Цели проекта

Цели:

1. Предоставить руководству вуза доступ к полной достоверной информации в режиме реального времени.
2. Ускорить процессы согласования документов и исполнения поручений.
3. Снизить трудозатраты участников бизнес-процесса, связанные с дублированием учета, проверок, передачей документов.
4. Исключить потерю информации и документов.

Задачи:

1. Провести обследование бизнес-процессов вуза и потребностей в автоматизации.
2. Разработать проектные решения о реализации потребностей.
3. Бесшовно интегрировать "1С:Документооборот" с историческими системами вуза.
4. Доработать и настроить "1С:Документооборот" и исторические системы.
5. Автоматизировать сквозные бизнес-процессы.
6. Подготовить пользователей и систему к опытной эксплуатации и провести ее.

Показатели, которые должны быть улучшены в рамках проекта:

• сокращение времени поиска документов;
• сокращение сроков согласования документов;
• сокращение сроков передачи документов между подразделениями;
• сокращение сроков подбора комплекта документов для контрагентов или проверяющих органов;
• сокращение времени на адаптацию нового работника;
• повышение исполнительской дисциплины (средний срок просрочки исполнения документов);
• сокращение затрат на расходные материалы (бумага, картриджи);
• рациональная маршрутизация документов.

Риски, которые должны быть минимизированы в рамках проекта:

• риск утраты документов;
• риск утраты информации из-за увольнения/болезни сотрудника, перехода сотрудника в другое подразделение, поломки компьютера;
• риск утечки информации;
• риск потери юридической силы документа из-за критичных ошибок при его подготовке;
• риск потери рабочего времени на излишние процедуры обработки документов;
• риск фальсификации документов.

Ситуация до внедрения

В Московском авиационном институте 12 институтов, 22000+ студентов, 2500+ преподавателей, 60+ направлений подготовки.

Информационные системы МАИ на платформе "1С" и их назначение:

• "1С:Бухгалтерия государственного учреждения";
• "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения" (ЗКГУ);
• "1С:Документооборот". Использовалась как хранилище файлов одного подразделения. Не был интегрирован с другими системами;
• "1С:Университет". Используется только для управления приемной кампанией;
• ИАСУ - самописный аналог "1С:Университет", система управления учебным процессом;
• АСУПК - самописная система управления финансами;
• Стипендия - система для расчета и учета стипендии.

Основные системы ИАСУ и АСУПК не содержали стандартные подсистемы БСП.

Системы интегрированы с MS AD для оперативного управления доступом сотрудников. Данные для MS AD поставляют системы ЗКГУ и ИАСУ.

В вузе сильная собственная команда ИТ - в управлении информационных систем 30+ сотрудников, из которых 10+ специалистов 1С.

Документооборот в вузе был бумажный. Журналы передачи документов велись в бумажном виде в каждом подразделении. Канцелярия не имела системы для учета корреспонденции.

Это приводило к следующим проблемам:

• долгое согласование документов. Пример: прием на работу мог согласовываться в течение месяца;
• дублирование учета документов;
• дублирование проверок. Пример: при приеме на работу сначала согласовывалась служебная записка о найме, потом трудовой договор, потом приказ о приеме на работу. Хотя все эти документы содержат порядка 20 одних и тех же параметров, согласующие одни и те же.
• утеря документов;
• хождение по кабинетам;
• информация не полная, не актуальная.

Особенности вуза, которые усложняли проект:

• многие руководители не были готовы к электронному согласованию документов, сомневались в легитимности электронной подписи и надежности системы;
• многие участники бизнес-процессов не были знакомы с "1С";
• институты и подразделения вуза обладают собственными трудовыми привычками, являются в высокой степени автономными;
• некоторые бизнес-процессы были не регламентированы, или их регламенты не актуальны;
• в вузе была неудачная попытка самостоятельного внедрения "1С:Документооборот".

При этом проекту обеспечена необходимая организационная поддержка, что облегчало выполнение проекта.

Уникальность и инновационность проекта

"1С:Документооборот" был незаметно для пользователей встроен в существующий ландшафт информационных систем. Интеграция была бесшовная. В привычных системах пользователей появились дополнительные кнопки и формы, которые позволяют отправить документ на согласование, проверить статус согласования, выполнить задачу по бизнес-процессу. Большинству пользователей не пришлось изучать саму систему "1С:Документооборот" и “заходить” в нее.

Благодаря этому внедрение на местах прошло просто, без потрясений.

Техническая уникальность:

• отработана процедура быстрой и безопасной вставки библиотеки интеграции документооборота (БИД) и базовых подсистем БСП) в исторические системы. БИД встроен в ИАСУ и АСУПК.

• выполнены необходимые доработки БИД и front-end систем, а именно:

• старт процесса из front-end системы без выбора шаблона;
• блокировка документа во front-end системе;
• версионирование документа и основного прикрепленного файла;
• доработка задачника во front-end системе;
• лист согласования и лист замечаний во front-end системе;
• отчеты о выполнении задач во front-end системе.

Проект выполнялся по водопадной модели со строгими требованиями к документации. Фазы и отчетные документы:

1. Подготовка проекта. Документы: Техническое задание, Устав проекта, План управления проектом. Презентации.
2. Проектирование. Документы: Проектные решения. Протоколы моделирования.
3. Реализация. Частные технические задания. Отчеты.
4. Подготовка к опытной эксплуатации. Инструкции, планы и протоколы обучения, протоколы предварительных испытаний, регламент использования простой ЭП, план и приказ об опытной эксплуатации.
5. Опытная эксплуатация. Отчеты.
6. Передача в промышленную эксплуатацию. Протокол приемочных испытаний. Приказ.

Благодаря такому подходу удалось соблюсти требования вуза в части документационного обеспечения, юридической чистоты, информационной безопасности.

Для оперативного взаимодействия проектной команды со стороны Заказчика и Подрядчика использовались:

• Skype и WhatsApp чаты;
• Гугл-документы;
• "Битрикс 24".

Публикации о проекте

• Внедрение системы управления бизнес-процессами на базе "1С:Документооборот" и бесшовная интеграция с историческими системами Московского авиационного института

Результаты проекта

Система находится в промышленной эксплуатации в части работы с приказами по учащимся (согласование, ознакомление).

Результаты:

• время согласования приказа сократилось с 5 до 2-3 рабочих дней;
• значительно снизились трудозатраты участников бизнес-процесса, связанные с дублированием учета, проверок, передачей (ношением) документов. Подразделения не носят документы по согласующим;
• руководство подразделений имеет полную информацию о замечаниях к проектам приказов и о статусе приказов. Приказы “не застревают”;
• приказы не теряются.

Идет опытная эксплуатация процессов согласования зарплатных документов, рассмотрения внутренней и внешней корреспонденции.

На очереди автоматизация блоков бизнес-процессов:

• согласование закупок и оплат;
• согласование кадровых документов;
• согласование документов планирования учебного процесса;
• и других.

Идет внедрение функционала для межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

1С:Документооборот

Архитектура решения и масштаб проекта

Интегрированная система состоит из компонент:

• "1С:Документооборот";
• ИАСУ;
• АСУПК;
• "1С:ЗКГУ";
• "1С:Университет".

С помощью планов обмена “Пользователи” передаются из ЗГКУ и ИАСУ в другие системы. "1С:Документооборот" бесшовно интегрирован с ИАСУ, АСУПК, "1С:Университет" при помощи библиотеки интеграции документооборота.

Для большинства процессов "1С:Документооборот" используется как back-end система управления бизнес-процессам. То есть пользователи непосредственно в "1С:Документооборот" не работают. Например, приказы по студентам (более 40 000 в год) создаются пользователям во front-end системах ИАСУ и "1С:Университет". При этом "1С:Документооборот" лишь обеспечивает движение бизнес-процесса - создание задач по бизнес-процессу согласно маршруту. Пользователи выполняют эти задачи прямо в ИАСУ и "1С:Университет".

Количество одновременно работающих пользователей: 300+.