Цели проекта

Создание и внедрение специализированного учётного контура, обеспечивающего автоматизацию процесса перевозки, обслуживания денежной наличности и иных ценностей с целью исключения разрозненного учёта в стороннем ПО, а также повышение прозрачности и контролируемости производственных процессов инкассации на территории 89 субъектов Российской Федерации.

Ситуация до внедрения

"Главный центр специальной связи" (ГЦСС) – ФГУП ГЦСС является организацией федеральной почтовой связи с особыми уставными задачами, включено в оборонно-промышленный комплекс и осуществляет деятельности в интересах обороны и государственной безопасности, сохранения государственной, коммерческой, служебной тайны. Во ФГУП ГЦСС входят 77 управлений специальной связи, 135 отделений и пунктов специальной связи, расположенных в 89 субъектах Российской Федерации. Предприятие обеспечивает высокий уровень безопасности и надежности при транспортировке специфических грузов.

В организации ранее с целью цифровизации учетных процессов был заложен единый контур ERP-системы "ГРИФ", построенный на базе отечественного программного продукта "1С:ERP Управление предприятием". Система была запущена в эксплуатацию в 2024 году. Автоматизация одного из ключевых блоков работы предприятия – "Перевозка денежной наличности и иных ценностей", была на тот момент уже запланирована, так как процесс пока оставался зоной фрагментарной автоматизации и ручного труда, что создавало определенные сложности. Выявленные при обследовании "болевые точки" в прежней организации процесса перевозки наличности:

1. Разрозненность учетных систем. Оперативный учёт перевозок вёлся в ЕИС "Спецсвязь", которая фиксировала заявки и итоговую стоимость услуг, но не содержала механизмов для управления производственным процессом. Для регистрации производственной части в одном из филиалов использовалось обособленное ПО, а в остальных – электронные таблицы в MS Excel. Данные о ходе перевозок существовали изолировано от финансового и коммерческого учёта.
2. Дублирование операций и высокая трудоёмкость. Поскольку заявка обрабатывалась в одной среде, а маршрутные листы и задания формировались в другой, одну и ту же информацию приходилось вводить несколько раз. Это увеличивало трудоёмкость и, при больших объёмах, не исключало появления расхождений, дополнительной сверки при закрытии заказов и взаиморасчётах с клиентами.
3. Отсутствие единых аналитик на всем жизненном цикле заказа. Данные о клиенте, договоре, тарифах, точках обслуживания, задействованном транспорте и сотрудниках не наследовались автоматически от этапа к этапу. Из-за этого формирование сводной отчётности по клиентам, маршрутам или видам ценностей требовало длительной ручной обработки, а сам процесс перевозки оставался менее прозрачным для оперативного контроля.

Все это и сформировало потребность процесса перевозки денежной наличности и иных ценностей включить в уже существующий единый цифровой контур, чтобы объединить оперативное планирование, производственный учёт и финансовый результат, обеспечив полную прослеживаемость пути каждой перевозимой ценности.

Уникальность и инновационность проекта

Запуск блока "Перевозка денежной наличности и иных ценностей" для ФГУП "Главный центр специальной связи" стал значимым событием в продолжении цифровой трансформации специальных логистических процессов на предприятии, обеспечившим глубокую автоматизацию, интеллектуальное управление данными и оперативную аналитику в сфере инкассации и перевозки материальных ценностей.

Единый цифровой контур управления специальными перевозками уже объединил 25 управлений и отделений специальной связи, расположенных на пространстве от Балтики до Тихого океана, от сибирской тайги до каспийских степей и кавказских предгорий. Проект признан руководством ИТ-подразделения предприятия стратегическим для дальнейшего развития транспортной логистики в масштабах всей страны.

• планирование (с автоматическим формированием заказов на транспортные средства, распределением заявок по маршрутам и назначением экипажей);
• сопровождение (с контролем факта исполнения маршрута, фиксацией времени обслуживания точек, учётом пробега и детализацией работы сотрудников);
• учёт материальных ценностей (с автоматизацией приёма на хранение и выдачи на маршрут ПТК, оружия, спецсредств и иных ценностей, включая проверку на дубли уникальных номеров);
• документирование (с генерацией полного комплекта сопроводительных документов: маршрутные листы, задания, ведомости ключей, акты приёма-передачи);
• финансовое закрытие (с автоматическим расчётом стоимости услуг на основании данных фактического исполнения и тарифов договора).

Публикации о проекте

• Разработка и внедрение механизмов по приему, обработке стандартных отправлений и системы управления тарификацией и автоматизация процессов перевозки и обслуживания денежной наличности во ФГУП ГЦСС на базе "1C:ERP. Управление предприятием"

Дополнительная информация к описанию проекта

Николаев Алексей Викторович, директор по информационным технологиям ФГУП ГЦСС:

"Решение сегодня охватывает 25 управлений специальной связи по всей России, и мы продолжаем тиражирование на остальные подразделения. Новый внедренный блок позволяет управлять транспортными потоками перевозки денежной наличности и иных ценностей на федеральном уровне из единого центра, сохраняя полный контроль за безопасностью и исполнением маршрутов даже в самых удаленных регионах".

Результаты проекта

На момент подачи заявки система уже работает в 25 управлениях специальной связи в различных федеральных округах, что подтверждает ее масштабируемость и готовность к полномасштабному тиражированию.

Система позволяет рассчитывать себестоимость каждой перевозки на основе фактических данных маршрутных листов, а встроенная аналитика теперь выявляет точки для экономии, что дает прямой коммерческий эффект. В отличие от фрагментированных решений, теперь ERP-система "ГРИФ", построенная на базе "1С:ERP Управление предприятием", объединяет все инструменты, включая новый блок "Перевозка денежной наличности и иных ценностей" в едином контуре, и на каждом этапе работает с одними и теми же данными. Это исключает ошибки при ручном вводе и создает базу для оптимизации маршрутов и развития прогнозной аналитики в будущем. То, что закрывающие документы формируются теперь автоматически на основании фактически исполненных маршрутов, исключает риски расхождений между производственным и финансовым учётом.

Благодаря реализации проекта как территориально-распределенной TMS-системы достигнуты следующие ключевые результаты:

Внедренные программные продукты

1С:ERP Управление предприятием :
• Перевозка денежной наличности и иных ценностей

Архитектура решения и масштаб проекта

Централизованная платформа: вся информация о процессе перевозки денежной наличности и иных ценностей хранится в единой базе данных ERP-системы "ГРИФ", что обеспечивает консолидацию и доступность информации для всех подразделений и филиалов ФГУП ГЦСС.

Модульная архитектура: блок построен как расширение типового функционала ERP-системы "ГРИФ", построенной на базе "1С:ERP Управление предприятием", включающее специализированные модули, каждый из которых отвечает за определённый аспект процесса перевозки денежной наличности и иных ценностей.

• 2 общих модуля
• 44 роли
• 1 определяемый тип
• 2 общие формы
• 5 справочников
• 8 документов
• 3 перечисления
• 4 отчёта
• 6 обработок
• 14 регистров сведений
• 2 регистра накопления

Среднее количество вводимых документов в день: 139

1. Модуль управления заявками: создание и ведение заявок на перевозку денежной наличности с возможностью ручного ввода или загрузки из файлов установленного образца, контроль статусов, корректировка с отслеживанием истории изменений.
2. Модуль планирования маршрутов: автоматическое формирование заказов на транспортные средства, распределение заявок по маршрутам, создание и ведение маршрутных листов с предустановками по сотрудникам.
3. Модуль учёта материальных ценностей: фиксация операций приёма на хранение и выдачи на маршрут ПТК, оружия, спецсредств и иных ценностей, контроль уникальных номеров, автоматическая привязка оружия к сотрудникам.
4. Модуль сопроводительной документации: генерация полного комплекта печатных форм (маршрутные листы, задания, ведомости ключей, акты приёма-передачи).
5. Модуль договорного учёта: ведение договоров с клиентами в специализированном режиме "перевозка денежной наличности" с привязкой точек обслуживания, услуг, тарификаций и маршрутов по умолчанию.
6. Финансовый модуль: автоматическая регистрация выполненных услуг, расчёт стоимости на основании тарифов и данных фактического исполнения, формирование актов выполненных работ и счетов-фактур.
7. Модуль отчётности: Формирование аналитических отчётов в разрезе клиентов, транспортных средств, маршрутов, ПТК и принятых на хранение материальных ценностей.

Технически обеспечена сквозная аналитика: данные о перевозке вводятся один раз и наследуются на всех этапах. Маршрутный лист формируется автоматически под конкретную заявку, оружие привязывается к сотрудникам, а закрывающие документы генерируются уже по факту исполнения маршрута. Именно это исключает "ручные" ошибки при дублировании и даёт прозрачность. Руководитель в любой момент видит, где находится ценность, кто её сопровождает и т.п.

Что касается разграничения доступа к информации, поскольку предприятие работает с государственными и коммерческими тайнами, реализована гибкая ролевая модель: каждый пользователь видит только те данные и функции, которые соответствуют его компетенции и уровню допуска. При этом интерфейс можно настраивать под конкретного сотрудника – диспетчера или начальника управления.

В плане масштабирования система готова к тому, чтобы тиражироваться на все отделения Спецсвязи без капитальных переделок. Сформирована база для интеллектуальной оптимизации маршрутов на основе накопленных фактических данных. Архитектура позволяет это сделать, потому что все данные уже лежат в структурированном виде в едином контуре.

Функциональная архитектура блока "Денежная наличность"

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

2хСервер 2U Rack (24х2.5+2х2.5); 2xGold 6248R; 2048GB; SSD 2x960GB SATA; SSD 6x3200GB SAS; RAID 0,1,10,5,50,6,60; 2x1GEth; 2x10GEth SFP+; 1x1GEth BMC; 2x1200W; Rails;