Цели проекта

Цели проекта:

• создать единую и надежную информационную систему вместо разрозненных баз данных, автоматизировать с ее помощью процессы и операции:

• обеспечить быстрый доступ к информации и отсутствие двойного ввода данных;
• повысить информационную грамотность сотрудников.

Ситуация до внедрения

Информационные системы и автоматизация.

Уникальность и инновационность проекта

Особенности вуза

Институт МИРБИС основан в 1988 г. Это первая в России независимая частная бизнес-школа для подготовки кадров по квалификации MBA, основана в рамках межправительственного соглашения СССР и Италии Институт является №3 среди бизнес-школ России (EDUNIVERSAL, 2014) и №2 среди MBA России (Известия). Также вуз осуществляет подготовку по программам высшего и дополнительного профессионального образования.

99% выручки вуза - поступление по договорам на обучение от физических лиц и компаний. Это существенно отличается МИРБИС от бюджетных вузов. Учет в МИРБИС соответствует учету в коммерческих организациях.

В МИРБИС есть следующие особенности ведения учета:

• индивидуальные графики оплаты обучения;
• дополнительные соглашения по обучению;
• 3х сторонние договора на обучение (несколько плательщиков);
• учет скидок на образование;
• выручка по договорам на обучение начисляется ежемесячно;
• 99% учащихся с полным возмещением затрат;
• раздельный учет затрат по источникам финансирования.

МИРБИС работает с бюджетом доходов и расходов и бюджетом движения денежных средств, а не с планом финансово-хозяйственной деятельностью как бюджетные вузы.

Поэтому МИРБИС для регламентированного учета использует не решения для бюджетных учреждений, а "1С:Комплексная автоматизация 2".

Уникальность созданной системы

Функционал "1С:Университет Проф" не полностью удовлетворяет потребностям вуза. В рамках проекта был создан и внедрен функционал:

• планирование и контроль взаиморасчетов по договорам на обучение с учетом графика оплат, дополнительных соглашений, скидок, трех способов поступления оплаты, возвратов;
• расчет выручки по договорам на обучение;
• расчет вознаграждения преподавателей по факту проведенных занятий и прочих показателей;
• интеграция с "1С:Комплексная автоматизация 2".

Условия, в которых стартовал проект.

У заказчика был неудачный опыт внедрения немецкой информационной системы по водопадной модели. Заказчик не был готов выделить сотрудников с загрузкой на проекте более 20% времени.

Особенности управления проектом.

Проект выполнялся с учетом комбинации технологий "1С:ТБС" и "1С:ТКВ".

Принципы выполнения проекта::

• Agilе подход, готовность к изменениям;
• внимание на качество;
• доработка функционала параллельно с вводом данных.

Функционал внедрялся блоками в рамках подпроектов. В каждом подпроекте выделялись фазы:

1. Подготовка попдроекта (сбор требований путем моделирования).
2. Проектирование (разработка проектных решений).
3. Реализация (разработка и настройка).
4. Подготовка к опытной эксплуатации (инструкции, обучение, тестирование).
5. Опытно-промышленная эксплуатация.

Для управления коммуникациями использовались:

• тематические чаты whatsapp для оперативной коммуникации;
• zoom для проведения еженедельных совещаний;
• teamviewer для доступа к рабочему столу пользователей;
• 1С:Документооборот для планирования проекта, учета задач и трудозатрат.

Для работы с документами использовались:

• гугл диск для хранения всех материалов;
• гугл документы для совместной разработки и согласования документов.

Проектная документация, разработанная в рамках проекта

• протоколы еженедельных совещаний;
• проектные решения;
• регламенты разработки и обновления системы;
• реестры изменений;
• (видео) инструкции.

Публикации о проекте

• Автоматизация бизнес-процессов негосударственного вуза с помощью интегрированных систем "1С:Университет Проф" и "1С:Комплексная автоматизация 2"

Результаты проекта

В рамках проекта выполнены задачи:

• создана и внедрена многокомпонентная информационная система на базе "1С:Университет Проф" и "1С:Комплексная автоматизация 2";
• учет ведется в этих системах, произошел отказ от исторических разрозненных систем и файлов;
• в системе автоматизированы запланированные бизнес-процессы, в частности планирование и учет взаиморасчетов, учет учащихся, их движения и успеваемости, планирование и расчет вознаграждения профессорско-преподавательского состава и т.д.;
• минимизирован двойной ввод данных;
• руководители получили доступ к точной и актуальной информации.

Достигнуты цели проекта:

• минимизирована дебиторская задолженность. С помощью объединенных данных и самописного отчета “Реестр взаиморасчетов” были выявлены должники, с ними проведена работа. Дебиторская задолженность погашена;
• минимизированы ошибки при расчете вознаграждения преподавателям. Теперь расчет производится централизованно по одним и тем же правилам и проверенным данным из системы;
• автоматизирована работа с бюджетом движения денежных средств, автоматизирован контроль финансовой дисциплины;
• минимизированы рутинные операции по учету и отчетности.

Планы по дальнейшей автоматизации. Идет внедрение следующего функционала:

• приемная кампания;
• составление расписания;
• электронное согласование документов;
• работа с бюджетом доходов и расходов.

1С:Комплексная автоматизация :
• Бухгалтерский учет
• Налоговый учет
• Бюджетирование
• Управление персоналом

1С:Университет :
• Управление контингентом
• Взаиморасчеты
• Планирование учебного процесса

Архитектура решения и масштаб проекта

Информационные системы и их назначение

"1С:Комплексная автоматизация 2":

• регламентированный учет (бухгалтерский, налоговый, кадровый);
• учет взаиморасчетов по договорам обучения и преподавателями;
• начисление зарплаты (в т.ч. вознаграждения ГПХ, ИП);
• казначейство;
• бюджетирование.

"1С:Университет Проф":

• печать первичных документов (договора, квитанции, акты, приказы по учащимся);
• планирование и контроль взаиморасчетов по договорам обучения;
• учет учащихся (в т.ч. движение учащихся);
• планирование учебного процесса;
• учет факта проведения занятий и успеваемости;
• расчет вознаграждения преподавателей с учетом факта проведения занятий.

"1С:Автоматизированное составление расписания" (планируется внедрение):

• составление расписания;

"1С:Документооборот":

• учет документов;
• согласование документов;
• файловое хранилище.

Мастер-данные

В информационных системах однократно вводятся следующие данные.

"1С:Университет Проф":

• физические лица;
• контрагенты (заказчики и преподаватели - ИП и ГПХ);
• договоры (с заказчиками и преподавателями);
• графики оплаты по договорам на обучение;
• группы учащихся;
• выручка по договорам на обучение (рассчитывается алгоритмом и передается в 1С:Комплексная автоматизация 2);
• вознаграждение преподавателей (рассчитывается алгоритмом и передается в 1С:Комплексная автоматизация 2).

"1С:Комплексная автоматизация 2"

• подразделения;
• поступление и возврат оплаты.

Интеграция систем

Посредством планов обмена выполняется миграция данных:

1. Из "1С:Университет Проф" в "1С:Комплексная автоматизация 2" передается НСИ - контрагенты, договоры, группы учащихся.
2. Из "1С:Университет Проф" в "1С:Комплексная автоматизация 2" передаются данные о начисленной выручке по договорам на обучение -- один документ с расчетом в "1С:Университет Проф" передается как отдельные документы “Реализация” по каждому договору на обучение.
3. Из "1С:Университет Проф" в "1С:Комплексная автоматизация 2" передается рассчитанное вознаграждение преподавателей - один документ с расчетом в "1С:Университет Проф" передается как отдельные документы “Поступление” или “Начисление” по каждому преподавателю.
4. Из "1С:Комплексная автоматизация 2" в "1С:Университет Проф" передаются данные об оплатах и возвратах по договорам.
5. Из "1С:Университет Проф" в "1С:Автоматизированное составление расписания" будут передаваться данные о распределенной нагрузке и НСИ.

Посредством библиотеки интеграции документооборота будут интегрированы "1С:Комплексная автоматизация 2" и "1С:Документооборот" для согласования заявок на расходование денежных средств (аналогичного сводного документа).

Количество автоматизированных рабочих мест: