![](/upload/iblock/a08/a08371f888a3428b1c9f5c33afa41e73.png)
- Документооборот (ECM)
![](/upload/iblock/f24/f248471669a08363748766759cb2031d.jpg)
Цели проекта
Цели:
- Cоздание единой среды многопользовательской работы с документами.
- Повышение контроля исполнительской дисциплины по работе с документами.
- Исключение утери документов.
Задачи:
- Автоматизация бизнес-процессов в части согласования договорных документов.
- Обеспечение интеграции со смежными системами предприятия.
- Обеспечение управления и контроля доступа к документам предприятия.
- Повышение скорости работы с документами.
- Контроль качества работы с документами.
- Повышение прозрачности процессов через работу с отчетами.
Ситуация до внедрения
ООО "ИЗ-КАРТЭКС имени П.Г.Коробкова" - крупнейший в России производитель экскаваторного оборудования, обеспечивает техникой горнодобывающие компании России и Зарубежья, в том числе в Казахстане, Белоруссии, Узбекистане, Индии, Монголии. С 1957 года произведено и поставлено свыше 3800 карьерных электрических экскаваторов, из которых более 1000 находятся в эксплуатации. В "ИЗ-КАРТЭКС" работает более 1300 человек. Компания входит в машиностроительный дивизион Газпромбанка – ООО УК "УЗТМ-КАРТЭКС".
Проблематика до старта проекта:
- До старта проекта часть договоров, дополнительных соглашений, спецификаций компании хранились в сканированных версиях в разных системах электронного документооборота. Данные системы были частично интегрированы с системами бухгалтерского, налогового учета и казначейства.
- Обмен электронными документами между предприятиями осуществлялся с использованием MS Outlook.
- Система для хранения скан-образов первичной бухгалтерской документации отсутствовала, также отсутствовал архив юридически значимых электронных документов.
- Отсутствовала настройка интеграций между системами электронного документооборота и смежными системами предприятия, что не позволяло устанавливать взаимосвязь между настроенными процессами в системах и обеспечивать единый процесс движения документов, исключающий утерю информации на различных этапах.
- Отсутствовал функционал разделения на проверенных контрагентов и корреспондентов.
Для решения этих проблем необходимо было создать систему электронного документооборота, которая бы позволила дать ряд существенных преимуществ в области договорного документооборота: организовать высокоэффективную работу участников процесса согласования и подписания документов, минимизировать риски невозврата оригиналов подписанных документов, уйти от избыточных рутинных операций.
На рисунке 1 приведена архитектура информационной системы до внедрения системы "1С:Документооборот КОРП".
![](/upload/tmp/3289bfac73b8.jpg)
Уникальность и инновационность проекта
- В качестве механизмов согласования используются сложные комплексные процессы. С одной стороны, это позволило ограничить количество процессов в пределах 20 и снизить затраты на поддержку и развитие системы. С другой стороны, настроенные процессы отвечают всем бизнес-потребностям предприятия.
- Система "1С:Документооборот КОРП" интегрирована с CPM-системой "1С:Управление холдингом" и ERP-системой зарубежного вендора. Интеграции реализованы по технологии web-service, обеспечивают мгновенную передачу данных. Таким образом, помимо основных задач, "1С:Документооборот" выполняет функцию интеграционной шины.
На рис.2. представлена схема интеграции со смежными системами.
![](/upload/tmp/eb70e0bd4001.jpg)
Публикации о проекте
Результаты проекта
- Упорядоченное и надежное хранение договорной документации в хранилище документов.
- Реализация полного цикла обработки документов.
- Предотвращение потерь документов.
- Повышение прозрачности договорного документооборота.
- Повышение уровня информационной безопасности.
- Снижение затрат времени на работу с договорами, на базе "1С:Документооборот КОРП". сотрудники компании могут без проблем вести большой объем договоров.
-
1С:Документооборот КОРП
:
- Учет и хранение документов
- Ведение номенклатуры дел
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет договоров
Архитектура решения и масштаб проекта
В качестве основы для автоматизации был выбран программный продукт "1С:Документооборот КОРП". У Заказчика был опыт работы с данной системой, что позволило в дальнейшем успешно развивать и сопровождать систему по итогам внедрения.
На старте проекта был обследован существующий на тот момент процесс согласования и регистрации договорных документов в компании. На рис.3 представлена схема бизнес-процесса "Как есть" в части работы с договорными документами.
Этап обследования позволил определить:
- текущую методологию бизнес-процессов компании и их автоматизацию в действующей системе другого вендора;
- выявленные требования к внедряемой системе электронного документооборота;
- требования к информационному обмену со смежными системами.
На следующем этапе проекта "Проектирование и прототипирование, формирование ТЗ" был создан сценарий работы внедряемой системы "Как будет", сделан предварительный реестр разработок и доработок системы, сформированы технические задания на разработку системы электронного документооборота и настройку интеграции со смежными системами.
В рамках первой очереди проекта были автоматизированы процессы согласования и регистрации договорных документов:
- создание и согласование проекта договорного документа;
- регистрация договорного документа;
- формирование связанных документов;
- получение подписанного документа от контрагента;
- передача документа в архив.
Все разработанные блоки объединены в единую систему, обеспечивающую полную взаимосвязь бизнес-процессов компании между собой, установление единых правил ведения договорного документооборота, осуществление контроля работы с документами.
Во вторую очередь была реализована интеграция системы электронного документооборота с финансовой системой "1С:Управление холдингом" и системой электронного архива на базе "1С:Документооборот КОРП".
В результате работа 250 пользователей ведется в едином информационном пространстве.
В ходе проекта выполнен ввод первичных данных, настроено 20 маршрутов обработки договорных документов, выполнено более 300 доработок и настроек системы, разработана пользовательская документация, обучено 250 пользователей.
Рис.3.
![](/upload/tmp/e9385a8b53d2.jpg)
![](/upload/iblock/dea/deabeb21c148fa43081f407ed50c7aa2.jpg)
![](/upload/iblock/5b4/5b4518184349762c4676c61930664544.jpg)
![](/upload/iblock/80b/80bdccc81ce9d571e84d06c9586e3979.png)
![](/upload/iblock/556/556ea2fad83896cdbb862c0260240ee1.png)
![](/upload/iblock/c19/c19df193c1151cd25354ae5b8fc5011a.jpg)
![](/upload/iblock/cd8/cd8e91116162e83d5127b774407ca13e.png)
![](/upload/iblock/0bc/0bc3b0c2f71f6e365ece452016bc2de4.jpg)
![](/upload/iblock/6c2/6c2f9681767e21e4843dc240fad5c29c.jpg)
![](/upload/iblock/e8c/e8cdacecf94d7b3100490dde81d229be.jpg)
![](/upload/iblock/598/598286dd963af1b7be834f082768a650.jpeg)
![](/upload/iblock/c20/c207c6af4acae34aaf5c9018ccd828a8.png)
![](/upload/iblock/27a/27af6b5cc51907deac54da5b3a44c676.gif)
![](/upload/iblock/0c3/0c3b9d37fa55cbc00a0ac9c9588d8d51.jpg)
![](/upload/iblock/e2a/e2aa6dece311f5db90aad1246e8c252f.jpg)
![](/upload/iblock/bb2/bb272ddec8c7938f14fd0d5193ef34d5.png)
![](/upload/iblock/ee9/ee9ad78e6e21b7d6ae3e4e3b68335f63.jpg)
![](/upload/iblock/b68/b688e32c1e01e64578a9c242ea438feb.png)
![](/upload/iblock/8ea/8ea112223e866a71439aa1d27e5638d3.png)
![](/upload/iblock/b2f/b2f520b0bd9aafe03ca84157761b712e.png)
![](/upload/iblock/c4c/c4c1ddf2159b12b74e4659cf9f40484b.jpg)
![](/upload/iblock/c5a/c5a3e99af8fb79fa6dde393126c0fb36.png)
![](/upload/iblock/dc5/dc59b83f3a32addaf8ba62df18a7ffda.png)
![](/upload/iblock/7bf/7bfde400313a39c927f50e04cf15a215.jpg)
![](/upload/iblock/5e0/5e0ff58bc7153585da70d1dfcbe8e416.png)
![](/upload/iblock/406/406794ac6c36ddff03077b640075aee7.jpg)
![](/upload/iblock/382/382e7ed5769523be594989f74e433898.png)
![](/upload/iblock/23f/23fc95707007ab4e102527c2fa2438db.png)
![](/upload/iblock/837/1o9l22kthsknv1mu5x9w0t48w6fb5y1f.png)
![](/upload/iblock/662/66254cc3471779f2e10a408de152b885.jpg)
![](/upload/iblock/470/4704676ec28d73e2cad2238967157037.jpg)
![](/upload/iblock/f6c/f6c5cfe05c7a3bb5b4606859f7cc4a33.jpg)
![](/upload/iblock/a4d/a4df62fbfb69db29cab7bb4737037c50.jpg)
![](/upload/iblock/003/003e2572f74b9ee7bfcaa50bbd9bf51e.png)
![](/upload/iblock/662/662c1cb150f5476e0eda4a1f7730d20b.png)
![](/upload/iblock/c3e/c3e980b7a6610e1f6a083e09eb12dfeb.png)
![](/upload/iblock/afc/afccc0d1a563f271c568bf19c133431d.png)
![](/upload/iblock/66a/66a51aa3058d062c6806dd1df2bc65a1.jpg)
![](/upload/iblock/fa7/fa775016b136e421f50cb4a129596f59.png)
![](/upload/iblock/1a6/1a62a9f79e1d9b6fc776cf561f2b8be5.jpg)
![](/upload/iblock/2fb/2fbb76d7d15e291c45b9ab39cf157046.jpg)
![](/upload/iblock/b0f/b0fccc4d13337df25aff3c1575e67972.png)
![](/upload/iblock/965/965f762537416785d5c20e640851e882.png)
![](/upload/iblock/aa9/aa92b7e57e25fb8f02e033d9080ae241.jpg)
![](/upload/iblock/fc8/fc875c65d496c359ffc51d2b1b13210b.jpg)
![](/upload/iblock/d0f/d0fcbc58bb63b0a5198632c4bc84d932.jpg)
![](/upload/iblock/195/19598d86ba1d00b072dda708825a3541.jpg)
![](/upload/iblock/627/627dadc1846ccac33aa947f2ea47a5f6.png)
![](/upload/iblock/a6d/a6de6ca7d7911552d67e9146be69f586.png)