![](/upload/iblock/977/97704ac1bb8c3ed81b83243cd6e6ea27.png)
- Документооборот (ECM)
![](/upload/iblock/fb9/fb93626bf44c6ae20eb4dee560a7b6ca.jpg)
Цели проекта
Цели:
- Предоставить руководству вуза доступ к полной достоверной информации в режиме реального времени.
- Ускорить процессы согласования документов и исполнения поручений.
- Снизить трудозатраты участников бизнес-процесса, связанные с дублированием учета, проверок, передачей документов.
- Исключить потерю информации и документов.
Задачи:
- Провести обследование бизнес-процессов вуза и потребностей в автоматизации.
- Разработать проектные решения о реализации потребностей.
- Бесшовно интегрировать "1С:Документооборот" с историческими системами вуза.
- Доработать и настроить "1С:Документооборот" и исторические системы.
- Автоматизировать сквозные бизнес-процессы.
- Подготовить пользователей и систему к опытной эксплуатации и провести ее.
Показатели, которые должны быть улучшены в рамках проекта:
- сокращение времени поиска документов;
- сокращение сроков согласования документов;
- сокращение сроков передачи документов между подразделениями;
- сокращение сроков подбора комплекта документов для контрагентов или проверяющих органов;
- сокращение времени на адаптацию нового работника;
- повышение исполнительской дисциплины (средний срок просрочки исполнения документов);
- сокращение затрат на расходные материалы (бумага, картриджи);
- рациональная маршрутизация документов.
Риски, которые должны быть минимизированы в рамках проекта:
- риск утраты документов;
- риск утраты информации из-за увольнения/болезни сотрудника, перехода сотрудника в другое подразделение, поломки компьютера;
- риск утечки информации;
- риск потери юридической силы документа из-за критичных ошибок при его подготовке;
- риск потери рабочего времени на излишние процедуры обработки документов;
- риск фальсификации документов.
Ситуация до внедрения
В Московском авиационном институте 12 институтов, 22000+ студентов, 2500+ преподавателей, 60+ направлений подготовки.
Информационные системы МАИ на платформе "1С" и их назначение:
- "1С:Бухгалтерия государственного учреждения";
- "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения" (ЗКГУ);
- "1С:Документооборот". Использовалась как хранилище файлов одного подразделения. Не был интегрирован с другими системами;
- "1С:Университет". Используется только для управления приемной кампанией;
- ИАСУ - самописный аналог "1С:Университет", система управления учебным процессом;
- АСУПК - самописная система управления финансами;
- Стипендия - система для расчета и учета стипендии.
Основные системы ИАСУ и АСУПК не содержали стандартные подсистемы БСП.
Системы интегрированы с MS AD для оперативного управления доступом сотрудников. Данные для MS AD поставляют системы ЗКГУ и ИАСУ.
В вузе сильная собственная команда ИТ - в управлении информационных систем 30+ сотрудников, из которых 10+ специалистов 1С.
Документооборот в вузе был бумажный. Журналы передачи документов велись в бумажном виде в каждом подразделении. Канцелярия не имела системы для учета корреспонденции.
Это приводило к следующим проблемам:
- долгое согласование документов. Пример: прием на работу мог согласовываться в течение месяца;
- дублирование учета документов;
- дублирование проверок. Пример: при приеме на работу сначала согласовывалась служебная записка о найме, потом трудовой договор, потом приказ о приеме на работу. Хотя все эти документы содержат порядка 20 одних и тех же параметров, согласующие одни и те же.
- утеря документов;
- хождение по кабинетам;
- информация не полная, не актуальная.
Особенности вуза, которые усложняли проект:
- многие руководители не были готовы к электронному согласованию документов, сомневались в легитимности электронной подписи и надежности системы;
- многие участники бизнес-процессов не были знакомы с "1С";
- институты и подразделения вуза обладают собственными трудовыми привычками, являются в высокой степени автономными;
- некоторые бизнес-процессы были не регламентированы, или их регламенты не актуальны;
- в вузе была неудачная попытка самостоятельного внедрения "1С:Документооборот".
При этом проекту обеспечена необходимая организационная поддержка, что облегчало выполнение проекта.
Уникальность и инновационность проекта
"1С:Документооборот" был незаметно для пользователей встроен в существующий ландшафт информационных систем. Интеграция была бесшовная. В привычных системах пользователей появились дополнительные кнопки и формы, которые позволяют отправить документ на согласование, проверить статус согласования, выполнить задачу по бизнес-процессу. Большинству пользователей не пришлось изучать саму систему "1С:Документооборот" и “заходить” в нее.
Благодаря этому внедрение на местах прошло просто, без потрясений.
Техническая уникальность:
-
отработана процедура быстрой и безопасной вставки библиотеки интеграции документооборота (БИД) и базовых подсистем БСП) в исторические системы. БИД встроен в ИАСУ и АСУПК.
-
выполнены необходимые доработки БИД и front-end систем, а именно:
- старт процесса из front-end системы без выбора шаблона;
- блокировка документа во front-end системе;
- версионирование документа и основного прикрепленного файла;
- доработка задачника во front-end системе;
- лист согласования и лист замечаний во front-end системе;
- отчеты о выполнении задач во front-end системе.
Проект выполнялся по водопадной модели со строгими требованиями к документации. Фазы и отчетные документы:
- Подготовка проекта. Документы: Техническое задание, Устав проекта, План управления проектом. Презентации.
- Проектирование. Документы: Проектные решения. Протоколы моделирования.
- Реализация. Частные технические задания. Отчеты.
- Подготовка к опытной эксплуатации. Инструкции, планы и протоколы обучения, протоколы предварительных испытаний, регламент использования простой ЭП, план и приказ об опытной эксплуатации.
- Опытная эксплуатация. Отчеты.
- Передача в промышленную эксплуатацию. Протокол приемочных испытаний. Приказ.
Благодаря такому подходу удалось соблюсти требования вуза в части документационного обеспечения, юридической чистоты, информационной безопасности.
Для оперативного взаимодействия проектной команды со стороны Заказчика и Подрядчика использовались:
- Skype и WhatsApp чаты;
- Гугл-документы;
- "Битрикс 24".
Публикации о проекте
Результаты проекта
Система находится в промышленной эксплуатации в части работы с приказами по учащимся (согласование, ознакомление).
Результаты:
- время согласования приказа сократилось с 5 до 2-3 рабочих дней;
- значительно снизились трудозатраты участников бизнес-процесса, связанные с дублированием учета, проверок, передачей (ношением) документов. Подразделения не носят документы по согласующим;
- руководство подразделений имеет полную информацию о замечаниях к проектам приказов и о статусе приказов. Приказы “не застревают”;
- приказы не теряются.
Идет опытная эксплуатация процессов согласования зарплатных документов, рассмотрения внутренней и внешней корреспонденции.
На очереди автоматизация блоков бизнес-процессов:
- согласование закупок и оплат;
- согласование кадровых документов;
- согласование документов планирования учебного процесса;
- и других.
Идет внедрение функционала для межведомственного электронного документооборота (МЭДО).
-
1С:Документооборот
Архитектура решения и масштаб проекта
Интегрированная система состоит из компонент:
- "1С:Документооборот";
- ИАСУ;
- АСУПК;
- "1С:ЗКГУ";
- "1С:Университет".
С помощью планов обмена “Пользователи” передаются из ЗГКУ и ИАСУ в другие системы. "1С:Документооборот" бесшовно интегрирован с ИАСУ, АСУПК, "1С:Университет" при помощи библиотеки интеграции документооборота.
Для большинства процессов "1С:Документооборот" используется как back-end система управления бизнес-процессам. То есть пользователи непосредственно в "1С:Документооборот" не работают. Например, приказы по студентам (более 40 000 в год) создаются пользователям во front-end системах ИАСУ и "1С:Университет". При этом "1С:Документооборот" лишь обеспечивает движение бизнес-процесса - создание задач по бизнес-процессу согласно маршруту. Пользователи выполняют эти задачи прямо в ИАСУ и "1С:Университет".
Количество одновременно работающих пользователей: 300+.
![](/upload/iblock/ace/acee4c51f109ed669118b12750d7831f.png)
![](/upload/iblock/642/642e22a05f9488b36a8c50b112374a84.jpg)
![](/upload/iblock/eca/eca22fb673ba90c082a9b937eac32957.jpg)
![](/upload/iblock/fb2/fb27225ab5b80599e7e3b5f84e586b28.jpg)
![](/upload/iblock/b2f/b2f520b0bd9aafe03ca84157761b712e.png)
![](/upload/iblock/c4c/c4c1ddf2159b12b74e4659cf9f40484b.jpg)
![](/upload/iblock/c5a/c5a3e99af8fb79fa6dde393126c0fb36.png)
![](/upload/iblock/dc5/dc59b83f3a32addaf8ba62df18a7ffda.png)
![](/upload/iblock/dea/deabeb21c148fa43081f407ed50c7aa2.jpg)
![](/upload/iblock/7bf/7bfde400313a39c927f50e04cf15a215.jpg)
![](/upload/iblock/5e0/5e0ff58bc7153585da70d1dfcbe8e416.png)
![](/upload/iblock/406/406794ac6c36ddff03077b640075aee7.jpg)
![](/upload/iblock/382/382e7ed5769523be594989f74e433898.png)
![](/upload/iblock/837/1o9l22kthsknv1mu5x9w0t48w6fb5y1f.png)
![](/upload/iblock/662/66254cc3471779f2e10a408de152b885.jpg)
![](/upload/iblock/470/4704676ec28d73e2cad2238967157037.jpg)
![](/upload/iblock/f6c/f6c5cfe05c7a3bb5b4606859f7cc4a33.jpg)
![](/upload/iblock/a4d/a4df62fbfb69db29cab7bb4737037c50.jpg)
![](/upload/iblock/003/003e2572f74b9ee7bfcaa50bbd9bf51e.png)
![](/upload/iblock/662/662c1cb150f5476e0eda4a1f7730d20b.png)
![](/upload/iblock/5b4/5b4518184349762c4676c61930664544.jpg)
![](/upload/iblock/80b/80bdccc81ce9d571e84d06c9586e3979.png)
![](/upload/iblock/c3e/c3e980b7a6610e1f6a083e09eb12dfeb.png)
![](/upload/iblock/afc/afccc0d1a563f271c568bf19c133431d.png)
![](/upload/iblock/556/556ea2fad83896cdbb862c0260240ee1.png)
![](/upload/iblock/66a/66a51aa3058d062c6806dd1df2bc65a1.jpg)
![](/upload/iblock/c19/c19df193c1151cd25354ae5b8fc5011a.jpg)
![](/upload/iblock/fa7/fa775016b136e421f50cb4a129596f59.png)
![](/upload/iblock/1a6/1a62a9f79e1d9b6fc776cf561f2b8be5.jpg)
![](/upload/iblock/2fb/2fbb76d7d15e291c45b9ab39cf157046.jpg)
![](/upload/iblock/b0f/b0fccc4d13337df25aff3c1575e67972.png)
![](/upload/iblock/965/965f762537416785d5c20e640851e882.png)
![](/upload/iblock/aa9/aa92b7e57e25fb8f02e033d9080ae241.jpg)
![](/upload/iblock/cd8/cd8e91116162e83d5127b774407ca13e.png)
![](/upload/iblock/fc8/fc875c65d496c359ffc51d2b1b13210b.jpg)
![](/upload/iblock/bd9/bd9c02b7b0e47a89b5c0c4ebe0856411.png)
![](/upload/iblock/d0f/d0fcbc58bb63b0a5198632c4bc84d932.jpg)
![](/upload/iblock/195/19598d86ba1d00b072dda708825a3541.jpg)
![](/upload/iblock/627/627dadc1846ccac33aa947f2ea47a5f6.png)
![](/upload/iblock/a6d/a6de6ca7d7911552d67e9146be69f586.png)
![](/img/no-photo.jpg)
![](/img/no-photo.jpg)
![](/img/no-photo.jpg)
![](/img/no-photo.jpg)
![](/img/no-photo.jpg)
![](/img/no-photo.jpg)
![](/img/no-photo.jpg)
![](/img/no-photo.jpg)
![](/img/no-photo.jpg)