Цели проекта

1. Из-за возросшего объема предоставляемых услуг в 2,5 раза требовалось организовать понятную систему согласования контрагентов, договоров и дополнительных соглашений. Закрепление сроков и ответственных за процесс.
2. Выстроенные и оцифрованные процессы по подбору персонала, оценка эффективности подбора.
3. Автоматизация процессов приема на работу сотрудников, увольнения.
4. Упрощение согласования заявок на командировку, подачи заявок на финансирование и отчетность после командировок.

Ситуация до внедрения

РУСКОН – одна из крупнейших транспортно-логистических компаний России в сфере внешнеторговых контейнерных перевозок, оказывает услуги по международной доставке через порты России и ближнего зарубежья свыше 250 000 20-ти футовых контейнеров ежегодно. Входит в группу компаний «Дело».

Уникальность и инновационность проекта

Для компании с широким географическим расположением необходимо организовать несколько контуров документооборота внутри компании по следующим направлениям:

1. Согласование контрагентов

Для проверки надежности сделки проверку сначала проходит контрагент, желающий заключить договор с РУСКОН. Для проверки карточки контрагента в «1С:Документооборот» настроена интеграция по API с сервисом проверки контрагентов для экспресс-проверки по открытым и закрытым источникам информации.

Для логистических компаний важно организовать хранение сертификатов о резидентстве от контрагентов. К карточке контрагента можно прикрепить скан-копию документа, также имеется информация о наличии оригинала, а также другие документы по необходимости.

Внутри процесса согласования настроены маршруты по видам контрагентов. В зависимости от вида договора будут заданы разные сотрудники из отделов юридической службы, финансового отдела и службы безопасности. После подтверждения надежности контрагента возможен запуск подписания договора.

Основные работы по контрагентам на момент старта проекта выполнены командой проектов РУСКОН, командой проектов 1С:Первый Бит проводилась оптимизация процесса.

2. Согласование договоров, дополнительных соглашений

Проведена работа по формализации договоров, они поделены на коммерческие и хозяйственные, типовые и нетиповые. Для каждого вида договора назначены свои маршруты согласования. Для каждого направления настроены шаблоны договоров и маршруты к ним. Договор может быть возвращён с замечаниями исполнителю для устранения.

На почту и в рабочем месте в «1С:Документооборот» каждого сотрудника, включенного в маршруты согласований, приходит задача на рассмотрение договора. Согласовать и внести замечания можно как из почты, так и из «1С:Документооборот».

Дополнительные соглашения - важная часть коммерческих договоров, в них отражаются сроки, тарифы доставки конкретного заказа. На текущий момент экономический отдел ведет расчет стоимости отдельно и в «1С:Документооборот» загружается уже готовое доп.соглашение. Маршрут согласования дополнительного соглашения повторяет маршрут согласования договора.

При работе с нетиповыми договорами есть возможность корректировки и контроля версий. Все версии договоров хранятся и на печать может быть выпущена только согласованная финальная версия.

Согласно внутреннему приказу РУСКОН после прохождения всех этапов согласования выводится печатная форма лист согласования, в котором отображены визы, комментарии, даты, ФИО подписантов и их подразделений.

3. Подбор сотрудников

2. Подбор персонала (прием заявок от кандидатов, общения с соискателями, учет резюме кандидатов, тестирование, собеседование и заключение трудового договора).

Рекрутером создается заявка на подбор персонала на каждую должность. Job Offer создается на каждого подходящего кандидата. По маршруту отправляется на согласование к руководителю подразделения. Следующим этапом Job Offer представляют кандидату.

Для аналитики действия hr-подразделений созданы несколько отчетов по работе рекрутеров:

• Общий отчет собирает детальные данные по всем вакансиям, городам и подразделениям, дата открытия вакансии, закрытия, срок жизни, статус вакансии, дата выхода на работу, ФИО нового сотрудника, категория персонала.
• Сводный отчет по подбору – это аналитический отчет о сроках подбора в разрезе подразделений, должностей. Позволяет оценить эффективность работы рекрутеров.
• Сводный отчет по статусам показывает, какое количество заявок находится в работе в целом по компании, какое количество на рассмотрении Job Offer, в ожидании выхода, количестве закрытых вакансий и приостановленных.

4. Прием сотрудника

• В «1С:Документооборот» ставится задача ответственному на прием в системах «1С:ERP» и «1С:Зарплата и управление персоналом»
• Отделу кадров ставится задача принять на работу, внести необходимые данные о новом сотруднике.
• Запуск комплексного процесса подготовки рабочего места для сотрудника. Процесс представляет собой задачи для службы ИТ: выдача всех необходимых по должности доступов с набором прав к программам, телефонии, почтовой учетной записи, выдачу оборудования и прочие.

5. Доступ к внутренним нормативным документам

Все внутренние нормативные документы собраны в одном месте в актуальном состоянии, что позволяет избежать путаницы с инструкциями и приказами.

6. Увольнение сотрудника

Отправной точкой является создание приказа на увольнение в «1С:ERP». По циклу назначаются задачи в «1С:Документооборот». Ставятся задачи в отдел кадров - выполнить действия по увольнению, в службу ИТ - закрыть доступы к программам и в бухгалтерию - выплатить расчет. Создается электронный обходной лист при увольнении для сотрудника.

7. Согласование командировок

Частые командировки сотрудников требовали автоматизировать процесс их согласования. Ранее нужно было сделать ряд согласований в разных каналах коммуникаций: устных, в почте, на бумаге. Теперь сотрудник, которому требуется отправиться в командировку, создает заявку в «1С:Документооборот». Заполняет поля: ФИО, должность, филиал, место назначения, ЦФО затрат, необходим ли аванс, какие еще будут расходы.

Можно подать заявку на гостиницу, водителя или на транспорт. Установлены лимиты по командировкам, они зависят от места назначения: по России или за рубеж. Автоматически рассчитываются суточные.

Авансовый отчет отправляется в 1С:ERP по обмену для учета затрат.

8. Согласование заявок на такси

РУСКОН заключил договор на корпоративное такси Яндекс для сотрудников из-за разъездного характера работы некоторых должностей. Для автоматизации приема к учету расходов на такси требуется процесс согласования.

В личном кабинете Яндекс фиксируется заказ сотрудника. Еженедельно формируется выгрузка из личного кабинета данных в excel - детализация поездок с подробной информацией о стоимости, адресах и времени заказа. С помощью обработки данные загружаются в «1С:Документооборот», на основании заполненной строки создаётся заявка на такси. В заявке настроено автозаполнение полей, ручного труда от сотрудников бухгалтерии не требуется. По сотруднику заполняется место формирования затрат. Запускается согласование заявки на такси: руководитель сотрудника, секретарь, ответственному за такси приходит задача принять затраты после согласования.

9. Выдача доверенности

Возможно создание нетиповой доверенности.

10. Интеграция через брокер сообщений RabbitMQ

В РУСКОН используется 30 программных продуктов 1С. Требовалось оперативное управление обменами данных. Для того чтобы связать все программы, были проанализированы и формализованы потоки данных, по всем базам выделены сущности, объекты, поля (ИНН, КПП, названия и т.д.).

Произведены работы по интеграции со стороны программных продуктов 1С. Для каждого программного продукта сделана доработка-расширение. При наступлении прописанных событий данные выгружаются на брокер сообщений RabbitMQ для другой системы, другая система, получая сообщение от RabbitMQ, распаковывает сообщение и принимает данные. Настроены очереди, контроль последовательности.

Все доработки «1С:Документооборот» нужно было делать с пониманием того, каким образом они будут связаны с другими конфигурациями. Какие объекты должны уйти по обмену, статус обмена и анализ причин ошибок.

Основная часть интеграций производилась силами проектной команды РУСКОН, часть - силами проектной команды 1С:Первый Бит.

Публикации о проекте

• Внедрение ПП "1С:Документооборот КОРП" в ООО "РУСКОН"

Результаты проекта

1. По договорам процесс согласования стал прозрачным, вопросов, на какой стадии находится договор, больше не поднимается.
2. По жизненному циклу сотрудника (от приема до увольнения) все документы созданы, определены их места хранения.
3. Благодаря выстроенной системе процессов по подбору персонала удалось прирасти по численности на 30%.
4. «1С:Документооборот» во многом взял на себя функции Master Data Management.

1С:Документооборот КОРП :
• Бухгалтерский учет
• Документооборот (ECM)
• Управление персоналом и кадровый учет (HRM)
• Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками
• Продажи (сбыт), сервис, маркетинг
• Управление бизнес-процессами и ИТ-процессами
• Управление отношениями с клиентами(CRM)

Архитектура решения и масштаб проекта

Доработка типового решения "1С:Документооборот КОРП" методом внесения изменений в конфигурацию с сохранением системы на поддержке.