Цели проекта

• Создание единой базы входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов в организации;
• Оптимизация маршрутных схем для организационно-распорядительных документов (не более 5-ти согласующих лиц для одного документа);
• Сокращение срока согласования и утверждения / подписания организационно-распорядительных документов до 1-ого рабочего дня;
• Сокращение срока рассмотрения входящих документов, претензий и служебных записок до 2-х рабочих дней.

Ситуация до внедрения

ПАО "Химпром" – одно из ключевых предприятий отечественной химической индустрии, чья деятельность сосредоточена на крупнотоннажной химии. Более 150 наименований и марок производимой продукции пользуется спросом на внутреннем и международном рынках.

Штат компании насчитывает около 3700 сотрудников, работающих с большим количеством документов.

Недостаточно эффективная схема бизнес-процессов документооборота негативно влияла на сроки утверждения и подписания документов и, как следствие, затягивала введение их в действие.

Оформление всех документов на бумажном носителе, отсутствие регламентированных процедур увеличивало риск человеческих ошибок, приводило к потере документов и высоким расходам на канцелярские товары.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальность проекта обусловлена особенностями документооборота на предприятии, которые были учтены при автоматизации:

• В компании используется более 50-ти различных видов документов (приказы, распоряжения, акты, разнообразные виды служебных записок).
• Предприятие имеет обширную схему документирования внутренних бизнес-процессов, регламентированную как внешними, так и внутренними нормативными актами.
• Бизнес-процессы работы с документами могут носить как предопределенный, так и вариативный характер.
• Работа с документами подразумевает участие сотрудников всех подразделений компании, начиная от рядовых исполнителей и заканчивая топ-менеджментом.
• У компании два юридических лица, большинство сотрудников числятся в обоих.

В рамках проекта реализовано:

• Изменен бизнес-процесс работы с входящими документами, что ускорило рассмотрение документов руководством и доведение информации до исполнителей. Штрихкодирование входящей корреспонденции и автоматическая загрузка файлов позволили оптимизировать трудозатраты канцелярии.
• В системе "1С:Документооборот 8 КОРП" автоматизированы бизнес-процессы работы с документами. Заложена база для анализа и классификации документов по видам в зависимости от специфики обслуживаемых бизнес-процессов. Настроено около 200 комплексных процессов обработки документов, что позволило ускорить обработку документов авторами и упростить работу с ними.
• Маршруты движения документа привязаны к совокупности полей. Реализована функция автоматического определения руководителя первого, второго и третьего уровня по организационной структуре и подстановка их в маршрут, а также определение системой должности и подразделения сотрудника по юридическому лицу.
• Автоматизирована работа с претензиями, в ходе которой возникает большое количество документов и взаимодействий между сотрудниками. Работа с претензиями требует высокой оперативности и связана с финансовыми рисками предприятия. В системе 1С:Документооборот настроено автоматическое формирование маршрутов согласования документов по лицам, входящим в претензионную комиссию. Устранено возможное дублирование согласующего лица в маршруте.
• Настроено более 150-ти шаблонов документов. Созданные в системе шаблоны позволяют любому подразделению создавать необходимые для него виды документов, затрачивая на это минимальное количество времени. Внесение изменений в шаблон происходит централизованно.
• Настроена интеграция с Abbyy Recognition Server, позволяющая проводить распознавание пакетов документов в потоковом режиме и сохранять их в формате PDF (текст и изображение) в системе 1С:Документооборот для дальнейшей работы. В результате большой поток входящей корреспонденции обрабатывается в полностью автоматическом режиме.
• Реализована подстановка виз согласования в шаблон документов, drug’n’drop файлов между задачами, жёсткое разграничение прав доступа по рабочим группам.
• Разработан виджет "Задачи подчиненным", который дает возможность руководителю в режиме реального времени контролировать выполнение задач сотрудниками и видеть загрузку своего подразделения в целом.
• Настроена пакетная передача оригиналов и копий документов, объединенных в дела.
• Настроено и используется официальное типовое мобильное приложение "Мобильный документооборот", в котором производится работа с текущими задачами и документами.

Публикации о проекте

• Внедрение 1С:Документооборот 8 КОРП в ПАО "Химпром"

Дополнительная информация к описанию проекта

Результаты проекта

• Цели и задачи проекта выполнены в полном объеме.
• В общей информационной базе, консолидирующей документооборот всех подразделений предприятия, работают около 1000 пользователей.
• Все процессы совместной работы с документами в рамках проекта автоматизированы.
• Сократилось время согласования документов за счет возможности параллельного согласования.
• Количество ошибок в маршрутах документов существенно сократилось.
• Скорость реакции на претензии увеличилась на 55%, неотработанные претензии отсутствуют.
• В пять раз сокращены трудозатраты в подразделениях.
• В разы сократилось время на поддержание бумажного документооборота.

1С:Документооборот :
• Внутренние, входящие, исходящие документы
• Автоматизация бизнес-процессов
• Работа с файлами
• Контроль задач
• Работа с организационно-распорядительной документацией
• Учет рабочего времени
• Учет договоров
• Ведение номенклатуры дел

Архитектура решения и масштаб проекта

Внедрена информационная система на базе "1С:Документооборот КОРП" на 1000 пользователей, используется клиент-серверный вариант работы. Общее количество сотрудников компании составляет около 3700 человек.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

ABBYY Recognition Server, принтер этикеток АТОЛ.