Цели проекта

Расчет заработной платы и кадровый учет в единой информационной системе для более 50 тыс. сотрудников Группы "Мечел"

Краткое описание проекта: в компании построена система расчета заработной платы и кадрового учета, в которой работают 3755 пользователей. Главный акцент в проекте специалисты "Мечела" сделали на унификацию методологии для более чем 60 предприятий Группы. Внедрялась не просто система, но и унифицировались процессы на всех предприятиях в 10 регионах России. Проект позволил оптимизировать внутренние процессы. Существенно повышена эффективность работы менеджмента компании.

Заказчик: ПАО "Мечел" – одна из ведущих мировых компаний в горнодобывающей и металлургической отраслях. В компанию входят промышленные предприятия в 11 регионах России ­- производители угля, железной руды, стали, проката, ферросплавов, тепловой и электрической энергии. Все предприятия работают в единой производственной цепочке: от добычи сырья до продукции с высокой добавленной стоимостью. В состав холдинга также входят три торговых порта, собственные транспортные операторы, сбытовые и сервисные сети. Продукция "Мечела" реализуется на российском и на зарубежных рынках.

Цели и задачи проекта

Цель: унифицировать и упростить процессы, процедуры и подходы ведения кадрового учета и расчета заработной платы.

Задачи:

Ситуация до внедрения

До внедрения единой информационной системы "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" на предприятиях Группы "Мечел" эксплуатировались порядка 30 различных программных продуктов кадрового учета и расчета заработной платы.

Использовались учетные системы, отличающиеся по методологии, архитектуре и структуре баз данных и интерфейсам, для поддержки которых требовался большой штат сотрудников. Нормативно-справочная информация не была унифицирована, что значительно усложняло сбор и анализ консолидированной информации по холдингу и увеличивало время принятия управленческих решений.

Дмитрий Кочуров, директор административного департамента "Мечел-ИнфоТех":
"Для реализации проекта мы смогли собрать уникальную команду специалистов, работающих в 10 регионах России".

Уникальность и инновационность проекта

В рамках процесса унификации начислений были учтены особенности каждого предприятия, в том числе крупных промышленных активов. В системе настроено порядка 300 видов начислений для сотрудников и порядка 42 видов выплат бывшим сотрудникам, позволяющих управлять финансовой мотивацией персонала. Реализовано 7 разновидностей сдельной оплаты труда с автоматизированной загрузкой показателей для расчета из производственных систем предприятий.

Территориальная распределенность и различные направления деятельности предприятий обусловили многообразие категорий персонала: вахтовики, сотрудники со сдельной оплатой труда, сотрудники с вредными и опасными условиями труда, шахтеры, сотрудники с различными территориальными условиями. Также потребовался перенос исторических данных из порядка 30 различных систем.

По результатам реализации проекта реализована бесшовная событийно-ориентированная интеграция с корпоративной системой "1С:Документооборот". Решение позволило автоматизировать мгновенное получение и отправку справочной информации (организации, подразделения, должности, физические лица, сотрудники) и кадровых документов из системы в систему с момента возникновения события (изменения справочной информации или документа).

Публикации о проекте

• Автоматизация кадрового учета и расчета заработной платы для предприятий Группы "Мечел" в Единой информационной системе "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП"

Результаты проекта

1. Произведена унификация процессов кадрового учета и расчета заработной платы, шаблонов печатных форм, управленческих отчетов.

2. Организовано централизованное ведение нормативно-справочной информации, позволяющее оперативно консолидировать данные в единых разрезах. Сокращены затраты на поддержку и сопровождение программного обеспечения, используемого ранее для кадрового учета и расчета заработной платы, за счет использования единого программного продукта.

3. По всем предприятиям налажены учет кадров, расчет заработной платы, исчисление регламентированных налогов и взносов с фонда оплаты труда в соответствии с единой методологией и установленными нормами законодательства.

4. Сокращены трудозатраты:

   • по закрытию табеля для расчета заработной платы (за счет автоматизации загрузки видов времени, фиксируемых различными производственными системами предприятий, в табель учета рабочего времени);

   • по подготовке управленческих отчетов, повышена оперативность предоставления данных и их достоверность за счет автоматизации форм в системе "1С:ЗУП" и утверждения единых параметров для консолидации данных. - по обработке обращений персонала предприятий за счет реализации обмена с порталом "Личный кабинет сотрудника" с помощью событийно-ориентированной архитектуры, позволяющей в режиме реального времени сотрудникам получать информацию по кадровым данным, остаткам отпусков, заработной плате, запрашивать различные виды справок и копии кадровых документов;

   • по отражению совмещения рабочих позиций за счет автоматизации назначения совмещения группе сотрудников. - по вводу информации за счет интеграция данных посредствам web‑сервиса между "1С:ЗУП" и учетными системами предприятий (отражение заработной платы в бухгалтерском учете, различные признаки сотрудников и т.д.).

5. Сокращен бумажный документооборот за счет:

   • внедрения электронного отметочного табеля, позволяющего линейным руководителями оперативно в системе фиксировать факт присутствия сотрудников на рабочем месте, а при отсутствии указывать причину, наличие функционала позволяет сотрудникам кадрового отдела в короткие сроки закрывать табель учета рабочего времени для проведения расчетов аванса и заработной платы;

   • за счет перехода на единую форму расчетного листка, направляемого сотрудникам на корпоративную или личную электронную почту.

6. Создана возможность формирования премии по объектам учета для корректного учета затрат в себестоимости.

7. Появилась возможность учета социальных начислений бывшим сотрудникам, в том числе формирования ведомости на выплату

8. Создана возможность гибкого отражения затрат в разрезе мест возникновения затрат за счет расширения имеющегося в 1С ЗУП функционала.

9. Для поддержки большого количества пользователей организована централизованная служба поддержки и разработана система регистрации обращений пользователей на базе платформы 1С, позволяющая оперативно отслеживать поступающие заявки и получать информацию по результатам отработки обращений. В системе также реализован процесс выполнения заявок по разработке функционала с фиксацией в системе технических заданий, согласований постановок задач от бизнеса и фиксации выполнения и включения функционала в рабочую конфигурацию.

Наталья Трубкина, директор по персоналу ПАО "Мечел": "Создание единой информационной системы на унифицированной системе оплаты труда открывает перед нами бесконечные возможности для дальнейшей цифровизации кадровых процессов. Внедрение электронного документооборорта на базе корпоративной системы "1С:Документооборт" из мечты превратилось в реальность. Все настройки и обновления, релизы, производятся централизовано, все пользователи одномоментно получают доступ к самой актуальной версии системы. Так, в этом году в связи с изменениями в законодательстве, мы одни из самых первых, практически без замечаний, по всем предприятиям группы, сдали в Пенсионный фонд сведения о трудовом стаже работников в электронном виде. Корпоративный портал, личный кабинет, бесконечное количество сервисов для работников делает уже сегодня возможным отказ от бумаг в кадровом делопроизводстве и переход на электронный кадровый документооборот".

1С:Зарплата и управление персоналом :
• Учет кадров и персонифицированный учет
• Расчет и учет заработной платы
• Выплаты и депонирование
• Исчисление налогов и страховых взносов
• Подготовка регламентированной отчетности
• Социальные льготы и компенсации

Архитектура решения и масштаб проекта

Валерий Дьяченко, директор управления информационных технологий ПАО "Мечел": "Мы реализовали самый крупный проект на базе "1С:Зарплата и управление персоналом. Руководством компании было принято решение в рамках развития ИТ-стратегии внедрить единую систему кадрового учета и расчета заработной платы на базе "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП". В результате внедрения в единой конфигурации работают предприятия горнодобывающей, металлургической, метизной промышленности, а также сбытовые, энергетические, транспортные предприятия Группы "Мечел". В процессе создания системы необходимо было учитывать не только единые для всех нормы законодательства, но и отраслевые постановления, действующие для определенных категорий персонала. С учетом масштаба проекта сроки были крайне сжатые, а запуск в промышленную эксплуатацию в плановые даты по предприятиям был особенно важен, поскольку прежние системы компаний не отвечали требованиям унифицированных процессов. Проект был разбит на 2 этапа: с 1 января 2019 года утверждена унифицированная система оплаты труда и запущена опытно-промышленная эксплуатация для порядка 50 предприятий, а с 1 января 2020 года – 17 предприятий. Это позволило снизить риск срыва сроков и распределить нагрузку на команду проекта".

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

"1С:Документооборот", подсистема обмена данными на платформе RabbitMQ.