными ведомствами, в том числе налоговыми органами.
• Обеспечение исполнения требований о кадровом, бухгалтерском и налоговом учете.
• Прозрачность кадрового учета, бухгалтерского и налогового учета для руководства АО "ЖТК" и прочих контролирующих органов.
• Оптимизация и унификация бизнес-процессов.
• Унификация процессов ведения (далее - НСИ).
• Снижение затрат на эксплуатацию автоматизированных информационных систем кадрового учета и расчета заработной платы за счет внедрения типового программного обеспечения.
• Интеграция АС Предприятия в единое информационное пространство за счет внедрения стандартизированной Системы справочников и классификаторов.
• Обеспечение интеграции системы кадрового учета и расчета заработной платы с системой бухгалтерского учета.
• Обеспечение защиты, сохранности и безопасности использования персональных и пользовательских данных системы.

Ситуация до внедрения

Акционерное общество "Железнодорожная торговая компания" (далее – АО "ЖТК") была образована в 2007 году на базе имущества Дорожных центров рабочего снабжения (ДЦРС) – филиалов ОАО "Российские Железные Дороги" в рамках концепции реформирования железнодорожного транспорта в сфере предоставления услуг социально-технологического характера. Основными видами деятельности Компании являются организация общественного питания и розничная торговля продовольственными и непродовольственными товарами.

АО "ЖТК" оказывает услуги питания и торгового обслуживания для работников холдинга "РЖД" и неработающих пенсионеров – железнодорожников в рамках заказа ОАО "РЖД". Компания ведет розничную торговлю на линейных станциях, развивает общественное питание в производственных столовых и домах отдыха локомотивных бригад, оказывает услуги по организации питания работников, занятых на ремонте путей, снабжает молоком работников, занятых на работах с вредными условиями труда, обеспечивает питанием работников при ликвидации чрезвычайных ситуаций, поставляет продукты для детских оздоровительных лагерей. Второй по важности задачей является организация торгового обслуживания и общественного питания сторонних потребителей.

ЖТК решает значимые социальные задачи – например, по организации торговли на мелких линейных станциях, где живут только железнодорожники, члены их семей и пенсионеры - как правило, тоже бывшие железнодорожники. Помимо этого, у АО "ЖТК" есть собственное производство хлеба и хлебобулочных изделий, которое осуществляется на базе хлебозаводов и ориентировано как на внутренний спрос в рамках социально-технологического заказа ОАО "РЖД", так и на продажу сторонним потребителям. В настоящее время в составе АО "ЖТК" действуют 14 филиалов, осуществляющих свою деятельность по сети железных дорог на территории России и представительство на Калининградской железной дороге, а также Тихорецкий хлебокомбинат.

Объекты автоматизации вели различные виды деятельности, используя при этом автоматизированные системы различных версий и конфигураций фирмы "1С":

• "1С:Зарплата и управление персоналом 2.5"
• "1С:Зарплата и кадры на платформе 7.7"
• "1С:КАМИН"
• "1С:Зарплата и управление персоналом 3.1" (различных релизов)

Система была децентрализована и не имела центральной консолидированной базы данных для целей формирования сводной регламентированной и управленческой отчетности.

Объектами автоматизации использовались нетиповые конфигурации на платформе "1С:Предприятие", формат баз данных которых не единообразен.

Системы поддерживались различными сторонними подрядчиками.

Отсутствовали единые настройки систем учета – одни и те же механизмы реализованы в каждом филиале индивидуально.

Штатное расписание велось вне системы - как следствие возможны оформления приемов и переводов на неутвержденные позиции и должности. Названия должностей и подразделений в системе не соответствуют утвержденным - как следствие все приказы печатаются в Word, или после формирования в системе правятся вручную.

В филиалах различалась трактовка состава расчетных баз идентичных надбавок и премий.

Отсутствовал единый подход к функционалу каждой службы, за одни и те же работы в различных филиалах отвечают в одном филиале кадровая служба, в другом расчетная, в третьем служба ОТИЗ.

Ответственным лицам центрального аппарата для получения оперативной информации по начислениям (для различных аналитических справок и отчетов) необходимо было делать запрос и ожидать его выполнения исполнителем в филиале. В случае, если ответ составлен не в требуемом разрезе, необходимо проходить весь путь с запросом заново, что увеличивает время формирования отчета. т.к. филиалы находятся в различных часовых поясах.

Уникальность и инновационность проекта

• Сжатые сроки проекта.
• Большая территориальная распределенность.
• Переход с различных программных продуктов в единую систему, что зачастую требовало оперативных изменений в бизнес-процессах заказчика, либо оперативных изменений в уже настроенных и использующихся алгоритмах.
• Формирование проводок по оценочным обязательствам необходимо было реализовать таким образом, чтобы переход на типовой функционал в будущем (через год) был безболезненным и не требовал "доработки по удалению доработки".

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:Зарплата и Управление персоналом 8 КОРП" в АО "Железнодорожная торговая компания" (РЖД)

Результаты проекта

Ввод в промышленную эксплуатацию был произведен 31.12.2019.

Все работы проводились в дистанционном формате.

Внедрена единая система на базе "1С:ЗУП КОРП".

Выполнено тиражирование централизованной системы на филиалы компании.

Выполнено обучение сотрудников в различных регионах страны (формат обучения – удаленно).

Выполнена нормализация НСИ, все это производилось максимально оперативно, без остановки текущих работ:

• Начисления, удержания – в несколько этапов, составлялись шаблоны запросов к филиалам на основные характеристики каждого типа начислений; анализировались, выделялись общие и спорные моменты. Главный бухгалтер согласовывал варианты единого подхода. Далее составлялось описание характеристик каждого начисления/удержания, разъяснения применения, и результаты рассылались по филиалам. Проводились настройки в системе.
• Должности, подразделения – были выделены ответственные сотрудники центрального аппарата, которые единственные имели право вносить новые данные и изменять существующие. Была проведена большая работа по идентификации используемых должностей, выявлении и удалении явных и неявных дублей. Подразделения были приведены к единообразной кодификации, проверены и откорректированы все наименования.
• Графики – были удалены все графики с названиями по фамилиям сотрудников, годов и т.д. Использовался типовой механизм смен и режимов работ. Все наименования были приведены к единому типу, чтобы любому пользователю (новому кадровику, кадровику из центрального аппарата) по названию был понятен режим работы по данному графику.
• Способы отражения зарплаты были приведены к единому виду, структурированы, и загружены из бухгалтерской системы. В "1С:ЗУП" был установлен запрет на создание новых.

Выполнена конвертация и перенос данных из исторических систем.

Выполнена интеграция с централизованной системой бухгалтерского и налогового учета ("1С:Управление холдингом") при помощи RabbitMQ.

1С:Зарплата и управление персоналом КОРП :
• Учет кадров и анализ кадрового состава
• Расчет заработной платы
• Управление денежными расчетами с персоналом
• Налоги и взносы
• Кадровое делопроизводство
• Охрана труда

Архитектура решения и масштаб проекта

Архитектура решения и масштаб проекта:

Программный продукт "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП".

• вариант работы: клиент – серверный( сервер базы данных: MSSQL)
• автоматизировано : 164 рабочих мест
• одновременно работающих : 150
• численность: 4500 сотрудников
• более 170 видов начислений и удержаний
• интеграция через RabbitMQ

Продукты "1С", внедрённые в ходе проекта:

• Наименование продукта: "1С:ЗУП КОРП".
• Внедренные подсистемы продукта: Кадры, Зарплата, Выплаты, Налоги и Взносы, Отчетность. и справки, Охрана труда.

Выполнены основные доработки:

• Различных уведомлений (увольнения, изменение условий договора, окончания отпуска по уходу за ребенком и пр). Реализовано при помощи регламентных заданий и типовых механизмов создания задач и напоминаний пользователям. Для повышения эффективности работы сотрудников и возможности контроля обработки задач.
• Формирование различных приказов (на компенсацию ж.д. билетов по личным надобностям, за проезд на ж.д. транспорте общего пользования, на выплату единовременного денежного вознаграждения к юбилейным датам работника, на оказание материальной помощи с учетом сложившихся обстоятельств и т.д.). Для этих целей был разработан новый документ и справочник "Пункты коллективного договора", чтобы минимизировать ручное заполнение приказов, а также учесть изменение пунктов коллективного договора в будущем.
• Учет образования работника, в т.ч. повышение квалификации и формирование отчетности за квартал о повышении квалификации работника за счет средств АО "ЖТК".
• Учет дисциплинарных взысканий, поощрений. Реализовано отражение взысканий и поощрений в карточке Т-2. Создание документов Премирования на основании приказов о поощрении и видов поощрений.
• Учет выданных трудовых книжек и вкладышей к ним.
• Учет исполнения обязанностей работника (с формированием соответствующего приказа и автоматического изменения "подписанта" в документах, формируемых программой). Были использованы типовые возможности "1С:ЗУП КОРП" по формированию "цепочек" документов. Реализована последовательность создания документов в системе, с учетом бизнес-процессов "подготовка приказа кадровой службой – согласование – передача в расчетную службу". Все доработанные печатные формы использовали типовые возможности "1С:ЗУП КОРП".
• Учет оплаты работы в праздничные и выходные дни.
• Конструктор трудовых договоров.
• Модуль автоматического формирования проводок. Для того, чтобы полностью использовать типовую возможность гибкой настройки способов отражения начислений в учете и не усложнить работу расчетчиков (в типовом документе требовалось указать вручную на каждого сотрудника все варианты сочетаний сотрудник + начисление = способ отражения) был разработан механизм, позволяющий создавать эти документы автоматически, единоразово указав несколько добавленных настроек в Подразделениях, Начислениях и Способах отражения. Кроме того, данные в обработке создающей типовой документ можно использовать для получения дополнительной информации по начислениям, периодам, способам отражения.
• Доработано формирование проводок по оценочным обязательствам. Таким образом, чтобы при переходе на типовой функционал можно было просто перестать использовать внешние обработки корректирующие данные в документе "Отражение зарплаты в бухучете", и начать использовать типовой функционал.
• Были разработаны сводные отчеты, в разрезе дополнительной аналитики по начислениям. В начислениях была доработана возможность указать соответствие начисления укрупненному списку рекомендованных начислений, статьям затрат в аналитических отчетах по ФОТ.
• Доработаны новые роли и профили, для разграничения прав доступа согласно бизнес-процессам и разделению функциональных обязанностей между всеми службами.