Цели проекта

1. Предоставить удобный сервис для руководителей всех уровней управления, который консолидирует информацию по каждому сотруднику из разных систем учёта "1С" в едином месте: от первого взаимодействия с Компанией в статусе внешнего кандидата до любого кадрового события в статусе сотрудника Компании.
2. Снизить трудоёмкость и сократить время обработки и поиска информации о сотрудниках для принятия решений по:
   • целесообразности и оптимизации затрат на повышение квалификации сотрудника;
   • поручению новых задач согласно уровню его профессиональной мотивации и развитости компетенций;
   • ротации сотрудника с учётом его результативности и взаимодействия со смежными подразделениями;
   • материальному стимулированию сотрудника.
3. Снизить трудозатраты ответственных сотрудников по внесению информации в учётные системы: однократный ввод информации с автоматическим транслированием её в других системах "1С".

Ситуация до внедрения

ЗАО "Струнные технологии" – международная инженерная компания, занимающаяся проектированием, строительством высокоскоростных, городских и грузовых транспортных систем SkyWay. Перспектива охвата мирового рынка транспортных услуг – до 50%. В команде работает около 1000 специалистов различного профиля – инженеры, конструкторы, проектировщики, дизайнеры, технологи, логисты, строители, экономисты и др.

Информация по сотрудникам не велась в полном объёме, частично обрабатывалась вручную на бумажных носителях и (или) в разных информационных системах. Для более эффективного управления таким штатом специалистов было принято решение о создании системы, которая консолидирует информацию по всем сотрудникам компании и позволяет более точно принимать управленческие решения.

Уникальность и инновационность проекта

Проектная команда, состоящая из 3 сотрудников (2 программиста и 1 аналитик), с нуля разработали блок "Карточки сотрудников" в "1С:Зарплата и управление персоналом", который является ключевым для достижения поставленных целей в проекте.

Процессы, заложенные в информационные системы, подходят для компаний любого уровня с любым количеством сотрудников.

Основной особенностью проекта является интеграция нескольких информационных систем в единой:

1. "1С:Документооборот";
2. "Моя зарплата 8";
3. "1С:Зарплата и управление персоналом".

Основной принцип при разработке данной системы был в том, что информация должна вводиться в месте её возникновения.

Результаты проекта

Для достижения поставленных целей командой проекта был чётко прописан основной процесс движения потока информации между информационными системами, также описаны и автоматизированы процессы получения необходимой дополнительной информации для отображения в системе, которая до этого учитывалась на бумажном носителе или не велась в общем.

В системе "1С:Документооборот" были разработаны и автоматизированы процессы обработки следующих документов:

1. Заявка на подбор персонала;
2. Этапы работ с кандидатами;
3. Закрытие вакансии;
4. Задачи на период испытательного срока;
5. Заявка на перевод/перемещение;
6. Заявка на изменение уровня заработной платы;
7. Заявка на обучение / посещение конференции;
8. Расчёт премии по сотрудникам;
9. Оценка работы служб и подразделений.

Для принятия решения по данным процессам в системе "1С:Документооборот" была добавлена возможность из документа открыть "Карточку сотрудника" для изучения информации по нему.

Карточка сотрудника:

Карточка сотрудника содержит следующую информацию, расположенную на разных вкладках на форме:

• общая информация;
• личная информация;
• должностная информация;
• найм (информация об этапах приёма на работу);
• испытательный срок;
• адаптация;
• тестирование;
• обучение;
• поощрения/проблемы;
• премия;
• оценка подразделений;
• другие необходимые вкладки.

Общей информацией при открытии "Личной карточки" сотрудника является:

• ФИО;
• дата рождения и возраст;
• должность;
• подразделение;
• непосредственный руководитель;
• сотрудник компании, рекомендовавший сотрудника на вакансию;
• дата приёма на работу;
• информация о дате окончания контракта;
• дата увольнения (если сотрудник был уволен).

Вкладка "Личная информация"

Информация на данной вкладке полностью синхронизирована с конфигурацией "Моя зарплата 8", которая заполняется при трудоустройстве сотрудника, и отражает следующую информацию:

• информация о месте проживания;
• информация об образовании;
• информация о семье;
• контактные данные;
• другая информация.

Вкладка "Должностная информация"

Информация на данной вкладе полностью синхронизирована с процессами, запущенными в системе "1С:Документооборот" (процессы: "Заявка на перевод/перемещение" и "Заявка на изменение уровня заработной платы"), и отображается информация о сотруднике по всем изменениям, произошедшим в процессе профессиональной биографии в Компании, такая как:

• информация о контрактах;
• информация по кадровым изменениям сотрудника (например, перевод в другое подразделение, изменение должности, изменение уровня заработной платы), с отображением информации об инициаторе изменений, а также о статусе изменения с различными цветовыми градациями (выполнено, в процессе, отклонено, прервано) и др.

Вкладка "Найм"

Информация на данной вкладе полностью синхронизирована с "1С:Зарплата и управление персоналом" в части получения информации по этапам работы с кандидатом, ссылкам на резюме и прочим документам кандидата, а также процессами, запущенными в системе "1С:Документооборот":

• заявка на подбор персонала (в части фиксации информации по самой заявке, авторе);
• этапы работы с кандидатами (в части фиксации комментариев участников этапов проведения собеседований);
• закрытие вакансии (в части фиксации информации по специалисту по подбору персонала и руководителю, принявшего решение о приёме).

Вкладка "Испытательный срок"

Информация на данной вкладе полностью синхронизирована с процессами, запущенными в системе "1С:Документооборот" (процесс: "Задачи на период испытательного срока"), и отражает информацию о поставленных задачах и решении о прохождении испытательного срока, а именно:

• дата окончания испытательного срока;
• куратор на период испытательного срока;
• перечень задач на испытательный срок, срок их исполнения и процент выполнения каждой задачи с комментариями;
• решение о принятии дальнейшего трудоустройства сотрудника с отражением руководителя, принявшего решения и даты решения;
• другая информация.

Вкладка "Адаптация"

В данной вкладке информация вносится вручную. Доступ к внесению информации предоставляется сотрудникам отдела по работе с персоналом, которые сопровождают сотрудника в течение всей деятельности его в компании и фиксируют информацию о сотруднике в течение всего периода адаптации.

Вкладка "Тестирование"
В данной вкладке информация вносится вручную с возможностью прикрепления файлов. Доступ к внесению информации предоставляется ответственному сотруднику по проведению тестированию для фиксации результатов проводимых профессиональных тестов с выводами и комментариями.

Вкладка "Обучение"

Информация на данной вкладе полностью синхронизирована с процессом, запущенном в системе "1С:Документооборот" (процесс: "Заявка на обучение / посещение конференции") в части отражения всей необходимой информации по проведённым мероприятиям (обучение сотрудника, направление его на конференции и выставки), включая результаты мероприятий, комментарии к мероприятиям, прикреплённым файлам (сертификаты, дипломы и т.д.) для проведения аналитики.

Вкладка "Поощрения/проблемы"

В данной вкладке информация вносится вручную. Доступ к внесению информации предоставляется всем руководителям сотрудника с целью фиксации информации о поощрениях и проблемах, возникающих в процессе всей деятельности сотрудника в компании, с выставлением весовой категории каждой записи и с дополнительными цветовыми и символьными обозначениями на форме для возможности визуального восприятия и эффективного принятия решений при оценке работы сотрудника.

Вкладка "Премия"

Информация на данной вкладе полностью синхронизирована с процессом, запущенном в системе "1С:Документооборот" (процесс: "Расчёт премии по сотрудникам"), и отображается информация о ежемесячной оценке сотрудника, начисления премиальной части, а также значения о начислении поставленной премии подчинённым сотрудникам, если выбрана карточка руководителя подразделения.

Вкладка "Оценка подразделений"

Информация на данной вкладке полностью синхронизирована с процессом, запущенном в системе "1С:Документооборот" (процесс: "Оценка работы служб и подразделений"), и отображается информация о ежемесячной оценке подразделений, выставляемой руководителями других подразделений организации, а также значения о проставленных оценках другим подразделениям, если выбрана карточка руководителя подразделения.

Дополнительные возможности:

В соответствии с целями проекта разработана возможность оперативно добавлять различные вкладки с возможностью прикрепления файлов и отражения комментариев к ним. Разработана гибкая система настройки прав доступа к каждой вкладке на просмотр и редактирование.

1С:Зарплата и управление персоналом

1С:Документооборот

Архитектура решения и масштаб проекта

Применяется клиент-серверная архитектура.

Используется бесшовная интеграция между системами "1С:Зарплата и управление персоналом" и "1С:Документооборот", а также используется COM для интеграции с конфигурацией "Моя зарплата 8".

Система учёта сотрудников предприятия "Карточки сотрудников" разрабатывалась как отдельный блок в "1С:Зарплата и управление персоналом".

Общее количество пользователей ­– 115 (непосредственно работающих с документом «Карточка сотрудника»).

Общее количество информации по сотрудникам – около 1000 человек.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

• Business Studio 4.2 Enterprise x64.
• Moqups.