![](/upload/iblock/977/97704ac1bb8c3ed81b83243cd6e6ea27.png)
- Документооборот (ECM)
![](/upload/iblock/c62/c624fbbfed2b345c54cd6b0922e6adf5.jpg)
Цели проекта
В рамках мероприятий по оптимизации и автоматизации бизнес-процессов Фонда и его дочерних обществ было принято решение о создании высокопроизводительной системы электронного документооборота, позволяющей автоматизировать все существующие процессы документационного обеспечения в соответствии с государственными стандартами и внутренними регламентами организации, а также обладающей гибкими настройками прав доступа для разделения полномочий между подразделениями Фонда и его дочерними обществами.
Основными целями создания Центрального документооборота Фонда (ЦДФ) являлись:
- масштабирование системы электронного документооборота на дочерние общества Фонда;
- организация эффективного управления документопотоками на предприятии;
- минимизация бумажного документооборота;
- оптимизация трудозатрат сотрудников на формирование отчетности;
- повышение операционной производительности персонала;
- пповышение прозрачности бизнес-процессов для принятия управленческих решений.
Для достижения поставленных целей требовалось решить следующие задачи:
- автоматизация блока внутреннего документооборота;
- автоматизация блока входящего и исходящего документооборот (в т.ч. "горизонтального" документооборота);
- адаптация механизмов подписания документов простой и квалифицированной электронной подписью;
- автоматизация основных бизнес-процессов организации (согласование, исполнение, рассмотрение и т.д.), в т.ч. согласование по почте.
Ситуация до внедрения
Фонд "Сколково" обладает большим количеством внутренней, входящей и исходящей документации. Для поддержания необходимого уровня качества внутреннего и внешнего документооборота в Фонде "Сколково" до внедрения программного продукта "1С:Документооборот" была внедрена система электронного документооборота стороннего производителя. В результате комплекса проведенных работ по оптимизации и автоматизации бизнес-процессов сотрудники Фонда обнаружили проблемы, связанные с владением текущей системой ЭДО:
- сложность масштабирования используемой системы электронного документооборота;
- высокая стоимость владения системы электронного документооборота стороннего производителя;
- отсутствие возможности адаптировать информационную систему силами штатных специалистов.
На момент принятия решения о внедрении новой системы электронного документооборота в Фонде существовало развитое информационное пространство "1С", а в компании подрядчика "1С:ВДГБ" и непосредственно в штате Фонда "Сколково" имелись высококвалифицированные специалисты в области автоматизации документооборота на базе программных продуктов "1С". Сотрудники департамента информационных систем и сервисов приняли решение о внедрении информационной системы "1С:Документооборот 2.1 КОРП".
Уникальность и инновационность проекта
Реализация проекта по созданию информационной системы "Цифровой документооборот Фонда" выполнялась по методологии "1С:Технология Быстрого Результата". Весь планируемый к разработке и внедрению функционал был разбит на 10 функциональных блоков. Каждый из блоков проходил полный цикл фазы внедрения: детализация требований, разработка и тестирование, обучение и документирование, ввод в эксплуатацию и сопровождение. Благодаря итеративной разработке продукта и активному участию в проекте специалистов и руководства Фонда «Сколково» удалось не только успешно завершить внедрение СЭД, но и приступить к работе в информационной системе спустя 2 месяца после старта проекта.
Ключевая особенность СЭД "Центральный документооборот Фонда" (ЦДФ) – уникальная архитектура системы, сочетающая в себе типовые возможности программного продукта "1С:Документооборот" и доработки, необходимые для автоматизации бизнес-процессов Фонда.
В ходе внедрения программного продукта была автоматизирована работа с внутренней, входящей и исходящей документацией, проведена адаптация процессов согласования, рассмотрения и исполнения, а также настроена система разделения прав доступа среди десятков подразделений Фонда и его дочерних обществ.
Для достижения основных целей проекта был внедрен функционал использования квалифицированной электронной подписи (КЭП) и простой электронной подписи (ПЭП). Подписание документов с помощью электронной подписи позволило автоматизировать получение юридически значимых документов согласно государственным стандартам за счет одной кнопки "Подписать ЭП": при нажатии на кнопку документу автоматически присваиваются рег.номер и дата, а в шаблон документа, конвертирующийся в формат pdf, проставляется штамп электронной подписи.
Другой серьезной особенностью разработанной системы стала реализация блока "Горизонтальный документооборот", автоматизирующая обмен входящими и исходящими документами между дочерними обществами Фонда. При отправке исходящего документа дочернему обществу система автоматически создает «зеркальный» входящий документ и запускает процесс рассмотрения для получателя документа, а после получения ответа от дочернего общества система вновь создает "зеркальный" документ и автоматически связывает всю цепочку сообщений в переписке.
Благодаря широким возможностям типового решения и грамотно построенной архитектуре в части адаптации интерфейса, разграничении прав доступа, механизмов обогащения карточек документов, настроек автоматизации бизнес-процессов и функциональности подписания квалифицированной и простой электронной подписью в системе ЦДФ можно будет легко внедрять новые и оптимизировать существующие процессы внутреннего и внешнего документооборота Фонда и его дочерних обществ.
Публикации о проекте
Результаты проекта
Высокопроизводительная система на базе "1С:Документооборот" помогла Фонду "Сколково" масштабировать успех автоматизации внутреннего и внешнего документооборота и подключить к системе ЦДФ дочерние общества, повысив эффективность управления и снизив операционные затраты.
Артем Миллер, заместитель руководителя Департамента информационных систем и сервисов Фонда "Сколково":
"Построение системы Центрального документооборота Фонда с фокусом на адаптацию типового решения и поддержание государственных стандартов в сочетании с отраслевой спецификой имело для организации важное стратегическое значение. Мы объединили решение "1С", технологии автоматизации и электронного документооборота, чтобы достичь необходимой эффективности. Фонд "Сколково" стремительно развивается, поэтому мы заложили потенциал развития и способность к масштабированию. Теперь у сотрудников компании есть удобный и понятный инструмент для решения самых разных и сложных задач по учету внутренней, входящей и исходящей документации, а также для контроля ключевых и вспомогательных бизнес-процессов Фонда".
В результате внедрения СЭД на базе "1С:Документооборот" удалось сократить бумажный документооборот на 30%, снизить трудозатраты по обработке документов на 25%, значительно сократить сроки согласования документов и повысить уровень контроля исполнения задач и поручений.
-
1С:Документооборот
:
- Внутренний документооборот
- Входящий и исходящий документооборот (в т.ч. "горизонтальный" документооборот)
- Подписание документов простой электронной подписью (ПЭП)
- Подписание документов квалифицированной электронной подписью (КЭП)
- Основные бизнес-процессы (согласование, исполнение, рассмотрение и т.д.)
Архитектура решения и масштаб проекта
В ходе проекта требовалось создать информационную систему, легко адаптирующуюся к новым бизнес-процессам и требованиям к функциональности и интерфейсу системы.
Для решения вопросов оперативного изменения карточки документа в зависимости от ее вида была создана функциональность настроек отображения элементов формы, для подписания документов квалифицированной и простой электронной подписью — настройки и модули, отвечающие за получение документов, подписанных необходимым видом подписи в зависимости от вида документа, а для адаптации процесса согласования к внутренним процессам компании — отдельный бизнес-процесс.
Оперативное оповещение пользователей о новых задачах было реализованы с помощью типового механизма уведомлений, а чтобы пользователь мог быстро сориентироваться в вопросе письма, не заходя в информационную базу, произведены доработки по отображению в теле письма различных параметров документа, в т.ч. истории по документу.
Для обеспечения доступа всех пользователей к информационной системе была построена инфраструктура, при которой пользователи офиса подключаются к системе ЭДО посредством локальной сети, а удалённые пользователи подключаются посредством веб-браузера.
В ходе проекта к системе было подключено 200 активных пользователей, и их количество неизменно растет. Фонд "Сколково" планирует продолжить подключать свои дочерние общества к системе Центрального документооборота Фонда, развивая и поддерживая ее за счет универсально созданного решения.
![](/upload/tmp/2fb55da5c34e.jpg)
![](/upload/iblock/4b7/vx688plma8px49xe7tv4lolh8qul22dv.png)
![](/upload/iblock/d34/d34eb928ca621457e961526b1bb0ebfa.png)
![](/upload/iblock/b2f/b2f520b0bd9aafe03ca84157761b712e.png)
![](/upload/iblock/c4c/c4c1ddf2159b12b74e4659cf9f40484b.jpg)
![](/upload/iblock/c5a/c5a3e99af8fb79fa6dde393126c0fb36.png)
![](/upload/iblock/dea/deabeb21c148fa43081f407ed50c7aa2.jpg)
![](/upload/iblock/7bf/7bfde400313a39c927f50e04cf15a215.jpg)
![](/upload/iblock/5e0/5e0ff58bc7153585da70d1dfcbe8e416.png)
![](/upload/iblock/406/406794ac6c36ddff03077b640075aee7.jpg)
![](/upload/iblock/382/382e7ed5769523be594989f74e433898.png)
![](/upload/iblock/23f/23fc95707007ab4e102527c2fa2438db.png)
![](/upload/iblock/837/1o9l22kthsknv1mu5x9w0t48w6fb5y1f.png)
![](/upload/iblock/662/66254cc3471779f2e10a408de152b885.jpg)
![](/upload/iblock/470/4704676ec28d73e2cad2238967157037.jpg)
![](/upload/iblock/f6c/f6c5cfe05c7a3bb5b4606859f7cc4a33.jpg)
![](/upload/iblock/a4d/a4df62fbfb69db29cab7bb4737037c50.jpg)
![](/upload/iblock/003/003e2572f74b9ee7bfcaa50bbd9bf51e.png)
![](/upload/iblock/662/662c1cb150f5476e0eda4a1f7730d20b.png)
![](/upload/iblock/5b4/5b4518184349762c4676c61930664544.jpg)
![](/upload/iblock/80b/80bdccc81ce9d571e84d06c9586e3979.png)
![](/upload/iblock/c3e/c3e980b7a6610e1f6a083e09eb12dfeb.png)
![](/upload/iblock/afc/afccc0d1a563f271c568bf19c133431d.png)
![](/upload/iblock/556/556ea2fad83896cdbb862c0260240ee1.png)
![](/upload/iblock/66a/66a51aa3058d062c6806dd1df2bc65a1.jpg)
![](/upload/iblock/c19/c19df193c1151cd25354ae5b8fc5011a.jpg)
![](/upload/iblock/fa7/fa775016b136e421f50cb4a129596f59.png)
![](/upload/iblock/1a6/1a62a9f79e1d9b6fc776cf561f2b8be5.jpg)
![](/upload/iblock/2fb/2fbb76d7d15e291c45b9ab39cf157046.jpg)
![](/upload/iblock/b0f/b0fccc4d13337df25aff3c1575e67972.png)
![](/upload/iblock/965/965f762537416785d5c20e640851e882.png)
![](/upload/iblock/aa9/aa92b7e57e25fb8f02e033d9080ae241.jpg)
![](/upload/iblock/cd8/cd8e91116162e83d5127b774407ca13e.png)
![](/upload/iblock/fc8/fc875c65d496c359ffc51d2b1b13210b.jpg)
![](/upload/iblock/bd9/bd9c02b7b0e47a89b5c0c4ebe0856411.png)
![](/upload/iblock/d0f/d0fcbc58bb63b0a5198632c4bc84d932.jpg)
![](/upload/iblock/195/19598d86ba1d00b072dda708825a3541.jpg)
![](/upload/iblock/627/627dadc1846ccac33aa947f2ea47a5f6.png)
![](/upload/iblock/a6d/a6de6ca7d7911552d67e9146be69f586.png)