![](/images/winner_logo.png)
![](/upload/iblock/977/97704ac1bb8c3ed81b83243cd6e6ea27.png)
- Документооборот (ECM)
![](/upload/iblock/0e6/0e678726c34345d9368ccc5fa8bec3e1.jpg)
Цели проекта
- Создание единой базы входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов в организации;
- Оптимизация маршрутных схем для организационно-распорядительных документов (не более 5-ти согласующих лиц для одного документа);
- Сокращение срока согласования и утверждения / подписания организационно-распорядительных документов до 1-ого рабочего дня;
- Сокращение срока рассмотрения входящих документов, претензий и служебных записок до 2-х рабочих дней.
Ситуация до внедрения
ПАО "Химпром" – одно из ключевых предприятий отечественной химической индустрии, чья деятельность сосредоточена на крупнотоннажной химии. Более 150 наименований и марок производимой продукции пользуется спросом на внутреннем и международном рынках.
Штат компании насчитывает около 3700 сотрудников, работающих с большим количеством документов.
Недостаточно эффективная схема бизнес-процессов документооборота негативно влияла на сроки утверждения и подписания документов и, как следствие, затягивала введение их в действие.
Оформление всех документов на бумажном носителе, отсутствие регламентированных процедур увеличивало риск человеческих ошибок, приводило к потере документов и высоким расходам на канцелярские товары.
Уникальность и инновационность проекта
Уникальность проекта обусловлена особенностями документооборота на предприятии, которые были учтены при автоматизации:
- В компании используется более 50-ти различных видов документов (приказы, распоряжения, акты, разнообразные виды служебных записок).
- Предприятие имеет обширную схему документирования внутренних бизнес-процессов, регламентированную как внешними, так и внутренними нормативными актами.
- Бизнес-процессы работы с документами могут носить как предопределенный, так и вариативный характер.
- Работа с документами подразумевает участие сотрудников всех подразделений компании, начиная от рядовых исполнителей и заканчивая топ-менеджментом.
- У компании два юридических лица, большинство сотрудников числятся в обоих.
В рамках проекта реализовано:
- Изменен бизнес-процесс работы с входящими документами, что ускорило рассмотрение документов руководством и доведение информации до исполнителей. Штрихкодирование входящей корреспонденции и автоматическая загрузка файлов позволили оптимизировать трудозатраты канцелярии.
- В системе "1С:Документооборот 8 КОРП" автоматизированы бизнес-процессы работы с документами. Заложена база для анализа и классификации документов по видам в зависимости от специфики обслуживаемых бизнес-процессов. Настроено около 200 комплексных процессов обработки документов, что позволило ускорить обработку документов авторами и упростить работу с ними.
- Маршруты движения документа привязаны к совокупности полей. Реализована функция автоматического определения руководителя первого, второго и третьего уровня по организационной структуре и подстановка их в маршрут, а также определение системой должности и подразделения сотрудника по юридическому лицу.
- Автоматизирована работа с претензиями, в ходе которой возникает большое количество документов и взаимодействий между сотрудниками. Работа с претензиями требует высокой оперативности и связана с финансовыми рисками предприятия. В системе 1С:Документооборот настроено автоматическое формирование маршрутов согласования документов по лицам, входящим в претензионную комиссию. Устранено возможное дублирование согласующего лица в маршруте.
- Настроено более 150-ти шаблонов документов. Созданные в системе шаблоны позволяют любому подразделению создавать необходимые для него виды документов, затрачивая на это минимальное количество времени. Внесение изменений в шаблон происходит централизованно.
- Настроена интеграция с Abbyy Recognition Server, позволяющая проводить распознавание пакетов документов в потоковом режиме и сохранять их в формате PDF (текст и изображение) в системе 1С:Документооборот для дальнейшей работы. В результате большой поток входящей корреспонденции обрабатывается в полностью автоматическом режиме.
- Реализована подстановка виз согласования в шаблон документов, drug’n’drop файлов между задачами, жёсткое разграничение прав доступа по рабочим группам.
- Разработан виджет "Задачи подчиненным", который дает возможность руководителю в режиме реального времени контролировать выполнение задач сотрудниками и видеть загрузку своего подразделения в целом.
- Настроена пакетная передача оригиналов и копий документов, объединенных в дела.
- Настроено и используется официальное типовое мобильное приложение "Мобильный документооборот", в котором производится работа с текущими задачами и документами.
![](/upload/adminFiles/Химпром/shem_himprom_2_new.jpg)
Публикации о проекте
Дополнительная информация к описанию проекта
Результаты проекта
- Цели и задачи проекта выполнены в полном объеме.
- В общей информационной базе, консолидирующей документооборот всех подразделений предприятия, работают около 1000 пользователей.
- Все процессы совместной работы с документами в рамках проекта автоматизированы.
- Сократилось время согласования документов за счет возможности параллельного согласования.
- Количество ошибок в маршрутах документов существенно сократилось.
- Скорость реакции на претензии увеличилась на 55%, неотработанные претензии отсутствуют.
- В пять раз сокращены трудозатраты в подразделениях.
- В разы сократилось время на поддержание бумажного документооборота.
-
1С:Документооборот
:
- Внутренние, входящие, исходящие документы
- Автоматизация бизнес-процессов
- Работа с файлами
- Контроль задач
- Работа с организационно-распорядительной документацией
- Учет рабочего времени
- Учет договоров
- Ведение номенклатуры дел
Архитектура решения и масштаб проекта
Внедрена информационная система на базе "1С:Документооборот КОРП" на 1000 пользователей, используется клиент-серверный вариант работы. Общее количество сотрудников компании составляет около 3700 человек.
Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование
ABBYY Recognition Server, принтер этикеток АТОЛ.
![](/upload/iblock/003/003e2572f74b9ee7bfcaa50bbd9bf51e.png)
![](/upload/iblock/afc/afccc0d1a563f271c568bf19c133431d.png)
![](/upload/iblock/a5b/a5b1146942b7785e190b153994e79d68.jpg)
![](/upload/iblock/459/459d054fb68d4f5c15c52b7bb917d605.png)
![](/upload/iblock/d86/d86ddaf7376e6a0448345b20491c3230.jpg)
![](/upload/iblock/528/528dc9634a7ac2b431751b17eb2f47d1.png)
![](/upload/iblock/0e7/0e7497eb8924ad4fd73e81e51ebac3c7.jpg)
![](/upload/iblock/f09/f0914dd67f08eb0243bbb2c636d11600.png)
![](/upload/iblock/847/8471bcad77898f0ce976abb264a3e580.png)
![](/upload/iblock/a8e/a8e8f0f740db8ffb4f3bebefb9364d2d.png)
![](/upload/iblock/b2f/b2f520b0bd9aafe03ca84157761b712e.png)
![](/upload/iblock/c4c/c4c1ddf2159b12b74e4659cf9f40484b.jpg)
![](/upload/iblock/c5a/c5a3e99af8fb79fa6dde393126c0fb36.png)
![](/upload/iblock/dc5/dc59b83f3a32addaf8ba62df18a7ffda.png)
![](/upload/iblock/dea/deabeb21c148fa43081f407ed50c7aa2.jpg)
![](/upload/iblock/5e0/5e0ff58bc7153585da70d1dfcbe8e416.png)
![](/upload/iblock/406/406794ac6c36ddff03077b640075aee7.jpg)
![](/upload/iblock/382/382e7ed5769523be594989f74e433898.png)
![](/upload/iblock/23f/23fc95707007ab4e102527c2fa2438db.png)
![](/upload/iblock/837/1o9l22kthsknv1mu5x9w0t48w6fb5y1f.png)
![](/upload/iblock/662/66254cc3471779f2e10a408de152b885.jpg)
![](/upload/iblock/470/4704676ec28d73e2cad2238967157037.jpg)
![](/upload/iblock/f6c/f6c5cfe05c7a3bb5b4606859f7cc4a33.jpg)
![](/upload/iblock/a4d/a4df62fbfb69db29cab7bb4737037c50.jpg)
![](/upload/iblock/662/662c1cb150f5476e0eda4a1f7730d20b.png)
![](/upload/iblock/5b4/5b4518184349762c4676c61930664544.jpg)
![](/upload/iblock/80b/80bdccc81ce9d571e84d06c9586e3979.png)
![](/upload/iblock/c3e/c3e980b7a6610e1f6a083e09eb12dfeb.png)
![](/upload/iblock/556/556ea2fad83896cdbb862c0260240ee1.png)
![](/upload/iblock/66a/66a51aa3058d062c6806dd1df2bc65a1.jpg)
![](/upload/iblock/c19/c19df193c1151cd25354ae5b8fc5011a.jpg)
![](/upload/iblock/fa7/fa775016b136e421f50cb4a129596f59.png)
![](/upload/iblock/1a6/1a62a9f79e1d9b6fc776cf561f2b8be5.jpg)
![](/upload/iblock/2fb/2fbb76d7d15e291c45b9ab39cf157046.jpg)
![](/upload/iblock/b0f/b0fccc4d13337df25aff3c1575e67972.png)
![](/upload/iblock/965/965f762537416785d5c20e640851e882.png)
![](/upload/iblock/aa9/aa92b7e57e25fb8f02e033d9080ae241.jpg)
![](/upload/iblock/cd8/cd8e91116162e83d5127b774407ca13e.png)
![](/upload/iblock/fc8/fc875c65d496c359ffc51d2b1b13210b.jpg)
![](/upload/iblock/bd9/bd9c02b7b0e47a89b5c0c4ebe0856411.png)
![](/upload/iblock/d0f/d0fcbc58bb63b0a5198632c4bc84d932.jpg)
![](/upload/iblock/195/19598d86ba1d00b072dda708825a3541.jpg)
![](/upload/iblock/627/627dadc1846ccac33aa947f2ea47a5f6.png)
![](/upload/iblock/a6d/a6de6ca7d7911552d67e9146be69f586.png)