Цели проекта

Целью разработки и внедрения СЭД являлось создание системы, которая предназначена для автоматизации работы с договорами, доверенностями, заявками на служебные командировки на основе программного продукта "1С:Документооборот".

Ситуация до внедрения

Gazprom EP International B.V. (далее по тексту- «Компания») является специализированной компанией ПАО "Газпром" по реализации upstream-проектов за пределами Российской Федерации. Компания ведет деятельность почти в двух десятках стран на четырех континентах и участвует в реализации почти 40 проектов различного масштаба.

Ключевые задачи и функции "Gazprom EP International B.V." состоят во владении и эффективном управлении дочерними бизнес-структурами, ведущими деятельность в области поиска, разведки и разработки месторождений углеводородов за пределами РФ; в поиске, оценке и приобретении новых нефтегазовых активов в самых разных нефтегазодобывающих регионах мира; в управлении проектами и контроле над операционной деятельностью; в представлении интересов ПАО "Газпром" в отношениях с зарубежными государственными и частными нефтегазовыми компаниями.

Внедрение СЭД было обусловлено созданием единого информационного пространства для управления и поддержкой операционных процессов на английском и русском языках, централизованного ведения и контроля договорной деятельности, планирования служебных командировок в Компаниях Группы, управление доверенностями, сокращение трудозатрат на обмен согласуемой и архивной документацией между Компаниями Группы и сроков согласования.

Уникальность и инновационность проекта

Система электронного документооборота (СЭД) поддерживает работу пользователей на английском и русском языках за счет доработки интерфейса и объектов конфигурации. Смена языка сеанса доступна в пользовательском режиме, что позволяет каждому сотруднику работать с поставленными задачами, формировать отчетность и работать с архивной документацией на необходимом языке.

Система СЭД спроектирована на основе принципа "единого окна" работы для пользователя. Вся информация по договору, которую пользователь вносил во множество реестров и финансовую систему, теперь аккумулируется в СЭД и в автоматическом режиме передается в нужном объеме в смежные системы.

Одной из важнейших доработок стал механизм отслеживания финансового результата по договорам (сопоставление плана и факта) на основе интеграции с "1С:Управление холдингом 8".

В системе СЭД разработан механизм делегирования задач, который построен на принципах типового решения "1С", однако, учитывает большее количество параметров для определения делегата по каждой задаче.

Необходимость делегирования задач определяется в автоматическом режиме на основе разработанной интеграции с "1С:Зарплата и управление персоналом 8".

В рамках проекта выстроен механизм ограничения права на согласование задач, что позволило обеспечить соблюдение требований, зафиксированных в регламента "Gazprom EP International B.V.".

Публикации о проекте

• Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) на базе "1С:Document Management 8" в Gazprom EP International B.V.

Дополнительная информация к описанию проекта

По результатам внедрения, существенно сократились сроки согласования документов, сроки работы с документами стали соответствовать внутренним нормативным актам Группы компаний, что достигнуто во многом благодаря эффективным методологическим, организационным и автоматизированным проектным решениям.

Результаты проекта

Результатом проекта стало создание единой системы по ведению нормативно-справочной информации, обеспечивающей блок автоматизации №1 "Управление договорными документами", блок автоматизации №2 "Управление заявками на служебные командировки" и блок автоматизации №3 "Управление внутренними процессами согласования и утверждения".

Унификация процессов согласования Договоров, доверенностей и заявок на служебные командировки. Включение СЭД в информационную экосистему Компании Группы и подключение СЭД к системе обмена данными. В рамках реализации проекта были соблюдены сроки и бюджет проекта.

1С:Документооборот :
• Работа с внутренними документами
• Управление бизнес-процессами
• Интеграция с внешними системми

Архитектура решения и масштаб проекта

Архитектура решения клиент-серверная и является централизованной, т.е. серверная часть системы располагается только в центральном офисе Заказчика. Для доступа территориальных пользователей используются RDP-подключения к терминальным серверам, организуемым Заказчиком, и тонкие клиенты. Интеграция с другими системами Заказчика построена на базе веб-сервисов.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование