![](/images/winner_logo.png)
![](/upload/iblock/a08/a08371f888a3428b1c9f5c33afa41e73.png)
- Документооборот (ECM)
![](/upload/iblock/b6f/b6f238f75588154d151a288f56495262.jpg)
Цели проекта
Главная цель проекта - создать единое информационное пространство между водоканалами, управляющей компанией и ОЦО в рамках процессов ведения бухгалтерского и налогового учета и расчета заработной платы (далее - Учетная функция).
Перед проектом были поставлены следующие задачи:
1. Обеспечение электронного документооборота между водоканалами, управляющей компанией и Общим центром обслуживания (ОЦО) для централизации Учетной функции.
2. Интеграция в единый информационный контур корпоративных информационных систем:
- электронного документооборота;
- электронного архива;
- системы управления инцидентами;
- электронной почты;
- ведения бухгалтерского и налогового учета;
- управления персоналом и расчета заработной платы;
- личного кабинета сотрудника группы компаний.
3. Обеспечение исполнения заявок в соответствии с настроенным маршрутом бизнес-процесса, в соответствии с заданными сроками реализации (SLA).
4. Обеспечение маршрутизации заявок конкретному исполнителю в соответствующую запросу информационную систему.
5. Контроль производительности и исполнительской дисциплины сотрудников Группы компаний в рамках процессов Учетной функции.
6. Штрихкодирования внутренних и внешних документов для автоматической привязки к соответствующей карточке документа при потоковом сканировании.
7. Упорядочивание хранения оцифрованных первичных учетных и иных документов, обеспечение доступа к документам ответственных лиц.
8. Упорядочивание хранения бумажных первичных учетных документов в архиве в разрезе номенклатуры дел.
9. Сокращение трудозатрат на поиск документов при предоставлении внутренних запросов и запросов контролирующих органов.
10. Увеличение скорости предоставления документов по запросам.
11. Переход на предоставление документов в налоговые органы в электронном виде, экономия расходных материалов для оргтехники, бумаги.
12. Создание технической базы для обмена первичными учетными и договорными документами с контрагентами в электронном виде через каналы ЭДО, подписанные ЭЦП.
13. Формирование отчетности о ключевых параметрах деятельности ОЦО.
Ситуация до внедрения
Группа компаний "Росводоканал" - крупнейший в Российской Федерации частный оператор централизованных систем водоснабжения и водоотведения. Под управлением ГК "Росводоканал" работают 7 региональных водоканалов России, обслуживающих свыше 5,5 млн жителей в крупных административных и промышленных центрах: Архангельске, Барнауле, Воронеже, Краснодаре, Омске, Оренбурге и Тюмени. Группа компаний "Росводоканал" эксплуатирует 16,5 тысяч км сетей водоснабжения и водоотведения. Предприятия ежегодно подают в сеть 557 млн кубометров воды и принимают на очистку 521 млн кубометров стоков.
До автоматизации ситуация обстояла следующим образом:
- Учетная функция в Группе компаний не централизована.
- Отсутствует единая система хранения первичных учетных и договорных документов.
- Отсутствует возможность обмена документами в электронном виде как между водоканалами и ОЦО, так между водоканалами и внешними контрагентами.
- Сканирование/копирование первичных учетных документов производится под каждый запрос, поступивший от проверяющих органов или внутренние запросы.
- Высокие временные затраты на ручную подготовку документов.
- В большинстве случае документы предоставляются в бумажном виде.
- Отсутствует возможность маршрутизации задач между исполнителями услуг, с контролем сроков и трудозатрат.
- Не ведется учет трудозатрат всех участников процесса.
- Отсутствует стандартизация при исполнении задач сотрудникам учетной функции.
Уникальность и инновационность проекта
- Стандартизация всех процессов Учетной функции Группы компаний.
- Регламентация действий пользователей, автоматическая маршрутизация задач между исполнителями и инициаторами.
- Сроки и исполнительская дисциплина контролируются в соответствии с SLA.
- Постановка задач инициатором в любой доступной ему системе, маршрутизация задачи в целевую для исполнителя систему.
- Ядром системы является Система электронного архива на базе (СЭА) "1С:Документообортот 8 КОРП" в которой на базе механизма комплексных процессов настроены бизнес-процессы Учетной функции, реализовано хранение оцифрованной первичной учетной документации и производится распределение задач между исполнителями.
- Реализация проекта на базе смешанных практик проектного управления: совмещение стандартов проектного управления на базе PMBOK и гибких подходов на базе Agile.
Реализация проекта разделена на несколько этапов:
- Загрузка в систему ретроархива первичных учетных документов на базе 5 (пяти) водоканалов группы.
- Запуск системы штрих-кодирования и потокового сканирования на базе 2-х водоканалов.
- Запуск процесса передачи первичной учетной документации через систему электронного архива с последующим потоковым сканирования на базе 2-х водоканалов.
- Запуск системы управления задачами, маршрутизирующей задачи от инициаторов до исполнителей.
- Поддержка передачи Учетной функции водоканалов 1-й волны в ОЦО, начало опытно-промышленной эксплуатации системы.
- Тиражирование информационных систем на остальные 3 (три) водоканала Группы компаний.
- Поддержка передачи Учетной функции водоканалов 2-й волны в ОЦО, завершение опытно-промышленной эксплуатации системы.
Применение данной последовательности позволило поэтапно вводить систему в эксплуатацию, постепенно наращивая функционал, не дожидаясь завершения всех работ по проекту, и, в то же время, обеспечив пользователей всем объёмом исторических данных.
Это позволило распределить нагрузку на персонал и проектную команду при вводе системы в эксплуатацию, оптимизировать систему, оперативно реагируя на запросы пользователей.
Непрерывное управление качеством сложного проекта было обеспечено применением гибких подходов к управлению проектом, предотвратившим ситуацию "взрывного появления функционала", позволяющим получать обратную связь от Заказчика проекта на каждом этапе внедрения.
Интеграция с корпоративными IT-системами Группы компаний:
Важной особенностью проекта является реализация сложной архитектуры взаимодействия между несколькими системами и внутренней архитектурой решения.
1. Интеграция СЭА с учетными системами водоканалов на базе "1С:УПП", обеспечила:
- фиксацию передаваемых в ОЦО документов с помощью документа "Опись";
- генерацию и печать в "1С:УПП" штрих-кодов документов, уникальных в пределах Группы компаний и выгрузка их в СЭА.
- печать штрих-кодов на листах-вкладышах для входящих первичных документов;
- возможность обработки задач в режиме «единого окна» в интерфейсе учетной системы "1С:УПП";
- автоматическое формирование связи между карточками документов СЭА и системными документами "1С:УПП";
- гибкую настройку состава комплектов документов в "1С:УПП";
- предоставление доступа к скан-копиям документов СЭА в интерфейсе "1С:УПП";
- массовый подбор документов в интерфейсе "1С:УПП" с помощью привычного для бухгалтеров отчета по проводкам;
- выгрузку из СЭА файлов скан-копий документов в каталог и возможность передачи ссылки на каталог для скачивания файлов как на внутренних так и на внешних ресурсах.
2. Интеграция СЭА с системой приема обращений клиентов обеспечила:
- консолидацию всех обращений сотрудников Группы компаний в единой информационной системе;
- маршрутизацию обращений пользователей соответствующему исполнителю и возврат обратной связи, и результата выполнения задачи;
- единые подходы к обеспечению сервисного обслуживания в периметре Группы компаний.
3. Интеграция с внутренней системой электронного документооборота обеспечила загрузку в СЭА оцифрованных договорных документов и доступ из "1С:УПП" и СЭА к карточке согласования договорного документа через гиперссылку.
4. Интеграция с Личным кабинетом сотрудника группы компаний обеспечила консолидацию в единой информационной системе всех запросов сотрудников и быстрый доступ необходимым учетным документам.
5. Интеграция с "1С:ЗУП КОРП 3.1" обеспечила:
- хранение в единой базе кадровых и расчетных документов;
- штрих-кодирование и оцифровку входящей документации;
- маршрутизацию задач от сотрудников Группы компаний до конечных исполнителей.
Дополнительно, в ходе совместной работы с командой проекта Заказчика учитывались следующие факторы и смежные задачи:
- уточнение бизнес-процессов в ходе выполнения проекта;
- необходимость ведения каталога услуг ОЦО и контроля выполнения задач в разрезе SLA;
- автоматическая выгрузка файлов СЭА по запросу из "1С:УПП" для подготовки информации для налоговых проверок;
- обработка ненормализованных данных при информационном обмене между системами, включая формирование заявок на ввод или изменение договора в "1С:УПП", нормализацию справочника контрагентов.
Публикации о проекте
Дополнительная информация к описанию проекта
Реализация проекта осуществлялась совместно ООО "Градум" и Центром компетенций "1С" Департамента информационных технологий Группы компаний "РОСВОДОКАНАЛ".
Результаты проекта
По факту выполнения проекта были достигнуты следующие результаты:
- Запущена в промышленную эксплуатацию централизованная система управления задачами и электронным архивом Группы компаний, интегрированная с корпоративным ИТ-ландшафтом.
- Унифицированы процессы и регламентированы действия пользователей водоканалов и ОЦО.
- Произведены организационные изменения в компании:
- реализована возможность обработки задач в режиме "единого окна" в интерфейсе учетной системы, реализован контроль сроков исполнения задач и исполнительской дисциплин;
- учетная функция выведена из водоканалов в ОЦО.
- Создана возможность для оптимизации процессов ОЦО.
- Создана ИТ-платформа для перевода в ОЦО других функциональных направлений Группы компаний.
- Упрощена процедура получения сканов документов потребителями и подбора документов для контролирующих органов.
- Исключено двойное сканирование документов, реализован сбор комплектов в электронном архиве.
- Реализован контроль сроков исполнения задач и исполнительской дисциплины.
"Проект помог компании оптимизировать ряд бизнес-процессов, организовать ведение каталога услуг ОЦО, обеспечить контроль выполнения задач в разрезе SLA.
Сегодня к системе электронного архива подключены 1800 пользователей из смежных систем, предприятия "Росводоканала" обучают и подключают к системе новых сотрудников. В ОЦО компании сформированы 70 автоматизированных рабочих мест.
Внедрение системы "1С:Документооборот 8 КОРП" в результате успешного сотрудничества объединенной команды специалистов ГК "Росводоканал" и "GRADUM" – еще один шаг по развитию современных внутренних и внешних цифровых сервисов, позволяющих эффективно взаимодействовать с партнерами и абонентами водоканалов".
-
1С:Документооборот КОРП
:
- Внутренние документы
- Договорные документы
- Управление бизнес-процессами
- НСИ
- Интеграция
- Почтовые уведомления пользователям
- Ведение номенклатуры дел
- Учет хранения документов
- Штрихкодирование и потоковое сканирование
Архитектура решения и масштаб проекта
Система электронного архива построена на базе решения "1С:Документооборот".
Реализовано информационное взаимодействие СЭА со следующими системами:
- "1С:Управление производственным предприятием" (6 филиалов + ОЦО)
- "1С:Зарплата и управление персоналом"(6 филиалов)
- Сторониие СЭД и ITSM-системы.
Границы информационных систем проекта представлены на рисунке.
Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование
- Сканеры Fujitsu 7260.
- CuneiForm.
- Ghostscript.
- ImageMagic.
- МФУ различных моделей, подключаемые к "1С:Документооборот КОРП" с использованием TWAIN-драйвера.
![](/upload/iblock/aa9/aa92b7e57e25fb8f02e033d9080ae241.jpg)
![](/upload/iblock/a6d/a6de6ca7d7911552d67e9146be69f586.png)
![](/upload/iblock/38b/38b772c99dd376dbd54b790cdc731298.jpg)
![](/upload/iblock/b2f/b2f520b0bd9aafe03ca84157761b712e.png)
![](/upload/iblock/c4c/c4c1ddf2159b12b74e4659cf9f40484b.jpg)
![](/upload/iblock/c5a/c5a3e99af8fb79fa6dde393126c0fb36.png)
![](/upload/iblock/dc5/dc59b83f3a32addaf8ba62df18a7ffda.png)
![](/upload/iblock/dea/deabeb21c148fa43081f407ed50c7aa2.jpg)
![](/upload/iblock/7bf/7bfde400313a39c927f50e04cf15a215.jpg)
![](/upload/iblock/5e0/5e0ff58bc7153585da70d1dfcbe8e416.png)
![](/upload/iblock/406/406794ac6c36ddff03077b640075aee7.jpg)
![](/upload/iblock/382/382e7ed5769523be594989f74e433898.png)
![](/upload/iblock/23f/23fc95707007ab4e102527c2fa2438db.png)
![](/upload/iblock/837/1o9l22kthsknv1mu5x9w0t48w6fb5y1f.png)
![](/upload/iblock/662/66254cc3471779f2e10a408de152b885.jpg)
![](/upload/iblock/470/4704676ec28d73e2cad2238967157037.jpg)
![](/upload/iblock/f6c/f6c5cfe05c7a3bb5b4606859f7cc4a33.jpg)
![](/upload/iblock/a4d/a4df62fbfb69db29cab7bb4737037c50.jpg)
![](/upload/iblock/003/003e2572f74b9ee7bfcaa50bbd9bf51e.png)
![](/upload/iblock/662/662c1cb150f5476e0eda4a1f7730d20b.png)
![](/upload/iblock/5b4/5b4518184349762c4676c61930664544.jpg)
![](/upload/iblock/80b/80bdccc81ce9d571e84d06c9586e3979.png)
![](/upload/iblock/c3e/c3e980b7a6610e1f6a083e09eb12dfeb.png)
![](/upload/iblock/afc/afccc0d1a563f271c568bf19c133431d.png)
![](/upload/iblock/556/556ea2fad83896cdbb862c0260240ee1.png)
![](/upload/iblock/66a/66a51aa3058d062c6806dd1df2bc65a1.jpg)
![](/upload/iblock/c19/c19df193c1151cd25354ae5b8fc5011a.jpg)
![](/upload/iblock/fa7/fa775016b136e421f50cb4a129596f59.png)
![](/upload/iblock/1a6/1a62a9f79e1d9b6fc776cf561f2b8be5.jpg)
![](/upload/iblock/b0f/b0fccc4d13337df25aff3c1575e67972.png)
![](/upload/iblock/965/965f762537416785d5c20e640851e882.png)
![](/upload/iblock/cd8/cd8e91116162e83d5127b774407ca13e.png)
![](/upload/iblock/fc8/fc875c65d496c359ffc51d2b1b13210b.jpg)
![](/upload/iblock/bd9/bd9c02b7b0e47a89b5c0c4ebe0856411.png)
![](/upload/iblock/d0f/d0fcbc58bb63b0a5198632c4bc84d932.jpg)
![](/upload/iblock/195/19598d86ba1d00b072dda708825a3541.jpg)
![](/upload/iblock/627/627dadc1846ccac33aa947f2ea47a5f6.png)