![](/images/winner_logo.png)
![](/upload/iblock/dd4/dd4de9e0897c37e7c8f4394bcd0ee269.png)
![](/upload/iblock/a98/a98998c008c467d1833e53b70c3105e1.png)
- Управленческий и финансовый учет (FRP)
- Зарплата, управление персоналом и кадровый учет (HRM)
- Управление торговлей
![](/upload/iblock/fb9/fb93626bf44c6ae20eb4dee560a7b6ca.jpg)
Цели проекта
Цели проекта:
- минимизировать дебиторскую задолженность;
- минимизировать ошибки при расчете вознаграждения преподавателям;
- минимизировать количество используемых помещений;
- обеспечить бюджетирование с погрешностью планирования не более 5%;
- повысить производительность труда.
- создать единую и надежную информационную систему вместо разрозненных баз данных, автоматизировать с ее помощью процессы и операции:
- автоматизировать планирование и учет взаиморасчетов с каждым учащимся;
- автоматизировать планирование учебного процесса и составление расписания;
- автоматизировать учет проведенных занятий и успеваемости;
- автоматизировать планирование и расчет вознаграждения профессорско-преподавательского состава;
- автоматизировать учет движения контингента;
- автоматизировать операции регламентированного учета, в том числе подготовки первичных документов (договора, акты, квитанции);
- автоматизировать казначейство;
- автоматизировать раздельный учет финансового результата в разрезе подразделений (ЦФО), продуктов (учебных программ) и учебных групп вместо котлового учета;
- обеспечить быстрый доступ к информации и отсутствие двойного ввода данных;
- повысить информационную грамотность сотрудников.
Ситуация до внедрения
Информационные системы и автоматизация.
- База "BaseDoc" на Access содержала данные об оплате учащихся до 31.12.2017.
- База "Учащиеся" на Access содержала данные о статусе учащихся;
- База "Расписаниие ШБ" на Access содержала данные о расписании занятий по одному подразделению;
- База "Преподаватели" на Access содержала данные о преподавателях, необходимые для подготовки актов;
- В системе "1С:Комплексная автоматизация" был автоматизирован регламентированный бухгалтерский и кадровый учет, расчет зарплаты. Система содержит данные о взаиморасчетах с учащимися после 01.01.2018.
В файлах в формате Word хранились данные:
- графики оплаты учащихся;
- предоставленные учащимся скидки;
- статусы учащихся.
В файлах в формате Excel хранились данные:
- успеваемость студентов;
- расписание;
- кассовый план;
- бюджеты.
Вуз предпринял попытку внедрения дорогостоящей немецкой информационной системы. Проект оказался неудачным. На момент старта проекта немецкая система не использовалась.
Связанные проблемы
- Повышенная дебиторская задолженность. Для выявления задолженности необходимо учитывать данные: статус учащегося (учится, отчислен, в академическом отпуске), график оплаты согласно договорам, доп.соглашениям и предоставленным скидкам (дата оплаты - сумма оплаты), поступление оплаты (4 способа поступления) и возвраты. Так как эта информация содержалась в разных несвязанных источниках, то ответственным сотрудникам сложно было ее выявить и потребовать от учащегося оплаты.
- Излишнее начисление выручки и оплата налогов. Выручка по учащимся рассчитывалась ежемесячно. Так как статусы некоторых учащихся были неизвестны, то выручка начислялась и налоги платились, в том числе, по отчисленным учащимся.
- Переплата преподавателям за не проведенные занятия. Учет фактически проведенных занятий велся не системно. Не контролировалось соответствие проведенных занятий учебному плану, начисленной выручке по учащимся.
- Простой помещений. В результате неоптимально составленного расписания некоторые помещения были заняты минимальное время. Но это не позволяло сдать помещение в аренду.
- Риски возникновения кассовых разрывов. Составление и ведение кассового плана осуществлялось в Excel, что приводило к ошибкам.
- Повышенные трудозатраты при планировании, учете и подготовке отчетности.
- Руководство не имело оперативный доступ к полной и актуальной информации.
Уникальность и инновационность проекта
Особенности вуза
Институт МИРБИС основан в 1988 г. Это первая в России независимая частная бизнес-школа для подготовки кадров по квалификации MBA, основана в рамках межправительственного соглашения СССР и Италии Институт является №3 среди бизнес-школ России (EDUNIVERSAL, 2014) и №2 среди MBA России (Известия). Также вуз осуществляет подготовку по программам высшего и дополнительного профессионального образования.
99% выручки вуза - поступление по договорам на обучение от физических лиц и компаний. Это существенно отличается МИРБИС от бюджетных вузов. Учет в МИРБИС соответствует учету в коммерческих организациях.
В МИРБИС есть следующие особенности ведения учета:
- индивидуальные графики оплаты обучения;
- дополнительные соглашения по обучению;
- 3х сторонние договора на обучение (несколько плательщиков);
- учет скидок на образование;
- выручка по договорам на обучение начисляется ежемесячно;
- 99% учащихся с полным возмещением затрат;
- раздельный учет затрат по источникам финансирования.
МИРБИС работает с бюджетом доходов и расходов и бюджетом движения денежных средств, а не с планом финансово-хозяйственной деятельностью как бюджетные вузы.
Поэтому МИРБИС для регламентированного учета использует не решения для бюджетных учреждений, а "1С:Комплексная автоматизация 2".
Уникальность созданной системы
Функционал "1С:Университет Проф" не полностью удовлетворяет потребностям вуза. В рамках проекта был создан и внедрен функционал:
- планирование и контроль взаиморасчетов по договорам на обучение с учетом графика оплат, дополнительных соглашений, скидок, трех способов поступления оплаты, возвратов;
- расчет выручки по договорам на обучение;
- расчет вознаграждения преподавателей по факту проведенных занятий и прочих показателей;
- интеграция с "1С:Комплексная автоматизация 2".
Условия, в которых стартовал проект.
У заказчика был неудачный опыт внедрения немецкой информационной системы по водопадной модели. Заказчик не был готов выделить сотрудников с загрузкой на проекте более 20% времени.
Особенности управления проектом.
Проект выполнялся с учетом комбинации технологий "1С:ТБС" и "1С:ТКВ".
Принципы выполнения проекта::
- Agilе подход, готовность к изменениям;
- внимание на качество;
- доработка функционала параллельно с вводом данных.
Функционал внедрялся блоками в рамках подпроектов. В каждом подпроекте выделялись фазы:
- Подготовка попдроекта (сбор требований путем моделирования).
- Проектирование (разработка проектных решений).
- Реализация (разработка и настройка).
- Подготовка к опытной эксплуатации (инструкции, обучение, тестирование).
- Опытно-промышленная эксплуатация.
Для управления коммуникациями использовались:
- тематические чаты whatsapp для оперативной коммуникации;
- zoom для проведения еженедельных совещаний;
- teamviewer для доступа к рабочему столу пользователей;
- 1С:Документооборот для планирования проекта, учета задач и трудозатрат.
Для работы с документами использовались:
- гугл диск для хранения всех материалов;
- гугл документы для совместной разработки и согласования документов.
Проектная документация, разработанная в рамках проекта
- протоколы еженедельных совещаний;
- проектные решения;
- регламенты разработки и обновления системы;
- реестры изменений;
- (видео) инструкции.
![](/upload/tmp/af16117833ec.jpg)
Публикации о проекте
Результаты проекта
В рамках проекта выполнены задачи:
- создана и внедрена многокомпонентная информационная система на базе "1С:Университет Проф" и "1С:Комплексная автоматизация 2";
- учет ведется в этих системах, произошел отказ от исторических разрозненных систем и файлов;
- в системе автоматизированы запланированные бизнес-процессы, в частности планирование и учет взаиморасчетов, учет учащихся, их движения и успеваемости, планирование и расчет вознаграждения профессорско-преподавательского состава и т.д.;
- минимизирован двойной ввод данных;
- руководители получили доступ к точной и актуальной информации.
Достигнуты цели проекта:
- минимизирована дебиторская задолженность. С помощью объединенных данных и самописного отчета “Реестр взаиморасчетов” были выявлены должники, с ними проведена работа. Дебиторская задолженность погашена;
- минимизированы ошибки при расчете вознаграждения преподавателям. Теперь расчет производится централизованно по одним и тем же правилам и проверенным данным из системы;
- автоматизирована работа с бюджетом движения денежных средств, автоматизирован контроль финансовой дисциплины;
- минимизированы рутинные операции по учету и отчетности.
Планы по дальнейшей автоматизации. Идет внедрение следующего функционала:
- приемная кампания;
- составление расписания;
- электронное согласование документов;
- работа с бюджетом доходов и расходов.
Параллельно в вузе выполнялись смежные ИТ проекты:
- модернизация серверного оборудования;
- перевод части сервисов в облако;
- стандартизация и регламентирование ИТ услуг;
- внедрение CRM.
![](/upload/tmp/34129357df00.jpg)
-
1С:Комплексная автоматизация
:
- Бухгалтерский учет
- Налоговый учет
- Бюджетирование
- Управление персоналом
-
1С:Университет
:
- Управление контингентом
- Взаиморасчеты
- Планирование учебного процесса
Архитектура решения и масштаб проекта
Информационные системы и их назначение
"1С:Комплексная автоматизация 2":
- регламентированный учет (бухгалтерский, налоговый, кадровый);
- учет взаиморасчетов по договорам обучения и преподавателями;
- начисление зарплаты (в т.ч. вознаграждения ГПХ, ИП);
- казначейство;
- бюджетирование.
"1С:Университет Проф":
- печать первичных документов (договора, квитанции, акты, приказы по учащимся);
- планирование и контроль взаиморасчетов по договорам обучения;
- учет учащихся (в т.ч. движение учащихся);
- планирование учебного процесса;
- учет факта проведения занятий и успеваемости;
- расчет вознаграждения преподавателей с учетом факта проведения занятий.
"1С:Автоматизированное составление расписания" (планируется внедрение):
-
составление расписания;
"1С:Документооборот":
- учет документов;
- согласование документов;
- файловое хранилище.
Мастер-данные
В информационных системах однократно вводятся следующие данные.
"1С:Университет Проф":
- физические лица;
- контрагенты (заказчики и преподаватели - ИП и ГПХ);
- договоры (с заказчиками и преподавателями);
- графики оплаты по договорам на обучение;
- группы учащихся;
- выручка по договорам на обучение (рассчитывается алгоритмом и передается в 1С:Комплексная автоматизация 2);
- вознаграждение преподавателей (рассчитывается алгоритмом и передается в 1С:Комплексная автоматизация 2).
"1С:Комплексная автоматизация 2"
- подразделения;
- поступление и возврат оплаты.
Интеграция систем
Посредством планов обмена выполняется миграция данных:
- Из "1С:Университет Проф" в "1С:Комплексная автоматизация 2" передается НСИ - контрагенты, договоры, группы учащихся.
- Из "1С:Университет Проф" в "1С:Комплексная автоматизация 2" передаются данные о начисленной выручке по договорам на обучение -- один документ с расчетом в "1С:Университет Проф" передается как отдельные документы “Реализация” по каждому договору на обучение.
- Из "1С:Университет Проф" в "1С:Комплексная автоматизация 2" передается рассчитанное вознаграждение преподавателей - один документ с расчетом в "1С:Университет Проф" передается как отдельные документы “Поступление” или “Начисление” по каждому преподавателю.
- Из "1С:Комплексная автоматизация 2" в "1С:Университет Проф" передаются данные об оплатах и возвратах по договорам.
- Из "1С:Университет Проф" в "1С:Автоматизированное составление расписания" будут передаваться данные о распределенной нагрузке и НСИ.
Посредством библиотеки интеграции документооборота будут интегрированы "1С:Комплексная автоматизация 2" и "1С:Документооборот" для согласования заявок на расходование денежных средств (аналогичного сводного документа).
![](/upload/tmp/ee0ba1cca1df.jpg)
![](/upload/iblock/642/642e22a05f9488b36a8c50b112374a84.jpg)
![](/upload/iblock/fb2/fb27225ab5b80599e7e3b5f84e586b28.jpg)
![](/upload/iblock/23f/23fc95707007ab4e102527c2fa2438db.png)
![](/upload/iblock/eca/eca22fb673ba90c082a9b937eac32957.jpg)
![](/upload/iblock/dea/deabeb21c148fa43081f407ed50c7aa2.jpg)
![](/upload/iblock/66a/66a51aa3058d062c6806dd1df2bc65a1.jpg)
![](/upload/iblock/8e4/8e4a05b8f7984d1055fd6060c8deac35.png)
![](/upload/iblock/d07/d072ef84d5f70833307cff4a6141e166.jpg)
![](/upload/iblock/c02/c0229538fda522dbb3c9d2c8f19a6fa3.png)
![](/upload/iblock/cd8/cd8e91116162e83d5127b774407ca13e.png)
![](/upload/iblock/fc8/fc875c65d496c359ffc51d2b1b13210b.jpg)
![](/upload/iblock/c7b/c7bf70c8ec922fc9141084425a6a042f.jpg)
![](/upload/iblock/44a/44ac39218aebc34f5dee30dae17afb4f.png)
![](/upload/iblock/b2f/b2f520b0bd9aafe03ca84157761b712e.png)
![](/upload/iblock/632/6326ad5e17b98e137207f6305f67db9e.jpg)
![](/upload/iblock/c5a/c5a3e99af8fb79fa6dde393126c0fb36.png)
![](/upload/iblock/03b/03bbc167e4ed40389921c238593d1676.png)
![](/upload/iblock/382/382e7ed5769523be594989f74e433898.png)
![](/upload/iblock/662/66254cc3471779f2e10a408de152b885.jpg)
![](/upload/iblock/27a/27af6b5cc51907deac54da5b3a44c676.gif)
![](/upload/iblock/64d/64d5b0cd3b4e96268154235de59f226f.png)
![](/upload/iblock/ede/edeff51de87f331d57d1969671a3f90b.png)
![](/upload/iblock/528/528dc9634a7ac2b431751b17eb2f47d1.png)
![](/upload/iblock/afc/afccc0d1a563f271c568bf19c133431d.png)
![](/upload/iblock/fa7/fa775016b136e421f50cb4a129596f59.png)
![](/upload/iblock/1a6/1a62a9f79e1d9b6fc776cf561f2b8be5.jpg)
![](/upload/iblock/dda/dda836a29c26074c7a4e9b790d71cf20.png)
![](/upload/iblock/b0f/b0fccc4d13337df25aff3c1575e67972.png)
![](/upload/iblock/7dd/7ddc81d3265787004864ef7444e42abd.jpg)
![](/upload/iblock/801/80194d24cf762b58d127e6e030b27f46.png)
![](/upload/iblock/847/8471bcad77898f0ce976abb264a3e580.png)
![](/upload/iblock/558/558850eec65662d4de0b0a705d21f093.jpg)
![](/upload/iblock/dc2/dc208224ebe286cb656489b5563a78ca.png)
![](/upload/iblock/147/14787850ad0f35f63c108f6d4fd9720c.png)
![](/upload/iblock/76a/76ad464d278e8a9392343d86431302d8.jpg)
![](/upload/iblock/4b6/4b6dc85458b6fff8739dfc3fd399fa1b.png)
![](/upload/iblock/b26/b26e11d8617f9ea0b6f419ea28e4c7e1.png)
![](/upload/iblock/5c3/5c375355767f2803a996db470e4338cc.jpg)
![](/upload/iblock/1f4/1f485f83c2c223b5dcb73731fbc88d0d.png)
![](/upload/iblock/3bf/3bf04ee12baf7f126b0c659316a18c6e.png)
![](/upload/iblock/84e/84ed41539a409e27165f2ae3eb89e792.png)
![](/upload/iblock/441/4410a23001391d9ef4671abf9f928961.png)
![](/upload/iblock/24d/24dc085dca85a14da375a5adffc0fe5b.png)
![](/upload/iblock/837/1o9l22kthsknv1mu5x9w0t48w6fb5y1f.png)
![](/upload/iblock/459/459d054fb68d4f5c15c52b7bb917d605.png)
![](/upload/iblock/368/368c74ccdf14d11adaa759f784f0ea3f.jpg)
![](/upload/iblock/362/362649dec4a36ba1e58b33dedd7970a8.png)
![](/upload/iblock/30a/30a039e1f7c960684a9dca2bfa6ef778.png)
![](/upload/iblock/043/0432cdf9c7ace00429332645b3834bae.png)
![](/upload/iblock/39d/39d006a3593e51f5910bd8d68f5b680c.png)
![](/upload/iblock/0c3/0c3b9d37fa55cbc00a0ac9c9588d8d51.jpg)
![](/upload/iblock/80b/80bdccc81ce9d571e84d06c9586e3979.png)
![](/upload/iblock/d9e/d9e6dce6107826956b1da9c97fec44eb.jpg)
![](/upload/iblock/fad/fad85722cb2ca9739e0f87ec76988f82.png)
![](/upload/iblock/0d0/0d0ba8ce87a1e7531fea23eeda27775c.jpg)
![](/upload/iblock/112/112c44bb0f277ccdf30dce6a8de73437.jpg)
![](/upload/iblock/36a/36a3bad68aed744551789beb6d3d491c.png)
![](/upload/iblock/6bf/6bfae0df53906f2b6a32c43451587208.png)
![](/upload/iblock/b96/b9646c83deee99c9a58691fd0802e9ce.png)
![](/upload/iblock/bf8/bf826748aa26a275ab43d7bcc69702f9.png)
![](/upload/iblock/3da/3da36ae811f8638d5fa87ba2fb4a859a.png)
![](/upload/iblock/3ee/3ee0dce0daa5fb3c3627667dda0d26b0.jpg)
![](/upload/iblock/38b/38b772c99dd376dbd54b790cdc731298.jpg)
![](/upload/iblock/f41/f413a456379082dd04ce1b14aba9e148.png)
![](/upload/iblock/f09/f0914dd67f08eb0243bbb2c636d11600.png)
![](/upload/iblock/7eb/7eb59df319794ea710c36975f529978d.png)
![](/upload/iblock/ad1/ad1d54b9c9ef37b6c2c6bf3433953867.png)
![](/upload/iblock/75d/75dee09407656a2e86cf9e0809d3e902.png)
![](/upload/iblock/b68/b688e32c1e01e64578a9c242ea438feb.png)
![](/upload/iblock/627/627dadc1846ccac33aa947f2ea47a5f6.png)
![](/upload/iblock/b8c/b8ca3c088958646363ffe85726cdd2ab.png)
![](/upload/iblock/cbe/cbecb3510e8c89208acdbd2855d5bc57.png)
![](/upload/iblock/a61/a610ccf49b2d8980f95ec3c3e0e2a8e4.png)
![](/upload/iblock/ff9/ff9ddcb5e346289baf6f09c54636678c.jpg)
![](/upload/iblock/a6d/a6de6ca7d7911552d67e9146be69f586.png)
![](/upload/iblock/d34/d34eb928ca621457e961526b1bb0ebfa.png)
![](/upload/iblock/878/87831bba6532e68777480381f80eb482.png)
![](/upload/iblock/d04/d042b1ad8e0bbd1a7fde908218f0fd3c.png)
![](/img/no-photo.jpg)
![](/img/no-photo.jpg)
![](/img/no-photo.jpg)
![](/img/no-photo.jpg)
![](/img/no-photo.jpg)
![](/img/no-photo.jpg)
![](/img/no-photo.jpg)
![](/img/no-photo.jpg)
![](/img/no-photo.jpg)
![](/img/no-photo.jpg)
![](/img/no-photo.jpg)
![](/img/no-photo.jpg)
![](/img/no-photo.jpg)