- Зарплата, управление персоналом и кадровый учет (HRM)
Цели проекта
- Создание единой информационной базы, основанной на единой нормативно-справочной информации (в данном проекте – единая база сотрудников Общества);
- Замена эксплуатируемых систем на современную систему, реализованную в соответствии с требованиями российского законодательства и в соответствии с выбранной платформой для системы управления Обществом;
- Снижение трудозатрат на ведение оперативной деятельности Общества в части расчета заработной платы и кадрового учета за счет автоматизации и соответствия программного обеспечения требованиям российского законодательства;
- Реализация особенностей расчета заработной платы для отраслевой специфики;
- Оптимизация выполнения бизнес-процессов за счет обеспечения эффективного информационного взаимодействия всех подразделений в рамках автоматизируемых бизнес-процессов;
- Повышение эффективности и качества работы персонала за счет работы в соответствии с выстроенными и автоматизированными бизнес-процессами, а также за счет их регламентации и обеспечения методологической поддержки;
- Повышение финансовой дисциплины Общества за счет минимизации ошибок расчета с исключениемчеловеческого фактора;
- Снижение налоговых рисков за счет снижения трудозатрат на подготовку отчетных форм в соответствии с российским законодательством;
- Устранение операций двойного ввода документов и ошибок, с ним связанных;
- Сокращение издержек и повышение качества поддержки программного комплекса.
Ситуация до внедрения
ПАО "Химпром" – одно из ключевых предприятий отечественной химической индустрии, чья деятельность сосредоточена на крупнотоннажной химии. На предприятии производят более 150 наименований и марок продукции, которая пользуется спросом на внутреннем и международном рынках.
Стратегия развития компании ориентирована на производство продукции с высокой добавленной стоимостью, строительство новых и модернизацию существующих производственных мощностей на действующих площадках, реализацию инвестиционных проектов с коротким сроком окупаемости и высокой доходностью, создание новых перспективных продуктов и расширение ассортимента.
"Химпром" активно занимается научно-исследовательскими работами в области химии, повышения энергоэффективности и охраны окружающей среды, которые впоследствии применяются на производстве. Предприятие имеет свой научно-исследовательский центр и штат высококвалифицированных научных сотрудников.
Основные производственные комплексы – неорганический, органический, хлорорганический, фосфорорганический, кремнийорганический, резинохимикаты, поверхностно активные вещества, а также реагенты для теплоэнергетики, нефтедобывающей и нефтеперерабатывающей промышленности. Завод развивает крупнейшее в России производство пероксида водорода, которое соответствует международным стандартам и обеспечивает потребность текстильной и целлюлозно-бумажной промышленности в экологически чистых отбеливателях.
ПАО "Химпром" ориентируется на высокий уровень бизнес-культуры – современные стандарты корпоративного управления, контроль качества производства и готовой продукции, сервиса для своих клиентов. Продукция предприятия конкурентна на мировом рынке – более 20% поставок идет на экспорт в более чем 37 стран мира. Система менеджмента качества компании проверена и признана соответствующей требованиям стандарта ISO 9001:2015.
Количество сотрудников – 3 640 человек
Эксплуатируемая ИС обеспечивала ведение бухгалтерского и налогового учета, позволяет вести ряд процессов оперативного учета (складской учет, учет взаиморасчетов, казначейские функции), а также использовалась для расчета заработной платы и управление персоналом.
Система в части расчета заработной платы и управление персоналом имела ряд недостатков:
- Отсутствовала возможность автоматизации ряда сквозных процессов, что приводило к необходимости использования внешних источников для расчета с последующим ручным вводом результатов расчета, также необходимости дополнительной сверки данных;
- Нормативно-справочная информация не была унифицирована, что значительно усложняло сбор и анализ консолидированной информации по предприятию и увеличивало время принятия управленческих решений;
- Невозможность автоматизированного получения ряда отчетов, формирование их в ручном варианте;
- Отсутствие необходимых для управления отчетов, например, отчет по планированию ФОТ, отчет по план-фактному анализу ФОТ и т.п.;
- Наличие ручного формирования документов, что приводило к возникновению дублирующих документов, например, табеля по "вредности", нарушающих получение актуальных и достоверных отчетов;
- Избыточность некоторых табелей, связанных с отсутствием полноценной автоматизации процессов;
- Отсутствовала возможность ведения истории изменений штатного расписания;
- Значительные издержки, затрачиваемые на поддержку системы – собственная разработка;
- Невозможность развития системы в соответствии с требованиями законодательства – отсутствие достаточных ресурсов.
Это привело к тому, что на момент внедрения эксплуатируемая система уже не отвечала требованиям компании, в частности, ведение ряда учетных функций вручную снижало качество и достоверность данных учета. Таким образом, необходимо было внедрить систему, которая обеспечила бы быструю автоматизацию задач по расчету заработной платы, управлению персоналом с учетом устранения существующих недостатков, оптимальности распределения функций подразделений, перераспределения ролей в системе.
В качестве базового решения для автоматизации процессов управления ведения кадрового учета и расчетов с персоналом решения Заказчиком была выбрана конфигурация "1С:ЗУП 8. КОРП" на базе платформы "1С:Предпритяие 8.3." Выбор предполагал дальнейшее развитие комплексной автоматизации предприятия с учетом уже внедренного решения "1С:Документооборот" и планируемого внедрения ERP-системы. Для этих целей при внедрении было запланировано выстроить процессы интеграции с этими решениями.
Уникальность и инновационность проекта
На ПАО "Химпром" применяются две основные формы оплаты труда сдельная и повременная, а также присутствуют договорники и ученики. Применение сдельной оплаты труда стимулирует увеличение выпуска продукции, так как заработок рабочего прямо пропорционален количеству произведенной продукции или работы. Реализована повременная форма заработной платы, что является отраслевой особенностью предприятий химической промышленности, т.к. в этой отрасли режим труда в значительной степени регламентируется режимом работы оборудования (преобладают аппаратурные производства), а объектом оплаты труда является время и качество работы.
Уникальность проекта также заключается еще в том, что имеются отраслевые особенности, большая часть рабочих мест имеют вредный и опасный класс условий труда, что должно быть учтено при расчете заработной платы.
В рамках выполнения проекта:
- Обеспечен расчет заработной платы для 3 640 сотрудников в единой базе данных с требуемой производительностью.
- Реализован учет категорий персонала: проводники, сотрудники со сдельной оплатой труда, сотрудники с вредными и опасными условиями труда, сотрудники с различными территориальными условиями.
- Реализован учет работы во вредных условиях труда.
- Обеспечена унификация более 230 видов начислений и удержаний.
- Реализован расчет отпусков за работу с учетом вредных условий труда.
- Обеспечен расчет переработок для суммированного учета с применением различных периодов учета.
- Обеспечена унификация отчетных и печатных форм.
- Выполнена крупная доработка системы по автоматизации учета права на лечебно-профилактическое питание на время работы во вредных условиях труда.
- Выполнена разработка по планированию ФОТ.
Заказчиком были определены следующие требования:
к моменту запуска Системы нужно было создать эталон системы на базе "1С:ЗУП КОРП", обучить пользователей и подготовить рабочие места к запуску таким образом, чтобы:
- С первого октября пользователи имели настроенные интерфейсы, имели возможность ввода первичных документов;
- Отчетные формы должны формироваться вовремя в режиме онлайн;
- Начиная с октября-месяца должен быть настроен обмен с банком для проведения всех запланированных выплат;
- Система должна работать в режиме 24 часа 7 дней в неделю;
- Обеспечение интеграции с эксплуатируемой ИС;
- Взаимодействие со считывателем PCProx RDR-6081AK2 для проверки факта возможности оказания услуги по лечебно-профилактическому питанию и выводу на принтер POSIFLEX PP-7000U чека с указанием рациона, столовой, ФИО сотрудника, остаткам по рациону питания и информацией о трех последних операциях по пропуску для идентифицированного сотрудника.
Публикации о проекте
Дополнительная информация к описанию проекта
Выполнение проекта было закреплено организационным документом – Устав проекта, требования которого неукоснительно выполнялись на каждом этапе.
Для выполнения работ применена проектная технология.
Проектная команда со стороны Исполнителя включала следующие категории сотрудников:
- Куратор проекта;
- Руководитель проекта;
- Архитектор проекта;
- Эксперты/консультанты – 2 человек;
- Разработчики/программисты – 5 человек (в пиковые нагрузки).
Основные особенности выполнения проекта:
- Выстроены правила работы проектной группы:
- Еженедельные планы;
- Еженедельные статусы;
- Организация хранилища проектной документации;
- Подготовка шаблонов проектной документации.
- Выстроено удаленное взаимодействие:
- Организация показов моделей с поддержкой "на месте";
- Совещания по Skype.
- Организация процессов проведения предварительных испытаний:
- Простая методика проведения предварительных испытаний;
- Фиксация результатов испытаний в "процессе";
- Распределение замечаний по категориям;
- Планирование работ Исполнителя на выезде с детализацией до дней и часов.
- Управление изменениями:
- Фиксация "устаревших" требований;
- Анализ потенциальных "узких" мест;
- Возникновение новых требований в ходе реализации проекта;
- Согласование изменений на уровне Управляющего комитета.
- Организация "горячей" линии и управление изменениями:
- Запросы фиксируются в Журнале опытной эксплуатации в Excel на Google Docs;
- Распределение обязанностей: 1 линия – Заказчик, 2 и 3 – Исполнители;
- Категория заявок: консультация, доработка, ошибка;
- Статус задач в Excel на Google Docs.
- Взаимодействие с Заказчиком и работа на достижение критериев успеха проекта:
- Совместные еженедельные статусы по проекту;
- Работа с функциональными Заказчиками, влияющими на принятие решений;
- Проведение электронных запросов подтверждения результатов;
- Сверка результатов на соответствие критериям.
Схема системы кадрового учета и расчетов с персоналом в ПАО "Химпром":
Результаты проекта
В результате внедрения Системы Заказчик получил:
- Единую информационная базу данных – единый справочник сотрудников, единую нормативно-справочную информацию;
- Автоматизацию учета кадров и анализа кадрового состава;
- Автоматизацию учета рабочего времени;
- Автоматизацию расчета среднего заработка;
- Автоматизацию расчета удержаний;
- Исключение дублирования информации;
- Автоматизацию удобных и гибких механизмов настройки отчетов пользователем, позволяющих оперативно получать актуальную, полную и достоверную информацию в самых различных аналитических разрезах для различных категорий пользователей: руководства, кадровой службы, расчетной бухгалтерии и других;
- Автоматизацию исчисления регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;
- Автоматизацию отражения начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия;
- Автоматизацию формирования отчетов и справок в государственные органы и социальные фонды;
- Автоматизация планирования и отражения факта лечебно-профилактического питания.
В рамках проекта выполнены доработки в части:
- Учета переработок/недоработок согласно специфике предприятия;
- План-фактного анализа отклонений и рабочего времени сотрудников согласно графикам работы, план – фактного анализа по видам работ, план-фактного анализа по ЦФО;
- Расчета сдельного заработка с учетом специфики предприятия;
- Расчета основных и дополнительных начислений согласно Положения предприятия;
- Отражения и распределения зарплаты в регламентированном учете по ШПЗ и ЦЗ согласно специфике предприятия;
- Кадрового учета согласно специфике предприятия (воинский учет, учет стажей, учет образования сотрудников, учет данных по пенсионерам, инвалидам, учет данных по административным нарушениям, взысканиям);
Проведены разработки дополнительного функционала:
- Разработка модуля по формированию потребности в питании и отражении факта питания;
- Разработка обработки, позволяющей в едином окне формировать ведомости на выплаты по различным видам оплат;
- Разработка отчетных и печатных форм согласно требованиям Заказчика;
- Разработка механизма по формированию ведомостей на выплату алиментов;
- Учет дивидендов, алиментов, формирование почтовых переводов;
- Разработка механизмов, позволяющих производить планирования бюджета по ФОТ.
Схема, отражающая изменения типового функционала, приведена в дополнительных материалах.
Александр Сергеевич Колчинский, директор по информационным технологиям: "Цели проекта достигнуты. Во внедренной системе работают 118 пользователей, которые ведут кадровые операции и расчет заработной платы для 3 640 человек…".
На дату завершения проекта:
Пользователи выполняют работу в соответствии с настроенными правами;
Кадровые документы введены, соответствуют данным эксплуатируемой ранее системы;
Табель учета рабочего времени совпадает с данными эксплуатируемой ранее системы, причины отклонений объяснены.
Введены и совпадают с данными ранее эксплуатируемой системы:
- рабочие графики;
- штатное расписание;
- плановые начисления сотрудников.
Рассчитаны и совпадают с данными ранее эксплуатируемой системы, причины отклонений объяснены:
- премия;
- разовые начисления;
- сдельный заработок;
- сумма приработка;
Введены и совпадают с данными ранее эксплуатируемой системы, причины отклонений объяснены:
- разовые начисления и удержания;
- средний заработок;
- механизм автоматического расчета кадровых документов проверен;
Рассчитаны и сверены с данными ранее эксплуатируемой системы, причины отклонений объяснены:
- Начисления заработной платы;
- Удержания из заработной платы;
- НДФЛ;
- Страховые взносы.
-
1С:Зарплата и управление персоналом
:
- Учет кадров и персонифицированный учет
- Расчет и учет заработной платы
- Выплаты и депонирование
- Исчисление налогов и страховых взносов
- Подготовка регламентированной отчетности
- Социальные льготы и компенсации
Архитектура решения и масштаб проекта
Программный продукт: "1С:ЗУП 8 КОРП".
- Вариант работы: клиент-серверный (сервер базы данных: PostgreSQL), тонкий клиент
- Автоматизировано: 118 рабочих мест
- Одновременно работающих пользователей – тонкий клиент: 100
- Численность – 3 640 человек
- Число справочников – 179
- Видов документов - 110
- Более 220 видов оплат и удержаний
- Более 65 печатных форм
- Количество отчетов – 320, включая более 50 внешних дополнительных отчетов
- Интеграционные потоки с ИС Исток – 18 объектов обмена, и интеграция со считывателем в столовой
- Суммарное количество человеко-часов проектной команды – 11 577
- Трудозатраты проектной команды в расчете на 1 АРМ (человеко-часов) – 98
Внедренные подсистемы продукта:
- Учет кадров и персонифицированный учет;
- Расчет и учет заработной платы;
- Выплаты и депонирование;
- Исчисление налогов и страховых взносов;
- Подготовка регламентированной отчетности;
- Социальные льготы и компенсации.