Цели проекта

• Автоматизировать трудоёмкие рутинные операции: ручной ввод результатов голосований собственников жилья на портал ГИС ЖКХ и ежедневное разнесение банковских выписок по базам управляющих компаний.
• Сократить затраты ручного труда и снизить количество ошибок при обработке данных.

Ситуация до внедрения

ООО "Наш Дом Про" занимается профессиональным консалтингом в сфере ЖКХ.

Компания "Наш Дом Про" регулярно сталкивалась с двумя ресурсоёмкими процессами при сопровождении своих клиентов.

Внесение результатов голосований на ГИС ЖКХ. Управляющие компании, являющиеся клиентами "Наш Дом Про", проводят голосования собственников жилья по вопросам управления домами. Результаты каждого голосования — "за", "против", "воздержался" — фиксируются в бумажных бюллетенях, после чего их необходимо вносить на государственный портал ГИС ЖКХ.

Это законодательное требование: за несоблюдение сроков публикации компании грозят штрафы. На обработку одного бюллетеня уходило около пяти минут. С учётом того, что голосования могли охватывать от 500 до 1 000 собственников, процесс требовал значительных временных затрат и привлечения нескольких сотрудников.

Разнесение банковских выписок. Ежедневно в базы более чем десяти управляющих компаний поступали платежи от собственников квартир за коммунальные услуги. Данные приходят в разных видах (txt, xlsx), после чего определяется их тип (судебные выписки, банковские выписки, платежи от физ.лиц и т.д.) и уже затем они разносятся в соответствии с классификацией. Каждую операцию необходимо было корректно провести: определить плательщика, сопоставить с лицевым счётом и отразить в нужной базе "1С:Бухгалтерия".

Несмотря на то, что большинство операций выполнялись по одинаковому сценарию, каждый платеж требовал внимания сотрудника. Этим ежедневно занимались два бухгалтера — фактически полный рабочий день.

Уникальность и инновационность проекта

Основные сложности были связаны с объемом и монотонностью работы. При большом количестве платежей возрастал риск ошибок: можно было неверно выбрать лицевой счет, пропустить строку, ошибиться при переносе данных или потратить дополнительное время на поиск нестандартной операции.

Компания обратилась в "1С:Первый Бит" с запросом на автоматизацию процесса внесения результатов голосований. После анализа процесса стало понятно, что окупаемость одного робота недостаточна для полноценного проекта — голосования проводятся нерегулярно, и нагрузка возникает эпизодически.

Команда "1С:Первого Бита" предложила расширить периметр проекта и дополнительно роботизировать процесс разнесения банковских выписок — ежедневную и объемную задачу, которая обеспечивала высокую и стабильную окупаемость роботизации.

Разработан программный робот, который обрабатывает входящие платежи по всем базам управляющих компаний: автоматически определяет собственника, сопоставляет данные с лицевым счётом и проводит операции в "1С:Бухгалтерия". Робот запускается оператором последовательно по каждой базе, что позволяет контролировать результат на каждом этапе и оперативно вносить корректировки при необходимости. Доля ошибок, требующих ручной обработки, составляет всего 3–5% — это значительно лучше целевых показателей, которые были заложены на старте проекта.

Робот запускается оператором по выбранной базе "1С:Бухгалтерия". За один запуск он обрабатывает одну базу управляющей компании. Такой подход выбран специально: сотрудник контролирует работу робота, видит результат по каждой базе и может оперативно вмешаться, если обнаружится нестандартная ситуация.

В процессе работы робот:

1. открывает нужную базу "1С:Бухгалтерия";
2. получает данные банковской выписки;
3. последовательно обрабатывает строки платежей;
4. анализирует реквизиты платежа: плательщика, назначение, сумму и другие признаки;
5. определяет собственника или лицевой счет, к которому относится платеж;
6. сопоставляет платеж с нужной операцией в 1С;
7. заполняет необходимые документы;
8. проводит операции по правилам, согласованным с бухгалтерией;
9. фиксирует результат обработки;
10. выносит спорные или нестандартные случаи в отдельный список для ручной проверки.

Робот не пытается любой ценой обработать все операции. Если данных недостаточно, найдено несколько возможных совпадений или платеж не соответствует заданным правилам, операция не проводится автоматически. Она передается бухгалтеру на ручную обработку.

Это важная часть логики: робот берет на себя типовые и понятные случаи, а человек остается в контуре контроля и работает только с исключениями.

Также разработан робот, который переносит результаты голосований собственников на портал ГИС ЖКХ, избавляя сотрудников от многочасового ручного ввода данных и исключая риск штрафов за нарушение сроков публикации.

Публикации о проекте

• Автоматизация учета консалтинговой фирмы "Наш Дом Про" с помощью ПП "Айлант:Управление ЖКХ 8"

Результаты проекта

• Существенно снижена нагрузка на бухгалтеров при разнесении банковских выписок: робот обрабатывает более 95% операций автоматически, а доля ручной обработки составляет всего 3-5%.
• Исключен риск штрафов за несвоевременное внесение результатов голосований на ГИС ЖКХ. Процесс, ранее занимавший по пять минут на каждый бюллетень при объемах до 1000 голосов, полностью роботизирован.
• Целевые показатели качества обработки перевыполнены: фактическая точность робота оказалась выше плановых метрик.
• Роботы работают в связке с оператором в контролируемом режиме, что обеспечивает прозрачность процесса и возможность оперативной корректировки.

Айлант: Управление ЖКХ

Архитектура решения и масштаб проекта

"1С:Бухгалтерия" + "Айлайн: Управление ЖКХ" + "1С:Шина" + решение для программной роботизации стороннего разработчика.