
- Управленческий и финансовый учет (FRP)
- Документооборот (ECM)
- Управление нормативно-справочной информацией (MDM)

Цели проекта
Бизнес-цели проекта:
- Повышение эффективности процессов финансового учета.
- Снижение времени получения достоверной отчетности по УУ.
- C 01.01.2021 г. необходимо было отказаться от заведения данных в зарубежной системе и обеспечить ведение учета и автоматизацию процессов в БИТ.Финанс.Холдинг с учетом отраслевой специфики.
Ключевыми задачами проекта «Внедрение БИТ.Финанс.Холдинг в «Инсистемс» являлись:
- автоматизация управленческого учета компании и получение консолидированной отчетности по группе в одной системе;
- автоматизация процессов формирования и актуализация бюджетов проектов и мастер-бюджетов БДР, БДДС компании;
- контроль лимитов бюджетов по статьям и исполнения договоров (учет и управление договорами, отчетность по договорам).
- автоматизация процесса снабжения и закупок, возможность учета с/с ТМЦ и стоимости реализации Заказчику. Кроме того, обеспечение возможности контроля закупаемых ТМЦ по количеству и цене по сравнению со сметными потребностями, процесс планирования поставок по двум датам (желаемым для проекта и плановым полученным от поставщика) и графика их оплат и др.
- возможность автоматизации согласования закупок, платежей и бюджетов проектов и подразделений по статьям, заявкам и проектам.
В итоге должно было быть достигнуто повышение эффективности исполнения бизнес-процессов бюджетирования, казначейства, снабжения и сбора фактических данных по БУ и УУ и отчетности в «Инсистемс».
Ситуация до внедрения
Компания «ИНСИСТЕМС» работает на рынке инженерных систем c 1996 года. Сфера деятельности «ИНСИСТЕМС» - полный комплекс услуг по проектированию, строительству и оснащению инженерными и информационными системами объектов промышленного, гражданского и специального назначения.
Услуги компании охватывают весь жизненный цикл реализации проекта: предпроектное обследование объектов, разработка и согласование проектно-сметной документации, строительно-монтажные и отделочные работы, поставка, монтаж и пуско-наладка оборудования, инсталляция программного обеспечения. По всем направлениям обеспечивается сервисное обслуживание и обучение персонала.
На момент внедрения в «ИНСИСТЕМС» работает более 1000 квалифицированных сотрудников, большинство из которых прошли подготовку и являются сертифицированными специалистами ведущих мировых производителей инженерного оборудования. Компания «ИНСИСТЕМС» входит в состав группы компаний ЛАНИТ.
До старта проекта ведение учета производилось в разрозненных системах: регламентированный учет в 1С:Бухгалтерия, операционный учет в зарубежной системе, согласование договоров в системе собственной разработки, интеграции с дополнительными двумя системами учета Группы, сбор факта по управленческому учету и бюджетирование в Excel.
Историческая зарубежная учетная система не обеспечивала выполнения всех необходимых задач по автоматизации процессов, функциональность требовала развития. Отсутствие возможности интеграции и организации проектного бухгалтерского учета, проектного учета заработной платы, складского учета и автоматизации учета процесса снабжения и закупок по проектам в соответствии со сметными потребностями и др.
Схема учета не позволяла определить расходы по статьям и номенклатуре и уже закупленные ТМЦ, в оперативном учете отсутствовали актуальные складские остатки. План и лимиты не формировались, сбор информации о фактических данных в Excel требовал существенных затрат по времени и имел низкую точность. Сметный отдел на старте проекта формировал смету, после чего в ходе реализации проекта актуальность данных терялась, что затрудняло анализ. Невозможность получения доходов и расходов в разрезе проектов могла приводить к потере контроля выполнения проекта и снижения качества его выполнения.
Невозможность контролировать финансовую и управленческую деятельность, вести планирование затрат (материальных, финансовых). В зарубежной системе – отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств строились в разрезе проектов по управленческим и первичным документам, что искажало отчетность и не позволяло провести сверку данных с системой регламентированного учета 1C:Бухгалтерия, ред. 3.
В Системе платежей имели место расхождения по платежам с 1С:Бухгалтерия, что было вызвано ошибками разнесения ДС и дополнительной загрузкой в Систему платежей из зарубежной системы документов, которые не всегда подтверждались выпиской банка.
Стоимость доработки функционала и сопровождения зарубежной системы была экономически не целесообразна, а сроки выполнения задач по доработке зарубежной системы не позволили бы компании динамично меняться.
Уникальность и инновационность проекта
Проект реализовывался в несколько фаз:
- Отказ от зарубежной системы и наследуемых систем с повторением функционала операционного учета и обеспечением необходимого набора новых функций по процессам казначейства и управления договорами
- Развитие процессов бюджетирования и сбора факта по управленческому учету
Проект длился 2 года, за период проекта:
- Изменился состав ключевых пользователей
- Были пройдены ограничения, связанные с COVID-19
Внешние факторы не помешали успешному завершению проекта и реализации поставленных задач, сохранив заинтересованность его участников к достижению поставленных целей.
Реализация проекта обеспечила переход из отдельных систем (операционный учет в зарубежной системе, регламентированный учет в 1С:Бухгалтерии, согласование договоров в собственной разработке) в единую информационную систему с использованием одной базы данных.
В ходе исполнения проекта выполнена оптимизация бизнес-процессов компании, что потребовало от пользователей перейти на новый порядок учета. На проекте решались задачи адаптации функционала под потребности компании. Одной из доработок стала адаптация типовых механизмов хранения НДС по партиям и номенклатуре при списании в производство, чтобы обеспечить при сборе факта в УУ суммы с НДС (источником данных для управленческого учета является регламентированный учет, в котором суммы отражаются без НДС).
Публикации о проекте
Дополнительная информация к описанию проекта
Архитектура проекта "Как стало"
Результаты проекта
Результатом проекта стал отказ от системы оперативного учета на основе зарубежной системы и отдельной системы согласования договоров, автоматизация и развитие этих функций в базе данных БИТ.Финанс.Холдинг для 1С:Бухгалтерия, которая стала расширением базы данных регламентированного учета. В БИТ.Финанс.Холдинг автоматизировано формирование бюджетов всех уровней, управление движением денежных средств с контролем платежей по бюджету и платежный календарь, сбор факта по БДР, БДДС и бюджетам проектов, согласование договоров и их финансовых условий, нормализация нормативно-справочной информации.
Автоматизировано согласование актов, входящих документов, гарантийных писем, доверенностей, претензий, приказов и прочих видов документов.
Также можно выделить следующие результаты:
- сокращение затрат на владение информационными системами, затрат на сопровождение и обслуживание – порядка 12 млн.руб. в год;
- сокращены издержки на ФОТ пользователей системы в подразделениях, которые участвовали во вводе информации по проектам на 10 млн. рублей в месяц.
- повышение точности и оперативности контроля и анализа информации;
- исключение ошибок синхронизации данных при обменах, единый интерфейс для работы пользователей;
- прогнозирование платежного календаря и исключение кассовых разрывов;
- реализована подготовка бюджета проекта, расчет прибыли, показатели рентабельности, бюджеты подразделений по типам выручки;
- реализованы автоматический расчет плановых расходов по типам выручки, автоматизированная актуализация бюджетов;
- сбор факта в УУ происходит онлайн при отражении первичных операций в регламентированном учете, отражающих факт в управленческой отчетности.
-
БИТ.Финанс.Холдинг
:
- Бюджетирование
- Казначейство
- Сбор факта по управленческому учету
- Управление договорами
- Снабжение и склад
- Электронный документооборот
- MDM
Архитектура решения и масштаб проекта
Внедрена система БИТ.Финанс.Холдинг как единая база данных регламентированного и финансового учета компании. За основу новой системы взята база данных 1С:Бухгалтерия ПРОФ, обновлена до БИТ.Финанс.Холдинг с развитием функционала и сохранением всей истории регламентированного учета.
Автоматизировано 187 рабочих мест.
Система интегрирована с:
- БИТ.Строительство (регламентированный учет, снабжение и склад)
- БИТ.Строительство.Зарплата
- Смета.ру/Гранд смета
- Система платежей группы
В БИТ.Финанс.Холдинг задействован функционал MDM для согласования добавления элементов нормативно-справочной информации.
Общее описание ИС и взаимосвязь с другими системами:
- В БИТ.Финанс.Холдинг (ИСУФ) из БИТ.Строительство.Зарплата загружается информация:
- НСИ (физические лица, Подразделение);
- Ведомости на выплату ЗП в разрезе сотрудников и проектов;
- Отражение зарплаты в регламентированном учете в разрезе проектов (справочник «Номенклатурные группы»).
- Загрузка согласованных заявок на расходование ДС и бюджеты проектов (обороты по определенному плановому сценарию по проектам) из ИСУФ в СП;
- Выгрузка из СП в ИСУФ информации об утверждении заявки на расходование ДС.
- Отправка электронных писем на электронную почту из ИСУФ в Outlook; Из ИСУФ в Outlook отправляется напоминание о необходимости согласования документов планирования;
- Из Excel в ИСУФ загружаются результат сформированных и рассчитанных плановых бюджетов, учет которых не ведется непосредственно в ИСУФ.
- Выгрузка файлов на выплату ЗП по зарплатным проектам в клиент-банк выполняется из ИС БИТ.Строительство.Зарплата
- В ИСУФ загружаются сметы в формате «АРПС»
- Загрузка банковских выписок из клиент-банка в ИСУФ;
- Загрузка банковских выписок из клиент-банка в СП;
- Выгрузка платежек в клиент-банк из ИСУФ
Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование
- БИТ.Строительство
- БИТ.Строительство.Зарплата
- Смета.ру/Гранд смета
- Система платежей группы
- Microsoft Excel
- Microsoft Outlook
- СУБД MS SQL













































































































