![](/images/winner_logo.png)
![](/upload/iblock/a08/a08371f888a3428b1c9f5c33afa41e73.png)
- Документооборот (ECM)
![](/upload/iblock/ae4/u71ilh6lwa4gq8ie4pfoqn52r7wzuoax.jpg)
Цели проекта
- Из-за возросшего объема предоставляемых услуг в 2,5 раза требовалось организовать понятную систему согласования контрагентов, договоров и дополнительных соглашений. Закрепление сроков и ответственных за процесс.
- Выстроенные и оцифрованные процессы по подбору персонала, оценка эффективности подбора.
- Автоматизация процессов приема на работу сотрудников, увольнения.
- Упрощение согласования заявок на командировку, подачи заявок на финансирование и отчетность после командировок.
Ситуация до внедрения
РУСКОН – одна из крупнейших транспортно-логистических компаний России в сфере внешнеторговых контейнерных перевозок, оказывает услуги по международной доставке через порты России и ближнего зарубежья свыше 250 000 20-ти футовых контейнеров ежегодно. Входит в группу компаний «Дело».
- Собственный терминал г. Новороссийск,
- Собственный контейнерно-логистический терминал МАНП г. Москва,
- Новороссийский морской торговый порт,
- НУТЭП контейнерный терминал г. Новороссийск,
- Новорослесэкспорт г. Новороссийск,
- Морской порт г. Санкт-Петербург,
- Морской порт Восточный г. Находка.
В компании заключает большое количеств договоров, за последние 2 года произошло кратное увеличение количества контрагентов в работе. Объем грузоперевозок компании вырос за 2021 год в 2,5 раза. Необходимо было убрать согласования из почты и устных сообщений. Большое количество потери данных в пути было причиной автоматизации процесса обмена документами и согласования контрагентов и договоров.
Для эффективного управления предприятием необходимо было автоматизировать потоки документов, сделать прозрачной систему согласования различных документов.
![](/upload/tmp/10f657813d0a.png)
![](/upload/tmp/9cd71de43299.png)
Уникальность и инновационность проекта
Для компании с широким географическим расположением необходимо организовать несколько контуров документооборота внутри компании по следующим направлениям:
1. Согласование контрагентов
Для проверки надежности сделки проверку сначала проходит контрагент, желающий заключить договор с РУСКОН. Для проверки карточки контрагента в «1С:Документооборот» настроена интеграция по API с сервисом проверки контрагентов для экспресс-проверки по открытым и закрытым источникам информации.
Для логистических компаний важно организовать хранение сертификатов о резидентстве от контрагентов. К карточке контрагента можно прикрепить скан-копию документа, также имеется информация о наличии оригинала, а также другие документы по необходимости.
Внутри процесса согласования настроены маршруты по видам контрагентов. В зависимости от вида договора будут заданы разные сотрудники из отделов юридической службы, финансового отдела и службы безопасности. После подтверждения надежности контрагента возможен запуск подписания договора.
Основные работы по контрагентам на момент старта проекта выполнены командой проектов РУСКОН, командой проектов 1С:Первый Бит проводилась оптимизация процесса.
2. Согласование договоров, дополнительных соглашений
Проведена работа по формализации договоров, они поделены на коммерческие и хозяйственные, типовые и нетиповые. Для каждого вида договора назначены свои маршруты согласования. Для каждого направления настроены шаблоны договоров и маршруты к ним. Договор может быть возвращён с замечаниями исполнителю для устранения.
На почту и в рабочем месте в «1С:Документооборот» каждого сотрудника, включенного в маршруты согласований, приходит задача на рассмотрение договора. Согласовать и внести замечания можно как из почты, так и из «1С:Документооборот».
Дополнительные соглашения - важная часть коммерческих договоров, в них отражаются сроки, тарифы доставки конкретного заказа. На текущий момент экономический отдел ведет расчет стоимости отдельно и в «1С:Документооборот» загружается уже готовое доп.соглашение. Маршрут согласования дополнительного соглашения повторяет маршрут согласования договора.
При работе с нетиповыми договорами есть возможность корректировки и контроля версий. Все версии договоров хранятся и на печать может быть выпущена только согласованная финальная версия.
Согласно внутреннему приказу РУСКОН после прохождения всех этапов согласования выводится печатная форма лист согласования, в котором отображены визы, комментарии, даты, ФИО подписантов и их подразделений.
3. Подбор сотрудников
2. Подбор персонала (прием заявок от кандидатов, общения с соискателями, учет резюме кандидатов, тестирование, собеседование и заключение трудового договора).
Рекрутером создается заявка на подбор персонала на каждую должность. Job Offer создается на каждого подходящего кандидата. По маршруту отправляется на согласование к руководителю подразделения. Следующим этапом Job Offer представляют кандидату.
Для аналитики действия hr-подразделений созданы несколько отчетов по работе рекрутеров:
- Общий отчет собирает детальные данные по всем вакансиям, городам и подразделениям, дата открытия вакансии, закрытия, срок жизни, статус вакансии, дата выхода на работу, ФИО нового сотрудника, категория персонала.
- Сводный отчет по подбору – это аналитический отчет о сроках подбора в разрезе подразделений, должностей. Позволяет оценить эффективность работы рекрутеров.
- Сводный отчет по статусам показывает, какое количество заявок находится в работе в целом по компании, какое количество на рассмотрении Job Offer, в ожидании выхода, количестве закрытых вакансий и приостановленных.
4. Прием сотрудника
- В «1С:Документооборот» ставится задача ответственному на прием в системах «1С:ERP» и «1С:Зарплата и управление персоналом»
- Отделу кадров ставится задача принять на работу, внести необходимые данные о новом сотруднике.
- Запуск комплексного процесса подготовки рабочего места для сотрудника. Процесс представляет собой задачи для службы ИТ: выдача всех необходимых по должности доступов с набором прав к программам, телефонии, почтовой учетной записи, выдачу оборудования и прочие.
5. Доступ к внутренним нормативным документам
Все внутренние нормативные документы собраны в одном месте в актуальном состоянии, что позволяет избежать путаницы с инструкциями и приказами.
6. Увольнение сотрудника
Отправной точкой является создание приказа на увольнение в «1С:ERP». По циклу назначаются задачи в «1С:Документооборот». Ставятся задачи в отдел кадров - выполнить действия по увольнению, в службу ИТ - закрыть доступы к программам и в бухгалтерию - выплатить расчет. Создается электронный обходной лист при увольнении для сотрудника.
7. Согласование командировок
Частые командировки сотрудников требовали автоматизировать процесс их согласования. Ранее нужно было сделать ряд согласований в разных каналах коммуникаций: устных, в почте, на бумаге. Теперь сотрудник, которому требуется отправиться в командировку, создает заявку в «1С:Документооборот». Заполняет поля: ФИО, должность, филиал, место назначения, ЦФО затрат, необходим ли аванс, какие еще будут расходы.
Можно подать заявку на гостиницу, водителя или на транспорт. Установлены лимиты по командировкам, они зависят от места назначения: по России или за рубеж. Автоматически рассчитываются суточные.
Авансовый отчет отправляется в 1С:ERP по обмену для учета затрат.
8. Согласование заявок на такси
РУСКОН заключил договор на корпоративное такси Яндекс для сотрудников из-за разъездного характера работы некоторых должностей. Для автоматизации приема к учету расходов на такси требуется процесс согласования.
В личном кабинете Яндекс фиксируется заказ сотрудника. Еженедельно формируется выгрузка из личного кабинета данных в excel - детализация поездок с подробной информацией о стоимости, адресах и времени заказа. С помощью обработки данные загружаются в «1С:Документооборот», на основании заполненной строки создаётся заявка на такси. В заявке настроено автозаполнение полей, ручного труда от сотрудников бухгалтерии не требуется. По сотруднику заполняется место формирования затрат. Запускается согласование заявки на такси: руководитель сотрудника, секретарь, ответственному за такси приходит задача принять затраты после согласования.
9. Выдача доверенности
Возможно создание нетиповой доверенности.
10. Интеграция через брокер сообщений RabbitMQ
В РУСКОН используется 30 программных продуктов 1С. Требовалось оперативное управление обменами данных. Для того чтобы связать все программы, были проанализированы и формализованы потоки данных, по всем базам выделены сущности, объекты, поля (ИНН, КПП, названия и т.д.).
Произведены работы по интеграции со стороны программных продуктов 1С. Для каждого программного продукта сделана доработка-расширение. При наступлении прописанных событий данные выгружаются на брокер сообщений RabbitMQ для другой системы, другая система, получая сообщение от RabbitMQ, распаковывает сообщение и принимает данные. Настроены очереди, контроль последовательности.
Все доработки «1С:Документооборот» нужно было делать с пониманием того, каким образом они будут связаны с другими конфигурациями. Какие объекты должны уйти по обмену, статус обмена и анализ причин ошибок.
Основная часть интеграций производилась силами проектной команды РУСКОН, часть - силами проектной команды 1С:Первый Бит.
Публикации о проекте
Результаты проекта
- По договорам процесс согласования стал прозрачным, вопросов, на какой стадии находится договор, больше не поднимается.
- По жизненному циклу сотрудника (от приема до увольнения) все документы созданы, определены их места хранения.
- Благодаря выстроенной системе процессов по подбору персонала удалось прирасти по численности на 30%.
- «1С:Документооборот» во многом взял на себя функции Master Data Management.
-
1С:Документооборот КОРП
:
- Бухгалтерский учет
- Документооборот (ECM)
- Управление персоналом и кадровый учет (HRM)
- Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками
- Продажи (сбыт), сервис, маркетинг
- Управление бизнес-процессами и ИТ-процессами
- Управление отношениями с клиентами(CRM)
Архитектура решения и масштаб проекта
Доработка типового решения "1С:Документооборот КОРП" методом внесения изменений в конфигурацию с сохранением системы на поддержке.
![](/upload/iblock/3a1/u10elutr27njvhcwkvyri86o9sryx0zu.jpg)
![](/upload/iblock/5fa/h0xfysurr6o1ip3th88c2334cwpk035s.jpeg)
![](/upload/iblock/4f2/s1o4bi1254ww7rox1z04qvktwt2f5dpm.png)
![](/upload/iblock/0ff/naepvzfw6ug8tsrtlljwu9bgpcvjof7h.jpg)
![](/upload/iblock/f06/b03dtbs5tw82f9erdz2ydi4vt4b9v1pb.png)
![](/upload/iblock/988/uv0g1105tshypqefzk9khoewsuv3728z.png)
![](/upload/iblock/f3e/wzw4ynpajtpt64vr1ifyfd5c3m61k290.png)
![](/upload/iblock/0ef/kb9vjv1ixyri7mo7dhi1cofqee7jjkrz.jpg)
![](/upload/iblock/b5c/983cpp3wak762kzwtv1mh9j5tkk1m3xv.png)
![](/upload/iblock/767/ze94lv9z7gc5mxowe1wefggeys6hsb5e.png)
![](/upload/iblock/4fb/1ub3mqfle6mmy28ircicrfkqa06jmqdb.png)
![](/upload/iblock/df6/l72l3v02vhpgmdjq9upel5rudo004d0w.jpg)
![](/upload/iblock/111/mq5nfl67nessv0fmm81jmlms2kgh9wtx.png)
![](/upload/iblock/4ed/8ho3cyhswbtdjxlehqvkkab2xiha3k9i.png)
![](/upload/iblock/1a2/8jpzdhmobsdmysh9q68idamrmnvlel0f.png)
![](/upload/iblock/eb5/vhsov983gg50s0uijpun7hkuxk72owaf.png)
![](/upload/iblock/67c/m2g9jdjr98ax5j5xuq2cl76uzoh6ahvc.png)
![](/upload/iblock/f56/ycydh79tht0j1dlf6n1qdsjxxrw7wyee.png)
![](/upload/iblock/d74/pwb6jxd6inyybhfz09itphq81q8wjbkh.png)
![](/upload/iblock/7e7/l3vyw09uhfqfhdagbnpvnb3ba485mj9f.jpg)
![](/upload/iblock/b79/rylbxzc307d0wou6448x9qeu4l7fybug.png)
![](/upload/iblock/d17/kpm8di7t0k42or40ea1csusyoqo0cttx.jpg)
![](/upload/iblock/785/v17wkc58tq1xscj78iisk68hujf6km5q.png)
![](/upload/iblock/f33/ayaq8k62vramv88h3ih2ur62i7tjwy97.jpg)
![](/upload/iblock/21e/024irux1r70h0m5a7stk2zpjbd0z6222.jpg)
![](/upload/iblock/2f5/j45c202q74v2ta8t74dfzc8gurvzz552.jpg)
![](/upload/iblock/ac1/js6a9y0n8ri4fzu0k9vtcbbxlwmgismo.png)
![](/upload/iblock/b8f/a6kx4i1w2398uniavwfn4bpx7dkqlxj4.png)
![](/upload/iblock/be1/1neygr69v42a1v42xv5pyq8fm07c1rp8.png)
![](/upload/iblock/9a1/mbg2omd42c20y0g4pq8uos4tx03tfm2v.jpg)
![](/upload/iblock/7cb/el7kfhok5t8wdw4rkgsz416i2aufyqci.png)
![](/upload/iblock/b1f/gstbrhcwoyfqekouzoveuoypu0jmw963.png)
![](/upload/iblock/391/4drmszqxb0pz0wab43iaanaq1wmur7h8.png)
![](/upload/iblock/9f4/5qv3fzigssis7hsuw3mckpvuasfl2n30.png)
![](/upload/iblock/0c6/wus2vj9hcnkxy3l14fv4j5zzyb7h53ao.png)
![](/upload/iblock/fe6/vt4p19he3adxlcjraoj6b8l1yl2ypcr2.png)
![](/upload/iblock/31c/zuk3kkj7wiismlvyctrd7bidxtmmsx44.png)
![](/upload/iblock/d33/fe3j0w1rwd923ba09tgsgllno9klomce.jpg)
![](/upload/iblock/a6d/uop7bjs4ni5zngpyi784xp6ctrletthc.png)