Цели проекта

Проект был выполнен как комплексная программа цифровой трансформации холдинга. Его цель - превратить разрозненные ИТ-системы в единую управляемую бизнес-платформу, где продажи, договорная работа, тарифообразование, биллинг, бюджетирование, учет и аналитика работают как сквозной цифровой контур. Для бизнеса это означало переход от ручного управления процессами к прозрачной модели, в которой решения принимаются на основе актуальных и сопоставимых данных.

Ключевой задачей стало повышение качества корпоративной информации. Требовалось создать единый источник мастер-данных по контрагентам, договорам и организациям, исключить дубли, унифицировать правила ведения справочников и обеспечить синхронизацию данных между всеми системами. Это должно было стать фундаментом для надежного учета, корректных расчетов и быстрой управленческой отчетности.

Второй важный фокус - финансовая прозрачность и клиентский сервис. Для коммерческого блока требовалось ускорить подготовку тарифных предложений и перевести расчеты из Excel в управляемый инструмент. Для биллинга - отдельно автоматизировать формирование счетов, детализаций и пакетов документов, обеспечить контроль дебиторской задолженности и повысить качество взаимодействия с контрагентами.

Также перед проектом стояла задача снизить операционные издержки: заменить Excel-файлы, ручные сверки и локальные доработки промышленными решениями на базе 1С. Итогом должна была стать масштабируемая архитектура, готовая поддерживать филиальную структуру, рост нагрузки, новые сервисы и развитие аналитических разрезов без перестройки всего ИТ-ландшафта.

Ситуация до внедрения

До старта проекта ИТ-ландшафт компании уже не соответствовал масштабу и скорости развития бизнеса. Ключевые процессы были распределены между несколькими системами, а полноценный автоматический обмен данными отсутствовал. Одна и та же информация вводилась в разных местах, что увеличивало нагрузку на сотрудников, создавало риск ошибок и снижало доверие к отчетности.

Особенно остро проблема проявлялась в управлении нормативно-справочной информацией. Контрагенты, договоры и организации велись децентрализованно, реквизиты одних и тех же объектов различались от системы к системе, а дубли в справочниках мешали построению корректной сводной картины. Перед подготовкой отчетов сотрудники были вынуждены вручную очищать, сверять и сопоставлять данные.

Финансовые и коммерческие процессы также требовали модернизации. Расчет тарифов выполнялся преимущественно в Excel, с высокой долей ручных операций. Биллинг курьерских услуг находился в самописной системе без актуальной документации и прозрачной истории изменений. Бюджетирование велось в разрозненных таблицах, а фактические данные собирались вручную из учетных отчетов.

Система документооборота не давала нужной прозрачности маршрутов согласования и не обеспечивала интеграцию с CRM и учетным контуром. Для пользователей это означало зависимость от локальных инструкций и экспертных знаний отдельных сотрудников. Для руководства - задержки в получении данных, ограниченную управляемость финансовых показателей и отсутствие единой точки контроля по договорам, расчетам, платежам и план-фактному анализу.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальность проекта - в создании единого цифрового контура для бизнеса с распределенной ИТ-архитектурой на всей территории РФ. Решение объединило тринадцать ключевых систем на базе 1С и внешних платформ: "1С:Управление холдингом", "1С:Документооборот КОРП", "Управление НСИ", "1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП", "1С:WMS Логистика. Управление складом" (далее 1С:WMS), "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП" (далее 1С:ЗУП КОРП), "1С:Розница", CRM-система, контур бизнес-аналитики (далее BI), внешний ЭДО (далее ЭДО), корпоративная система "Пегас" (далее Пегас), "Личный кабинет" и "Конструктор тарифов". Также оно сохранило специфику процессов и перевело их на управляемую архитектуру. Это не точечная автоматизация, а перестройка операционной модели компании.

Система "Управление НСИ" разработана на платформе 1С:Предприятие 8.3 с учетом нетиповых реквизитов, кастомизированных структур данных и многоуровневых сценариев обмена. Она обеспечивает централизованное хранение, сопоставление и обновление мастер-данных, снижает риск дублей и формирует единый источник достоверной информации для учетных, договорных, коммерческих и аналитических процессов.

В "1С:Документооборот КОРП" реализованы нетиповые виды документов, динамические маршруты согласования и ролевая модель запуска процессов. Интеграция с CRM-системой и "Управлением НСИ" устраняет разрыв между CRM, договорной работой и учетным контуром, а маршрутизация позволяет управлять согласованиями с учетом параметров документа и структуры холдинга.

"Конструктор тарифов" также разработан на платформе 1С:Предприятие 8.3. Он стал самостоятельным инструментом для коммерческого тарифообразования и заменил Excel-подход параметрическим расчетом, едиными правилами и шаблонами печатных форм, ускорив подготовку тарифных предложений и снизив риск ошибок.

Единый модуль биллинга - отдельная сущность проекта. Он перенес расчетно-документарный контур из самописной ИС в "1С:Управление холдингом" и объединил формирование счетов, корректировки, детализацию, пакеты документов, уведомления и контроль дебиторской задолженности.

Модуль бюджетирования учитывает специфику управленческого учета: экрулы, ретроспективные изменения РСБУ, сценарии "Прогноз", "Прогноз+План", "Факт+План", "Факт+Прогноз" и детализацию более чем по 100 местам возникновения затрат. В совокупности решения формируют цифровую платформу, которая повышает качество данных, скорость процессов и готовность бизнеса к дальнейшему росту.

На текущий момент работа модернизированной учетной системы затрагивает более 3000 сотрудников компании.

Публикации о проекте

• Логистический оператор PONY EXPRESS (АО «ФРЕЙТ ЛИНК»), работающий в России и странах ЕАЭС, завершил масштабную модернизацию своей учетной системы
• PONY EXPRESS (АО «ФРЕЙТ ЛИНК») завершил масштабную модернизацию своей учетной системы

• Модернизация системы учета транспортной компании "Pony Express" на базе "1С:Управление холдингом"
• Построение системы документооборота в АО «ФРЕЙТ ЛИНК» на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП»

Результаты проекта

Проект позволил перевести ключевые процессы холдинга из разрозненной и частично ручной модели в единую управляемую цифровую среду. Компания получила не набор отдельных доработок, а целостную платформу для ежедневной операционной работы, финансового контроля и управленческой аналитики. В одном контуре теперь связаны мастер-данные, договоры, тарифы, счета, бюджетирование, учет и отчетность.

Внедрение "Управления НСИ" устранило рассинхронизацию данных между системами и повысило достоверность справочников. "1С:Документооборот КОРП" обеспечил прозрачность договорной деятельности, контроль маршрутов согласования, разграничение ролей и преемственность за счет загрузки исторических данных. Коммерческие, юридические и учетные подразделения получили единые правила работы с документами.

"Конструктор тарифов" сократил зависимость от Excel, снизил количество ошибок и ускорил подготовку тарифных расчетов. Коммерческий блок получил единый инструмент для расчета и сопровождения тарифных предложений по понятным правилам.

Единый модуль биллинга объединил коммерческую и бухгалтерскую работу в "1С:Управление холдингом": счета, корректировки, детализации, пакеты документов, уведомления и контроль дебиторской задолженности теперь обрабатываются централизованно и прозрачно.

Бюджетирование в "1С:Управление холдингом" объединило планирование, сбор факта и прогнозирование. Сотрудники получили единые шаблоны, автоматическую загрузку фактических данных и сценарное планирование с помесячной детализацией. Это позволило перенести фокус с ручной подготовки таблиц на анализ и принятие управленческих решений.

В результате снизились операционные риски, уменьшился объем ручного труда, повысилась точность взаиморасчетов и управленческой отчетности. Данные стали сопоставимыми между системами, ответственность по процессам стала прозрачнее, а у компании появился масштабируемый ИТ-фундамент, который поддерживает текущую нагрузку и готов к дальнейшему развитию бизнеса.

1С:Управление холдингом :
• Бухгалтерский и налоговый учет
• Бюджетирование и финансовое планирование
• Финансовый анализ
• Анализ данных и прогнозирование
• Управление денежными средствами (казначейство)
• Консолидация данных
• Управленческий учет
• Продажи и взаиморасчеты с покупателями
• Учет договоров
• Закупки и взаиморасчеты с поставщиками
• Интеграции с внешними системами

1С:Документооборот КОРП :
• Делопроизводство
• Учет и хранение документов
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет договоров

Архитектура решения и масштаб проекта

В результате проекта была создана интегрированная цифровая архитектура, в центре которой находится "1С:Управление холдингом". На ее базе реализованы единый модуль биллинга и бюджетирование, а также выполнена модернизация типовых конфигураций "1С:Управление холдингом" и "1С:Документооборот КОРП". Такой подход позволил использовать сильные стороны платформы 1С и одновременно адаптировать решение под реальные бизнес-процессы холдинга.

На платформе 1С также разработаны специализированные решения: "Управление НСИ" для централизованного ведения мастер-данных и "Конструктор тарифов" для автоматизации расчета тарифов для участия в тендерах, и индивидуальные тарифы.. Отдельным функциональным контуром реализован единый модуль биллинга в "1С:Управление холдингом". Эти решения связали коммерческие, учетные, договорные и аналитические процессы, обеспечив единые правила работы с данными.

Архитектура охватывает как решения 1С, так и внешние платформы. В единый контур интегрированы "1С:Управление холдингом", "1С:Документооборот КОРП", "Управление НСИ", "1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП", "1С:WMS", "1С:ЗУП КОРП", "1С:Розница", CRM-система, BI-контур, внешний ЭДО, корпоративная система "Пегас", "Личный кабинет" и "Конструктор тарифов". Данные проходят путь от первичных операций и клиентского взаимодействия до учета, документооборота, бюджетирования и управленческой аналитики.

Масштаб проекта подтверждает его промышленный характер: автоматизировано порядка 330 рабочих мест, одновременно работают около 300 пользователей. Решение рассчитано на обработку около 15 000 счетов в месяц, до 100 клиентских договоров в день, до 100 закупочных договоров и до 100 пересчетов тарифов в месяц. Вместо отдельных автоматизированных участков компания получила связанную экосистему, которая снижает ручные передачи между подразделениями и повышает надежность сквозных процессов.