Главная О конкурсе Проекты Зал славы Жюри Новости Партнеры Контакты
Регистрация/Авторизация
Все проекты Рекомендованные проекты Популярные проекты Обсуждаемые проекты
Разработка системы цифрового документооборота, контроля задач и поручений в Фонде "Сколково"
Сроки выполнения: Июль 2018 - Октябрь 2019
Трудозатраты по проекту: 1 312 чел.-час.
Регион Центральный федеральный округ РФ
200
Рабочих мест, АРМ
1.3
тыс
Трудозатраты, чел-ч
13.3
Скорость, арм/мес
8
Удовлетворенность заказчика, баллы
Исполнитель
"1С:ВДГБ"
200
Автоматизированных рабочих мест (APM)
Внедренные продукты
1С:Документооборот
Предметные области
  • Документооборот (ECM)
Отрасли
Инвестиционные компании, фонды
1
Описание проекта

ЦЕЛИ ПРОЕКТА

В рамках мероприятий по оптимизации и автоматизации бизнес-процессов Фонда и его дочерних обществ было принято решение о создании высокопроизводительной системы электронного документооборота, позволяющей автоматизировать все существующие процессы документационного обеспечения в соответствии с государственными стандартами и внутренними регламентами организации, а также обладающей гибкими настройками прав доступа для разделения полномочий между подразделениями Фонда и его дочерними обществами.

Основными целями создания Центрального документооборота Фонда (ЦДФ) являлись:

  • масштабирование системы электронного документооборота на дочерние общества Фонда;
  • организация эффективного управления документопотоками на предприятии;
  • минимизация бумажного документооборота;
  • оптимизация трудозатрат сотрудников на формирование отчетности;
  • повышение операционной производительности персонала;
  • пповышение прозрачности бизнес-процессов для принятия управленческих решений.

Для достижения поставленных целей требовалось решить следующие задачи:

  • автоматизация блока внутреннего документооборота;
  • автоматизация блока входящего и исходящего документооборот (в т.ч. "горизонтального" документооборота);
  • адаптация механизмов подписания документов простой и квалифицированной электронной подписью;
  • автоматизация основных бизнес-процессов организации (согласование, исполнение, рассмотрение и т.д.), в т.ч. согласование по почте.

Ситуация до внедрения

Фонд "Сколково" обладает большим количеством внутренней, входящей и исходящей документации. Для поддержания необходимого уровня качества внутреннего и внешнего документооборота в Фонде "Сколково" до внедрения программного продукта "1С:Документооборот" была внедрена система электронного документооборота стороннего производителя. В результате комплекса проведенных работ по оптимизации и автоматизации бизнес-процессов сотрудники Фонда обнаружили проблемы, связанные с владением текущей системой ЭДО:

  • сложность масштабирования используемой системы электронного документооборота;
  • высокая стоимость владения системы электронного документооборота стороннего производителя;
  • отсутствие возможности адаптировать информационную систему силами штатных специалистов.

На момент принятия решения о внедрении новой системы электронного документооборота в Фонде существовало развитое информационное пространство "1С", а в компании подрядчика "1С:ВДГБ" и непосредственно в штате Фонда "Сколково" имелись высококвалифицированные специалисты в области автоматизации документооборота на базе программных продуктов "1С". Сотрудники департамента информационных систем и сервисов приняли решение о внедрении информационной системы "1С:Документооборот 2.1 КОРП".

Уникальность проекта

Реализация проекта по созданию информационной системы "Цифровой документооборот Фонда" выполнялась по методологии "1С:Технология Быстрого Результата". Весь планируемый к разработке и внедрению функционал был разбит на 10 функциональных блоков. Каждый из блоков проходил полный цикл фазы внедрения: детализация требований, разработка и тестирование, обучение и документирование, ввод в эксплуатацию и сопровождение. Благодаря итеративной разработке продукта и активному участию в проекте специалистов и руководства Фонда «Сколково» удалось не только успешно завершить внедрение СЭД, но и приступить к работе в информационной системе спустя 2 месяца после старта проекта.

Ключевая особенность СЭД "Центральный документооборот Фонда" (ЦДФ) – уникальная архитектура системы, сочетающая в себе типовые возможности программного продукта "1С:Документооборот" и доработки, необходимые для автоматизации бизнес-процессов Фонда.

В ходе внедрения программного продукта была автоматизирована работа с внутренней, входящей и исходящей документацией, проведена адаптация процессов согласования, рассмотрения и исполнения, а также настроена система разделения прав доступа среди десятков подразделений Фонда и его дочерних обществ.

Для достижения основных целей проекта был внедрен функционал использования квалифицированной электронной подписи (КЭП) и простой электронной подписи (ПЭП). Подписание документов с помощью электронной подписи позволило автоматизировать получение юридически значимых документов согласно государственным стандартам за счет одной кнопки "Подписать ЭП": при нажатии на кнопку документу автоматически присваиваются рег.номер и дата, а в шаблон документа, конвертирующийся в формат pdf, проставляется штамп электронной подписи.

Другой серьезной особенностью разработанной системы стала реализация блока "Горизонтальный документооборот", автоматизирующая обмен входящими и исходящими документами между дочерними обществами Фонда. При отправке исходящего документа дочернему обществу система автоматически создает «зеркальный» входящий документ и запускает процесс рассмотрения для получателя документа, а после получения ответа от дочернего общества система вновь создает "зеркальный" документ и автоматически связывает всю цепочку сообщений в переписке.

Благодаря широким возможностям типового решения и грамотно построенной архитектуре в части адаптации интерфейса, разграничении прав доступа, механизмов обогащения карточек документов, настроек автоматизации бизнес-процессов и функциональности подписания квалифицированной и простой электронной подписью в системе ЦДФ можно будет легко внедрять новые и оптимизировать существующие процессы внутреннего и внешнего документооборота Фонда и его дочерних обществ.

Публикации о проекте

Результаты проекта

Высокопроизводительная система на базе "1С:Документооборот" помогла Фонду "Сколково" масштабировать успех автоматизации внутреннего и внешнего документооборота и подключить к системе ЦДФ дочерние общества, повысив эффективность управления и снизив операционные затраты.

Артем Миллер, заместитель руководителя Департамента информационных систем и сервисов Фонда "Сколково":

"Построение системы Центрального документооборота Фонда с фокусом на адаптацию типового решения и поддержание государственных стандартов в сочетании с отраслевой спецификой имело для организации важное стратегическое значение. Мы объединили решение "1С", технологии автоматизации и электронного документооборота, чтобы достичь необходимой эффективности. Фонд "Сколково" стремительно развивается, поэтому мы заложили потенциал развития и способность к масштабированию. Теперь у сотрудников компании есть удобный и понятный инструмент для решения самых разных и сложных задач по учету внутренней, входящей и исходящей документации, а также для контроля ключевых и вспомогательных бизнес-процессов Фонда".

В результате внедрения СЭД на базе "1С:Документооборот" удалось сократить бумажный документооборот на 30%, снизить трудозатраты по обработке документов на 25%, значительно сократить сроки согласования документов и повысить уровень контроля исполнения задач и поручений.

Характеристики проекта
2
Масштаб проекта
Внедренные программные продукты

    1С:Документооборот :
  • Внутренний документооборот
  • Входящий и исходящий документооборот (в т.ч. "горизонтальный" документооборот)
  • Подписание документов простой электронной подписью (ПЭП)
  • Подписание документов квалифицированной электронной подписью (КЭП)
  • Основные бизнес-процессы (согласование, исполнение, рассмотрение и т.д.)

Архитектура решения и масштаб проекта

В ходе проекта требовалось создать информационную систему, легко адаптирующуюся к новым бизнес-процессам и требованиям к функциональности и интерфейсу системы.

Для решения вопросов оперативного изменения карточки документа в зависимости от ее вида была создана функциональность настроек отображения элементов формы, для подписания документов квалифицированной и простой электронной подписью — настройки и модули, отвечающие за получение документов, подписанных необходимым видом подписи в зависимости от вида документа, а для адаптации процесса согласования к внутренним процессам компании — отдельный бизнес-процесс.

Оперативное оповещение пользователей о новых задачах было реализованы с помощью типового механизма уведомлений, а чтобы пользователь мог быстро сориентироваться в вопросе письма, не заходя в информационную базу, произведены доработки по отображению в теле письма различных параметров документа, в т.ч. истории по документу.

Для обеспечения доступа всех пользователей к информационной системе была построена инфраструктура, при которой пользователи офиса подключаются к системе ЭДО посредством локальной сети, а удалённые пользователи подключаются посредством веб-браузера.

В ходе проекта к системе было подключено 200 активных пользователей, и их количество неизменно растет. Фонд "Сколково" планирует продолжить подключать свои дочерние общества к системе Центрального документооборота Фонда, развивая и поддерживая ее за счет универсально созданного решения.


200
Суммарное кол-во арм, шт.
1
кол-во внедренных решений 1С (типовых, специализированных, отраслевых) в рамках проекта, шт.
5
кол-во внедренных подсистем отдельных решений 1С, шт.
3
Оптимальность трудозатрат и эффективность внедрения
13.3
скорость автоматизации, АРМ/МЕС
1312
суммарное кол-во чел.-час. проектной команды
6.56
Трудозатраты проектной команды в расчете на 1 АРМ, чел.-час.
4
Сроки и качество
10%
Отклонение по срокам, %
8%
Отклонение по бюджету, %
9
соответствие функциональных возможностей внедренных решений и задач пользователя, баллов по 10-балльной системе
8
общая удовлетворенность пользователя услугами партнера, баллов по 10-балльной системе
5
Экономический эффект от внедрения
30%
сокращение трудозатрат в подразделениях, %
30%
ускорение получения управленческой отчетности, %
25%
сокращение операционных и административных расходов, %
Похожие проекты
Переход на новую систему управленческого учета в ТПХ "РусКлимат" на базе "1С:ERP"
ООО "Р-КЛИМАТ"
2 000 aрм
Исполнитель: "1С:Первый Бит, Москва - м. Савеловская"
0 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
Сервис для руководителей, систематизирующий всю информацию по жизненному пути сотрудника в Компании
ЗАО "Струнные технологии"
700 aрм
Исполнитель: ЗАО "Струнные технологии"
0 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
"1С:CRM" для управления продажами и сопровождением клиентов ООО "Сбербанк факторинг"
ООО “Сбербанк факторинг”
120 aрм
Исполнитель: "АКАМ"
0 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
Автоматизация документооборота на Абинском Электрометаллургическом заводе
ООО "Абинский электрометаллургический завод"
600 aрм
Исполнитель: "Портал-Юг"
0 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) на базе "1С:Документооборот 8" в Gazprom EP International B.V.
"Gazprom EP International B.V."
405 aрм
Исполнитель: "АЛП-Информационные системы"
0 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
Внедрение "1С:ERP" на маслозаводе: экономический эффект с первого месяца работы
ГК "Эксойл Групп"
150 aрм
Исполнитель: ГК "СофтБаланс"
0 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
Автоматизация учета в ООО "Салаир" на базе "1С:ERP" и "1С:Документооборот"
ООО "Салаир"
320 aрм
Исполнитель: "1С:Первый Бит, Москва - м. Савеловская"
0 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
  • Создание информационной системы ломбарда, соответствующей бизнес-потребностям и актуальным требованиям законодательства в АО МГКЛ "Мосгорломбард"
    АО МГКЛ "Мосгорломбард"
    36 aрм
    Исполнитель: "Аксиома-Софт"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Переход на новую систему управленческого учета в ТПХ "РусКлимат" на базе "1С:ERP"
    ООО "Р-КЛИМАТ"
    2 000 aрм
    Исполнитель: "1С:Первый Бит, Москва - м. Савеловская"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Внедрение системы управления бизнес-процессами на базе "1С:Документооборот" и бесшовная интеграция с историческими системами Московского авиационного института
    Национальный исследовательский университет МАИ
    300 aрм
    Исполнитель: "Большие числа"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Сервис для руководителей, систематизирующий всю информацию по жизненному пути сотрудника в Компании
    ЗАО "Струнные технологии"
    700 aрм
    Исполнитель: ЗАО "Струнные технологии"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • "1С:CRM" для управления продажами и сопровождением клиентов ООО "Сбербанк факторинг"
    ООО “Сбербанк факторинг”
    120 aрм
    Исполнитель: "АКАМ"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Система электронного документооборота на платформе "1С" обеспечивает контроль над организационно-значимыми документами в Группе компаний ПАО "Аптечная сеть 36,6"
    ПАО "Аптечная сеть 36,6"
    1 200 aрм
    Исполнитель: "Infosuite"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Повышение исполнительской дисциплины с помощью "1С:Документооборот 8 КОРП" в группе компаний "Монолит"
    ГК "Монолит"
    300 aрм
    Исполнитель: "Портал-Юг"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • "1С:ERP. Управление холдингом": внедрение функционала нового программного продукта в ООО "Аэроэкспресс"
    ООО "Аэроэкспресс"
    150 aрм
    Исполнитель: "Кодерлайн"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Доработка отгрузки товара с использованием SSCC-кодов в ООО "ВТД ТД" на базе ПП "1С:Управление торговлей 8"
    ООО "ТД "ВТД"
    120 aрм
    Исполнитель: "ДММ"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Внедрение централизованной системы автоматизации административно-хозяйственной деятельности Банка
    АО "СЕВЕРГАЗБАНК"
    50 aрм
    Исполнитель: "АйТи Капитал" (IT Capital)
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Автоматизация документооборота на Абинском Электрометаллургическом заводе
    ООО "Абинский электрометаллургический завод"
    600 aрм
    Исполнитель: "Портал-Юг"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Разработчик и производитель медицинских изделий "Ангиолайн" сформировал единую систему управленческого учета и электронного документооборота с "1С:Документооборот 8 КОРП"
    ООО "Ангиолайн"
    120 aрм
    Исполнитель: "Гигабайт"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) на базе "1С:Документооборот 8" в Gazprom EP International B.V.
    "Gazprom EP International B.V."
    405 aрм
    Исполнитель: "АЛП-Информационные системы"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Переход с зарубежной ERP-системы на "1С:ERP" на производстве металлоконструкций ООО "Венталл"
    ООО "Венталл"
    200 aрм
    Исполнитель: "Райтек"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Внедрение "1С:ERP" на маслозаводе: экономический эффект с первого месяца работы
    ГК "Эксойл Групп"
    150 aрм
    Исполнитель: ГК "СофтБаланс"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Модернизация автоматизированной информационной системы управления ФХД исполнительных органов государственной власти и государственных учреждений Иркутской области
    ОГАУ "Информационно-технический центр Иркутской области"
    38 aрм
    Исполнитель: ГK "Форус"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Автоматизация процессов делопроизводства и документооборота на базе "1С:Документооборот 8 КОРП" в ПАО "Химпром"
    ПАО "Химпром"
    1 000 aрм
    Исполнитель: ГК "СофтБаланс"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Автоматизация учета в группе компаний "Миртек" на базе программных продуктов "1С:ERP Управление предприятием" и "1С:Документооборот"
    ООО "Миртек"
    100 aрм
    Исполнитель: "КрафтКод"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Автоматизация учета в ООО "Салаир" на базе "1С:ERP" и "1С:Документооборот"
    ООО "Салаир"
    320 aрм
    Исполнитель: "1С:Первый Бит, Москва - м. Савеловская"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Оптимизация документооборота с последующей автоматизацией в строительной компании ТОО "Велесстрой"
    ТОО "ВЕЛЕССТРОЙ"
    75 aрм
    Исполнитель: "Аксиома-Софт"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
Комментарии
Пока нет ни одного комментария
Предыдущий проект Следующий проект