- Документооборот (ECM)
Цели проекта
Оптимизировать процессы компании в соответствии с требованиями ISO 13845, за счет сокращения трудозатрат и перераспределения полномочий ключевых сотрудников и менеджеров компании, опираясь на анализ перекрестной оценки поставленных задач и выполненных результатов.
Контролировать исполнение инвестиционных планов и планов развития предприятия за счет интеграции систем "1С:Документооборот" и "MindMap", с последующим контролем исполнения задач до конечного исполнителя.
Ситуация до внедрения
Уникальное производственное предприятие после выживания в период перестройки, требовало качественного пересмотра внутренних процессов с целью оптимизации.
Однако революционные изменения, могли привести к финансовым потерям, поэтому был выбран путь эволюционного пересмотра и оптимизации процессов предприятия. Долгое время компания использовала документооборот на базе собственной разработки и платформы. Дальнейшее развитие компании потребовало перехода на "1С:Документооборот", где были настроены все существующие процессы как они есть, но введена перекрестная оценка поставленных задач и полученных результатов. И там где перекрестная оценка была неудовлетворительная или были нарушены процедуры, этот этап процесса или процесс целиком подвергался изменениям, что и позволило провести оптимизацию процессов.
Инвестиционные планы и планы развития в компании велись не системно. Отслеживать на каком этапе и по чьей вине происходит сдвиг сроков или нерезультативность запланированных мероприятий было трудоемко и требовало большого участия TOП-менеджмента компании. На текущий момент все отклонения до Исполнителя можно проконтролировать и скорректировать за счет использования функционала "1С:ДО", где реализована автоматическая эскалация проблемы на верхний уровень в случае невыполнения задач, мероприятий.
Компания Еламед почти 40 лет на рынке, в течение которых она непрерывно растет и развивается. Это означает, что компания постоянно перерастает установленные ранее бизнес-процессы и должна реорганизовывать их так оперативно, чтобы внутренние процессы не стали тормозом для дальнейшего роста.
Для этого необходимо оценивать актуальность и эффективность бизнес-процессов и изменять их практически он-лайн. Как развиваться без остановок и не превратить работу сотрудников в хаос?
Для решения этой задачи совместная команда компаний "Еламед" и "1С-Рарус" придумала нетривиальное решение на основе "1С:Документооборот".
Уникальность и инновационность проекта
Уникальность этого проекта заключается в том, что постановка задач и процесс перекрестной оценки поставленных задач, сроков, полученных результатов в "1С:Документооборот" позволил компании сформировать поведенческие модели менеджеров и ключевых специалистов , а также визуализировать результаты анализа в виде гистограмм, на которых отражается процент конкретной поведенческой модели.
На базе анализа негативных поведенческих моделей ключевых сотрудников и менеджеров компании, удалось идентифицировать неэффективные бизнес-процессы, которые нашли отражение в "1С:Документооборот" и в дальнейшем провести оптимизацию процессов, которая существенно повысила эффективность бизнеса.
Публикации о проекте
Дополнительная информация к описанию проекта
Реутов Дмитрий Владимирович, директор по развитию АО "Елатомский приорный завод":
"На текущий момент все отклонения до Исполнителя можно проконтролировать и скорректировать за счет использования функционала системы, где реализована автоматическая эскалация проблемы на верхний уровень в случае невыполнения задач и мероприятий.
Реализованная система контроля и постановки задач позволила безболезненно перевести на удаленную работу более 200 сотрудников на период самоизоляции без потери функционала и эффективности работы в "1С:Документооборот".
Результаты проекта
Проект был осуществлен в несколько шагов:
-
в "1С:Документооборот" были отражены все ключевые бизнес-процессы компании "как есть";
-
при реализации операций бизнес-процессов происходила взаимная оценка внутренних клиентов и внутренних поставщиков как с точки зрения постановки задач, так и с точки зрения их выполнения. Кроме того происходила оценка результативности и эффективности каждого процесса, в том числе его длительности и оперативности реакций в его течении;
-
на основании полученных данных происходила "доводка" бизнес-процессов до желаемого состояния
В рамках проекта реализована интеграция "1С:Документооборота" и MindMap - программного обеспечения по построению ментальных карт, который позволяет контролировать выполнение инвестиционных проектов и проектов развития предприятия посредством декомпозиции задач до конечного исполнителя.
Реализован механизм загрузки/выгрузки в обе стороны, за счет чего повышается удобство анализа исполнения проектов. MindMap в этом случае выступает как инструмент разработки, визуализации и контроля мероприятий (PLAN,ACT). "1С:ДО" выступает как инструмент постановки задач и контроля исполнения (DO,CHECK).
Выгрузка и загрузка файлов MindMap осуществляется в электронных таблицах, при этом имеются некоторые особенности в формате хранения, поэтому пришлось в этих особенностях разобраться в условиях отсутствия документации.
В рамках проекта было много времени уделено на автоматизацию процесса постановки и контроля исполнения задач, таким образом, что все подчиненные задачи запускаются автоматически.
Так же реализовано каскадное изменение сроков проекта в случае если задача или какая-либо ветвь проекта выполняется с отклонением по срокам, в рамках которого исполняется алгоритм с нетривиальной логикой. По результатам проекта было выявлено:
- сокращение среднего срока согласования документов: 20%;
- сокращение срока обработки заявки на расходование ДС: 20%;
- сокращение сроков обработки заказов клиентов: 12%;
- сокращение времени на формирование медиаплана: 1 час для каждого региона в месяц;
- сокращение времени на согласование рекламной кампании: 20%.
-
1С:Документооборот КОРП
:
- Внешний документоборот
- Внутренний документооборот
- Входящие документы
- Исходящие документы
- Проекты
Архитектура решения и масштаб проекта
Количество автоматизированных рабочих мест: 300.