Цели проекта

1. Создать централизованную и автоматизированную систему бюджетирования
2. Внедрить оперативный бюджетный контроль на этапе создания платежа
3. Установить четкие регламенты согласования для повышения финансовой дисциплины
4. Минимизировать ручной труд за счет интеграции со специализированным ПО для автоматизации деятельности НПФ на платформе 1С:Предприятие 8
5. Обеспечить руководство актуальной план-фактной отчетностью в режиме реального времени.

Ситуация до внедрения

"Альфа НПФ" – негосударственный пенсионный фонд, который занимается формированием долгосрочных пенсионных сбережений. Фонд привлекает клиентов для накопления капитала, который они могут использовать для дополнительного пенсионного обеспечения и других целей. "Альфа НПФ" является участником программы долгосрочных сбережений (ПДС), которая предлагает софинансирование от государства, налоговые вычеты и защиту накоплений в Агентстве по страхованию вкладов (АСВ).

До внедрения автоматизированной подсистемы бюджетирования сотрудники финансового департамента НПФ сталкивались с рядом сложностей:

1. Хранение бюджета в формате Excel и сопутствующие риски.
Бюджет вёлся и хранился в таблицах Excel, что требовало повышенного и постоянного внимания при эксплуатации. Указанный способ вёл к двум типам системных проблем: путанице в версиях бюджета (вследствие рассылки файлов по электронной почте) либо к долгоживущим ошибкам, возникавшим в одной из версий и остававшимся не выявленными вплоть до завершения бюджетного периода. В дальнейшем локализация и корректировка таких ошибок была существенно затруднена.

2. Низкое удобство процессов согласования и избыточная нагрузка на среднее звено.
Ранее процедура согласования платежей и договоров была организована менее удобно: отсутствовал прозрачный, единообразно понимаемый статус заявки (невозможно было определить, на каком этапе находится документ – у юриста, финансового директора или уже в оплате). Инициаторы были вынуждены в ручном режиме инициировать напоминания и запрашивать актуальный статус согласования. Это влекло за собой существенные временные затраты среднего управленческого звена.

3. Неудобство отражения изменений в бюджете и ограниченный контроль со стороны руководителей подразделений.
Внесение любых изменений в бюджет требовало обязательного ручного отражения данных, что увеличивало трудоёмкость процесса и повышало риск ошибок. Кроме того, у руководителей подразделений отсутствовали удобные инструменты контроля фактических трат в разрезе квартальных и годовых лимитов, что затрудняло оперативное управление расходной частью бюджета и своевременное выявление отклонений.

Уникальность и инновационность проекта

Несмотря на упрощенную модель бюджетирования, в данном кейсе потребовался комплексный подход к автоматизации сквозных процессов, а также адаптация типового решения.

Команда преодолела ряд технических и организационных сложностей:

1. Техническая интеграция.
Реализована многоэтапная, трудоёмкая в поддержке схема обмена данными через "1С:Шина" между "1С:Управление холдингом" и отраслевым решением для комплексной автоматизации деятельности НПФ с автоматическим формированием первичных документов. Передача документов осуществляется цепочкой с сохранением ссылочной целостности. Всего обрабатываются три типа первичных документов: заявка на платёж (ЗнП) с последующим созданием платёжных поручений, отражение фактических данных (ОФД) с последующим созданием различных поступлений, а также входящие договоры (несколько видов) с трансформацией в единый исходящий формат.

2. Значительные доработки.
Проведена глубокая модификация типовой конфигурации: переработан блок согласования документов, изменены карточки документов и реализованы нестандартные процессы.

3. Организационные аспекты.
Необходимость обеспечения прозрачности и адаптивности при управлении проектом потребовала применения методологии Agile.

4. Ресурсные ограничения.
На старте проекта инфраструктура заказчика имела объективные ограничения: общий сервер с другой системой 1С, усложнённый доступ и недостаточную производительность систем.

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:Управление холдингом 8" в АО «Негосударственный пенсионный фонд Альфа»: полный цикл договорного учёта по хозяйственным операциям, бюджетный контроль и систематизация бизнес-процессов
• Проект внедрения "1С:Шина" в АО «НПФ Альфа»

Дополнительная информация к описанию проекта

Проект по запуску подсистем казначейства и бюджетирования на базе решения "1С:Управление холдингом" позволил компании автоматизировать управление денежными средствами и процессы бюджетирования. Основной фокус внедрения был сделан на создание централизованного контура, где технологические ограничения гарантируют соблюдение бюджетной дисциплины.

Ключевые трансформации, достигнутые в ходе проекта:

Проект затронул все уровни финансового управления – от операционных платежей до стратегического планирования. Внедрённая система взяла на себя операционный контроль за финансовыми потоками. Это позволило финансовой службе сместить фокус с рутинных проверок на аналитическую работу и поддержку управленческих решений.

Результаты проекта

Количественные результаты:

• Сокращение времени формирования платежных документов на 65%
• Снижение количества ошибочных платежей на 92%
• Уменьшение времени согласования заявок с 3 дней до 4 часов
• Сокращение неплановых расходов на 47% за счет блокировки превышений бюджета
• Автоматизация 89% рутинных операций финансового контроля

Операционные изменения:

• Внедрен механизм автоматической блокировки платежей при превышении лимитов ЦФО
• Реализовано обязательное электронное согласование по всем хозяйственным платежам организации
• Настроена автоматическая проверка 100% контрагентов по государственным реестрам

Организационный эффект:

• Исключены 78% межфункциональных конфликтов между подразделениями
• Автоматизация контроля позволила высвободить 50% человеческих ресурсов и перенаправить их на выполнение аналитических задач.
• Снижена нагрузка на бухгалтерию на 34% за счет автоматической верификации документов

Внедренные программные продукты

1С:Управление холдингом :
• Казначейство. Управление денежными средствами
• Бюджетирование, отчетность и анализ
• Планирование и контроль
• Процессы и согласование

1С:Шина

Оригинальная разработка на платформе 1С:Предприятие :
• Расширен функционал почтовых оповещений за счет пользовательских настроек на базе СКД, обеспечивающих возможность динамического формирования содержимого уведомлений
• Доработан маршрут согласования: добавлен настраиваемый возврат на инициатора с почтовыми оповещениями в соответствии с бизнес-требованиями

Архитектура решения и масштаб проекта

Схема "Механизм обмена":

Схема "Ключевые процессы"

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Кайтен – трекер задач

ECM-система для решения задач электронного документооборота

Infostart Toolkit – набор готовых инструментов для 1С-разработчиков

Confluence – корпоративный портал и база знаний

Корпоративная почта – официальная коммуникация на проекте и канал передачи уведомлений для ответственных лиц о задачах по согласованию заявок

Astra Linux – операционная система для рабочих станций

Kron PAM – система управления доступом