Цели проекта

- Подготовка технических заданий и программ методик испытаний;
- Разработка и настройка Системы;
- Проведение функционального (автономного) тестирования Системы;
- Участие в интеграционных и комплексных испытаниях Системы;
- Участие в нагрузочном тестировании Системы;
- Участие в работах по миграции исторических данных;
- Консультирование и поддержка пользователей.

Ситуация до внедрения

Для эффективного обеспечения деятельности головного офиса и десятков региональных представительств Банку необходимо оперативно управлять административно-хозяйственной деятельностью. Ранее для решения этих задач в головном офисе и филиалах Банка использовалось несколько разрозненных информационных систем, согласование бюджетов и заявок на расходование денежных средств выполнялось на бумаге, отсутствовала единая система нормативно-справочной информации в части хозяйственной деятельности. В 2013 г. руководство Банка приняло решение о создании новой централизованной автоматизированной системы управления административно-хозяйственной деятельностью.

Уникальность и инновационность проекта

Ключевые особенности проекта:

• Внедрено централизованное решение 1С:АХД во всей филиальной сети Банка;
• 2500 сотрудников осуществляют ежедневные операции;
• 1С:АХД позволяет поддержать осуществление административно-хозяйственной деятельности Банка в режиме 24/7.

Также, важно отметить, что при выполнении данного проекта Банк опробовал новый подход реализации комплексных проектов - пилотный проект стартовал не в головном офисе, как обычно, а в филиальной сети.

Применение такого подхода позволило:

• Реализовать проект полностью за 1,5 года.
• Снизить влияние проектных рисков.
• Минимизировать операционные риски от внедрения системы для осуществления административно-хозяйственной деятельности.
• Сократить стоимость услуг по внедрению на (~50%).

В будущем Банк будет активно использовать успешный опыт проекта по внедрению системы управления административно-хозяйственной деятельностью.

Публикации о проекте

• BANKIR.RU

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Результаты проекта

Ключевые итоги проекта:

• Ключевым результатом проекта стала централизация всех функций управления АХД Банка и организация их на площадке одного филиала – Операционного центра. В новой системе автоматизированы и сосредоточены все процессы, связанные с управлением АХД. Возможности системы позволяют проследить историю актива или услуги на всех этапах жизненного цикла: планирование, выбор поставщика, закупка, постановка на учет, списание.
• Выполнена автоматизация учета входящих услуг: услуг аренды, охраны, коммунальных услуг, услуг страхования, информационной поддержки, а также расходов, сопутствующих банковской деятельности – комиссий, пошлин, налогов. Это помогает Банку более точно планировать тысячи регулярных ежемесячных платежей. В настоящее время система 1С:АХД позволяет одному человеку в течение одного рабочего дня сформировать несколько тысяч платежных документов и отразить начисление этих услуг по бухгалтерскому учету по различным договорам. Таким образом, расходы на планирование и проведение платежей и начислений сокращены.
• Организовано оперативное оформление и согласование тысяч договоров различного вида (стандартные, рамочные, регулярные, по основной деятельности) по каждому из которых настроены свои шаблоны маршрутов согласования, в которых в свою очередь участвуют «экспертные подразделения» Банка.
• Сокращены трудозатраты бухгалтерии на обработку первичных документов, основная нагрузка по вводу первичных данных распределена теперь по функциональным подразделениям Банка (МОЛ). Механизм маршрутизации позволяет управлять ежедневной обработкой тысяч документов тысячами пользователей. Система маршрутизации не позволит пользователю сделать неверные действия в системе, проконтролирует корректность заполнения полей, выполнит только необходимые на данном этапе записи в учетные регистры.
• В системе 1С:АХД бюджетное планирование и согласование договоров являются единым процессом. Таким образом, на каждом этапе согласования ответственному лицу доступна вся информация по договору (сроки, суммы, бюджетное распределение), что сокращает время принятия решения при согласовании договора. Передача или возврат договора на следующий этап согласования выполняется «по одной кнопке», что также существенно ускоряет весь процесс. Все это дало возможность быстро и детально планировать расходы по хозяйственной деятельности, выявлять и сокращать нецелевые и необоснованные расходы, выделять средства на развитие деятельности без существенного увеличения бюджета.

1С:Комплексная автоматизация :
• Бухгалтерский и налоговый учет
• Бюджетное планирование АХД
• Оперативный и складской учет
• Бюджетный контроль
• Управление закупками

Архитектура решения и масштаб проекта

Внедренная Система «1С:АХД» построена на основании программного продукта «1С:Комплексная автоматизация» и дополнительного модуля «АйТи Капитал: Внутрихозяйственный учет в банке».