Цели проекта

В рамках мероприятий по оптимизации и автоматизации бизнес-процессов Фонда и его дочерних обществ было принято решение о создании высокопроизводительной системы электронного документооборота, позволяющей автоматизировать все существующие процессы документационного обеспечения в соответствии с государственными стандартами и внутренними регламентами организации, а также обладающей гибкими настройками прав доступа для разделения полномочий между подразделениями Фонда и его дочерними обществами.

Основными целями создания Центрального документооборота Фонда (ЦДФ) являлись:

• масштабирование системы электронного документооборота на дочерние общества Фонда;
• организация эффективного управления документопотоками на предприятии;
• минимизация бумажного документооборота;
• оптимизация трудозатрат сотрудников на формирование отчетности;
• повышение операционной производительности персонала;
• пповышение прозрачности бизнес-процессов для принятия управленческих решений.

Для достижения поставленных целей требовалось решить следующие задачи:

• автоматизация блока внутреннего документооборота;
• автоматизация блока входящего и исходящего документооборот (в т.ч. "горизонтального" документооборота);
• адаптация механизмов подписания документов простой и квалифицированной электронной подписью;
• автоматизация основных бизнес-процессов организации (согласование, исполнение, рассмотрение и т.д.), в т.ч. согласование по почте.

Ситуация до внедрения

Фонд "Сколково" обладает большим количеством внутренней, входящей и исходящей документации. Для поддержания необходимого уровня качества внутреннего и внешнего документооборота в Фонде "Сколково" до внедрения программного продукта "1С:Документооборот" была внедрена система электронного документооборота стороннего производителя. В результате комплекса проведенных работ по оптимизации и автоматизации бизнес-процессов сотрудники Фонда обнаружили проблемы, связанные с владением текущей системой ЭДО:

• сложность масштабирования используемой системы электронного документооборота;
• высокая стоимость владения системы электронного документооборота стороннего производителя;
• отсутствие возможности адаптировать информационную систему силами штатных специалистов.

На момент принятия решения о внедрении новой системы электронного документооборота в Фонде существовало развитое информационное пространство "1С", а в компании подрядчика "1С:ВДГБ" и непосредственно в штате Фонда "Сколково" имелись высококвалифицированные специалисты в области автоматизации документооборота на базе программных продуктов "1С". Сотрудники департамента информационных систем и сервисов приняли решение о внедрении информационной системы "1С:Документооборот 2.1 КОРП".

Уникальность и инновационность проекта

Реализация проекта по созданию информационной системы "Цифровой документооборот Фонда" выполнялась по методологии "1С:Технология Быстрого Результата". Весь планируемый к разработке и внедрению функционал был разбит на 10 функциональных блоков. Каждый из блоков проходил полный цикл фазы внедрения: детализация требований, разработка и тестирование, обучение и документирование, ввод в эксплуатацию и сопровождение. Благодаря итеративной разработке продукта и активному участию в проекте специалистов и руководства Фонда «Сколково» удалось не только успешно завершить внедрение СЭД, но и приступить к работе в информационной системе спустя 2 месяца после старта проекта.

Ключевая особенность СЭД "Центральный документооборот Фонда" (ЦДФ) – уникальная архитектура системы, сочетающая в себе типовые возможности программного продукта "1С:Документооборот" и доработки, необходимые для автоматизации бизнес-процессов Фонда.

В ходе внедрения программного продукта была автоматизирована работа с внутренней, входящей и исходящей документацией, проведена адаптация процессов согласования, рассмотрения и исполнения, а также настроена система разделения прав доступа среди десятков подразделений Фонда и его дочерних обществ.

Для достижения основных целей проекта был внедрен функционал использования квалифицированной электронной подписи (КЭП) и простой электронной подписи (ПЭП). Подписание документов с помощью электронной подписи позволило автоматизировать получение юридически значимых документов согласно государственным стандартам за счет одной кнопки "Подписать ЭП": при нажатии на кнопку документу автоматически присваиваются рег.номер и дата, а в шаблон документа, конвертирующийся в формат pdf, проставляется штамп электронной подписи.

Другой серьезной особенностью разработанной системы стала реализация блока "Горизонтальный документооборот", автоматизирующая обмен входящими и исходящими документами между дочерними обществами Фонда. При отправке исходящего документа дочернему обществу система автоматически создает «зеркальный» входящий документ и запускает процесс рассмотрения для получателя документа, а после получения ответа от дочернего общества система вновь создает "зеркальный" документ и автоматически связывает всю цепочку сообщений в переписке.

Благодаря широким возможностям типового решения и грамотно построенной архитектуре в части адаптации интерфейса, разграничении прав доступа, механизмов обогащения карточек документов, настроек автоматизации бизнес-процессов и функциональности подписания квалифицированной и простой электронной подписью в системе ЦДФ можно будет легко внедрять новые и оптимизировать существующие процессы внутреннего и внешнего документооборота Фонда и его дочерних обществ.

Публикации о проекте

• Внедрение ПП "1С:Документооборот КОРП" в Некоммерческой организации

Результаты проекта

Высокопроизводительная система на базе "1С:Документооборот" помогла Фонду "Сколково" масштабировать успех автоматизации внутреннего и внешнего документооборота и подключить к системе ЦДФ дочерние общества, повысив эффективность управления и снизив операционные затраты.

Артем Миллер, заместитель руководителя Департамента информационных систем и сервисов Фонда "Сколково":

"Построение системы Центрального документооборота Фонда с фокусом на адаптацию типового решения и поддержание государственных стандартов в сочетании с отраслевой спецификой имело для организации важное стратегическое значение. Мы объединили решение "1С", технологии автоматизации и электронного документооборота, чтобы достичь необходимой эффективности. Фонд "Сколково" стремительно развивается, поэтому мы заложили потенциал развития и способность к масштабированию. Теперь у сотрудников компании есть удобный и понятный инструмент для решения самых разных и сложных задач по учету внутренней, входящей и исходящей документации, а также для контроля ключевых и вспомогательных бизнес-процессов Фонда".

В результате внедрения СЭД на базе "1С:Документооборот" удалось сократить бумажный документооборот на 30%, снизить трудозатраты по обработке документов на 25%, значительно сократить сроки согласования документов и повысить уровень контроля исполнения задач и поручений.

1С:Документооборот :
• Внутренний документооборот
• Входящий и исходящий документооборот (в т.ч. "горизонтальный" документооборот)
• Подписание документов простой электронной подписью (ПЭП)
• Подписание документов квалифицированной электронной подписью (КЭП)
• Основные бизнес-процессы (согласование, исполнение, рассмотрение и т.д.)

Архитектура решения и масштаб проекта

В ходе проекта требовалось создать информационную систему, легко адаптирующуюся к новым бизнес-процессам и требованиям к функциональности и интерфейсу системы.

Для решения вопросов оперативного изменения карточки документа в зависимости от ее вида была создана функциональность настроек отображения элементов формы, для подписания документов квалифицированной и простой электронной подписью — настройки и модули, отвечающие за получение документов, подписанных необходимым видом подписи в зависимости от вида документа, а для адаптации процесса согласования к внутренним процессам компании — отдельный бизнес-процесс.

Оперативное оповещение пользователей о новых задачах было реализованы с помощью типового механизма уведомлений, а чтобы пользователь мог быстро сориентироваться в вопросе письма, не заходя в информационную базу, произведены доработки по отображению в теле письма различных параметров документа, в т.ч. истории по документу.

Для обеспечения доступа всех пользователей к информационной системе была построена инфраструктура, при которой пользователи офиса подключаются к системе ЭДО посредством локальной сети, а удалённые пользователи подключаются посредством веб-браузера.

В ходе проекта к системе было подключено 200 активных пользователей, и их количество неизменно растет. Фонд "Сколково" планирует продолжить подключать свои дочерние общества к системе Центрального документооборота Фонда, развивая и поддерживая ее за счет универсально созданного решения.