Цели проекта

Цели:

1. Cоздание единой среды многопользовательской работы с документами.
2. Повышение контроля исполнительской дисциплины по работе с документами.
3. Исключение утери документов.

Задачи:

1. Автоматизация бизнес-процессов в части согласования договорных документов.
2. Обеспечение интеграции со смежными системами предприятия.
3. Обеспечение управления и контроля доступа к документам предприятия.
4. Повышение скорости работы с документами.
5. Контроль качества работы с документами.
6. Повышение прозрачности процессов через работу с отчетами.

Ситуация до внедрения

ООО "ИЗ-КАРТЭКС имени П.Г.Коробкова" - крупнейший в России производитель экскаваторного оборудования, обеспечивает техникой горнодобывающие компании России и Зарубежья, в том числе в Казахстане, Белоруссии, Узбекистане, Индии, Монголии. С 1957 года произведено и поставлено свыше 3800 карьерных электрических экскаваторов, из которых более 1000 находятся в эксплуатации. В "ИЗ-КАРТЭКС" работает более 1300 человек. Компания входит в машиностроительный дивизион Газпромбанка – ООО УК "УЗТМ-КАРТЭКС".

Проблематика до старта проекта:

1. До старта проекта часть договоров, дополнительных соглашений, спецификаций компании хранились в сканированных версиях в разных системах электронного документооборота. Данные системы были частично интегрированы с системами бухгалтерского, налогового учета и казначейства.
2. Обмен электронными документами между предприятиями осуществлялся с использованием MS Outlook.
3. Система для хранения скан-образов первичной бухгалтерской документации отсутствовала, также отсутствовал архив юридически значимых электронных документов.
4. Отсутствовала настройка интеграций между системами электронного документооборота и смежными системами предприятия, что не позволяло устанавливать взаимосвязь между настроенными процессами в системах и обеспечивать единый процесс движения документов, исключающий утерю информации на различных этапах.
5. Отсутствовал функционал разделения на проверенных контрагентов и корреспондентов.

Для решения этих проблем необходимо было создать систему электронного документооборота, которая бы позволила дать ряд существенных преимуществ в области договорного документооборота: организовать высокоэффективную работу участников процесса согласования и подписания документов, минимизировать риски невозврата оригиналов подписанных документов, уйти от избыточных рутинных операций.

На рисунке 1 приведена архитектура информационной системы до внедрения системы "1С:Документооборот КОРП".

Уникальность и инновационность проекта

1. В качестве механизмов согласования используются сложные комплексные процессы. С одной стороны, это позволило ограничить количество процессов в пределах 20 и снизить затраты на поддержку и развитие системы. С другой стороны, настроенные процессы отвечают всем бизнес-потребностям предприятия.
2. Система "1С:Документооборот КОРП" интегрирована с CPM-системой "1С:Управление холдингом" и ERP-системой зарубежного вендора. Интеграции реализованы по технологии web-service, обеспечивают мгновенную передачу данных. Таким образом, помимо основных задач, "1С:Документооборот" выполняет функцию интеграционной шины.

На рис.2. представлена схема интеграции со смежными системами.

Публикации о проекте

• Внедрение автоматизированной системы электронного документооборота на базе "1С:Документооборот КОРП" в ООО "ИЗ-КАРТЭКС имени П.Г.Коробкова"

Результаты проекта

1. Упорядоченное и надежное хранение договорной документации в хранилище документов.
2. Реализация полного цикла обработки документов.
3. Предотвращение потерь документов.
4. Повышение прозрачности договорного документооборота.
5. Повышение уровня информационной безопасности.
6. Снижение затрат времени на работу с договорами, на базе "1С:Документооборот КОРП". сотрудники компании могут без проблем вести большой объем договоров.

1С:Документооборот КОРП :
• Учет и хранение документов
• Ведение номенклатуры дел
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет договоров

Архитектура решения и масштаб проекта

В качестве основы для автоматизации был выбран программный продукт "1С:Документооборот КОРП". У Заказчика был опыт работы с данной системой, что позволило в дальнейшем успешно развивать и сопровождать систему по итогам внедрения.