Цели проекта

Главная цель проекта - создать единое информационное пространство между водоканалами, управляющей компанией и ОЦО в рамках процессов ведения бухгалтерского и налогового учета и расчета заработной платы (далее - Учетная функция).

Перед проектом были поставлены следующие задачи:

1. Обеспечение электронного документооборота между водоканалами, управляющей компанией и Общим центром обслуживания (ОЦО) для централизации Учетной функции.

2. Интеграция в единый информационный контур корпоративных информационных систем:

• электронного документооборота;
• электронного архива;
• системы управления инцидентами;
• электронной почты;
• ведения бухгалтерского и налогового учета;
• управления персоналом и расчета заработной платы;
• личного кабинета сотрудника группы компаний.

3. Обеспечение исполнения заявок в соответствии с настроенным маршрутом бизнес-процесса, в соответствии с заданными сроками реализации (SLA).

4. Обеспечение маршрутизации заявок конкретному исполнителю в соответствующую запросу информационную систему.

5. Контроль производительности и исполнительской дисциплины сотрудников Группы компаний в рамках процессов Учетной функции.

6. Штрихкодирования внутренних и внешних документов для автоматической привязки к соответствующей карточке документа при потоковом сканировании.

7. Упорядочивание хранения оцифрованных первичных учетных и иных документов, обеспечение доступа к документам ответственных лиц.

8. Упорядочивание хранения бумажных первичных учетных документов в архиве в разрезе номенклатуры дел.

9. Сокращение трудозатрат на поиск документов при предоставлении внутренних запросов и запросов контролирующих органов.

10. Увеличение скорости предоставления документов по запросам.

11. Переход на предоставление документов в налоговые органы в электронном виде, экономия расходных материалов для оргтехники, бумаги.

12. Создание технической базы для обмена первичными учетными и договорными документами с контрагентами в электронном виде через каналы ЭДО, подписанные ЭЦП.

13. Формирование отчетности о ключевых параметрах деятельности ОЦО.

Ситуация до внедрения

Группа компаний "Росводоканал" - крупнейший в Российской Федерации частный оператор централизованных систем водоснабжения и водоотведения. Под управлением ГК "Росводоканал" работают 7 региональных водоканалов России, обслуживающих свыше 5,5 млн жителей в крупных административных и промышленных центрах: Архангельске, Барнауле, Воронеже, Краснодаре, Омске, Оренбурге и Тюмени. Группа компаний "Росводоканал" эксплуатирует 16,5 тысяч км сетей водоснабжения и водоотведения. Предприятия ежегодно подают в сеть 557 млн кубометров воды и принимают на очистку 521 млн кубометров стоков.

До автоматизации ситуация обстояла следующим образом:

1. Учетная функция в Группе компаний не централизована.
2. Отсутствует единая система хранения первичных учетных и договорных документов.
3. Отсутствует возможность обмена документами в электронном виде как между водоканалами и ОЦО, так между водоканалами и внешними контрагентами.
4. Сканирование/копирование первичных учетных документов производится под каждый запрос, поступивший от проверяющих органов или внутренние запросы.
5. Высокие временные затраты на ручную подготовку документов.
6. В большинстве случае документы предоставляются в бумажном виде.
7. Отсутствует возможность маршрутизации задач между исполнителями услуг, с контролем сроков и трудозатрат.
8. Не ведется учет трудозатрат всех участников процесса.
9. Отсутствует стандартизация при исполнении задач сотрудникам учетной функции.

Уникальность и инновационность проекта

1. Стандартизация всех процессов Учетной функции Группы компаний.
2. Регламентация действий пользователей, автоматическая маршрутизация задач между исполнителями и инициаторами.
3. Сроки и исполнительская дисциплина контролируются в соответствии с SLA.
4. Постановка задач инициатором в любой доступной ему системе, маршрутизация задачи в целевую для исполнителя систему.
5. Ядром системы является Система электронного архива на базе (СЭА) "1С:Документообортот 8 КОРП" в которой на базе механизма комплексных процессов настроены бизнес-процессы Учетной функции, реализовано хранение оцифрованной первичной учетной документации и производится распределение задач между исполнителями.
6. Реализация проекта на базе смешанных практик проектного управления: совмещение стандартов проектного управления на базе PMBOK и гибких подходов на базе Agile.

Реализация проекта разделена на несколько этапов:

1. Загрузка в систему ретроархива первичных учетных документов на базе 5 (пяти) водоканалов группы.
2. Запуск системы штрих-кодирования и потокового сканирования на базе 2-х водоканалов.
3. Запуск процесса передачи первичной учетной документации через систему электронного архива с последующим потоковым сканирования на базе 2-х водоканалов.
4. Запуск системы управления задачами, маршрутизирующей задачи от инициаторов до исполнителей.
5. Поддержка передачи Учетной функции водоканалов 1-й волны в ОЦО, начало опытно-промышленной эксплуатации системы.
6. Тиражирование информационных систем на остальные 3 (три) водоканала Группы компаний.
7. Поддержка передачи Учетной функции водоканалов 2-й волны в ОЦО, завершение опытно-промышленной эксплуатации системы.

Применение данной последовательности позволило поэтапно вводить систему в эксплуатацию, постепенно наращивая функционал, не дожидаясь завершения всех работ по проекту, и, в то же время, обеспечив пользователей всем объёмом исторических данных.

Это позволило распределить нагрузку на персонал и проектную команду при вводе системы в эксплуатацию, оптимизировать систему, оперативно реагируя на запросы пользователей.

Непрерывное управление качеством сложного проекта было обеспечено применением гибких подходов к управлению проектом, предотвратившим ситуацию "взрывного появления функционала", позволяющим получать обратную связь от Заказчика проекта на каждом этапе внедрения.

Интеграция с корпоративными IT-системами Группы компаний:

Важной особенностью проекта является реализация сложной архитектуры взаимодействия между несколькими системами и внутренней архитектурой решения.

1. Интеграция СЭА с учетными системами водоканалов на базе "1С:УПП", обеспечила:

• фиксацию передаваемых в ОЦО документов с помощью документа "Опись";
• генерацию и печать в "1С:УПП" штрих-кодов документов, уникальных в пределах Группы компаний и выгрузка их в СЭА.
• печать штрих-кодов на листах-вкладышах для входящих первичных документов;
• возможность обработки задач в режиме «единого окна» в интерфейсе учетной системы "1С:УПП";
• автоматическое формирование связи между карточками документов СЭА и системными документами "1С:УПП";
• гибкую настройку состава комплектов документов в "1С:УПП";
• предоставление доступа к скан-копиям документов СЭА в интерфейсе "1С:УПП";
• массовый подбор документов в интерфейсе "1С:УПП" с помощью привычного для бухгалтеров отчета по проводкам;
• выгрузку из СЭА файлов скан-копий документов в каталог и возможность передачи ссылки на каталог для скачивания файлов как на внутренних так и на внешних ресурсах.

2. Интеграция СЭА с системой приема обращений клиентов обеспечила:

• консолидацию всех обращений сотрудников Группы компаний в единой информационной системе;
• маршрутизацию обращений пользователей соответствующему исполнителю и возврат обратной связи, и результата выполнения задачи;
• единые подходы к обеспечению сервисного обслуживания в периметре Группы компаний.

3. Интеграция с внутренней системой электронного документооборота обеспечила загрузку в СЭА оцифрованных договорных документов и доступ из "1С:УПП" и СЭА к карточке согласования договорного документа через гиперссылку.

4. Интеграция с Личным кабинетом сотрудника группы компаний обеспечила консолидацию в единой информационной системе всех запросов сотрудников и быстрый доступ необходимым учетным документам.

5. Интеграция с "1С:ЗУП КОРП 3.1" обеспечила:

• хранение в единой базе кадровых и расчетных документов;
• штрих-кодирование и оцифровку входящей документации;
• маршрутизацию задач от сотрудников Группы компаний до конечных исполнителей.

Дополнительно, в ходе совместной работы с командой проекта Заказчика учитывались следующие факторы и смежные задачи:

• уточнение бизнес-процессов в ходе выполнения проекта;
• необходимость ведения каталога услуг ОЦО и контроля выполнения задач в разрезе SLA;
• автоматическая выгрузка файлов СЭА по запросу из "1С:УПП" для подготовки информации для налоговых проверок;
• обработка ненормализованных данных при информационном обмене между системами, включая формирование заявок на ввод или изменение договора в "1С:УПП", нормализацию справочника контрагентов.

Публикации о проекте

• Автоматизация электронного архива группы компаний "Росводоканал" на базе решения "1С:Предприятие 8. Документооборот КОРП"

Дополнительная информация к описанию проекта

Реализация проекта осуществлялась совместно ООО "Градум" и Центром компетенций "1С" Департамента информационных технологий Группы компаний "РОСВОДОКАНАЛ".

Результаты проекта

По факту выполнения проекта были достигнуты следующие результаты:

1. Запущена в промышленную эксплуатацию централизованная система управления задачами и электронным архивом Группы компаний, интегрированная с корпоративным ИТ-ландшафтом.
2. Унифицированы процессы и регламентированы действия пользователей водоканалов и ОЦО.
3. Произведены организационные изменения в компании:

• реализована возможность обработки задач в режиме "единого окна" в интерфейсе учетной системы, реализован контроль сроков исполнения задач и исполнительской дисциплин;
• учетная функция выведена из водоканалов в ОЦО.

4. Создана возможность для оптимизации процессов ОЦО.
5. Создана ИТ-платформа для перевода в ОЦО других функциональных направлений Группы компаний.
6. Упрощена процедура получения сканов документов потребителями и подбора документов для контролирующих органов. 
7. Исключено двойное сканирование документов, реализован сбор комплектов в электронном архиве.
8. Реализован контроль сроков исполнения задач и исполнительской дисциплины.

"Проект помог компании оптимизировать ряд бизнес-процессов, организовать ведение каталога услуг ОЦО, обеспечить контроль выполнения задач в разрезе SLA. 

Сегодня к системе электронного архива подключены 1800 пользователей из смежных систем, предприятия "Росводоканала" обучают и подключают к системе новых сотрудников. В ОЦО компании сформированы 70 автоматизированных рабочих мест. 

Внедрение системы "1С:Документооборот 8 КОРП" в результате успешного сотрудничества объединенной команды специалистов ГК "Росводоканал" и  "GRADUM" – еще один шаг по развитию современных внутренних и внешних цифровых сервисов, позволяющих эффективно взаимодействовать с партнерами и абонентами водоканалов".

1С:Документооборот КОРП :
• Внутренние документы
• Договорные документы
• Управление бизнес-процессами
• НСИ
• Интеграция
• Почтовые уведомления пользователям
• Ведение номенклатуры дел
• Учет хранения документов
• Штрихкодирование и потоковое сканирование

Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного архива построена на базе решения "1С:Документооборот".

Реализовано информационное взаимодействие СЭА со следующими системами:

• "1С:Управление производственным предприятием" (6 филиалов + ОЦО)
• "1С:Зарплата и управление персоналом"(6 филиалов)
• Сторониие СЭД и ITSM-системы.

Границы информационных систем проекта представлены на рисунке.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

• Сканеры Fujitsu 7260.
• CuneiForm.
• Ghostscript.
• ImageMagic.
• МФУ различных моделей, подключаемые к "1С:Документооборот КОРП" с использованием TWAIN-драйвера.